第1章 Word文档的基本操作教学课件.ppt

12本章导读本章导读 Word属于Office中最常用的一款组件，主要用于文字的处理、简单表格与图形的制作，是一款非常实用的办公软件。本章将详细介绍Word的基本知识和使用Word进行文档编辑的操作，包括Word 2019的工作界面、文档操作、文本的输入、字体格式设置、段落格式设置、文档编辑、Word文档视图等内容。3本章重点本章重点l首次接触Word 2019l Word的文档操作l 文本的输入l 字体格式设置l 段落格式设置l 文档编辑l 应用Word文档视图41.1 首次接触Word 2019 要使用Word中进行文档编辑，首先需要掌握Word的启动、退出、界面操作、文档设置等基本操作，Office其他组件的相关知识与Word类似方法，后面章节就不重复介绍了。51.1.1 启动Word安装好Office 以后，可以通过如下3种常用方法启动Word应用程序。l双击桌面上的Word快捷方式图标，即可启动Word应用程序。l单击【开始】按钮，然后选择相应的Word命令，即可启动Word应用程序。l双击电脑中己保存的Word文档，即可启动Word，并打开指定的文档。 61.1.2 退出Word完成对文档的处理后，可以通过如下3种常用方法退出Word应用程序。l单击窗口标题栏右侧的【关闭】按钮 ，即可退出应用程序。l选择【文件】|【关闭】命令。l按Alt+F4组合键退出程序。 71.1.3 Word 2019工作界面进行Word学习之前，首先需要认识其工作界面，并掌握工作界面的操作。Word 2019的工作界面主要由【快速访问】工具栏、标题栏、【窗口控制】按钮、【文件】按钮、功能区、编辑区和状态栏组成。81.1.4 Word文档的常用设置在Word操作过程中，经常需要打开以前的文件继续进行编辑及修改。为了工作方便或其他需要，通常需要设置文档的默认保存位置、文档的自动保存时间和最近使用文档的数目等。1. 设置保存文档的默认位置设置保存文档的默认位置2. 设置显示设置显示“最近使用文档最近使用文档”的数目的数目91.2 制作会议通知会议通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文，一般由标题、主送单位（受文对象）、正文、落款四部分组成。本节将以制作【会议通知】为例，讲解Word 2019的基本操作，包括文档的基本操作、文本的输入、文字的选择、删除文本、撤消和恢复操作等，其中文本格式的设置将在下一节中进行详细讲解，本例效果如图所示。101.2.1 文档的基本操作使用Word进行文档的创建和编辑之前，首先要掌握Word 文档的基本操作。下面将按照创建文档的顺序，依次介绍在Word中新建文档、保存文档、关闭文档和打开文档等操作。1. 新建空白文档新建空白文档2. 保存文档保存文档3. 关闭关闭文档文档4. 打开打开文档文档111.2.2 输入文本在输入文档之前，必须先将插入点定位到输入的位置，待文本插入点定位好以后，切换到适合自己的输入法状态，即可在插入点处开始输入文本。下面以输入会议通知内容为例，练习文字、数字和标点符号等文本的输入方法，以及空格键和Enter键的作用。121.2.3 插入符号和日期在日常工作中经常需要在文档中插入符号和日期，本节将介绍在文档中插入符号和日期的操作方法。1. 插入日期和时间插入日期和时间2. 插入符号插入符号131.3 制作【岗位职责】岗位职责指一个岗位所需要去完成的工作内容以及应当承担的责任范围，无论兼任还是兼管均指不同职务之间，岗位职责是一个具象化的工作描述，可将其归类于不同职位类型范畴。本节将以制作【岗位职责】为例，讲解在Word中进行文本选择和字体设置的操作，本例效果如图所示。141.3.1 选择文本对文档中的文本进行格式设置之前，首先要对编辑的文本进行选定。针对不同内容的文本应采用不同的选择方法，以便提高选择速度。1. 选择任意文本选择任意文本2. 选择词语选择词语3. 选择一行文本选择一行文本4. 选择整段文本选择整段文本5. 选择长文本选择长文本6. 选择不连续文本选择不连续文本7. 选择文本块选择文本块8. 选择整篇文本选择整篇文本151.3.2 设置字体格式设置字体格式是格式化文档最基本的操作，字体格式主要包括其字体、字形、字号及颜色等，在【开始】选项卡中的【字体】组中显示了字体格式的各个功能按钮。161.3.3 设置字符间距当需要将某段文字之间的间距加大或缩紧时，可以通过调整字符间距来实现。171.3.4 设置边框或底纹在文档中为单个或多个文字对象添加边框和底纹，可以对其进行重点突出，或进行文字内容的区分。1. 添加边框或底纹添加边框或底纹2. 