2022年物业档案管理制度.docx

2022年物业档案管理制度物业档案管理制度现如今，各种制度频频出现，制度是要求成员共同遵守的规章或准则。那么制度的格式，你驾驭了吗？下面是我整理的物业档案管理制度，希望对大家有所帮助。物业档案管理制度11、公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。2、有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。3、物业管理公司档案资料必需按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编书目索引，档案类文件有存档文件清单及编号书目。4、物业管理公司档案书目及存档文件清单每季度上报公司备案。5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。6、物业管理公司档案日常需常常运用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意运用。7、因工作须要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。8、公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实状况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。9、物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。物业档案管理制度21、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作;2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，建立统一书目，同时建立电子档备份。各类信息具体排列，以便查阅;3、客户信息档案的内容包括：业主收楼及验收文件、装修文件、日常修理文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件;4、专管人员须仔细填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进行。刚好跟进业主档案的变更，保证信息的精确性;5、业主档案信息应严格管理，留意保密。严禁非相关人员查阅，以爱护业主的.隐私，维护公司良好形象;6、为确保文档平安，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作;7、业主档案永久保存，刚好与业主沟通，刚好变更业主信息，保证其精确性。物业档案管理制度3加强档案资料管理，有助于保存住宅小区(大厦)的历史资料，维护管理的连续性和规范化，便于房屋及设施设备的检查、维护、更新和与业主的沟通、联系。(一)管理内容：1、工程档案：从接管起先的全部工程技术、修理、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等;2、业主档案：全部业主购、租房合同(复印件)，业主基本状况登记表、装修申请表等;3、财务档案：逐年形成的财务收支报表、物业修理基金运用报表等;4、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等;5、管理资料：绿化资料、日常巡查(清洁、修理、保安)记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。(二)管理措施：1、制定档案制度，并严格执行;2、专人管理(由负责内勤的管理员担当)，专室专柜，编目造册，存放有序并且敬重业主隐私，保守隐私;3、科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达100%;4、逐步实现智能化管理，计时牢靠的驾驭相关信息，提高管理水平。物业档案管理制度41、客户档案的管理工作由客务部负责。2、客户资料按单元号一户一档建立，按楼层统一存放在客户档案文件柜内。3、每个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、电话、车位、水牌、客户加班等申请单等组成，退租客户的资料须刚好装订另存。4、每个客户档案均按日期依次排列，将最新的文件摆在最前面。5、客户档案的标牌须与档案内现客户的公司名称吻合。6、客务部每年整理一次退租客户档案，对已装订好的退租客户资料打印书目后按楼层装入文件盒内存放。7、客户档案查阅可向客务主管借出，经客务部经理批准后在客务部办公室阅览。8、原始客户档案一般不行修改，客务部工作档案需经客务部经理同意方可修改。9、客务部档案应主动推行计算机管理，由客务主管设置客户档案管理系统，将客户各类资料、各单元房屋运用状况等输入计算机中，进行资料分析、整理和信息传递。物业客户档案管理制度一、制度内容为做到客户服务部与客户的良好沟通，驾驭客户的人员构成、公司性质、物业费交纳状况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，而客户档案可以帮助客户服务部以最便捷的方式供应以上信息。因此，为充分利用客户信息并管理好这些信息，特建立此制度。二、管理目标客户档案资料全面、精确、有效。三、适用范围客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及运用四个环节。一般客户档案包括以下的资料：1、 收集客户单位资料2、 客户缴费记录包括各样应付之押金3、 客户装修工程文件4、 客户迁入时填具之资料5、 客户资料补充6、 客户联络资料7、 紧急事故联络人的资料8、 客户与管理处往来文件9、 客户违规事项与欠费记录10、 客户修理记录11、 客户投诉记录12、 客户单位有关的工程档案（与二次装修工程有关资料）与工作程序四、留意事项1、 刚好上行下达客户与管理之间的学问、报告、通知、通报，传送文件应刚好、精确，仔细地登记并制作各种表格。2、 协调与客户之间的关系，加强横向沟通；3、 做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进；4、 接听客户投诉，解决客户投诉；5、 接听客户工程报修电话，刚好联系修复。第6页 共6页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页