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2022科技档案管理规定 科技档案管理规定科技档案管理规定为加强和规范科技档案管理工作，确保科技档案完整、精确、系统、平安和有效利用，依据档案法、科学技术档案工作条例、科学技术档案案卷构成的一般要求及江苏省国信集团档案管理方法等有关规定。1管理内容与方法1.1本公司在基建、生产、施工、检修、科研、技术管理等各项工作中形成的具有保存价值的科技文件材料。（归档范围见“公司文件材料归档范围”）1.2科技档案人员必需参与重要的生产技术调度会、科研成果鉴定会、设备开箱验收、基建工程(基改扩建、工程改造、各类小型基建)竣工验收，如文件材料不完整、不精确、不系统、不符合档案管理要求，则不能进行鉴定、验收。1.3为了确保科技文件材料能够精确地反映本公司各项活动的真实内容和历史过程并且许久地供应利用，归档材料要求按公司档案管理制度第十八、十九条执行。1.4设备检修资料归档工作管理规定1.4.1机组大修资料归档范围-大修项目进度表、施工安排、技术措施、解体分析报告；-规范性大修管理实施细则；-重大、特别检修项目的施工安排、技术措施、施工总结；-变更系统和设备结构的设计资料及图纸；-大修技术记录和技术阅历专题总结；-大修工时，材料消耗统计资料；-大修前后的机组热效率试验报告；-设备（或系统）异动申请及竣工报告；-各专业的大修总结报告、大修总体验收卡；-冷态、热态整体验收记录及整体总结报告；-汽轮机叶片频率试验报告；-汽轮机大修前后调速系统特性试验报告；-重要部件材料的焊接试验鉴定报告；-九项技术监督总结性材料；-监督、监察项目的检查、试验、调校报告；-全面质量管理总结。1.4.2机组大修资料归档工作，列入大修管理范围，作为机组大修评优的一个条件，加以考核。1.4.3机组大修结束后，各有关部门在一个月内应按规定将大修资料收集齐全后交专业工程师审查，大修后两个月内，由生产技术管理部门列好移交清单，经生产技术管理部门负责人签字后，集中交档案管理部门。1.4.4设备（或系统）异动管理1.4.4.1每份设备异动申请报告，应填写编号和被异动设备（系统）的原图号。已执行的设备异动申请报告，应手续齐全，经总工师（或副总工）签字后，向档案管理部门移交。1.4.4.2设备（或系统）异动后，两个月内由实施单位工程技术人员到档案管理部门办理对原图的修改补充工作。1.4.4.3对系统进行的异动，如变动较小可干脆在图面上“杠改”或“刮改”，并在改动部分旁标注异动报告号，修改内容较多，应另出新图。1.4.4.4对经多次修改已不符合存档要求的图纸，应由责任检修专业依据档案管理规定重新出图，竣工图必需是蓝图或CAD图纸，（须盖竣工图章）要做到图物相符，数据精确，签字手续完备，然后经生产技术部门审核，总工程师批准后交档案管理部门。1.4.4.5对设备进行的异动，在制造厂的设备图上修改补充。1.4.4.6设备异动报告表编号以专业为单位进行统一编号，括号内填写专业。例如：锅炉专业为：编号（炉）201*-01-XX即：编号（专业）年头-依次号。1.5基本建设档案资料管理规定1.5.1归档的文件材料必需齐全。大中型和重点工程项目永久、长期保管的档案完整率要达到百分之百。1.5.2归档的材料必需精确反应基本建设活动的历史过程和工程的真实状况。1.5.3基本建设档案的收集整理要求按公司工程档案管理规定执行。1.6设备仪器开箱档案资料管理规定1.6.1设备仪器文件材料归档范围；1)申请外购的报告、批复；2)外购合同、协议；3）随机图样及文字材料；4)设备仪器开箱记录；5）安装调试记录、总结、检测验收报告等；6）运行记录及重大事故分析处理报告；7）申请引进设备仪器报告、批复；8）产品样本、说明书装单、质量保证书；9）技术经济调查报告；10）与外商谈判、洽谈记录、纪要、合同、协议和来往函件；11）随机全套图样及方案材料（原文和译文）；12）设备仪器安装、调试记录、总结、竣工图样、检测验收报告；13）技术、质量上的异议和处理结果材料；14）设备运行记录及重要事故分析处理报告。1.6.2凡是本公司购买的生产设备仪器到货后由选购部门通知有关专业技术人员和档案管理人员共同参与设备开箱验收，工程设备由工程管理部门专职、施工单位、设备购进部门会同工程部档案人员共同参与验收。禁止在无档案人员在场状况下开箱验收。1.6.3因特别缘由设备开箱时未通知档案管理部门，选购部门事后必需到档案管理部门补办资料移交及开箱验收手续。1.6.4设备仪器进厂开箱验收时，箱内一切文件资料、清单等原始材料由档案管理部门收集、验收、登记，工程设备依据总工程师的看法分发到有关单位，如图纸、资料份数满意不了的，由须要单位自行复印。1.6.5设备仪器安装调试验收后，负责安装调试的主管人员应将设备仪器安装、调试中形成、积累的文件材料刚好整理归档。1.6.6本公司自行设计制造的设备仪器，在设计制造工作结束时，由主管设计人员负责将设备仪器文件材料组成保管单位，由本部门负责人审定后，移交档案管理部门归档。1.6.7凡是订购设备的申请、合同、协议，由合同管理部门负责集中将资料交档案管理部门。1.6.8开箱验收后发觉缺少的出厂文件资料等，应由设备购置部门负责索取补齐。1.6.9档案管理人员参与设备开箱验收时，必需仔细做好记录，并由设备购置主管单位及有关参与验收的人员共同签字。