高效时间管理模板课件.pptx

高效时间管理高效时间管理1感谢你的观看2019年6月17 P P P P P P 表表 目的：认识时间管理的重要性目的：认识时间管理的重要性 目标：掌握时间管理的基本要领目标：掌握时间管理的基本要领 过程：过程：3.5课时课时 要领：吸收、消化、领悟要领：吸收、消化、领悟 收获：成为时间管理的高手收获：成为时间管理的高手2感谢你的观看2019年6月17课程结构课程结构 一、时间管理的概念和误区一、时间管理的概念和误区 二、时间管理的原则二、时间管理的原则 三、时间管理的方法和技巧三、时间管理的方法和技巧3感谢你的观看2019年6月17第一部分：时间管理的概念和误区第一部分：时间管理的概念和误区 时间是什么？时间是什么？ 时间是物质运动的顺序性和持续性，其时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。特点是一维性，是一种特殊的资源。 哲学家哲学家4感谢你的观看2019年6月17时间的特性时间的特性 供给毫无弹性供给毫无弹性 无法蓄积无法蓄积 无法取代无法取代 无法失而复得无法失而复得5感谢你的观看2019年6月17 什么是什么是时间管理？时间管理？ 时间管理探索的是：如何减少时间浪时间管理探索的是：如何减少时间浪费，以便有效的完成既定目标。费，以便有效的完成既定目标。 时间管理的对象：不是时间，而是面时间管理的对象：不是时间，而是面对时间而进行的对时间而进行的“自管理者的管理自管理者的管理”。 6感谢你的观看2019年6月17 什么是什么是“时间的浪费时间的浪费”？ 是指对目标毫无贡献的时间消耗。是指对目标毫无贡献的时间消耗。 什么是什么是“自管理者的管理自管理者的管理”？ 你必须抛弃陋习，引进新的工作方你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权利下放，加划、分配时间、权衡轻重和权利下放，加上自我约束、持之以恒，才能跳效率，事上自我约束、持之以恒，才能跳效率，事半功倍。半功倍。7感谢你的观看2019年6月17正确管理的基础是时间管理正确管理的基础是时间管理 格里格里8感谢你的观看2019年6月17一个活到一个活到7272岁的美国人的时间花费岁的美国人的时间花费项目项目时间时间项目项目时间时间睡觉睡觉2121年年排队排队6 6年年工作工作1414年年学习学习4 4年年个人卫生个人卫生7 7年年开会开会3 3年年吃饭吃饭6 6年年打电话打电话2 2年年旅行旅行6 6年年找东西找东西1 1年年其它其它3 3年年9感谢你的观看2019年6月17时间管理的重要性时间管理的重要性 寻找事业、家庭与社会生活平衡的需要寻找事业、家庭与社会生活平衡的需要 信息爆炸信息爆炸 竞争的压力竞争的压力 你的客户对品质的要求你的客户对品质的要求10感谢你的观看2019年6月17第二部分第二部分 时间管理的误区时间管理的误区 所谓时间管理的误区是指：导致时间所谓时间管理的误区是指：导致时间浪费的各种因素。浪费的各种因素。11感谢你的观看2019年6月17 误区之一误区之一 工作缺乏计划工作缺乏计划12感谢你的观看2019年6月17我们为什么不做或不重视做计划我们为什么不做或不重视做计划 因过分强调因过分强调“知难行易知难行易”而认为没有必要而认为没有必要在行动之前多做思考在行动之前多做思考 不做计划也能获得实效不做计划也能获得实效 不了解做计划的好处不了解做计划的好处 计划与事实之间极难趋于一致，故对计划计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心丧失信心 不知道如何做计划不知道如何做计划13感谢你的观看2019年6月17工作缺乏计划的恶果工作缺乏计划的恶果 目标不明确目标不明确 没有进行工作归类的习惯没有进行工作归类的习惯 缺乏做事轻重缓急的顺序缺乏做事轻重缓急的顺序 没有时间分配的原则没有时间分配的原则14感谢你的观看2019年6月17 误区之二误区之二 组织工作不当组织工作不当15感谢你的观看2019年6月17组织工作不当的具体表现组织工作不当的具体表现 职责权限不清，工作内容重复职责权限不清，工作内容重复 事必躬亲，亲力而为事必躬亲，亲力而为 沟通不良沟通不良 工作时断时续工作时断时续16感谢你的观看2019年6月17解决方案解决方案 首先学会如何接受请托首先学会如何接受请托分清楚：分清楚： 职务所系责无旁贷职务所系责无旁贷 ； 不合情理不合时宜；不合情理不合时宜； 无义务予以履行。