项目公司项目办公室管理制度.docx

项目公司项目办公室管理制度 一、项目会议制度 一、项目管理睬议可分为专题工作会议、周工作例会等。 1、专题会议主要任务是解决工程、销售、财务、经营等相关业务问题，由项目经理召集，相关部门人员参与，会议依据工作须要不定期召开。 2、每周项目例会参与人员为项目部全部人员，会议主要内容是总结各项目公司各项目部管理人员一周工作，制定下周工作安排，协调解决各部门日常工作中遇到的问题，会议为每周一上午9：00起先 二、会议对于需表决事项，与会最高领导有确定权。与会人员可保留看法，但要执行相关决议。沟通探讨问题应遵循务实、实事求是的原则，提出观点应阐明理由，对于因错误的数据、偏颇的看法而导致会议决策失误，相关管理者应担负责任。 三、会议相关内容及会议形成的安排、方案、决议，须要传达给相关人员的，与会人员应刚好传达至部门相关工作人员，严格按相关支配推动工作，综合管理专员进行检查、督导和落实。会议形成的安排、方案、决议，须要时由项目公司以正式文件下发执行。 四、依据工作须要，相关人员可出席、列席相关工作会议，发表看法。 五、参会人员如遇出差、公司支配办理有关事宜和其他特别状况，不能参与会议，需向说明状况。 二、公文办理制度 （一）行文印鉴规定 1、行文要肃穆仔细，文件按正式要求起草，核稿后由主要领导签发 2、文件内容涉及到有关部门业务范围的由有关部门起草，部门负责人签字后根据授权送至相关领导处审核，统一编号签发。 3、文稿起草一律用公司统一发放的“呈报领导文件”格式打印、排版。 （二）文件管理规定 1、项目技术文件资料由项目部备案，发放到各部门的文件、资料由各部门负责人管理。 2、要仔细刚好做好文件的登记、传阅、保管和保密工作，建立收发文件登记薄，按档案管理的要求，规范档案工作。 3、各部门对领导交办的文件要仔细刚好办理，急件随到随办，办理状况要刚好向领导回报，不拖不压。 4、文件资料借阅要履行借阅手续，并刚好收回，文档管理员要常常对文件资料进行清查，发觉丢失马上追查。 （三）资料打印、复印规定 1.岗负责综合性文稿的打印和保密工作。文件内容涉及到有关部门业务范围的由相关部门 起草并打印清样。 2.办公设备的运用者要加强机器的维护保养，保持机器的卫生、清洁，使之时刻处于良好 状态，保证打印文件的清楚，美观，削减纸张奢侈。不涉及保密的打印用纸，需回收利用背面打字，杜绝奢侈。 3.运用时必需科学的采集、输入、输出和整理信息，信息载体必需平安存放、保管、备份， 防止丢失或失效。 4.输入电脑信息属公司机密的，未经相关领导批准不许向任何人供应、泄密。 5.项目部的标准配置设备及用品合理运用，延长设备的运用周期，个人缘由导致损坏，负 责赔偿。 三、工作纪律管理制度 一、工作纪律 1.公司员工应严格遵守公司的各项规章制度,履行工作职责。 2.按时上下班,不得迟到、早退、旷工,对所担负的工作争取时效,不拖不压,并刚好反馈。 3.尽忠职守,不擅离工作岗位。上班时间不得吃零食、闲聊、睡觉、脱岗、串岗或做与工 作无关的事,上班时间不得用电脑打嬉戏、上网闲聊或阅读不健康网站。非本公司人员,未经允许不得运用电脑。电脑重要资料都要做好备份。 4.各负责人必需加强对所管设备、财产、资料、文档、密码等的管理，建立一对一责任， 避开因思想麻痹、疏忽管理给公司造成损失。 5.各部门下班后必需关好门窗，关闭照明灯、电脑、打印机、复印机、饮水机等用电设备 的电源。 6.提高平安意识，不违规插接电源、电线，不在电脑和电源插座旁堆放报纸、书籍等易燃 物，以免损坏用电设备及引起火灾。 7.工作时间（周一至周五）须保持衣着规范、整齐。男员工不得穿背心、短裤、拖鞋；女 员工不得穿无袖上装、短裤、超短裙、塑身裤、拖鞋。 8.员工要保持仪容庄重，姿式端庄，用语亲善，严禁在办公场所大声喧哗。 9.