公务员礼仪修养之会议礼仪.docx

公务员礼仪修养之会议礼仪 一、会务性工作要求。 凡此种种，均可称为会务工作。负责会务工作的基层公务员，在其详细工作之中，肯定要遵守常规，讲究礼仪，细致严谨，作好打算。 （一）会议之前在会议的种种组织工作中，以会前的组织工作最为关键。它在大体上包括以下四个不同的方面。 1.会议的筹备。实行任何会议，皆须先行确定其主题（包括会议名称）。这是会前有关领导集体已经确定了的。负责筹备会议的工作人员，则应围绕会议主题，将领导议定的会议的规模、时间、议程等组织落实。通常要组成特地班子，明确分工，责任到人。 2.通知的拟发。按常规，实行正式会议均应提前向与会者下发会议通知。它是指由会议的主办单位发给全部与会单位或全体与会者的书面文件，同时还包括向有关单位或嘉宾发的邀请函件。基层公务员在这方面主要应做好两件事。其一，拟好通知。会议通知一般应由标题、主题、会期、出席对象、报到时间、报到地点以及与会要求等七项要点组成。拟写通知时，应保证其完整而规范。其二，刚好送达。下发会议通知，应设法保证其刚好送达，不得耽搁延误。 3.文件的起草。会议上所用的各种文件材料，一般应在会前打算妥当。须要仔细打算的会议文件，主要有会议的议程、开幕词、闭幕词、主题报告、大会决议、典型材料、背景介绍等。有的文件应在与会者报到时就要下发。 4.常规性打算。负责会务工作时，往往有必要对一些会议所涉及的详细细微环节问题，做好充分的打算工作。其一，做好会场的布置。对于会议实行的场地要有所选择，对于会场的桌椅要依据须要作好支配，对于开会时所需的各种音响、照明、投影、摄像、摄影、录音、空调、通风设备和多媒体设备等，应提前进行调试检查。其二，依据会议的规定，与外界搞好沟通。比如向有关新闻部门、公安保卫部门进行通报。其三，会议用品的采办。有时，一些会议用品，如纸张、本册、笔具、文件夹、姓名卡、座位签以及饮料、声像用具，还须要补充、选购。 （二）会议期间负责会议详细工作的基层公务员，一丝不苟地做好下列工作。 1.例行服务。会议实行期间，一般应支配专人在会场内外负责迎送、引导、陪伴与会人员。对与会的贵宾以及老、弱、病、残、孕者，少数民族人士、宗教界人士、港澳台同胞、海外华人和外国人，往往还须进行重点照看。对于与会者的正值要求，应有求必应。 2.会议签到。为驾驭到会人数，肃穆会议纪律，凡大型会议或重要会议，通常要求与会者在入场时签名报到。会议签到的通行方式有三：一是签名报到，二是交券报到，三是刷卡报到。负责此项工作的人员，应刚好向会议的负责人进行通报。 3.餐饮支配。实行较长时间的会议，一般会为与会者支配会间的工作餐。与此同时，还应为与会者供应卫生可口的饮料。会上所供应的饮料，最好便于与会者自助饮用，不提倡为其频频斟茶续水。那样做往往既不卫生、平安，又有可能阻碍对方。假如必要，还应为外来的与会者在住宿、交通方面供应力所能及、符合规定的便利条件。 4.现场记录。凡重要的会议，均应进行现场记录，其详细方式有笔记、打印、录入、录音、录像等。可单用某一种，也可交叉运用。负责手写笔记会议记录时，对会议名称、出席人数、时间地点、发言内容、探讨事项、临时动议、表决选举等基本内容要力求做到完整、精确、清楚。 5.编写简报。有些重要会议，往往在会议期间要编写会议简报。编写会议简报的基本要求是快、准、简。快，是要求其讲究时效；准，是要求其精确无误；简，则是要求文字精炼。 （三）会议之后会议结束，应做好必要的后续性工作，以便使之有始有终。 后续性工作大致包括三项： 1.形成文件。这些文件包括会议决议、会议纪要等。一般要求尽快形成，会议一结束就要下发或公布。 2.处理材料。依据工作须要与有关保密制度的规定，在会议结束后应对与其有关的一切图文、声像材料进行细致的收集、工作。收集、会议的材料时，应遵守规定与惯例，应当汇总的材料，肯定要仔细汇总；应当存档的材料，要一律归档；应当回收的材料，肯定要如数收回；应当销毁的材料，则肯定要细致销毁。 3.帮助返程。大型会议结束后，其主办单位一般应为外来的与会者供应一切返程的便利。若有必要，应主动为对方联络、供应交通工具，或是替对方订购、确认返程的机票、船票、车票。当团队与会者或与会的特别人士离开本地时，还可支配专人为其送行，并帮助其托运行李。 二、会场的排座 实行正式会议时，通常应事先排定与会者，尤其是其中重要身份者的详细座次。越是重要的会议，它的座次排定往往就越受到社会各界的关注。对有关会场排座的礼仪规范，基层公务员不但须要有所了解，而且必需仔细遵守。在实际操办会议时，由于会议的详细规模多有不同，因此其详细的座次排定便存在肯定的差异。 （一）小型会议小型会议，一般指参与者较少、规模不大的会议。它的主要特征，是全体与会者均应排座，不设立专用的主席台。小型会议的排座，目前主要有以下三种详细形式。1.自由择座。它的基本做法，是不排定固定的详细座次，而由全体与会者完全自由地选择座位就座。2.面门设座。它一般以面对会议室正门之位为会议主席之座。其他的与会者可在其两侧自左而右地依次就座。3.依景设座。所谓依景设座，是指会议主席的详细位置，不必面对会议室正门，而是应当背依会议室之内的主要景致之所在，如字画、讲台等。其他与会者的排座，则略同于前者。 （二）大型会议大型会议，一般是指与会者众多、规模较大的会议。它的最大特点，是会场上应分设主席台与群众席。前者必需仔细排座。 第5页 共5页第 5 页 共 5 页第 5 页 共 5 页第 5 页 共 5 页第 5 页 共 5 页第 5 页 共 5 页第 5 页 共 5 页第 5 页 共 5 页第 5 页 共 5 页第 5 页 共 5 页第 5 页 共 5 页