无义务予以履行。明智接受：明智接受： 拒绝是量力的表现；拒绝是量力的表现； 拒绝是保障自己行事优先拒绝是保障自己行事优先次序的有效手段。次序的有效手段。 其次学会利用资源其次学会利用资源 管理者常犯的错误：管理者常犯的错误： 1.1.担心部属做错事担心部属做错事 2.2.担心部属表现太好担心部属表现太好 3.3.担心丧失对下属的控制担心丧失对下属的控制 4.4.不愿放弃得心应手的工作不愿放弃得心应手的工作 5.5.找不到合适的下属授权找不到合适的下属授权17感谢你的观看2019年6月17误区之三误区之三 时间控制不够时间控制不够18感谢你的观看2019年6月17 拖延商数测验拖延商数测验 时间控制的陷阱：时间控制的陷阱： 1.1.习惯拖延时间习惯拖延时间 2.2.不善处理不速之客的打扰不善处理不速之客的打扰 3.3.不善处理无端电话的打扰不善处理无端电话的打扰 4.4.泛滥的泛滥的“会议病会议病”的困扰的困扰19感谢你的观看2019年6月17误区之四误区之四 整理整顿不足整理整顿不足20感谢你的观看2019年6月17我们的思考我们的思考 办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。关，因为杂乱是人为的。 帕金森定律的套用：帕金森定律的套用： 工作将被扩展，以便填满可供完成工工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间。作的时间。 文件的堆积将被扩展，以便对满可供文件的堆积将被扩展，以便对满可供堆积的空间。堆积的空间。21感谢你的观看2019年6月17 当你的上司向你索取一份技术资料，当你的上司向你索取一份技术资料，你是否能在第一时间从容不迫的递给他？你是否能在第一时间从容不迫的递给他？当你需要一份信息时，你是否满文件夹的当你需要一份信息时，你是否满文件夹的翻个底朝天？翻个底朝天？ 下面是一份下面是一份“文件处置测验文件处置测验”，看看，看看你的文件处置系统是否完善。你的文件处置系统是否完善。22感谢你的观看2019年6月17误区之五误区之五 进取意识不强进取意识不强23感谢你的观看2019年6月17进取意识不强的主要表现进取意识不强的主要表现 个人的消极态度个人的消极态度 做事拖拉，找借口不干工作做事拖拉，找借口不干工作 唏嘘不已，做白日梦唏嘘不已，做白日梦 工作间中闲聊工作间中闲聊24感谢你的观看2019年6月17送给大家送给大家 昨天是一张已被注销的支票昨天是一张已被注销的支票 明天是一张尚未到期的本票明天是一张尚未到期的本票 而今天则是随时可运用的现金而今天则是随时可运用的现金 请善用它！请善用它！25感谢你的观看2019年6月17第二部分第二部分 时间管理的六项基本原则时间管理的六项基本原则26感谢你的观看2019年6月17原则一原则一 明确目标明确目标 目标刺激我们奋勇向上目标刺激我们奋勇向上 有目标才有结果有目标才有结果 目标能够激发我们的潜能目标能够激发我们的潜能27感谢你的观看2019年6月17如何选择或制定正确的目标如何选择或制定正确的目标 目标要符合自己的价值观目标要符合自己的价值观 成功完全是一种个人现象，只有你所成功完全是一种个人现象，只有你所完成的事情跟你的价值观相符，你才会觉完成的事情跟你的价值观相符，你才会觉得成功。得成功。 要了解自己目前的状况要了解自己目前的状况28感谢你的观看2019年6月17完整目标应具备的五个特征完整目标应具备的五个特征 具体的（具体的（specific） 可衡量的（可衡量的（measurable） 可达到的可达到的(attainable) 相关的相关的(relevant) 基于时间的基于时间的(time-based)29感谢你的观看2019年6月17原则二原则二 有计划有组织的工作有计划有组织的工作 所谓有计划有组织的进行工作，就是所谓有计划有组织的进行工作，就是把目标正确的分解成工作计划，通过采取把目标正确的分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。30感谢你的观看2019年6月17“有计划有组织有计划有组织”的具体体现的具体体现1. 将有联系的工作进行分类整理。将有联系的工作进行分类整理。