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2022年现代秘书基础 现代秘书基础 现代秘书基础 篇一：秘书基础教案 第一章 秘书工作及其发展趋势 第一节 秘书工作 学问与技能目标： 1理解秘书和秘书工作的含义 2理解秘书工作的基本属性和基本任务 过程和方法目标： 通过了解秘书工作的多种服务手段，精确识别政务和事务两类主要任务 情感看法与价值目标：培育学生树立为人民服务的思想 教学重点：秘书及秘书工作的概念 教学难点：秘书工作的基本属性及主要任务 教学方法：设问导疑、案例教学 教具支配：投影仪 课时支配：二课时 教学过程 第一课时 教学要点： 秘书的含义 【导入新课】 同学们，改革开放的政策，促使我国经济飞速发展，多种经济成分并存，使得秘书职业成为社会上最普遍的工作之一，秘书工作在建设有中国特色的社会主义事业中发挥着越来越大的作用。那么，秘书及秘书工作的含义是什么呢？这节课我们重点分析秘书一 词的含义。 【讲授新课】 一、我国历史上最早的秘书，是指人吗？ 引导学生看书并得出答案：指物而不是指人。 二、提问：秘书一词的演化过程是怎样的？ 明确：秘书一词在我国已有悠久的历史，但在不同的历史时期，秘书的含义却有很大的区分。详细说来，在中国古代，秘书一词最早出现于汉代，是指皇宫内秘藏的书籍或谶纬图箓之类的文图资料。后来，秘书成为一种官职，是指对担当某种工作的人的称呼。现在的秘书是一种职称或职务。 三、秘书的含义是什么？ 明确：现代汉语词典对秘书的定义是掌管文书并帮助机关或部门负责人处理日常工作的人员。辞海对秘书一词的定义是职务名称之一。帮助领导综合状况，探讨政策，亲密各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信以及其他日常行政事务和 交办事项。国际职业秘书组织则认为秘书是具有娴熟的办公室工作实力，不需上级敦促 即能主动负责、主动进取、干练坚决、能在授权范围内作正确确定的经理助手。尽管它们 各自的表述不同，但都指出秘书是一种社会职业和职务，是为领导服务的工作人员。 概括地讲，现在的秘书是一种职称或职务，是一种社会职业，是指干脆帮助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。在国际事务中则指一种外交官的职称，如一等秘书、二等秘书、三等秘书等。 【课堂小结】 这节课，我们重点分析了秘书的含义，在明确秘书的含义之前，先明确了秘书一词在我国历史上的演化过程，在此基础上再通过现代汉语词典、辞海及国际职业秘书组织对秘书一词的分别定义，明确了秘书一词的真正含义。 【课堂反馈】 这节课的学习内容是秘书基础这门课的起先部分，良好的开端是胜利的一半，所以这节课的学习内容支配不多，主要让学生深刻理解秘书一词的含义，并由此提起学生对秘书基础这门课的学习爱好。通过这节课的教学，这个目的达到了，学生通过了解秘书一词的演化过程，那种剧烈的求知欲望被激发出来了，为后面的学习打下了良好的基础。 其次课时 教学要点：秘书工作的含义；秘书工作的基本属性；秘书工作的主要任务 【导入新课】 上一节课，我们明确了秘书一词的含义，了解到秘书一词由物到人的演化过程，那么秘书与秘书工作是不是一回事呢？这节课，我们重点来分析秘书工作的有关内容。 【讲授新课】 一、什么是秘书工作？ 明确：秘书工作是干脆为机关或部门负责人供应综合服务的协助性管理活动，由秘书或秘书部门担当此项工作。 二、秘书工作的基本属性 1秘书工作的基本属性包括哪几个方面？ 明确：秘书工作的基本属性包括三个方面 协助性 政治性 服务性 2怎样理解秘书工作基本属性中的协助性？ 引导学生看书并明确： 在我国，秘书工作与行政管理有着不行分割的关系。从管理的层次上看，任何一级领导都是干脆从事管理工作的，而秘书工作本身则是处于从属地位的协助性管理活动，其本质就是为领导服务。无论是作为各级政权组织中的秘书工作，还是为某一私人服务的秘书工作，从一起先就始终处在一种协助其领导工作的位置上。