2022年浅议在互联网时代如何进行办公室工作与管理以及文秘人员应具备的素质与能力 互联网公司办公室.doc

2022年浅议在互联网时代如何进行办公室工作与管理以及文秘人员应具备的素质与能力 互联网公司办公室第一篇：浅议在互联网时代如何进行办公室工作与管理： 随着信息时代地不断发展，互联网的出现加速了讯息、资源、通信技术等的传播速度。办公室担负的任务越来越重，对办公室的要求越来越高，办公室工作的地位和作用也日显重要。它已不再限于办理事务、公文处理、文书归档、会议办理、后勤服务等工作，还涉及到综合协调、调查研究、信访工作、宣传报道、信息处理、机要保密、公务接待等诸多工作，承担着参谋助手、辅佐决策、监督指导、管理事务、协调服务的重要职责。这就要求我们认清形势、明确职责、务实求真、不断探索、创造性地改进我们的工作，将办公室经验管理变成科学管理，不断推进办公室工作的程序化、规范化、制度化，提高办公室工作的科学化水平。 一、明确发展形势，加强办公室工作的紧凑节奏及高效率，增强紧迫感。 （一）、首先，新时代、新形势给办公室工作提出了新要求、新考验。在经济迅速发展的互联网时代，办公室工作相应地也要做到与时俱进，如果出现思想僵化，工作散漫，不思进取的情况，必将为时代所抛弃。这就要求我们必须有更加开阔、敏捷的视野，更加博学、广泛的知识，更加积极主动地去工作。唯有这样，才能不断提高适应能力，才能为办公室工作提供更好更有效的服务。 （二）、其次，必须认识到办公室工作关系到其他各个部门的工作是否能正常有序地运转。办公室既是领导的综合办事机构、决策参谋部门，还是沟通、联系和协调领导与部门之间、部门与部门之间、不同社会组织之间以及不同社会机构之间的桥梁和纽带。办公室枢纽作用发挥到何种程度将直接影响其他部门的工作，也对其他部门工作能否顺利进行起到至关重要的作用。 （三）、再者，办公室工作的好坏直接影响办事效率和服务质量。办公室承担着公务处理、会议办理等诸多任务以及上级领导临时交待的事务等大量的日常性工作。这些工作如管理不善，极易出现混乱局面，导致办事效率低下，服务质量差。 （四）、最后，办公室自身也面临不少新问题、新考验，需要我们不断改进和提高工作水平。随着办公室的责任愈发重大，工作要求越来越高，这就要求办公室人员的素质要相应地不断加强学习、不断提高修养。 二、熟悉办公室工作，树立牢固而强烈的责任心，细致周到地做好办公室工作。 （一）、明确办公室工作的职能。简而言之，办公室工作包括办事、办文两大方面。办事包括协调工作、会务工作、督导工作、接待工作、行政事务、资产管理、后勤服务工作等。办文包括收发文件、转递文件、编发文件、信息编辑、领导报告、汇报材料、会议纪要、宣传报道、印信管理、档案管理和保密工作等。每一位办公室成员，一定要明确自己的工作职责，做到责任明确。 （二）、充分发挥办公室应有的作用。办公室在任何组织或机构中承上启下、协调左右、联系内外，地位重要，起着中心枢纽作用。办公室工作人员通过办公室工作，发挥着办公室不可替代的核心作用。通过草拟文件、采集信息、调查研究、提建议、提预案，发挥参谋作用；通过督促检查，督促、提醒各部室或有关部门及时完成各项工作任务，发现问题及时向领导汇报，发挥督促检查作用；通过解决问题，发挥协调、服务作用；通过管理行政事务等，发挥管理作用；通过对外联络、接待和宣传报道，发挥窗口作用； （三）掌握办公室工作的特点。 办公室人员应熟知并掌握办公室工作的特点： （1）、办公室工作的一般特点： 、政策性。办公室作为行政管理系统的枢纽机构，是为整个行政系统的利益服务的，要按照规定的政策展开纷繁的办公室工作，才能起到综合、协调的作用； 、服务性。