2022年办事处管理制度参考版 .pdf

办事处管理制度（参考版）1 目的为加强办事处的管理，使办事处的工作科学化、规范化和制度化，特制定本规定。2 适用范围本制度适用于办事处管理。3 职责办事处的设立及其产品的管理由总公司负责，人员的管理及销售的管理由合作方负责管理。4 日常管理内容4.1. 上班时间： 8:0017:30 4.2 休息时间：按各岗位进行安排。4.4员工工作守则4.4.1每位员工都要有高度的责任心和事业心，处处以公司的利益为重，为公司的发展努力工作。4.4.2树立服务意识，始终面向市场，面向用户，提供优秀品质的光学产品。4.4.3牢记“客户第一”的原则，主动、热情、周到的为客户服务，努力让客户满意。4.4.4员工要具备创新能力，通过培养学习新知识使个人素质与公司发展保持同步。4.4.5讲究工作方法和效率，明确效率是企业的生命，实行四小时答复制（即所有上级安排的任务，均须在四小时内答复工作进度）。4.4.6要有敬业和奉献精神，满负荷、快节奏、高效率是对所有员工提出的敬业要求。4.4.7具有坚韧不拔的毅力，要有信心有勇气战胜困难、挫折。4.4.8要善于协调，融入集体，有团队合作精神和强烈的集体荣誉感，分工不分家。4.4.9要注意培养良好的职业道德和正直无私的个人品质。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 1 页，共 6 页 - - - - - - - - - - 4.4.10 明确公司的奋斗目标和个人工作目标。4.5职员遵守的行为准则包括：4.5.1职员应遵守公司一切规章制度；4.5.2职员应服从公司的组织领导与管理，对未经明示事项的处理，应请示上级，遵照指示办理；4.5.3职员应尽职尽责、精诚合作、敬业爱岗、积极进取；4.5.4职员应严格保守公司的经营、财务、人事、技术等机密；4.5.6职员不得利用工作时间从事第二职业或与工作无关的活动；4.5.7职员不得损毁或非法侵占公司财务；4.5.8职员必须服从上级命令，有令即行。如有正当意见，应在事前陈述，如遇同事工作繁忙，必须协同办理，应遵从上级指挥，予以协助；4.5.9在公众面前做到仪表整洁，举止端庄，行为检点，谈吐得体。切记每位员工的言行是公司形象和风貌的体现；4.5.10 公司内员工之间要团结合作，互相信任，互相学习，沟通思想，交流感情；4.5.11 遵纪守法，遵守公共道德，对外交往要有理、有礼、有节；4.5.12 执行员工手册；4.6工作时间八不准：4.6.1不准聊天、吵闹；4.6.2不准无故离岗、串岗；4.6.3不准打私人电话闲聊天；4.6.4不准唱歌、听音乐；4.6.5不准看闲书、玩游戏；4.6.7不准上班时间接待亲友或办私事；4.6.8不准迟到、早退、旷工；4.6.9不准渎职、失职，贻误公务；5仓库管理5.1 入库5.1.1 仓管员根据公司发货核实无误后将镜片码放到货位上，码放时应翻出原有镜片，将新入库镜片码放在里面或内侧，以便能按先进先出原则取货，零精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 2 页，共 6 页 - - - - - - - - - - 散镜片入库，应与原包装盒内散装镜片合并。镜片实物与清单所列不符时，应及时与公司联系。5.1.2 入库过程中发现镜片包装错误、纸套打印错误应作好记录，并将镜片交公司仓库。5.2 配货5.2.1 配货前仓管员应仔细查看取货单内备注栏，注意客户的特殊要求。5.2.2 取货过程中，应按先进先出原则取货，坚持同一客户尽量选用同一包装、同一中心厚度的镜片，每个中盒拿空时应从货架上取下，发现有缺货及时作好记录。a. 取货后，仓管员将镜片按序装入包装盒内，（注意各品牌镜片应装入相应品牌盒内）。装盒镜片不宜过松或过紧，各盒按序编号，建装箱清单。装箱清单应注明镜片品名、光度、 数量， 每一小盒应加总小计数。玻璃片高度数近视单光（一般为 -8.00 以上） 、近视散光装盒时均需在盒内两端填塞报纸，以防运输过程中破碎。全部结束后，加总合计数。b. 客户配货完毕，无缺货，仓管员填写销售确认单，证明该笔作业单据编码、客户名、发货方式，出纳据此确认该笔作业销售完成，记入客户账单，同时打印销售明细清单及销售结账单。对某些客户账记本人，货发往其他地方时，应书写单据，注明记账客户名、实际收货人名、收货地址、发货方式。5.3 记账5.3.1 仓管员取货完毕，需审核所发货是否与发货清单相符。出纳根据仓管员审核过的货、单相符的清单确认该笔销售完成，并打印正式销售明细清单、销售结账单，同时打印特快单或邮寄单据，客户发货账记本人，货发往分店或其他地方店，应根据仓管员出具的收货人名称、地址，打印相应的特快单或邮寄单据；同一客户的销售清单、缺货单、发运单据应装订在一起送发货员，以防遗漏。5.3.2 出纳根据仓管员配送客户的宣传用品清单，作出库登记，并打印正式的宣传用品出库清单。5.4 发货5.4.1 仓库送货员根据仓管员审核过的货、单相符的清单，核对该批货物的品名数量，并装入箱内，配送至相关客户。5.4.2 被审核过的货、单相符的清单上注明数量与实际货物数不一致时，应复查出错原因，经再次核点后，仍无法找到原因时，应责成仓管员查找原因。5.4.3 镜片装箱完毕，仓管员依据审核过的货、单相符的清单上注明的宣传用品配送标准要求，配相关的宣传资料或道具，并编制清单交仓库出纳打印正式的宣传用品出库单。