可以说秘书工作中庞杂的、详细的、琐碎的各种服务工作，不仅是领导体力的协助，而且是其脑力的协助。 秘书工作的政治性，主要取决于什么？主要体现在哪些方面？ 明确：秘书工作的政治性，主要取决于领导工作的政治性。 秘书工作的政治性主要体现在： 显明的阶级性 明确的政策性 高度的机要性 3秘书工作的服务性应从哪几个方面来理解？ 明确：秘书工作的服务性可以从三个方面来理解，详细说来： 秘书工作具有多层次的服务对象。我国党政机关的秘书部门，历来坚持三服务的宗旨，即为领导机关服务，为各部门服务，为人民服务，其中核心是为人民服务。 秘书工作具有广泛的服务领域。假如说现代社会有 360 个行业，那么就会产生 360种不同类型的秘书。秘书服务领域之广，是现代社会中任何一种职业都无法比拟的。 秘书工作具有多种服务手段，如收录整理、录入打印、信息传送、会务服务、事务管理等。 三、秘书工作的主要任务是什么？ 明确：依据秘书工作的各项详细任务的性质，可分为政务和事务两类主要任务。 政务类任务 主要有办文，信息的收集和处理，调查探讨与状况综合，对领导的批办事项与会议确定的事项进行催办、查办，处理来信来访。 事务类任务 主要有文件的收发、传递与管理，文书的缮印与校对，文书的立卷与归档，文件的清缴与销毁，机要通信，承办会议，接待来访，印章管理，公务接洽等。 【课堂小结】 这节课讲授的内容主要包括秘书工作和含义及秘书工作的基本属性和主要任务，其中秘书工作的基本属性应比较全面地理解每一个方面。 【课堂反馈】 这节课的教学内容概念性很强，在教学时主要采纳了设问导疑与启发相结合的教学方法，既设疑又启发学生主动思索，从而提高了学生的学习主动性，教学效果良好。 【课后练习】 下列是某外资企业秘书一天的工作内容，请指出这位秘书一天的工作中哪些属于政务类任务，哪些属于事务类任务？ 8：30 到公司立刻将空调、电脑、打印机等设备的开关打开，查收E-mail，将传真、信件等分类登记，浇花等 8：45 冲咖啡，与上司简短会面，报告 E-mail 内容 9：00 起先工作听前一天上司的录音信件并录制，发送信件，复印，接听，转达电话等 10：00 对收到的邮件进行分类，将须要上司处理的送给上司 12：00 与上司和其他的外国人去外面吃饭 13：00 回到办公桌前接着起草报告 14：00 从网上查找与本公司有关的信息资料，并将有用的送给上司阅览 15：00 冲咖啡，和上司一起商议上司出差时要订的饭店 15：30 完成要发出的文件，录音，整理文件，接听电话等 18：30 下班 其他主要工作：复印在外出差的上司发送回来的信件，并向国内外发信，与上司保持电话联系等。上司虽不在，但工作仍旧许多。另外，要将文件翻译成英文。假如上司打算宴请客人，那么秘书要为宴会作打算。此外，还要帮上司办理买的轿车手续、上司的住宅物业管理费自动支付的手续等这样一些工作范围之外的工作。 参考答案：起草报告、从网上查找与本公司有关的信息资料属于政务类任务，其他都是事务类任务。 其次节 我国秘书工作的发展趋势 学问与技能目标：了解我国秘书工作的发展趋势 过程和方法目标： 通过探讨秘书在工作中如何为领导出谋献策，秘书工作如何做到管理科学化从而了解办公手段现代化的含义 情感看法与价值目标：让学生了解秘书在工作中要主动主动，在工作中要有剧烈的责任感，从而培育学生对事业的主动性和责任感。 教学重点：秘书工作的三大发展趋势，即参谋职能强化趋势，秘书工作管理科学化趋势，办公手段现代化趋势。 教学难点：办公手段现代化趋势的含义及手段 教学方法：设问导疑、案例分析 教具支配：投影仪 课时支配：一课时 教学过程 【导入新课】 在改革开放的时代，各项工作都处于深刻的变革之中。秘书工作也是如此，无论是工作领域还是工作方式，或是办公手段，都产生了重大改变，呈现出三大发展趋势，那么，这三大发展趋势的详细内容是什么呢？这节课我们重点来分析。 【讲授新课】 一、我国秘书工作的发展趋势是什么？ 明确：我国秘书工作呈现出三大发展趋势，即参谋职能强化趋势、秘书工作管理科学化趋势、办公手段现代化趋势。 