2022如何做好秘书.docx
2022如何做好秘书 如何做好秘书1.接听、转接电话；接待来访人员。2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。3.负责总经理办公室的清洁卫生。4.做好会议纪要。5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。6.负责传真件的收发工作。7.负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。8.做好公司宣扬专栏的组稿。9.根据公司印信管理规定，保管运用公章，并对其负责。10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。12.管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。13社会保险的投保、申领。14统计每月考勤并交财务做帐，留底。15管理办公各种财产,合理运用并提高财产的运用效率,提倡节俭。16.接受其他临时工作.秘书人员有两大任务，一是办事，二是当参谋。近几年来，当参谋问题引起了秘书界极大重视，大量的理论性、阅历性文章见诸报刊。相比之下，对于办事的学门却争论较少。出于抛砖引玉的想法，试就办事的学问作一番探讨。一、如何办好领导交办事项（一）接受工作任务要弄清三要素领导交办工作任务，大体都有三要素：一是内容-办什么事；二是时限-什么时间完成；三是要求-工作质量，留意事项等等。秘书人员在接受领导交办任务时，肯定要把三要素搞清晰，为把事情办好创建前提条件。（二）优化办事成果三比较。办事的目的是为了获得好的结果，解除或缩小坏的结果，因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性，比较地说，一是利，一是弊。优化办事成果，要进行三个方面的比较，这就是利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小。（三）把握好办事三形式办事可能出现三种形式：1单一办事-在同一时间内完成一项工作任务；2交叉办事-同时受领两项工作任务或者两位领导分别给予不同任务，须要在同一时间或交叉时间内完成；3穿插办事-三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。（四）检验办事效率三标准秘书人员完成领导交办工作之后，要进行工作效率自我检验，标准有三：l工作质量，是不是达到了领导要求的限制条件，有没有潜在的问题和漏洞；2工作速度，有没有超过工作时限，有没有奢侈拖延时间的情形；3对社会和群众的影响，办事全过程对社会、群众有没有不良影响。（五）向领导复命三留意工作任务全部结束，或告一段落，应向给予任务的领导复命，汇报完成任务的效果、时间，讲明存在和可能出现的问题，以及对后续工作的看法等。复命时要留意三点：1不失真。对完成任务状况要一是一，二是二，不扩大，不缩小，不隐匿问题和缺点。2不吹嘘。不借机自我夸耀，不喋喋不休地表功、诉苦。3不邀利。不因为完成了领导交办工作。二、如何办好请办事项做好请办工作的基本要求是，秘书人员和部门事先搞好状况调查和了解，仔细地进行分析探讨，提出可行的工作建议，并且通过科学的请办方式和程序，使领导对请办建议表示赞同或者赏识，以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。（一）细心打算，提出合理建议（二）讲究方法，选择适当形式（三）注意程序，坚持逐级请办（四）提高艺术，优化请办效果（五）以缓应急，避开惊慌出错对秘书工作有特地探讨的田金昌先生早就归纳总结过给领导当秘书的五大留意事项，我们擅自根据男女性别的差异，逐条对比了一下，怎么看怎么觉得，男性在秘书这个职位上不仅极具竞争力，而且还有先天的优势。一、谋事不传事脑筋要多动，嘴巴要少用，这是当好领导秘书的第一要诀。勤于思索，把有用的、急需的信息状况和深思熟虑的想法、建议供应给领导，超前地、有效地为领导当好参谋。