作为一个承上启下的综合事务机构，办公室既要服务于单位的最高决策层，又要服务于单位的基层部门。无论是参与决策、组织各种会议，还是协调各种关系，办公室的工作都体现出服务性。 、综合性。办公室作为单位一个枢纽机构，工作范围非常广泛。它既要承上启下地协调沟通，又要与外部进行联系；既要参与行政决策，又要管理日常事务。因此办公室工作具有很强的综合性。 、繁杂性。办公室工作通常是繁杂而具体的日常事务，不但涉及单位的经营决策、生产管理、技术合作和涉外经营等各方面事务，还包括会议组织、文件收发、电话转接、礼仪接待、车辆调度等各种事务性工作，需要分门别类地方加以处理。 、保密性。办公室人员工作在领导身边，经常参与领导者的一些重要活动，经办和管理各种文电，接触大量机密，担负着保守国家、单位机密的重大责任。 、严谨性。尽管办公室的工作头绪繁多，但办公室的工作要事事有交代、件件有落实，任何草率从事的做法都可能给单位造成无法挽回的损失。因此办公室工作人员应该细心开展工作，要具有高度的责任感和一丝不苟、严谨认真的工作风。 （2）、现代办公室工作的特点： 、信息化。这一特点主要反映在两个方面：一是进入信息化社会后，社会信息量空前增长，使办公信息流速度加快，办公信息处理工作的数量和难度加大；二是由于信息量增长和信息流加快，传统的办公设备和管理手段已无法适应信息时代办公活动的需要，办公室需要增加更多的信息技术设备。而所有这一切，都与办公室管理信息化有直接关系，也是办公管理信息化的结果。可见，信息化是现代办公室工作的首要特点。 、效率化。办公室工作的高效率，就是用更少的人力、物力、财力和最少的时间，取得最大的效益，而效益的基础就是效率。现代办公室工作与传统办公室工作相比，更讲求效率化。 、多功能化。传统办公室的主要职能是“办文、办事、当好参谋”，而现代办公室的功能发生了明显的变化，除做好上述三项工作之外，还与其他系统或工作互相影响和依赖，成为管理系统的门面窗口、沟通枢纽、信息中心，从而使系统内外都更加依赖办公室，而办公室也具有了管理的多种功能。 （四）坚持办公室工作的原则。 （1）、办公室工作讲究高效率、高质量，各项工作要做到快速、准确而有条不紊； （2）、做好办公室工作，要会协调，讲团结、识大体、顾大局； （3）、办公室工作纷繁多绪，要学会整理出清晰的思路，将众多工作安排妥当，做到既不浪费时间，又能够有序进行。同时办公室人员要务实，工作要踏踏实实，为人要实实在在，不可太过浮躁，虚华浮夸； (4)、基于办公室人员工作的特殊性，他们接触的机密较多，一定要必须注意保密； （5）、要有上进心，不断进取，不断创新，不断加强学习，才提高工作能力和行为修养。 （五）增强办公室工作的意识。 （1）、要有主动工作意识。主动意识增强了，就会有事快办、急事急办、把好事办得更好，使难事难度减轻； （2）、开拓创新意识。学会以创造性的思维全方位、多角度地思考问题，由只满足于一般事务向善于抓大事、谋全局等方面转变； （3）、超前意识。保持敏锐的观察力和精准的洞察力，善于从领导的角度和全局的高度去思考问题，由只注意当前工作向预见性工作转变； （4）、注重细节意识。细节决定成败，办公室工作人员务必增强办公室工作无小事的意识，对工作中的小事，都应该当作大事来做。 三、认真履行职责，切实做好办公室工作。 （一）、办公室工作起到参谋助手、辅佐决策的作用，因此理所当然要做到积极为领导分忧解难，当好领导的助手。