二、详细分析我国秘书工作的三大发展趋势 1、参谋职能强化趋势打出投影：阅读下列案例内容，并思索案例后面的问题： 秘书的责任 人民日报报导了一则罕见的烟叶诈骗案，某省土特产出口公司被港商骗去×××万美元。案件发生前四个月，该省政府领导机关就收到有关部门发来的建议取消这笔交易的函电。这份极其重要的文件曾经十多位领导层层批阅，最终转到有关部门，可是款已经划出，文件成了明日黄花。事后在处理有关领导的渎职罪时，有几个秘书也被处理。 问题：没有审批权力的秘书为什么要负责任？ 这个案例说明白什么？从这个案例中，我们得到什么启示？ 启发学生思索并明确： 秘书虽无干脆责任，但有失职之处。四个月中，这份重要的函电经过十多位省级领导之手，也至少从十多位手中溜过，如有一位秘书能够向领导提示，将此重要文件抓紧处理，也不会造成领导的渎职。秘书可以建议领导下达紧急电话通知，暂缓此交易的进行，等有关领导层层批阅完结，手续完成后，正式终止交易。这就可以避开数一百零一万美元的巨额损失。 新时期秘书工作参谋职能不断强化，主要缘由有两方面：一方面是飞速发展的经济建设的客观须要。目前我国既面临着世界新技术革命的挑战，又面临着社会主义市场经济的快速发展，这必定使得新事物、新冲突层出不穷，并且错综困难。要对各种困难的社会现象刚好地、精确地作出推断和反馈，须要进行一系列的加工处理工作，以便去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里，驾驭事物发展的规律，从而精确地指导工作，进行科学决策。这些工作，仅靠少数领导者是无法完成的，还须要有一大批领导者的助手、参谋来帮助完成。另一方面是领导决策由阅历决策向科学决策转变的须要。在社会主义安排经济体制下，经济结构单一，领导凭阅历处理工作的状况较多。在社会主义市场经济体制下，各类冲突层出不穷，错综困难，凭阅历办事已不能适应飞速发展的社会须要，必需借助于限制论、信息论、系统论等科学理论和方法，根据科学的程序去解决问题，因此，实行科学决策就更为迫切。科学决策较之阅历决策，工作量大大增加，且更须要经过特地培训的专业秘书人员来充当领导的助手、参谋。 2、目前我国秘书工作管理科学化趋势在哪些方面已经有了良好的开端？ 明确：为了让秘书工作部门能为领导供应最优质的服务，近几年来，很多秘书部门在公文处理、机要保密、信息处理、催办查办等工作方面已建立起肯定的工作规范和制度，尽管这些还有待于在实践中进一步完善，但这标记着秘书工作管理科学化已经有了良好的开端。 3、办公手段现代化趋势 办公手段现代化的含义是什么？ 办公手段现代化也叫办公室自动化。所谓办公手段现代化，就是把计算机技术和现代通信技术，系统科学和行为科学应用于办公室，使办公室内数量浩大而且无规律的业务活动进行智能化、电子化、自动化处理。其中计算机是处理信息、使办公室设备智能化的主要工具；现代通信技术是在办公手段现代化的环境下，办公室之间相互传递信息所依靠的主要技术手段。 办公手段现代化追求的目标是什么？ 明确：提高办公室的办公效率和质量，尽量削减差错，缩短办公活动周期，削减行政开支。 办公手段现代化的发展大体经验了哪几个阶段？ 明确：起始阶段? 发展阶段? 完善阶段? 成熟阶段 【课堂小结】 这节课主要讲授了我国秘书工作的三大发展趋势。在三大发展趋势中，参谋职能强化趋势让我们了解了新时期秘书工作由过去的纯事务性任务向既处理事务，又为领导出谋划策的方向转变。办公手段现代化趋势要求从事秘书工作的人要多方面提高自己的业务实力，不仅要做好传统的事务性工作，还要娴熟运用各种现代化的办公设备，否则就不能相宜时代发展的须要。 【课堂反馈】 通过本节课内容的学习，学生普遍了解了我国秘书工作的发展趋势，尤其是他们了解到与世界发达国家相比，我国秘书部门办公手段现代化起步较晚，目前还处在起步阶段，他们深感自己身上的责任重大，肯定要为缩短我国与世界发达国家的距离而勤奋学习。这是这节课最胜利的地方。 【课后练习】 某中学赵校长，早晨上班第一件事就是打开计算机，由教化信息网进入本市教化信息中心，查看当天市教委的有关会议通知与工作支配，并动手把与自己学校有关的内容另存入本校文档。