2. 将整理好的各类事务按流程和轻重缓急加以将整理好的各类事务按流程和轻重缓急加以排序。排序。3. 按排定顺序进行处理。按排定顺序进行处理。4. 为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。5. 由于工作能够有计划的进行，自然也就能够由于工作能够有计划的进行，自然也就能够看到这些工作应该按照什么此序进行，以及看到这些工作应该按照什么此序进行，以及哪些是可以同时进行的工作。哪些是可以同时进行的工作。31感谢你的观看2019年6月17计划制定的步骤计划制定的步骤1. 制定目标；制定目标；2. 探寻完成目标的各种途径；探寻完成目标的各种途径；3. 选定最佳的完成方式；选定最佳的完成方式；4. 将最佳途径转化成月将最佳途径转化成月/周周/日的工作事项；日的工作事项；5. 编排月编排月/周周/日的工作次序并加以执行；日的工作次序并加以执行；6. 定期检查目标的现实性以及完成目标最佳定期检查目标的现实性以及完成目标最佳途径的可行性。途径的可行性。32感谢你的观看2019年6月17计划与行动计划与行动 切实实行你的计划和创意，以便发挥切实实行你的计划和创意，以便发挥它的价值，不管主意有多好，除非真正身它的价值，不管主意有多好，除非真正身体力行，否则永远没有收获。体力行，否则永远没有收获。 实行时心理要平静，估计困难、做好实行时心理要平静，估计困难、做好准备、及时调整。准备、及时调整。33感谢你的观看2019年6月17原则三原则三 分清工作的轻重缓急分清工作的轻重缓急34感谢你的观看2019年6月17请看下面的行事次序，看看你自己平时喜好哪种方式请看下面的行事次序，看看你自己平时喜好哪种方式1.先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事；先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事；2.先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事；先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事；3.先做容易的事，然后再做难得事；先做容易的事，然后再做难得事；4.先做只需花费少量时间就可做好的事，然后再做需要花费大量时间先做只需花费少量时间就可做好的事，然后再做需要花费大量时间才能完成的事；才能完成的事；5.先处理资料齐全的事，然后再处理资料不齐全的事；先处理资料齐全的事，然后再处理资料不齐全的事；6.先做已排定时间的事，然后再做未经排定时间的事；先做已排定时间的事，然后再做未经排定时间的事；7.先做经过筹划的事，再做未经筹划的事；先做经过筹划的事，再做未经筹划的事；8.先做别人的事，再做自己的事；先做别人的事，再做自己的事；9.先做紧迫的事，再做不仅要的事；先做紧迫的事，再做不仅要的事；10.先做有趣的是，再做枯燥的事；先做有趣的是，再做枯燥的事；11.先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再作难于完成的先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再作难于完成的整件事或难以告一段落的事；整件事或难以告一段落的事；12.先做自己尊敬的人或与自己关系密切的利害关系人所拜托的事，然先做自己尊敬的人或与自己关系密切的利害关系人所拜托的事，然后再做其他人拜托的事；后再做其他人拜托的事；13.先做已发生的事，后做未发生的事。先做已发生的事，后做未发生的事。35感谢你的观看2019年6月17 处理事情优先次序的判断依据是事情的处理事情优先次序的判断依据是事情的“重要程度重要程度”。 所谓重要程度是指对实现目标的贡献大小所谓重要程度是指对实现目标的贡献大小 在考虑行事的先后顺序时，应先考虑事情在考虑行事的先后顺序时，应先考虑事情的的“轻重轻重”，再考虑事情的，再考虑事情的“缓急缓急”。