起草领导的讲话稿和汇报材料；跟随领导考察调研，写好调查报告；安排好领导活动，安排好领导的内勤和外出的服务工作；注意收集比较全面的信息，供领导决策参考；要做好领导交办的其他工作。这些都是做一个领导的好助手首先必须想到的工作，并且要做好。 （二）、做好协调工作。办公室必须加大协调力度，通过协调处理好日常事务及各部门工作，协助领导了解掌握全面工作情况。要认真协调好上下级关系、部门之间关系、领导之间关系、内外部关系、局部与整体关系等。协调必须坚持：从实际出发，实事求是；从全局出发，按政策办事，按有关部门的职能办事，坚持协商，达到步调一致。 （三）、组织好会务。召开各种会议，办公室应责无旁贷地组织好会议。要组织好会务，办公室必须做到几点：会议方案要细致，议程安排要周密，会议筹备要充分，会务分工要明确，会场布置要整齐，会务服务要周到，会议记录要详细，会议组织要协调，会议精神要落实等内容。 （四）、落实督导工作。要认真落实上级机关、领导和公司领导批示的、安排的事项，外单位要求协助的事项，本单位各部门需督查的事项。办公室要重点督导工作计划和领导临时交办的工作的落实，确保该办理的要办理、该落实的要落实，该结案的要结案。 （五）、安排好接待工作。接待任务很重，办公室必须重视接待工作。接待时一定要满腔热情，有礼有节；要熟知接待程序，做到忙而不乱；要注意接待规格，讲究实效。 （六）、做好信访工作。办公室在接待来访时要正确对待。合理的要求应虚心采纳，条件不成熟的要做好思想工作。 （七）、规范好公司公文及印章管理。办公室的一项中心工作是办文。要深刻认识到：公文的处理是一项政策性强且细致复杂的工作，公文不能积压或滥发，其质量如何直接反应工作水平，并影响公司形象。要坚持做到：办文准确、及时、规范；起草文稿精练，语言表达准确；收发文件及时，签批文件中肯，审核文稿认真，下发文件规范。在办文时要注重宣传报道，提升公司品牌形象。并切实做好印章管理，规范使用。 （九）、加强档案及保密工作。档案管理及保密工作是企业管理及办公室工作的一项不可忽视的、基础性的工作，要切实做好档案管理及保密工作。 四、提高办公效率及质量，努力实现办公室工作科学化 办公室工作科学化将极大地提高办公室工作效率。实现办公室工作科学化主要是指办公室管理的制度化、程序化和自动化。 (一)、制度化 办公室工作的制度化，是指办公室必须根据不同组织机构的情况，制定一套健全而又切实可行的规章制度，使办公室的工作有章可循。 办公室工作的主要规章制度有： （1）、岗位责任制。这是办公室内部明确职责、分工，进行目标管理和考核的一项重要制度。 （2）、公文处理办法。这是提高公文质量，加速公文运转，提高办公室工作人员和领导者工作效率的一项重要措施。 （3）、会议制度。会议是领导者集思广益，充分发挥集体智慧进行民主决策的一种重要形式，是常见的领导方式之一。如果没有规范的会议制度，无论大小事情都由领导者开会研究，会议将泛滥成灾，导致“会海”出现。要精简会议，提高会议质量和效率，办公室就必须建立完善的会议制度。 （4）、接待制度。迎来送往是办公室的一项经常性工作，也是一项最直接体现本单位形象的工作。办公室是所在单位的窗口，而外单位的来访者对某个单位的印象往往首先从接待工作开始。因此必须建立接待工作制度，对接待的礼仪、规格、费用标准等作出明确规定，并严格执行。 （二）、程序化 程序，指办事的先后次序。办公室管理的程序化，就是办公室常规工作的步骤性，即把事情办理的先后次序分解成一个个的步骤，固定下来，以后办事就按规定的步骤去做。程序化的管理可使办公室各项管理活动按照一定的秩序有准备、有步骤、循序渐进地进行，促进和实现公司办公室管理的正常化。