1.6.10邮寄或捎回的技术资料，有关部室或个人在收件后一周内将原件资料向档案管理部门移交归档，任何部门或个人不得将资料丢失、损坏或截留。1.7科技档案的整理、编目和保管：1.7.1科技档案的整理，就是按其形成规律，保持各种档案材料之间的有机联系以及便于保管和利用的原则，对科技档案进行系统整理、编目和保管。1.7.2公司科技档案的分类原则、分类方法、类目标识和类目设置依照公司档案分类规则。1.7.3科技档案接收后，应刚好登记、分类、划定保管期限、编写案卷标题、页号、将每份文件逐一录入计算机并编制卷内书目、备考表、装订整齐，组成案卷后方可入库，并编制各种检索工具，以便快速查找。1.7.4科技档案按保管单位组卷的卷盒、卷皮、卷内各项内容规格，根据国标科学技术档案案卷构成的一般要求的格式制订，排架方法根据工各程代码、机组和专业类目相结合的方法进行。1.7.5对破损的图纸资料应实行措施，刚好复制和修补。扩展阅读：科技档案管理方法(2)XX马路建设项目科技档案管理方法XX马路建设项目是成都市的重点马路工程建设项目。为使XX马路建设项目从建设起，就将科技档案的管理纳入标准化、制度化、规范化、系统化的轨迹，进行科学管理。现依据交通部颁发马路工程竣工验收方法和关于重点马路建设项目科技档案管理的有关规定，以*四川省重点马路档案*和铁道部科学探讨院工程建设监理部编制的科技档案管理方法及竣工技术文件编制方法，结合XX马路建设项目的实际状况，制定本方法。一、科技档案管理的职责科技档案室（或专、兼职人员）的主要职责：1、努力学习科技档案工作专业学问，了解工程项目的业务技术学问；2、帮助工程技术人员，做好科技文件的形成、积累、立卷归档和修改、补充工作；3、负责科技档案的收集、整理、鉴定和统计等工作；4、正确进行科技档案的立卷、归档和保管。确定其保管期限；5、参加工程项目竣工资料验收工作。对于没有完整、精确、系统的科技档案的工程项目，不能签字验收。6、遵守保密守则，不得随意借阅、泄露档案文件资料。二、科技档案的接收与归档1、凡属真实反映本单位各工程建设项目中具有保存价值的图纸、技术文件、计量支付文件和各种原始科技资料都是科技档案。都应接收和归档。2、科技档案的接收与归档应与工程项目建设同步进行，工程项目建设单位一经明确应起先进行文件材料的收集、整理、审查工作、工程项目竣工验收时，完成文件材料的归档、验收和移交工作。3、归档的科技文件，应按工程类别：路、桥、涵、房、附属设施等分别进行收集整理、核对精确。按其自然形成规律和历史原状、保持文件之间的有机联系，加以系统整理，组成一个保管单位，并同时确定其保管期限。4、投资公司、监理单位和施工单位的科技档案管理人员，干脆负责工程项目在施工过程中所形成的技术文件和材料的收集、整理、立卷、归档，并在该工程全部竣工验收后两月之内向市交委和新都区档案局各确定档案管理部门归档一份完整的科技档案。5、归档的科技文件材料和图纸，必需做到字迹、线条、图像清晰、格式统一；禁止运用圆珠笔和铅笔书写签批；所立卷的档案齐全、完整、精确、清楚。三、科技档案案卷质量要求（按国家标准）一、组卷要求1、要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料系统联系。2、组卷要便于利用和保管。卷内文件材料制作和书写材料都必需益于长期保存。3、案卷内材料排列要求文字材料在前，图样在后。案卷内容可按依据性文件材料、工程设计、工程施工、工程竣工验收等依次排列。二、案卷编目1、编写案卷页号。案卷内文件材料和图样都应用打号机编页号。单面书写的文件材料在右上角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号。2、案卷、卷内书目、卷内备考表不编写页号。3、每卷内文件页数限制在150页之内。三、案卷封面编制1、案卷封面采纳省交通厅相关重点建设项目科技档案统一规定的外封面。2、案卷封面标题应简明、精确揭示卷内科技文件材料的内容。包括项目名称、代字、代号以及项目阶段的代号和名称等。一个工程项目的全部合同段的项目名称应一样。案卷封面按下列要求用黑色水笔填写，字体采纳宋体5号。项目：XX马路建设项目阶段：竣工案卷标题：里程桩号第×册第×分册及本分册的题目。归档单位：合同书上单位全称归档时间：各合同段合同工期的完工日期。归档号：先图后文，按竣工图、竣工表，固定资产及成本核算表，竣工文件、原始记录、试验、检测资料等依次用钢笔编号。保管期限、全宗号、书目号、案卷号不填写。四、扉页1、扉页排列在封面和卷内书目之间。2、扉页编写格式如下：起讫桩号：建设单位：XXX承建单位：XX监理单位：河南宏力工程询问有限公司竣工日期：年月日2五、卷内书目的编制1、卷内书目（一式两份），一份排列在案卷内文件材料首页之前，另一份随竣工档案移交给成都市新都香城建设投资有限公司档案室。2、依次号用阿拉伯数字从1起依次标注；文件编号填写文件文号或图样图号；页号填写每份材料首页上标注的页号；日期填写编制科技文件材料的年、月、日。3、科技文件名称填写科技文件材料标题全称；资料产生应填写资料本文来源：网络收集与整理，如有侵权，请联系作者删除，谢谢！第9页 共9页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页