员工必需爱护和爱惜公司财产，保持公共场所及个人办公区域的清洁、整齐和美观，严 禁乱堆、乱扔报纸、个人生活用品、废杂物等。 10.员工接听外电话实行第一接听人负责制，依据电话内容是否属于本人业务职责范围，第 一接听人负责办理或转达，以确保有关问题得到刚好、圆满解决。 11.复印机、打印机等都要指定专人管理，员工运用这些设备须听从管理人员的管理，以保 证设备的正常运行。 12.员工运用复印纸、信纸、信封、饮用水、水杯及其他消耗品，要留意节约运用，避开浪 费。 13.员工工作时间内外出须向部门负责人说明事由，保持通讯畅通，以免因无法联系而影响 工作。 14.上班日中午非特别工作须要或公司支配不得饮酒。 15.为保守项目隐私，保障项目的合法权益不受到侵扰,维护项目正常经营管理秩序，本着 既确保隐私又便利工作的方针，特制定本条款。 16.项目隐私保密范围：项目重大经营决策中的隐私事项，商业隐私，项目内部驾驭的合同、 协议、看法书及可行性报告、重要会议记录等，管理隐私，技术隐私，项目所驾驭的尚未进入市场或尚未公开的各类信息以及其他经项目确定应当保密的事项，详细根据签订的保密协议执行 17.一般性确定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围 四、档案管理方法 第一条为建立健全项目档案体系，实现完整保存并有效管理的基本目标，使档案更好地为项目发展服务，制定本规定。 其次条本规定适用于项目的档案管理工作。 第三条项目档案指各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式不同载体的文件资料。 其次章 档案工作体制及其职责 第四条档案工作在项目经理的干脆领导下进行，综合管理专员是公司档案主管部门，下设 专职或兼职人员负责，实行统一领导，分级负责的管理体制。 第五条档案管理负责人的职责 1、负责组织实施项目档案长远规划和年度安排。 2、建立健全档案工作的各项规章制度。 3、负责对项目形成的各类档案进行收集、整理、组卷、鉴定、销毁、统计、保管和供应利用等工作。 4、编制各种档案书目、索引、汇编等检索工具和参考资料。 5、参与工程项目的竣工验收、综合验收和设备仪器的开箱验收等工作。 第六条文件资料的形成是随项目策划、开发建设以及管理经营活动的进程自然完成的，必需按规定向公司档案管理部门移交，集中统一管理，任何部门和个人不得据为己有。 第七条各负责人应依据归档范围进行日常工作资料的收集、积累和整理，填写归档单定期向档案管理部门移交。 第八条归档要求 1、归档文件资料要求书写材料耐久，字迹工整、图形清楚、无涂抹、损坏现象，文件必需保证完整性和内部有机联系。 2、各项管理活动形成的文件资料定期由各负责人整理立卷归档。 3、工程项目资料及技术文件图纸，在工程竣工验收后一个月内整理归档。 4、声像、实物档案及外出参观、考察和参与各种会议、培训学习等活动收集来的文件资料在活动结束后刚好归档。 5、一项工作由几个负责人参加管理，在工作活动中形成的文件材料，由主管负责人收集归档，会议文件由会议主办人收集归档。 6、项目大型广告、营销、公关活动策划过程所形成的文字、图表、模型、照片、录音、录像、宣扬片等全部材料在活动结束一月内刚好归档。 7、工程项目的相关审批报建等材料待批后刚好归档 第九条档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。凡是反映项目主要职能活动和历史面貌的，具有许久保存价值的应永久保存。凡是在肯定时期内项目进行工作总结、阅历沟通等须要查考利用的，应酌情列为长期或短期保存，凡介于两种保管期限之间的，一律从长保存。 第十条档案的鉴定、销毁 1、对保管期限已到的各种档案进行鉴定，确定保留或销毁，鉴定工作要有档案主管领导、专业技术人员和档案管理人员参与，对档案进行鉴定。 2、鉴定确认销毁的档案，要提出销毁报告、销毁清册，经公司总裁审批备案，方可销毁。