36感谢你的观看2019年6月17急事急事 与与 要事要事不紧急不紧急紧急紧急不重要不重要重要重要第一象限第一象限重要又紧急重要又紧急第二象限第二象限重要不紧急重要不紧急第三象限第三象限紧急不重要紧急不重要第四象限第四象限不重要不重要也不紧急也不紧急37感谢你的观看2019年6月17划分第一象限和第三象限的标准划分第一象限和第三象限的标准 这件事情是否有助于完成某种这件事情是否有助于完成某种重要重要的目标的目标请思考下面的问题：请思考下面的问题： 你是否你是否“知道知道”在哪一方面如果持续有优异的在哪一方面如果持续有优异的表现，对个人生活或工作会有积极的意义？表现，对个人生活或工作会有积极的意义？ 1.改善人际关系改善人际关系 2.改善事先准备工作改善事先准备工作 3.更周详的规划与组织更周详的规划与组织 4.善待自己善待自己 5.抓住机会抓住机会 6.充实自我充实自我 7.增进能力增进能力 急迫性指数测验急迫性指数测验38感谢你的观看2019年6月17原则四原则四 合理的安排时间合理的安排时间 帕莱托定律（帕莱托定律（80/20原理）：原理）： 总结果的总结果的80%是由总消耗时间中的是由总消耗时间中的20%所形成的。所形成的。 按事情的按事情的“重要程度重要程度”编排行事次序的编排行事次序的原则是建立在原则是建立在“重要的少数和琐碎的多数重要的少数和琐碎的多数”原理基础上。原理基础上。 把时间花费在重要的少数问题上！把时间花费在重要的少数问题上！ 确保最关键的确保最关键的20%的活动的最高优先级！的活动的最高优先级！39感谢你的观看2019年6月17原则五原则五 与别人的时间取得协作与别人的时间取得协作40感谢你的观看2019年6月17原则六原则六 制定规则制定规则 遵守纪律遵守纪律 在进行工作的时候，一定要念念不忘这个在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于什么时候截至；工作应于什么时候截至； 即使外部没有规定一个何时截至的日期，即使外部没有规定一个何时截至的日期，自己也要树立一个何时完成的目标；自己也要树立一个何时完成的目标； 由于不得已原因而不能按期完成时，一定由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小要提前和相关部门取得联系，将影响缩小到最小范围内。到最小范围内。41感谢你的观看2019年6月17第三部分第三部分 时间管理的方法和技巧时间管理的方法和技巧42感谢你的观看2019年6月17一、请分析自己使用时间的方式和状况一、请分析自己使用时间的方式和状况 时间管理并没有什么高超的技巧，关时间管理并没有什么高超的技巧，关键在于持之以恒。键在于持之以恒。 请按部就班完成以下请按部就班完成以下时间使用清单分析时间使用清单分析 在本项练习中列有一个你在一星期之在本项练习中列有一个你在一星期之内花费的内花费的时间清单时间清单。这里要强调：这不是。这里要强调：这不是一个要你计算每一分钟的一个要你计算每一分钟的“时间难题时间难题”练练习，而是要你记录下一星期每隔半小时的习，而是要你记录下一星期每隔半小时的所有所有活动活动。 请耐心思考，并诚实回答请耐心思考，并诚实回答问题问题43感谢你的观看2019年6月17二、如何制定计划二、如何制定计划 计划的分类计划的分类按广度分：战略性计划按广度分：战略性计划 作业性计划作业性计划按时间框架分：短期计划按时间框架分：短期计划 长期计划长期计划按明确性分：具体性计划按明确性分：具体性计划 指导性计划指导性计划44感谢你的观看2019年6月17制定计划的注意事项制定计划的注意事项1.事先得的了解：事先得的了解： 所在部门的业务定位所在部门的业务定位 所在岗位的业务定位所在岗位的业务定位 上级主管的业务目标上级主管的业务目标 上级主管对你的期望和要求上级主管对你的期望和要求 与其它相关岗位的业务接口关系与其它相关岗位的业务接口关系45感谢你的观看2019年6月17制定计划的注意事项制定计划的注意事项2.遵循遵循5W2H原则：原则： why 为什么要做这项任务为什么要做这项任务 对工作目标是否有支持对工作目标是否有支持What 任务的内容和达成的目标任务的内容和达成的目标When 在什么时间段进行在什么时间段进行Where任务发生的地点任务发生的地点Who 哪些人员参加此任务哪些人员参加此任务 由谁负责由谁负责How to 用什么方法进行用什么方法进行How much 需要多少成本需要多少成本46感谢你的观看2019年6月17制定计划的注意事项制定计划的注意事项3.设置控制点设置控制点 在目标或任务中设置阶段性里程碑，通过在目标或任务中设置阶段性里程碑，通过检查，可以及时发现问题。