然后进入校内闭路电视网，抽查了三个班的早自习状况，并把问题输入本校文档。接着，赵校长叫来了办公室钱秘书，交待了当天工作要求，就到市教委参与有关会议去了。钱秘书打开计算机本校文档，把有关内容整理后，干脆由网络下达给各职能部门，并结合赵校长的工作布置，提出了完成有关工作的详细要求。 请结合以上材料，分析在当前高科技时代，秘书工作有了哪些改变？ 参考答案： 从以上案例中可以看出：实现了办公手段现代化，秘书人员就能有更多的时间和精力从事分析探讨、辅佐决策等创建性劳动，从而提高管理水平和科学决策水平。详细来说， 在当前高科技时代，秘书工作的改变有：从偏重办文办事转变为即办文办事又出谋献策；从收发传递信息转变为综合处理信息；从单凭阅历办事转变为实行科学化管理；从被动服务转变为主动服务。 其次章 秘书工作的基本原则、特点和作用 第一节 秘书工作的环境领导活动 学问与技能目标： 1领导和领导活动的含义 2领导活动的三要素领导者、被领导者、作用客体 过程和方法目标：通过对秘书工作环境领导活动的全面了解，精确把握秘书工作的环境是领导活动 情感看法与价值目标：让学生相识到秘书在领导活动中必需正确地相识自我，始终保持醒悟的头脑，摆正自己的位置，甘当配角，甘当无名英雄。 教学重点：理解秘书工作的环境 教学难点：领导活动三要素之间的关系 篇二：秘书基础第一章复习训练题及答案 秘书基础复习题 第一章秘书工作及其发展趋势 一、填空题： 1、汉书 刘向传中记载：成帝“诏向领校中五经秘书”这里的秘书是皇宫内秘藏的书籍或谶纬图篆之类的文图资料，东汉时设“秘书监”，曹操为魏王时，设“秘书令”这里的秘书是指一种官职。现在的秘书是指一种职称或职务，是一种社会职业，是指干脆帮助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。 2、秘书工作的基本属性有：协助性、政治性、服务性。 3、秘书工作的本质就是为领导服务 4、秘书工作的政治性主要体现在三个方面，即：显明的阶级性、明确的政策性、高度的机要性。 5、我国党政机关的秘书部门，历来坚持“三服务”的宗旨，即为领导机关服务、为各部门服务、为人民服务。 6、秘书工作具有收录整理、录入打印、信息传递、会务服务、事务管理等多种手段。现在科技的发展使秘书工作手段不断开拓与创新，将为其工作开拓更为广袤的服务领地。 7、依据秘书工作的各项详细任务的性质，可分为政务和事务两大类主要任务。 8、以“三个代表”为指导，做好办公室工作，必需在指导思想和工作把握上切实处理和解决好以下几个方面的问题：在思想相识上，要强化“三种意识”在工作目标上，要做到“三个满足”在工作措施上，要实现“三个转变”在工作支配上，要抓好“三个环节”。 9、我国秘书工作呈现出三大发展趋势是：参谋职能强化趋势、秘书工作管理科学化趋势、办公手段现代化趋势。 10、办公手段现代化的发展大体经验四个阶段，即起始阶段、发展阶段、完善阶段、成熟阶段。我国秘书部门的办公手段处于起步阶段。 二、单项选择题 1、汉书.刘向传中记载：成帝“诏向领校中五经秘书”，说文“秘书说曰：日月为易”，这里的秘书是指 A、皇宫内秘藏的书籍或谶纬图箓之类的文图资料 B、一种官职 C、一种职称或职务 D、隐私的书 2、秘书工作的本质是 A、为领导服务 B、为人民服务 C、为各部门服务 D、为私人服务 3、在办公手段现代化中是处理信息使办公室设备智能化的主要工具 A、信息来源 B、计算机 C、互联网 D、通信技术 4、是在办公手段现代化的环境下办公室之间相互传递信息所依靠的主要技术手段 A、计算机 B、互联网 C、激光排版 D、现代通信技术 5、秘书工作的政治性主要取决于的政治性 A、国家的 B、机关的 C、领导工作 D、秘书个人 三、多项选择题 1、秘书工作的基本属性有 A、明确的政治性 B、协助性 C、服务性 D、政治性 2、秘书工作的的政治型主要体现在三个方面 A、显明的阶级性 B、明确的政策性 C、服务性 D、高度的机要性 3、秘书工作具有等多种服务手段 A、政务和事物 B、处理整理录入打印 C、信息传递 D、会务服务事务管理 4、我国秘书工作呈现出的三大发展趋势是 A、参谋职能强化趋势 B、领导多问趋势 C、秘书工作管理科学化趋势 D、办公手段现代化趋势 5、办公手段现代化追求的目标是 A、尽量削减差错 B、提高办公效率和质量 C、缩短活动周期 D、削减行政开支 6、办公手段现代化的发展大体经验四个阶段即 A、起始阶段 B、发展阶段 C、完善成熟阶段 D、顶峰阶段 四、名词说明 1、秘书 2、秘书工作 五、简答 1、秘书工作的基本属性是什么？