2022年外贸信函实例（7页）.docx
2022年外贸信函实例（7页） 外贸信函的实例 例一： 150 Kensington Road Brooklyn , New York 12 ，N. Y. June 10 11015 例二： Established 1900 TELEPHON：ECHICAGOENVELOPECOMPANCYABLEADDRES：S CALUMET4251 2901-2917 INDIANA AVENUEENVELOPE CHICAGO Ref. No. CHICAGO， ILLINOIS CODES USED： March 16 11012 ALL CODES RENTLEY'S PREFERRED 注：实例中心上面 Established 1900 是指该公司创立 于 1900 年。因公司的历史悠久，可证明公司的信用良好， 所以经常被采纳。 中间大写的是公司名称 “芝加哥信封公司” 和公司所在地“伊利诺斯州，芝加哥市印地安街 2901-2917 号”。左边的细小字(Telephone )是电话号码，Ref. No (等 于 Correspondence Reference No .)是“信件编号” ，其用 途是便于索引，按此号码可将信件归案存档，因而又可称为 “索引号码” 。右边的细小字( Cable Address )电报挂号， 用于发收电报。这个公司只有“ENVELOPE CHICAGO二个字 就够了，其手续费和电报费均能节约。(Codes Used)即“使 用电讯密码簿” 。(All Codes ， Rentlev ' s preferred )即 “在全部密码簿中，请选用( Rentley )密码簿”。 例三： 17. Philpot Lane , London, E. C. 3, 25 April ， 11011 写信头还须要留意的一点是,在写日期时,要区分开英 国习惯和美国习惯。如 11015 年 5月 2 日,按英国习惯,应 写为“ 2ndMay, 11015”按美国习惯是“ May 2, 11015”。 ( 3)收信人名址。与信封上的收信人地址相同,一般 写在信纸的左上部,即在寄信日期下隔二行起写。如： Messrs. Allen Son(1919) Pty, Ltd., 155, Flinders Lane , Melbourne , C. 1. Australia March 16 ，11011 Messrs. Smith James，Inc . 500 Norton Bldg . Seattle 4 ，Wash U. S. A 写收信人地址特殊要留意的是，不仅要具体，而且必需 根据收信人自身所固定的写法来写，不能随意变更，因为职 业、职位不同，以及在不同的国家，其头衔、区域的写法是 完全不一样的。 ( 4)称呼。商贸英文书信称呼的写法与中文信件的写 法也是不一样的。这里所指的称呼，相当于中文书信“敬启 者”，例如： Dear Sir Dear sirs ， Dear Madam，Dear Ladies ， Gentlemen ： Dear Mesdames ， Dear Sir and Madam ， Ladies and Gentlemen ： 在不同的信件中，称呼是多种多样的，但最常见的不外 是 Gentlemen (美国式)和 Dear sirs (英国式)二种。可 见，在商贸英文书信的称呼中，由于在“称呼”前已特地有 收信人名址一栏，所以一般不再写收信人的姓名，通常就写 Dear sirs 或 Gentlemen 即可。只有在双方关系较为亲密时， 才加上人名，如 Dear Mr Small 。在这里， Dear Sirs 就相 当于中文信件的“敬启者”之类的礼节性用语，是公文中常 用的，不宜直译为“敬爱的先生” 。另外，由于英、美习惯 的不同，还要留意在“ Dear Sirs ”之后，通常用“， ”号， 而美国式“ Gentlemen ”之后，则应用“： ”号。 ( 5)正文。这是一封信的核心部分。写作要求是要做 到五个“ C” 即礼貌(Courtesy )、简洁(Conciseness )、 明白( Clarity )、正确( Correctness )和完整( Completeness )， 以精确表达自己的商贸意图。正文应从称呼下一行起先写， 信纸在左右两边都要留约一寸宽的空白，以保持书信应有的 齐整格式。同时，一封信要按内容分成几段，不要把一封长 信写成单独的一段。为了明确起见，商贸英文书信常将各段 加上编号或以每段之间加空行来分隔。但要特殊留意的是， 商贸英文书信原则上应符合“一事一信”的要求，即一封信 原则上只谈一件事或主要只谈一件事，不要把几件事放在一 信内叙述，以利于所谈事情能刚好得到处理。 结束语。是指在正文之后，签名之前所运用的客 套用语，一般在正文最终一行的下一行或空一行书写。常用 的客套语是： Yours truly ， Yours sincerely Yours faithfully ，等等。 在须要特殊礼貌或带有特别的官方性质的信件中，还可 用 Yours most Cordially 或 Yours respectfully 等。 签名。是指写信人在书信的末尾用钢笔签上个人 名字或公司名称，相当于我国的签字盖章。在商贸英文书信 中，签名通常要占三至四行，第一行常用作公司名称，全部 要用大写；其次行用于个人签字，通常是既有签名，又有打 印名，以便易于分辨签名；第三行常用于签名人的头衔。例 如： Yours truly ， FIDELITY TRADING CO ING H B Haslehurst General Manager TOC o 1-5 h z Very truly yours， I T INPORMATION Director hose M Net Very truly yours， UNITED EXPORTERS COMPANY Max de Hes Very truly yours， LEWERS COOKE， LIMITED E W Twelmeyer Purchasing Department Very truly yours， STERN，MCRGENTHAUCO，INC Edward N Megay Machinery Division n bsp; 在商贸英文书信中，即使是对相识的收信人，也要 签上全名，即使信是打印的，也要亲自签名。在签名后打印 上写信人的职务是很重要的，这是告知对方你有处理信中所 谈事务的权威。 商贸英文书信除了信头、收信人名址、称呼、正文、结 束语和签名外，有的信还要注明收发信编号，载入特殊留意 事项，如留意事项或特殊指定阅信人、书信主题、附言和附 件等，都有其固 定的位置。如下图： 发文编号 收文编号 信头 日期 收信人名址 特殊指定阅信人 称呼 书信主题 正文 结尾 签名 第6页 共6页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页