销毁时销毁人、鉴销人签字。任何部门或各人不得擅自处理或销毁档案文件资料。第十一条严格按档案统计规定作好档案的收集、整理、保管、利用等状况统计，须要时应按规定向有关部门报送档案基本状况年报表。 第十二条严格执行档案保密规定和借查阅制度。 第十三条对因各种缘由离职离岗人员，在离开本岗位之前必需到档案部门办理有关档案资料手续，无档案人员签字，人事、财务部门不得办理离岗手续。 第十四条工作人员外出学习、考察、调查探讨、参与上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必需将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门赐予核报差旅费。 第十五条项目召开的各种会议，由会议负责人指定专人将会议材料、声像档案等向档案负责人办理归档手续，档案负责人签字认可后财务部门赐予报会议费用。 第十六条凡属公司项目调研、开发过程中形成的文件、磁盘、光盘、录音、录像、照片 等材料，在项目完成后，必需刚好归档，项目报销时必需附归档移交清单否则财务不予报销。 第十七条、项目员工因工作须要，均可借查阅与本人工作有关的档案，借查阅档案必需办理有关登记手续，借查阅后应仔细填写利用效果。 第十八条、任何人不得借阅与本人工作无关的档案，如确因工作须要借阅非本部门工作范围内的档案资料，须经部门领导签字，综合管理专员批准。 第十九条、机密级以上档案及办公会会议记录、纪要，一律不外借。须要查阅时，须公司级领导批准，由档案人员查阅，摘录供应有关资料。 其次十条、借阅档案的时间：文书、财务档案最长三天，工程技术档案最长两周。 其次十一条、借阅人员必需对案卷的平安负责，要保持好案卷的整齐完好，不得随意涂改、抽页、剪贴和中途转借，以防档案的丢失和泄密。 其次十二条、归还档案时，档案管理人员应仔细清点，如发觉损坏、缺页、涂改现象，应刚好汇报并追查责任和处理。丢失档案资料、文件，应马上报告档案部门，按有关状况公司赐予相关责任人惩罚。 其次十三条、不准无关人员翻阅档案，不准为个人须要摘抄有关档案机密内容，不准擅自复印档案材料，不得擅自将档案携带外出。 其次十四条、加强对机密文件的清点交接手续，防止文件的丢失及造成的不必要的丢失、泄密。 其次十 五、定期对库藏档案进行清查，妥当保管标有机密的档案，严禁丢失，发觉丢失刚好实行措施并查清缘由，按有关规定处理。 其次十六条、档案管理人员调动工作时，必需按有关规定具体清点移交，严格履行交接手续。 六、项目平安、卫生及接待管理制度 为保持项目良好的办公环境,特制定本规定。 (一) 平安保卫制度 1、项目部成员要仔细负责、严守岗位，按时上下班，不准脱岗，并仔细做好记录和来人接待工作，发觉问题刚好通知有关领导。 3、档案、文件等资料的管理人员要仔细负责，确保平安。 4、项目负责人要支配专人负责下班前仔细检查，必需将灯、电扇、空调、电脑、饮水机等电器设备关闭，门窗关好，锁好后方可离开。 (二) 二、卫生管理制度 1、项目办公室应保持每天进行清扫，室内要整齐，不能有杂乱物品积累，办公桌物品要摆放整齐有序，地面干净无灰尘、无积水、无烟蒂、无死角，门窗干净光明，保持空气清爽。 2、综合管理专员负责不定期对卫生状况进行检查,发觉问题应马上整改。 (三) 三、项目接待制度 根据公司规定处理。 八考勤管理 (一)考勤管理 1.项目全部员工均实行手工考勤制，由综合管理专员记录。 2.工作时间：员工正常工作时间为: 上午8:00至12:00下午13:30至17:30 3.全部员工必需先到综合管理专员报到后，方能外出办理业务。因工作须要不能按时报到 者，必需先向综合管理专员负责人申请，否则按外出办私事处理。综合管理专员建立员工外出登记表，员工回来后需补签员工外出登记，单位负责人签字确认，综合管理专员每月进行抽查。 4.