其中的政治性主要体现在哪几个方面？ 2、新时期秘书工作参谋智能化主要缘由有哪些？ 3、办公手段现代化的含义是什么？ 4、办公手段现代化追求的目标是什么？ 5、完善的办公手段现代化系统，一般具有哪些功能？ 6、秘书工作的繁杂性表现在哪几个方面？ 六、综合题 新领导今日上任，秘书小李心里忐忑担心。以前在老领导身边鞍前马后地跑，现在新领导会怎样待自己呢？无论怎样，先把细心打算好的新领导施政演讲稿、欢迎会上的讲话稿、单位基本状况汇报材料等都恭尊敬敬地送到新领导的手里。谁知新领导不领情，反指责小李没做好基层调研的打算。请你依据所学学问，分析小李挨指责的缘由。 职业中学文秘专业秘书基础复习题参考答案 第一章秘书工作及其发展趋势参考答案 一、填空题 1、皇宫内秘藏的书籍或谶纬图篆之类的图文资料 一种官职，是指对担当某种工作的人的称呼是指一种职称或职务，是一种社会职业，是指干脆帮助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。 2、协助性、政治性、服务性 3、为领导服务 4、显明的阶级性、明确的政策性、高度地机要性 5、为领导机关服务、为各部门服务、为人民服务 6、录入打印、信息传递 7、政务 事务 8、在思想相识上，要强化“三种意识”； 在工作目标上，要做到“三个满足”；在工作措施上，要实现“三个转变”；在工作支配上，要抓好“三个环节”。 9、参谋职能强化趋势 秘书工作管理科学化趋势 办公手段现代化趋势 10、起始阶段 发展阶段 完善阶段 成熟阶段 二、名词说明 秘书：是指干脆帮助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。 秘书工作：是指干脆为机关或部门负责人供应综合服务的协助性管理活动。 三、单选 1、A2、A3、B 4、D5、C 四、多选 1、BCD 2、ABD3、BCD 4、ACD5、ABCD6、ABC 五、简答题 1、基本属性是：协助性、政治性、服务性。政治性主要体现在：显明的阶级性、明确的政策性、高度的机要性。 2、主要缘由有两方面：A、飞速发展的经济建设的客观须要B、领导决策由阅历决策向科学决策转变的须要。 3、含义是把计算机技术和现代通信技术，系统科学和行为科学应用于办公室，使办公室内数量浩大而且无规律的业务活动进行智能化、电子化、自动化处理。 4、提高办公室的办公效率质量、尽量削减差错、缩短办公活动周期、削减行政开支。 5、具有文字处理、文件处理、事务管理、图形图像处理、声音处理、供应轻型印刷手段、协助决策、通信网络技术、警戒和保卫等功能。 6、整理办公室、收集情报、领导的保健、工作程序化等 7、在思想相识上，要强化“三种意识”即要强化政治意识、要强化大局意识、要强化责随意识；在工作目标上，要做到“三个满足” 即让领导满足、让部门和基层满足、让人们群众满足；在工作措施上，要实现“三个转变”即要转变工作职能、要转变工作方法、要转变工作作风在工作支配上，要抓好“三个环节”一是在领导决策前，深化调研，供应预案 二是在领导决策中，主动主动地进行协调 三是在领导决策后，要刚好督查反馈。 六、综合题 答：小李所犯的是工作“唯上”的错误。他的打算内容体现了“为领导服务”的宗旨，但一切考虑都围围着领导进行，眼中只有领导，没有群众。“三服务”中最重要的是为人民服务，新局长走的是“唯实”的路子，而小李违反了这以思想，所以他挨新领导的指责。 