嘴巴要少用，就是说领导秘书说话必需要保持谨慎，克服随意性。歪嘴点评：女人能让自己脑子不转的比较多，但能让自己嘴巴不出声儿的很少见。所以，在这一项上，只要男人的智商正常，基本上就能胜出了。二、干事不铲事必需要相识到领导身边无小事，事事都要细心、细致，千万不行马虎大意，不能把60分当及格。作为领导秘书只有把事情做得十全十美，做到百分之百才算合格。歪嘴点评：你问问去，有几个女秘书没被骂哭过。她们一掉眼泪，领导立即乱了手脚男孩子在这项上的优势是来自于生理缘由脸皮天生厚一点，领导使着没负担。三、抹事不激事作为主要领导的秘书，职位虽然不高，但位置特别，在协调前后任领导之间的关系、协调党政主要领导之间的关系以及主要领导与其他班子成员的关系中，起着特别重要的作用。因此，秘书必需要信守抹事不激事的原则，影响团结的话要两头瞒，有利团结的事要两头传；切不行持有鹬蚌相争，渔翁得利的阴暗心理。歪嘴点评：这一点上，关键在于人，不在于性格，所以男女有可能打个平手。四、揽事不躲事领导秘书本身任务繁重，完成好职责范围内的工作已属不易。尽管如此，对于一些与领导亲密相关，领导又顾及不到的事情，也要主动承揽，不能一推了事或是一躲了之。即使是特别严峻的问题，非领导出面不行，也要通过秘书这一关得到缓冲。揽事与揽权不同，揽事体现了工作的责任心，揽权则体现了一个人的虚荣心，这是做领导秘书的大忌。歪嘴点评：正常女人一般都不爱揽事儿，因为她们自己的琐事已经就一大堆了。但偏偏男人一般都爱揽权，因为他们望见权力的时候往往对自己的位置非常健忘。所以，挑男还是挑女，你都会有得有失。五、成事不败事主要领导公务缠身，对于一些日常小事、家务琐事根本无暇顾及。而越是这些小事越能体现一些秘书的成事不足，败事有余。秘书给领导败事的主要状况有两种，一种是假公济私，打着办公事的旗号为领导办私事，另一种是假私济私，就是借给领导办私事的时机办自己的私事，谋个人的私利。给领导办个一，自己得个十；给领导办个十，自己得个百。好处我得，责任你担，借领导之名，谋个人之利。一些领导秘书翻船的深刻教训，值得我们仔细借鉴和深思。歪嘴点评：私心是谁都有的，但女孩更简单沉不住气，往往因为一些小小事儿，小小便宜，就败了大事。男性虽然也好不了哪儿去，但现实中的小小事儿往往比小事更多一点，所以领导栽在女秘书手里的概率也就更大一些。一、什么是秘书？秘书，就是位于领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，干脆为领导工作服务并处理各方面事务与信息的助手。一个精彩的秘书，应当是一心一意帮助上司、熟识和了解自己的企业和公司，对自己的工作驾驭自如，擅长创建和保持一种独特的氛围，使上司和同事都能和谐相片、主动协作。驾驭分寸感，恰到好处地出现在上司最须要的时候和场合，心照不宣地协作上司应对各类人士，处理各项事务。二、你适合做秘书吗？首先，并不是全部的人都适合做秘书。秘书必需细心、主动、周到、忠诚，像老板一样酷爱公司，一切为公司的利益着想。所以，在选择秘书这个职业的时候，最好慎重考虑，这个职业跟自己的性格、爱好以及期望是不是相符。即使受过良好的教化和培训，秘书也不是人人都能胜任的。一名优秀的秘书，应当具有一些优秀的品质，主要体现在以下几个方面：（一）分寸感：一名好秘书，从言谈举止到为人处世都要驾驭分寸。那怎样驾驭分寸呢？A。这样为人处世有分寸：自信而不自负；仔细而不较真；正直而不刻板；英勇而不鲁莽。做秘书的确不能事事较真，但肯定要真诚，处理各种人际关系，必需从长计议，与人便利，与己便利。同在一个办公室，搞好同事间的关系是特别重要的。关系融洽，心情就安逸，这不但利于做好工作，也有利于自己的身心健康。B。这样说话有分寸：坦荡而不轻狂；赞美而不虚伪；活泼而不轻佻；自尊而不张扬。病从口入，祸从口出。因此，上班时，尽量多做事少说话。这样做，可以避开无聊时闲谈别人的是非。即使在工作之外，也不要对同事评头论足，谁是谁非，自己心中有数。C。这样办事有分寸：谦和而不自卑；拒绝而不冷漠；机灵而不奸诈；实惠而不惟利。（二）礼貌。面对一个有教养的人，有礼貌是非常简单的事；但是落落大方地接待一个非常粗鲁的人则是一种职业技能，做秘书的常常遇到这种状况。