办公室应重点理顺公文处理程序、会议安排程序、接待工作程序、后勤管理程序、印章使用程序等程序，还要对现有的程序不断优化，创造性地不断完善和改进办公室现有的工作流程和工作程序。 （三）、规范化 办公室工作规范化，就是要求办公室工作按制定的原则、标准，做到以下几方面工作的规范化： （1）、公文撰写规范化。在草拟公文时，从公文种类、格式到审稿、核稿、签发，都要严格按照国务院颁布的国家行政机关公文处理办法去做，以提高公文的撰写质量。机关之间公文来往甚多，要遵循有关公文处理的规定，保持公文的一致性。 （2）、公文处理规范化。公文处理看起来只是收发、传递工作，但做得不好，传递不及时，就会出现差错，影响领导的工作效率，甚至会贻误大事。因此必须制定出公文处理的规范办理。 （3）、会议办理规范化。会议办理的规范化是对会议的时间、议题、出席者及审批手续制定出一定的规范。 （4）、接待工作规范化。各级办公室的接待任务越来越繁重，如果每当外单位有人来，都要领导出面接待、介绍情况，势必会影响领导的其他工作。要摆脱这种情况，制定接待工作规范十分必要。要根据接待对象的级别、来访目的，确定接待规格。 办公室工作简单而又复杂，平庸而又丰富。要做好互联网时代办公室工作与管理，我们必须抓住机遇，增强信心，勇于承担，才有所作为。要做到增强责任感；扎实工作，尽职尽责；开拓进取，讲究实效。要不断加强学习，加强修养，加强队伍建设，才能全面提高办公室工作与管理水平。 第二篇：文秘人员应具备的素质与能力： 现代文秘人员应该具备什么样的素质，这是一个包含着许多深层次内容的问题。文秘人员是专门从事办公室程序工作、协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的人员。其服务的主要对象是领导者，根本职能是辅助管理，基本工作方式是处理信息和事务，由于这一工作的重要性，对从业人员也提出了较高的素质要求。可以说，文秘人员素质的好坏是造就高素质文秘队伍，推动文秘事业健康发展，保证各项工作正常运转的关键。因此，提高文秘人员的素质及能力问题有着重要的现实意义。 一、素质、能力及其对秘书工作的作用 素质，是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面，经过长期锻炼、学习所达到的一定水平。它是人的一种较为稳定的属性，能对人的各种行为起到长期而持续的影响。文秘人员作为领导身边的参谋、助手，工作的特殊性决定了必须具有较高的素质。 （1）、首先，高素质是文秘人员辅助领导贯彻执行好党的路线、方针、政策的可靠保证； （2）、其次，高素质是提高秘书部门工作质量和工作效率的重要依托； （3）、最后，高素质是建立一支符合时代要求的优秀秘书队伍的需要。文秘人员贴近领导，直接为领导的工作服务，必须有较高的思想水平和政策水平，过硬的专业能力，高速的办公效率，既能深刻领会党的路线、方针、政策，又能熟悉和掌握相关的情况，把“上情”与“下情”有机地结合起来，运用现代化办公手段，创造性地开展工作，做好综合服务，才能适应时代要求，充分发挥秘书职能，做好秘书工作。 二、文秘人员的基本素质 （一）、优良的思想政治素质 （）、坚定的政治立场和政治态度。能否坚持正确的政治立场，对于秘书人员来说是十分重要的。尤其是在国际形势纷繁复杂，国内改革逐步深化的今天，文秘人员必须站在党和人民的立场来想问题、办事情。不管在任何情况下，都要在政治上、思想上、行动上与党中央保持高度一致，自觉地贯彻落实党的路线、方针、政策。 （2）、较强的政治识别能力。