篇三：秘书基础_学问要点 第一章 秘书工作及其发展趋势 学问要点提示： 汉书中所说的秘书，是指皇宫内 秘藏的书籍 或谶纬图箓之类的文图资料。今日的“秘书”是一种职称或职务，是一种社会职业，是指干脆帮助各领导机构和领导人或私人处理 日常工作 的人员。 秘书工作 是指干脆为机关或部门负责人供应综合服务的协助性 管理活动。秘书工作的基本属性有 协助性 、政治性、 服务性 。依据秘书工作各项详细任务的性质，可分为“政务”和“事务”两类主要任务。 我国秘书工作的发展趋势，包括 参谋职能强化 趋势、秘书工作 管理科学化 趋势、办公手段现代化 趋势。办公手段现代化的发展大体经验四个阶段，即 起始 阶段、 发展 阶段、 完善 阶段、 成熟 阶段。 其次章秘书工作的基本原则、特点和作用 学问要点提示： 领导活动是秘书工作的环境，领导意图是秘书工作的核心。领导活动是在肯定领导环境确定的范围内进行的一种有向性的人的综合活动。领导活动的要素概括为三个方面：领导者、被领导者、作用客体。领导意图指领导者领导社会组织实现其目标所提出的确定看法要。领导意图的形成是马克思主义普遍原理、上级指示、领导才智、管理活动规律分别与各项详细管理实践、本组织的详细状况、群众才智、相关业务规律相结合的产物。 秘书工作在领导活动中的作用有枢纽作用、助手作用、参谋作用、协助协调作用 用、窗口作用。秘书工作在领导活动中的特点有依附性、综合性、服务性、机密性、政策性。 秘书与领导班子相处的主要原则有“职权划分、单向请示”原则、“按规章制度办事”原则、“不分亲疏、一视同仁”原则、“通报状况，维护团结”原则。秘书人员与详细领导人相处有思想体系一样的原则、学问互补的原则、相互信任的原则、相互适应的原则。 第三章信息与秘书工作 学问要点提示： 信息是客观世界各种事物 运动状态 的反映，又是客观事物之间相互联系、相互作 用的干脆或间接的 表征 。信息经过 传递 再现客观事物的状态。 、信息从不同的角度，可以有多种分类，按信息源的性质可分为：自然信息 、 社会信息 两大类；按信息的表现形式，可以分为 语言信息 、 文字信息 、 数据信息 、 图像信息 四大类；按信息来源的方向，可以分横向信息 、 纵向信息 、 外部信息 、 内部信息四类；按信息的稳定状态可以分为 静态信息 、 动态信息两大类；按信息存在或作用时间，可分为长时信息、短时信息。信息的主要特征是开发性 、共享性、无限性、 时效性。现代社会信息工作的基本特征是 信息载体多样化 ， 信息传递快速化 ，信息社会化、全球化。信息工作在秘书活动中的作用有：协助领导科学决策必需依靠信息、起草文件必需依靠信息、信访询问工作须要依靠信息、做好日常管理工作必需依靠信息。 秘书信息工作的特点有针对性、综合性、时效性、常常性。秘书信息工作的原则有追踪原则、超前原则、选优原则。秘书信息工作的基本要求是：精确、刚好、全面、适用。 信息收集的方法有视察法，问卷法，阅读法，收听法，询访法，索取法，网络法，量表法，交换法。信息的处理包括信息的整理加工、信息的贮存、信息的传递三部分。信息的整理加工有四道程序：筛选、校核、加工、编制。信息的贮存包括四项工作：分类、著录、建立贮存检索系统、保管。信息资料传递的基本要求是多、快、好、省。信息资料传递的基本 方式有单向、相向、反馈传递。我国详细的信息传递途径有邮路、电信、新闻传递和面授或直蕉送达。 第四章辅佐决策 学问要点提示： 决策是人类社会特有的现象。决策指领导者的确定。决策是个人或群体为满意须要、实现目的、变更环境而进行设计、选择和确定的意识活动及其成果。决策的基本特征为创建性、目的性、边缘性、选择性、主观性。科学决策是指人们为了一个特定的目标，依据客观条件的可能性，在占有肯定信息和经济条件的基础上，借助肯定的科学工具和方法，对须要决策的目标诸因素进行精确计算和选优推断，然后做出的行动对策。科学决策需具备四要素：决策者、决策对象、决策机制、决策结果。除科学决策外，还有阅历决策和风险决策等。科学决策分四个阶段：确定目标、设计方案、评价选优、实施反馈。 秘书在决策过程中只能处于辅佐决策的地位，为决策者即为领导服务。