俗话说秀才遇到兵，有礼说不清。但职业要求秘书必需和各种各样的人交往，因此，有礼貌地对待任何人就成了秘书职业品质的标准。礼貌要得体而不做作，只有温柔和善才是真正的礼貌。（三）虚心虚心有三个好处：既能使你在别人心里感觉良好，又不会树大招风，更能帮助你提高自己在上司心中的价值。因为大部分老板都喜爱虚心和内敛的秘书。我父亲曾经对我说过一句话，他说做人肯定要低姿态；低姿态不表示你就低人一等，只能说明你更成熟、更才智。父亲的这句话始终令我受益非浅。（四）敏感：对四周的人或事物具有敏感性，可以提高秘书工作的精确性和对事物的推断。反应迟钝会影响工作效率，但过分敏感也会让自己过于惊慌，因此，敏感也要恰到好处。（五）自制：擅长限制自己的心情是一个人性格成熟的表现，但并不是每个成熟的人都有很好的自制力。而秘书却要每时每刻都能够很好地限制自己，而不应当是性情中人。我们常说办公室里有六不原则：不骄、不躁、不卑、不亢、不要功、不埋怨。总而言之，急躁会影响人的推断力，秘书，切忌躁火攻心，失去理智。三、秘书的职业道德我认为秘书的职业道德最重要的有三点：忠诚感、敬业心、责任感（一）忠诚感：古往今来，秘书最接近领导层，知晓和驾驭大量机密，甚至参加机密的运作。假如秘书的职业道德沦丧，造成的损害将无法估量。有时，忠诚是一个两难的选择。从员工的责任讲，假如上司有问题肯定要检举揭发；但从秘书的职业道德讲，又应当严守机密。假如你顾及了前者，以后可能会被上司封杀，在这个公司再也做不成秘书；假如你顾及了后者，可能又有损于公司的整体利益。那么究竟孰轻孰重呢？我曾经就这个问题问过一些挚友，有的挚友说要看我和上司的关系如何再确定有的挚友说打死也不说还有的挚友说以公司大局为重，褒贬不一，公说公有理，婆说婆有理。这的确是一个两难的选择，我个人认为要详细状况详细分析，假如领导工作出现偏差，可以刚好提示，避开导致不行挽回的错误，成为领导真正的左膀右臂，而不一味随声附和，这是更高层次的忠诚。（二）敬业心：秘书的职业特点，确定其工作主要是实干。要围绕领导的工作绽开活动，做到招之即来，来之能干，在详细惊慌的工作中，脚踏实地，不计个人得失，有吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。（三）责任感：有了忠诚感，说明你品质好；有了敬业心，说明你干得好；而负责任，说明你可以让人依靠。责任分为两种，明确的责任是你的职责范围，不明确的责任是你主动担当的份外工作。做好明确的工作，这是秘书的本份；做好不明确的工作，则会受人重用。一个好秘书，肯定知道什么事情是重要的，哪些细微环节会给上司带来帮助，遇到突发性的意外事务，秘书应镇静、从容地应对，变通地解决。责任感不仅在危难时候须要，在日常的细微环节上就能反映出来。大量日常琐碎的责任感才是对秘书品质的考验。四、秘书的自我完善。（一）保持身心健康秘书人员由于所处位置特别，工作任务繁重以及社会对秘书角色的期望值高，在心理上承受着各种压力。秘书的心理保健非常重要。一个好秘书必定心情稳定，乐观向上，具有爱心，善解人意，看法现实，责任心强，敏捷多变，适应力强，人际关系和谐，擅长交往。秘书在领导、同事之间建立和谐型的工作环境氛围，在这种良好的人际关系中自如地工作，压力得以缓解，苦闷、忧愁得到合理的宣泄、排解，工作的乏累感以此而消逝，从而达到心理平衡。（二）努力做到出力而不越位我们强调，要精确地相识自己的社会角色，摆正自己的社会位置，目的是为了防止和克服越位现象，找到一个稳定的出力方式。越位是下级在处理与领导的关系过程中常发生的一种错误。发生越位的缘由许多。从秘书角度来说，有的人属于心理品质有问题，不把领导放在眼里，这种人为数极少；而就多数有这方面错误行为的人来说，是由于不能精确相识自己的角色地位和盲目的工作热忱所致。因此，秘书人员应正确相识自己的角色地位，出力而不越位。扩展阅读：如何做好一名好的秘书如何做好一名好的秘书当今时代，经济全球化趋势如意明显，科学技术的发展如新月异，可以说现在的社会充溢着机遇和挑战，作为一名企业的员工，公司的一员我们就应当抓住机遇和挑战，做一个好的下属，一个好的秘书。