秘书工作有较强的政治性，具备较强的政治鉴别力有利于文秘人员毫不动摇地坚持党的路线、方针、政策，按党的要求做好各项工作；有利于在工作中分清是非，奉公守法；有利于正确对待改革开放中的新情况、新问题，并正确地研究和解决。 （3）、较高的遵守纪律的自觉性。对文秘人员而言，纪律是推动一切工作正常运转的根本。由于文秘人员贴近领导，辅助领导工作，所以必须高度自觉的严格要求和约束自己，把自己置于组织合群中的监督之下。 （二）良好的职业道德规范 职业道德是人们从事具体职业活动所应遵守的行为规范，是道德在各行各业的具体表现，充分反映了社会对各行各业的根本要求。各行各业都有自己特定的道德规范，文秘工作也是如此。文秘人员有其特殊的职业道德规范： （1）、明确角色，摆正位置。文秘人员是帮助领导进行决策、开展工作的助手，是被领导者，要根据领导的意图和要求去工作。在工作中，文秘人员必须认真贯彻领导的意图，虚心倾听领导的意见，严格按照领导的指示办事，不能随便“越位行事”、“自作主张”，更不能“狐假虎威”，以“二首长”自居。文秘人员要摆正自己的位置，必须处理好个人与群众、个人与领导的关系。只有牢固树立为人民服务的思想，时刻注意群众中产生的最生动、最新鲜、最具体的真实情况和基本动向，时刻想着人民群众的根本利益，才能在制定政策、措施、章程、制度的过程中，当好领导的助手和参谋。 （2）、谦虚谨慎，戒骄戒躁。文秘工作带有很强的综合性特点，面宽事多，联系较广，工作中需要具备多方面的知识，掌握多种技能，具有丰富的经验。因此文秘人员必须具备谦虚的品德。要肯于学习、善于学习，要勇于请教、坚持请教；不能目空一切发，自以为是。 （3）、坚持正义，顾全大局。办公室工作头绪繁多，接触面大，应酬面广，待人接物难以尽如人意，文秘人员往往会听到来自各个方面的不同意见，其中有批评，有埋怨，也有嘲讽甚至还有挖苦。对这些，文秘人员用不着去斤斤计较、去解释、去说明，要虚怀若谷，顾全大局。特别是当领导出现错误或有问题时，文秘人员也可能受到一些牵连，甚至被审查。在这种时候，更应顾全大局，忠诚于事业，不要狭隘反感，怨天尤人，要相信、等待和协助上级或有关组织及人员，尽快把问题查清楚。 （4）、乐于吃苦，甘于奉献。文秘人员的特殊职业首先要求他们必须具有较高的思想觉悟，充分认识秘书工作的重要性、必要性、和特殊性，乐于吃苦，勇于奉献，不求名利，甘当无名英雄，兢兢业业、勤勤恳恳地为人民服务。 （5）、沉着冷静，严守机密。严守机密是所有社会组织办公室人员无条件的纪律要求。办公室骒一个组织的信息枢纽，信息流量大，信息内容复杂，非常容易在信息的传播与保守之间产生错误。因此，文秘人员在工作中尤其要严守机密。 （6）、忠诚正直，立场坚定。办公室物特殊性决定了文秘人员的主要职能就是为领导服务。文秘人员要做到忠实地服务于领导，就必须牢记自己没有参谋职责，没有决策力。因此文秘人员必须做到忠诚正直，凡事都坚持实事求是的原则，正确处理好坚持实事求是与按照领导意图办事的关系，一切从实际出发。 （7）、勇于奉献，甘于寂寞。文秘工作处于从属地位，默默无闻。因此，对于一个有志于从事文秘工作的人，从担任这一职业开始，就应当做好甘当无名英雄的思想准备。那结热衷于“表现自我”的人是很难担此重任的。 （8）、细致周到，一丝不苟。文秘人中的工作性质和特点，要求文秘人员在工作中既要细致周到，一丝不苟，又要雷厉风行，办事敏捷。 （9）、清正廉洁，艰苦奋斗。艰苦奋斗，清正廉洁，是我们民族的传统美德，文秘人员要发扬艰苦奋斗的精神，反对大手大脚、铺张浪费，反对贪图享受、奢侈腐化，做保持廉洁、反对腐败的模范。 （三）、扎实的业务素质第 15 页 共 15 页