秘书在辅佐中的主要职能工作有决策前的服务式辅佐工作、决策形成中的帮助式辅佐工作、决策实施中的协调式辅佐工作、决策效果评估中的总结式辅佐工作。 第五章检查督办 学问要点提示： 检查督办是秘书部门依据工作须要、领导批示或群众反映的状况，对本组织辖属的各单位职能活动进行督促、催办的过程。检查督办在秘书工作中占有非常重要的地位，起着推动决策执行，矫正工作偏差、提高工作效率、克服官僚主义的重大作用。检查督办具有两大功能：(1) 检查督办为决策的正确贯彻起定向作用，是推动各项决策顺当实现的重要保证；(2)检查督起到服官僚主义，提高工作效率的作用。 秘书部门检查督办优越的职能基础包括全面理解决策指令、娴熟高效的信息处理能 精确地反馈检查督办的状况。秘书部门检查督办的主要任务包括：有效监控领导决策、工作部署的执行落实状况，订正决策实施过程中的偏差，为进一步完善决策供应参考看法等等。秘书部门检查督办工作的主要内容包括克服“进度差”、“行为差”、“效果差”、“失误差”。 秘书部门检查督办工作的特点是目的明确、内容系统、看法谦和。一般方法有程序 法、授权法、分层负责法。 第六章沟通协调 学问要点提示： 沟通协调是通过肯定的途径和方法，使具有明确分工的组织保持组织机能整体性的重要手段。沟通是信息的传递，是手段；协调则是沟通的目的，是结果。协调既称协调状态，又称协调行为。协调状态的详细因素中有一项达不到要求，就会使系统组织出现失调状态或失调倾向。通过寻求异同对失调状态进行科学分析。寻求异同主要有几种分析方法：差异性分析、共同性分析、因果分析。改革中出现的失调状态有四种类型：新旧体制冲突造成的失调状态、权益冲突造成的失调状态、主观相识冲突造成的失调状态、历史与现实冲突造成的失调状态。 秘书沟通协调的基本原理有整体效能最大原理、组织协调的应变原理、信息沟通导向原理。秘书沟通协调工作的特点是附属性、全面性、中介性。秘书沟通协调的基本原则有调查探讨的原则、局部听从全局的原则、注意思想教化的原则、按职能、分层次负责的原则。 秘书沟通协调的基本要求是沟通化解冲突、变通淡化冲突、融合缓解冲突。沟通协调的基本方式有传达吩咐式、协商式、劝服式、建议式、渐变式、突变式。沟通协调的常用方法 有座谈探讨、会谈与对话、会议与会商、会稿与会签。 第八章调查探讨 学问要点提示： 调查探讨，就是通过肯定的方法和途径，对客观事物进行视察和了解，以获得关于聋 的各种材料，在此基础上对获得的材料进行科学处理，从而获得关于客观事物规律性的相识。调查探讨是秘书人员的重要职责，因为它是获得信息、了解状况的重要手段，是帮助领导贯彻党的方针政策的重要环节，是辅佐领导科学决策的基础。秘书部门调查探讨工作的特点有目课题的综合性、调查探讨成果的政策性、调查探讨工作要求的时限性。秘书人员平常要留意积累，削减调研的“量”，主动优化职能环境，努力练好进行调研的基本功。秘书调研的一般程序包括打算阶段、调查阶段、探讨阶段。 调查探讨中常用的调查方法有普遍调查、非普遍调查(典型调查、重点调查、抽样调 调查)。调查探讨中常用的调查方式有个别调查、开调查会、现场视察、收集书面材料、统 问卷调查。三种新奇的调查方式是头脑风暴式、哥顿方式、特尔斐方式。 分析探讨的过程实质上是将调查来的材料加以“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”的改造制作过程。分析探讨的要求是要高屋建瓴、要客观把握、要留意创新、要推断风险。分析探讨的几种方法有归纳演绎法、冲突系统分析法、联系对比分析法、定性定量分析法。 第九章 会议工作 学问要点提示： (一)会议，就是把人们组织起来，探讨和探讨问题的一种形式。会议有它的构成要素。会 种类许多。会议是社会民主的表现方式，是实行领导的有效手段。从我国的现状看，会议出现失控的状况，主要表现为：会议太多、有些会议会期太长、有些规模过大、有些会议质量不高。“会海”已成为机关工作中的一大“公害”。 (二)会议的前期打算、会中服务和会后服务，这是提高会议效率的必要条件。