对自己难以解检查，可以及时发现问题。对自己难以解决的还可以获得领导或同事的支持。决的还可以获得领导或同事的支持。 坚持工作周记和工作日记，对计划的执行坚持工作周记和工作日记，对计划的执行情况进行总结，发现和纠正各种偏差，同情况进行总结，发现和纠正各种偏差，同时对计划进行调整和滚动。另外还可以对时对计划进行调整和滚动。另外还可以对前期的工作时间分配进行分析，不断改进前期的工作时间分配进行分析，不断改进时间管理。时间管理。47感谢你的观看2019年6月17三、不要让别人浪费你的时间三、不要让别人浪费你的时间 打电话的艺术：打电话的艺术： 1.事先的约定与准备事先的约定与准备 2.保持简短而明确的开场白保持简短而明确的开场白 3.控制通话时间控制通话时间 保持通话主题保持通话主题 4.过滤电话过滤电话48感谢你的观看2019年6月17三、不要让别人浪费你的时间三、不要让别人浪费你的时间 当你被打断时：当你被打断时： 1.来自上司的打断来自上司的打断 2.来自下属的打扰来自下属的打扰 3.来自同事的打扰来自同事的打扰49感谢你的观看2019年6月17四、省时之道四、省时之道 等待的时候做什么等待的时候做什么 逆势操作逆势操作 追求互赖模式追求互赖模式 双赢的精髓双赢的精髓-人与人之间存在着合作的潜人与人之间存在着合作的潜力，合作将能取得远大于个人凭一己之力力，合作将能取得远大于个人凭一己之力所能创造的成就所能创造的成就50感谢你的观看2019年6月17结束语结束语 成功的关键不在于成功的关键不在于知，而在于行！知，而在于行！51感谢你的观看2019年6月17处理来自上司的打断处理来自上司的打断 有一位职员，每当他应召支见上司时有一位职员，每当他应召支见上司时 ，他手上总是带着一件等待完成的工作：编他手上总是带着一件等待完成的工作：编写一份报告、检查报告草案、或阅读一份写一份报告、检查报告草案、或阅读一份必要的资料。必要的资料。 一来可以利用在一旁等待上司打电话一来可以利用在一旁等待上司打电话或者其它事务处理的时间；二来可以提醒或者其它事务处理的时间；二来可以提醒上司自己的工作也是挺忙的，希望可以尽上司自己的工作也是挺忙的，希望可以尽快结束对话或工作安排；三来还可以让他快结束对话或工作安排；三来还可以让他的上司对他的工作态度留下深刻的印象。的上司对他的工作态度留下深刻的印象。52感谢你的观看2019年6月17处理来自下属的打断处理来自下属的打断 你不妨想想以下有关解决下属打扰上司的各项问题：你不妨想想以下有关解决下属打扰上司的各项问题： 1.你是否曾经训练你的助理，将他人可能的打扰集中起来，你是否曾经训练你的助理，将他人可能的打扰集中起来，然后每天或每星期一次的向你汇报？然后每天或每星期一次的向你汇报？ 2.你是不是尽可能的把集体例会列为每日你是不是尽可能的把集体例会列为每日/周工作的一部分？周工作的一部分？ 3.你是不是每天都会保留一段固定的时间，共下属向你提你是不是每天都会保留一段固定的时间，共下属向你提出问题，同时在一旦发现某些工作日程发生变动时，会告出问题，同时在一旦发现某些工作日程发生变动时，会告诉对方何时间面比较合适？诉对方何时间面比较合适？ 4.你是不是曾经鼓励下属以便条或邮件方式提出问题，而你是不是曾经鼓励下属以便条或邮件方式提出问题，而不必亲自上门打扰你的工作？不必亲自上门打扰你的工作？ 5.你是不是立即向下属回话，使他们不致于认为他们必须你是不是立即向下属回话，使他们不致于认为他们必须经常打扰你，才能立刻获得回应？经常打扰你，才能立刻获得回应？53感谢你的观看2019年6月17处理来自同事的打扰处理来自同事的打扰 双方应事先达成共识双方应事先达成共识 不要随意打扰对方不要随意打扰对方 想想为什么你的中断情形无法受控？想想为什么你的中断情形无法受控？ 你不喜欢得罪他人？你喜欢参与每件事情？别人经常来你不喜欢得罪他人？你喜欢参与每件事情？别人经常来询问你的意见是你觉得自己很重要？你不擅于结束他人的询问你的意见是你觉得自己很重要？你不擅于结束他人的来访？你让别人习惯于经常咨询你的意见？你就是喜欢不来访？你让别人习惯于经常咨询你的意见？你就是喜欢不断的与他人交谈？断的与他人交谈？ 如果你让这些现象持续下去，终究你会一事无成！如果你让这些现象持续下去，终究你会一事无成！54感谢你的观看2019年6月1755感谢你的观看2019年6月17