清除边框或底纹清除边框或底纹181.4 制作【房屋租赁合同】房屋租赁合同是日常生活中较常见的文件内容，其范本是依据房屋租赁合同相关法律规定制定的基本参照文本，一般包括以下要素：房屋基本情况、租赁期限、租金、押金、房屋维护、合同解除、违约责任、争议解决方法等。本节将以制作【房屋租赁合同】为例，讲解在Word中进行段落格式设置的操作，本例效果所示。191.4.1 设置段落对齐方式段落对齐方式是指段落在水平方向上以何种方式对齐。段落文本的对齐方式有【居中】【左对齐】【右对齐】【两端对齐】和【分散对齐】等几种，在【段落】组中单击需要的对齐按钮，即可将文本按指定的方式进行对齐。201.4.2 设置段落缩进段落缩进是指文本与页边距之间的距离，是将段落文本左右两方空出几个字符，包括左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进几种方式。l左缩进：设置整个段落左边界的缩进位置。l右缩进：设置整个段落右边界的缩进位置。l首行缩进：设置段落中首行的起始位置。l悬挂缩进：设置段落中除首行以外的其他行的起始位置。211.4.3 设置段落间距段落间距是指相邻两个段落之间的间距，行距指行与行之间的间距。221.4.4 设置项目符号和编号在Word文档中使用项目符号和编号，可以更加明确地表达内容之间的并列关系、顺序关系等，使文档条理清晰，重点突出。用户可以在文档中添加已有的项目符号和编号，也可以自定义项目符号和编号。1. 设置项目符号设置项目符号2. 设置编号设置编号3. 多级列表多级列表231.4.5 设置换行和分页当文字或图形填满一页时，Word会插入一个自动分页符，并开始新的一页。如果要将一页中文档分为多页，需要在特定位置插设定分页符进行分页。同样，可以通过设定分行符将一行文字分行多行文字。241.4.6 复制格式在文档编辑过程中，有时需要多处应用同样的设置，此时可以使用Word提供的格式刷来复制需要的格式，从而提高工作效率。251.4.7 清除格式当文档中设置太多格式时，用户可以清除不需要的格式，使其恢复为默认状态。选中需要清除格式的文本，单击【字体】组中的【清除所有格式】按钮，即可清除指定文本的格式。261.5 制作【招生简章】招生简章是学生了解该学校和进行报考的重要依据，是一种较为可信的院校信息。本节将以【招生简章】为例，讲解在Word中进行文本移动、复制、替换等编辑操作，本例效果如图所示。271.5.1 移动和复制文本在制作长文档的过程中，通常会遇到移动文本、复制文本、替换文本和删除文本等操作。1. 移动文本移动文本2. 复制文本复制文本281.5.2 删除文本如果需要去掉文档中不需要的文本，可以选中要删除的文本，然后按Delete键或BackSpace键，即可将选中的文本删除。291.5.3 查找和替换文本如在输入完一篇较长的文档后，检查中发现把一个重要的字或词句全部输入错误，如果逐个修改，则会花大量的时间和精力，这时使用查找与替换的功能就能很快解决这个问题。在Word文档中不仅可以搜索指定的文本，还可以将搜索到的文本内容替换成所要修改的内容。1. 查找文本查找文本2. 替换文本替换文本301.5.4 撤消和恢复操作在输入文本或编辑文档时，Word会自动记录所执行过的每一步操作，若执行了错误的操作，可以通过【撤消】功能将错误的操作撤消。在进行撤消操作后，若想恢复以前的修改，可以使用【恢复】功能来恢复。311.6 查看【工作实施方案】文档视图是文档的显示方式。Word提供了多种视图方式，用户可根据自己的需要设置不同的视图方式，以方便对文档进行查看。321.6.1 认识文档视图Word提供了5种视图方式，包括页面视图、阅读版式视图、Web版式视图、大纲视图、普通视图和草稿视图。单击【视图】选项卡，在【视图】组中单击需要的视图模式按钮，即可切换到指定的视图模式。331.6.2 视图导航窗格导航窗格用于显示Word文档的标题大纲，用户可以单击导航窗格中的标题可以展开或收缩下一级标题，并且可以快速定位到标题对应的正文内容，还可以显示Word文档的缩略图。在【视图】选项卡的【显示】组中选中【导航窗格】复选框可以显示导航窗格；取消【导航窗格】复选框可以隐藏导航窗格 。341.6.3 视图显示比例为了在编辑文档时观察得更加清晰，需要调整文档的显示比例，将文档中的内容放大或缩小。这里的放大并不是将文字或图片本身放大，而是在视觉上变大，打印文档时仍然是采用的原始大小。l在文档右下方的状态栏中拖动【缩放】滑块，或者单击【缩放】滑块两侧的加号或减号，即可调节视图的显示比例。l选择【视图】选项卡，在【缩放】组中单击【缩放】按钮 ，打开【缩放】对话框，在【显示比例】选项组中选择需要的比例选项，或者调节【百分比】的值，即可调节视图的显示比例。351.7 案例演练制作【劳动合同】本节案例演练将通过制作【劳动合同】文档，帮助读者进一步加深对本章知识的掌握，本例的最终效果如图所示。