会议前期准 作的内容有支配会议议题，确定与会人员，确定会议时问、方式、场所、议程、日程，制发会议，打算会议必需品，布置好会场，打算会议文件资料。 （三)会议中的组织服务工作有会场的科学管理、会场外的科学管理。会议后的善后落实工 要有会后检查会场、离会工作、整理编写会议文件、立卷归档、会务总结、检查催办。 （四)会议的常用文书有会议通知、会议规则、会议记录、会议简报、会议纪要。会议简报是会议沟通性和指导性文件。会议纪要是依据会议的主旨，用精确而精练的语言综合记述其要点的书面材料。 （五)会议方案的基本内容有：1支配会议议题，确定会议名称、规模和规格；2提出与会人员范围或人员名单；3.拟定会议的会期；4拟定会议的议程与日程支配；5打算会议文件，落实后勤工作。 （六)会谈是指双方或多方就某些重大问题正式交换看法或磋商。礼宾工作无论在官方或民间都具有重要的作用。我国的外交、外事礼宾工作要以我国的对外政策和策略为指导，坚持 同等互利的原则，热忱周到而不铺张，只有这样才能做好外交、外事礼宾工作。 （七)新型会议是一种反传统的会议形式，既是一种不设中心发言人、没有议事日程、没有任何面资料的会议形式。“鱼缸”会议法不仅适合于少数人参与的小组探讨，而且还适合于多数参与的集体探讨。 第十章 信访和值班 学问要点提示： (一)信访工作是社会组织系统受理人民群众来信和来访的活动。领导亲自接待处理来信 来访，是亲密干群关系的重要渠道。来信处理有其主要程序和主要方法。接待来访有其基本程序和基本要求。 (二)单位值班，就是保证组织运转不中断，从而不因节假日休息带来损失的一种手段。 值班有其主要的工作内容、主要制度以及对值班人员的素养要求。 第十一章 日常事务 学问要点提示： 秘书的日常事务与管理主要有来客接待、处理信件、接打电话、印信管理、合理支配领导公务等。来客接待有内宾接待、外宾接待、领导接待和群众接待工作。接打电话的基本原则是看法亲善、头脑灵敏、语言简练、办事精确。 秘书部门处理日常信件，大致步骤为分拣、拆封、分送、阅看、登记、复信、查对、寄发。印章的有标记作用、权威作用、法律作用、凭证作用。印章的制发、保管与运用都有严格的规定。 第十二章保密工作 学问要点提示： 隐私从狭义上讲，指已为部分人所知，但不准公开或不宜公开而人为地将其隐藏或爱护起来，使他人民难以获知的事物。保密 是人们把不让外界知悉的隐私加以保守或爱护，使之不外泄。保密工作是为防隐私外泄，并使其有效地限制在肯定范围内发挥效益的工作。三者有区分又有联系。保密的特点为封闭性、排他性、利益性、相对性。保密的意义是保密工作关系到国家的命运、国家的声誉、社会的安定、经济的发展、领导者的平安。 隐私的类型可按类型分、按内容分、按形态分。隐私的等级包括绝密、机密、隐私。保密的原则有主动防范、突出重点、有保有放、内外有别。保密的措施为强化保密教化、完善保密制度、肃穆保密纪律、采纳先进技术、严格把好“用人关”。保密的方法有文件保密方法、会议保密方法、新闻报道保密方法、科技保密方法、电子计算机信息保密方法、社会交往保密方法。保密的纪律有党和国家工作人员保密守则的“十不”。保密的责任有纪律责任、法律责任。 第十三章 秘书的基本素养、条件和职业遭 学问要点提示： 素养是素养和修养的总称，是一个人的品质和实力的总和。新时期合格的秘书人与 应包括政治修养、情感意志修养。政治修养是指秘书人员在政治组织观念、马克思主义理论学问方面应达到的水平。政治修养表现为具有剧烈的事业心、具有坚决的信念、要有较高的思想理论水平。情感修养要留意做到内向与外向的结合、热忱与沉稳的结合、宽广与容忍。意志修养从四个加强，要留意培育自觉性、培育坚决性、培育坚韧性、培育自控性。作风修养的要求是踏实细致、一丝不苟，灵敏、干练、勤快、主动，联系群众、深化实际、实事求是，文明礼貌、虚心谨慎、不卑不亢。 秘书人员的学问结构有基础学问、专业学问及相关的协助学问。秘书人员需具备表达实力、办事实力、管理实力、应变实力、社交实力、操作实力。秘书人员的学问和实力的培育要做到勤奋学习、强化训练。职业道德是人们根据社会分工从事肯定