考勤工作由综合管理专员负责，填写出勤登记，负责考勤工作，每月月底将考勤表送交 项目总经理。 5.项目总经理对考勤表进行检查核实，经确认无误后，用于考核工资发放。 6.考勤工作要求：综合管理专员于每月5日前核查考勤表，整理并归档。 (二)迟到、早退、旷工 1、员工应严格遵守劳动纪律，不迟到，不早退，无旷工现象。 2、过规定上班时间1小时以内记迟到，1小时后为旷工半天，提前非常钟下班记早退。 3、非因公提前请假（请假授权根据公司批准制度执行）。 4、有下列状况均以旷工处理： 1) 用不正值手段，骗取、涂改、伪造休假证明； 2) 未请假或请假未批准，不到单位上班； 3) 不听从工作调动，经教化后仍不到岗； 4) 5) 6) 九 被公安部门拘留； 打架斗殴，违纪致伤无法正常上班者。 超过五次,并计旷工一天。 车辆运用费 1.项目车辆运用由公司综合管理专员统一管理。有必要派车但不能派出时，综合管理 专员可以授权乘出租车，出租车费实报实销。 2.车辆运用申请流程：经办人向综合管理专员申请支配车辆运用人填写车辆运用 登记台帐综合管理专员确认后调配车辆。 3.车辆油料申请流程：司机车辆管理员审核分管领导批准车辆管理员发 放油票。 4.车辆修理保养流程：运用人填写签呈申请车辆管理员提出车辆修理保养详细看法 公司综合管理专员车队长审核行政主管领导审批运用人凭车辆修理保养审批表到指定厂家修理保养指定厂家修理保养并在签呈中填写项目及费用运用人在修理保养完成返回后将经厂家签字的签呈交综合管理专员备案。 5.油料购买申请及报销流程：车辆驾驶员填写报销单综合管理专员审核主管领导 审批财务部核销。 6.修理保养费用报销流程：车辆管理员填写报销单并附修理保养费用明细表和各次维 修保养的签呈公司综合管理专员审核行政主管领导审批财务部经理复核财务分管领导会签财务部支付借款。 7.保险、养路费、年检费用报销流程：车辆管理员填写报销单并附规定标准说明及相 关票据公司综合管理专员审核行政主管领导审批财务部负责人复核财务分管领导会签财务部支付费用。 第五章其他费用 根据公司财务规定执行？ 第十九条 税金和银行利息由财务部负责支付，、财务分管领导批准。 其次十条 工资编制审核及发放流程：每月月底前由综合管理专员专管人员汇总当月考勤结果并转交工资表编制人每月月底前工资表编制人初步编制完成工资表每月2日前总裁或董事长批准并签字每月3日前将批准后的工资表转换为工资发放数额表并转交财务负责人会签分管财务领导会签每月5日财务部发放工资。 其次十一条福利申请及报销流程。 申请流程：综合管理专员专管人员填写签呈报批公司综合管理专员审核行政主管领导复核总裁或董事长批准综合管理专员办理。 借款流程：综合管理专员专管人员填写借款单并附审批后的申请单公司综合管理专员审核财务部负责人复核财务部分管领导批准财务部预支费用。 报销流程：综合管理专员专管人员办理并发放到相关部门或员工综合管理专员专管人员填写报销单并附发放明晰表总裁办主任审核财务部负责人复核分管行政领导批准财务分管领导会签财务部核销借款。 其次十二条 非工程类的行政事业性收费支付流程：经办人填写报销单分管行政领导审核财务分管领导会签总裁批准财务部负责人会签财务部核销借款。 项目公司项目办公室管理制度 项目部办公室管理制度 项目部办公室管理制度 项目部办公室管理制度1 项目部办公室管理制度（举荐） 建设项目管理办公室管理制度 建设项目管理办公室管理制度 公司办公室管理制度 公司办公室管理制度 公司办公室管理制度 本文来源：网络收集与整理，如有侵权，请联系作者删除，谢谢！第18页 共18页第 18 页 共 18 页第 18 页 共 18 页第 18 页 共 18 页第 18 页 共 18 页第 18 页 共 18 页第 18 页 共 18 页第 18 页 共 18 页第 18 页 共 18 页第 18 页 共 18 页第 18 页 共 18 页