社工机构资料管理制度范文.docx

社工机构资料管理制度范文社工机构资料管理制度范文第一章 总 则第一条 为规范社工机构资料的管理，保护社工机构及服务对象的合法权益，提高社工机构的资料管理水平，制定本制度。第二条 社工机构资料管理制度的适用范围：社工机构内部所有的纸质和电子形式的资料管理。第三条 社工机构资料管理的原则：规范、安全、便捷、及时。社工机构应当按照法律法规和本制度的规定，对社工机构资料的归档、保存、检索和销毁进行规范和管理。第四条 本制度的主要任务和目标是：确保社工机构资料的完整性、准确性、及时性、规范性和安全性，提高服务效率，保护社工机构和服务对象的合法权益。第二章 社工机构资料的归档管理第五条 社工机构资料的归档应当按照一定的分类和编码原则进行，并建立相应的档案目录，每个档案都应当有明确的名称。第六条 归档管理员应根据社工机构的实际情况，对档案进行分类编码，制定档案名称、档案编号和保存年限，并将档案目录及档案分类编码表报社工机构主管部门备案。第七条 存放纸质档案的条件要求：存放环境应当符合卫生、防火、防盗、防潮、通风、隐蔽等要求，并配备相应的防护设施。第八条 存放电子档案的条件要求：应当确保电子设备的正常运行，防止病毒侵害和不恰当的操作，对数据进行定期备份，确保数据的安全。第九条 归档管理员应当定期对档案进行检查，做好档案的整理和修复工作，确保档案的完整性和可读性。第三章 社工机构资料的查阅与传递第十条 社工机构资料的查阅应当符合以下原则：合法、规范、保密、及时。查阅者应当填写查阅登记表，承诺不泄露查阅内容。第十一条 社工机构应当建立电子档案管理系统，对特定权限的工作人员进行授权，确保不同级别的档案被授权人员可以查阅。第十二条 社工机构资料的传递应当符合以下原则：安全、快捷、准确。传递者和接收者应当填写传递记录，并应当进行证据保留。第四章 社工机构资料的保存期限及销毁第十三条 社工机构资料的保存期限应当按照国家有关法律、法规和规章的规定执行，并建立相应的保存期限管理制度。第十四条 社工机构应当建立资料销毁管理制度，明确资料销毁的程序和责任人，并建立相应的销毁记录。第十五条 社工机构资料的销毁应当经过资料管理部门的审核，确保销毁程序的合法、安全和准确。第十六条 社工机构应当定期开展资料销毁工作，销毁过程应当留有证据，并做好销毁记录，防止不符合要求的资料被恶意销毁。第五章 危急情况下的应急保护第十七条 在自然灾害、突发事件等危急情况下，社工机构应当立即启动应急保护预案，采取措施保护资料的完整性和安全性。第十八条 启动应急保护预案后，社工机构应当及时将重要的纸质资料转移到安全的位置，对电子档案进行备份和存储。第十九条 归档管理员应当向社工机构主管部门报告应急保护的情况，并配合相关部门的工作。第六章 处罚与附则第二十条 社工机构工作人员违反本制度的规定，对资料管理不当的，社工机构主管部门应当给予相应的处罚，情节严重的移送有关法律部门处理。第二十一条 本制度自发布之日起执行，并由社工机构主管部门负责解释。如有需要，本制度可以进行修订。