客户有特殊发货要求，依据要求进行。最后装包前，检查清单是否齐全，并装入信封内，最后打包交发货员工发货。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 3 页，共 6 页 - - - - - - - - - - 5.4.4 当日发货结束，送货员将现金及发货清单第三联交仓管员、赊帐联交出纳，出纳记入客户帐单。5.5客户退货5.5.1 仓管员对接收到的退货，按照先到先退的原则进行整理，开箱前应确认同一客户退货的件数，以防止不同客户货物相互混杂。5.5.2 开箱后，仓管员应将镜片区别不同品名、光型，按球镜或柱镜由小到大顺序排列，清点数量，并作退货清单，与销售顾问或客户留存在箱内的退货单核对，两者数量、金额不同时，应立即联系销售顾问或客户，寻找原因，原因无法查明时，应即时向主管作汇报。箱内无退货清单时，应电话告诉销售顾问或客户实际数量及金额。5.5.3 整理过程中，对检验封签未开启的镜片，直接入仓库，对检验封签已开启的镜片，应将镜片抽出，检查有无防伪标志（小批量时适用），当某一客户退货量巨大（通常达200 付以上或更多） ，可不抽出镜片直接清点数量即可。但某些价位较高的产品如1.670 ，应逐只检验，发现有非公司防伪标志镜片应另外存放，并及时汇报主管寻找解决方法。5.5.4 某些客户退回的已磨镜片，对由于正常的可辨认的质量原因，如脱膜、加硬点、气泡、霍光等，仓管员可直接予以退货。但单位价值较高的镜片，需主管确认后，予以退货；对某些质量问题无法确认责任归属，如划伤，本着客户优先、兼顾公司利益原则，一般低价值镜片可予以退货。较高价值镜片，仍需向主管请示，按规定不可退货的镜片应交业务员带回客户，或同退货单直接寄给客户。5.5.5 对客户退回的订做片，一般均不予以退货。但以下可予以考虑：客户为重要客户；运输过程中受毁损.具体退入时，需上报主管，经总监批准。5.5.6 退货过程中发现的碎片、已磨片均需在退入时登记相关的报损表单。客户退货整理完毕，应制作退货清单，一式二联，一联留存，一联交仓库出纳记电脑帐，生成电脑打印的退货清单，同时应据此登记退货登记表的相关栏。并将退货清单装入信封通过邮寄、同货发送等方式交客户。5.5.7 退货整理过程中，区分出的直接入库、待检镜片、报损镜片应分别存放，每隔5 日需将退货镜片整理、归类、装箱并作退公司清单二联，一联交仓库出纳作出库登记，一联按序编号同货退回公司仓库，并登记退公司汇总表相关栏。某些非公司镜片退厂时，应另外包装并向接收人说明情况，以防混入正常公司产品内。5.5.8 按规定客户退货应退回的宣传资料品：如镜布、配镜手册、道具等客户退回的应清点数量，少退或未退的根据需退回数量登记退货汇总及分析表相关栏。5.5.9 每笔作业结束和每日终止前，需清理退货现场，包括桌面、各类包装盒、箱、打包单，退回的宣传资料品交仓管员入库。每日下班前应无各种杂物累积。5.5.10 月中，汇总编制上月退货汇总及分析表、镜片报损单，然后交办事处主任（目前由所在区域销售顾问兼任）审核签字确认，每月15 日之前需将以精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 4 页，共 6 页 - - - - - - - - - - 上表单各份传真回公司财务部。5.6 盘点5.6.1 办事处应按计划组织实施库存物品的盘点，原则上每年应进行一次全面盘点，每月循环轮流组织分品种盘点，及时纠正库存物品数字的不准确性。5.6.2 盘点准备每次盘点前，办事处主任应对拟盘点品种的销售、退货、入厂、报损等各类库外产品进行彻底清理，同时对各项未结账务进行结账，须入库上货架的盘点前全部上货架，避免实物分立，某些因特殊原因无法合并之物品应向盘点人员说明，避免缺漏。5.6.3 盘点实施仓管根据办事处主管安排，打印出拟盘点物品的库存，并准备空白销售清单以备记录，然后按光度开始实施盘点。清点时应仔细小心，坚持以下原则：a) 避免被别人干扰或干扰别人，专心致志、避免出错。b) 整盒清点，手握整盒时，适当摇晃以确认是确为满盒，感觉较空时，应打开整盒封签，实施检查。确有数量不足者，取出与整盒分开存放，确是整盒者，贴上封签，归位。c) 清点时，各盒散装较多，应合并归总，清理出各零星装盒。d) 注意码放是否便于按先进先出原则取货，否则作调整，将后入物品码放在内侧或下面，先进物品码放在外侧或上面。清点时发现的异常情况应及时报告主管，并相应的处理，如霉变、包装损坏等。6、公司（甲方）与合作方（乙方）的权利与义务6.1 罗克光学负责办事处产品的供应，保证正常销售所需的镜片，以及镜片产品的质量符合国家标准的规定。6.2 甲方负责协助乙方完成对员工工作的培训工作；6.3 乙方负责成立办事处，落实地点、招聘员工；6.4 乙方负责建立销售渠道，保证产品销售工作；精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 5 页，共 6 页 - - - - - - - - - - 文档编码：KDHSIBDSUFVBSUDHSIDHSIBF-SDSD587FCDCVDCJUH 欢迎下载 精美文档欢迎下载 精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 6 页，共 6 页 - - - - - - - - - -