要做好一名秘书，无论是在政府工作部门，还是在商业企业，在行事工作中，都有许多相同的地方，比如说要做好上司的左右手，要能够为上司出谋划策，在关键时候为上司解围，而且要与上司达成一种工作上的默契等等。作为一名秘书最至少的也得要遵纪遵守法律、爱岗敬业、办事公道、合作共赢、甘于平凡、合理展示、自尊自重、克勤克俭、诚恳守信、这些基本的秘书职业道德。秘书所处职能位置确定了秘书要留意做好上下关系、内外沟通，加强与各部门、各基层单位和上级单位之间的联络，做好上情下达工作。要妥当协调各方利益和立场，以主动看法努力寻求解决冲突和争吵的方法，主动解决职能范围中的各种问题。秘书要能过坚持民主集中制，不独断专行，不搞自由主义，能够仔细执行上级的确定和吩咐，听从大局、相互协作、相互支持、团结一样，勇于做好自我指责，努力勤勤恳恳的做好工作。与上司之间要建设好良好的关系，要懂得察言观色。做事要做到领导想到之前，要想做一名胜利的秘书就要有敏锐的视察实力，同时，较强的视察、分析实力也有助于培育秘书主动思维习惯，有助于养成秘书主动、自觉的去发觉和解决工作中难题的习惯，也有助于秘书摆脱平凡，成为出类拔萃的人才。在工作中，下属要赢得领导的确定和支持，很重要的一点是要让领导感受到你的坦诚。敢于实事求是，说真话、报实情。学会从上司的眼神和动作中领悟意旨，工作中的事情不要对领导保密或隐埋，要以开放而坦率的看法与领导交往，这样领导才觉得你可以信任，他才能以一种真心沟通的看法与你相处。以理服人不是劝服领导的最高原则，假如没有让领导感受到你的坦诚，即使你把一项事情的道理讲得特别明白，事实上一点用也没有，因为人是有剧烈感情色调的动物，生活中情大于理的状况比比皆是，在感情与道理之间，人往往侧重于感情，领导者当然也不例外。秘书与领导的工作目标是一样的，在实现目标的过程中，应尽可能保持步调一样。秘书要了解领导的决策意图和工作准备，甚至还要适应领导的思维方式和工作习惯。要尽力在工作目标、任务、进度、方式方法上协作好上司，与上司保持一样。遇到什么事要刚好与上司沟通沟通，自己的设想和建议得不到领导的了解和接受，就不能使自己才华得到发挥，因此，不与领导主动沟通，会使你丢失展示才华、取得胜利的机会。任何人都难免会犯错误，但有的下属一旦在工作中出现纰漏或错误，就会感到内疚、自卑，甚至懊悔不已。犯错误后，不去主动与领导沟通、沟通，而是惟恐领导责怪自己，胆怯见到领导。事实上，犯错误本身并没关系，要紧的是你要尽早与领导沟通，以期得到领导的指责、指正和帮助，同时取得领导的谅解。秘书与上司工作的协作既是一种助力，也应当是一种合力，应当是相加，而不是想减或抵消。秘书与领导应当有不同的实力结构。秘书要在事务性和技术性工作中，部分的代替领导的工作，以节约领导的时间、体力和精力去关注更重要的事情。众所周知，诚恳、有信用、忠诚、友善在现代社会，公民资本越来越受到重视，无论是在政府还是在商界，假如没有良好的信用和品行，很难拥有一个许久的职务。要想成为一个胜利的秘书、下属首先就是要把自己诚信的一面呈现出来，要做到言不信。秘书在领导身边工作，有各种能带来名利条件的优势。所以要想做好一个秘书，就必需具有正确的名利观。要安于本分，不争名，不图利。要擅长体察，为领导分忧解难。理解领导对各项详细工作的意图，了解领导的工作习惯，并科学合理的支配好自己的工作，才能正确刚好供应服务，才能与领导之间打成默契协作的境地。乐于吃苦，累而无怨，作为秘书应当做到周密、细致、充分有效的提高自己的工作效率，要忙而不乱，少出披露，作为助手的秘书人员付出的有效劳动越多，越能提高领导的工作效率。上司也会更加信任和关怀秘书。商业中的公民资本诚恳、有信用、忠诚、友善在现代社会，公民资本越来越受到重视，无论是在政府还是在商界，假如没有良好的信用和品行，很难拥有一个许久的职务。友情提示：本文中关于如何做好秘书给出的范例仅供您参考拓展思维运用，如何做好秘书：该篇文章建议您自主创作。本文来源：网络收集与整理，如有侵权，请联系作者删除，谢谢！第13页 共13页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页
