物业管理公司合同管理制度(共7页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上合同管理制度1总则1.1 为规范公司合同的订立、履行和管理，有效防范风险，维护公司的合法权益，根据中华人民共和国合同法及相关法律的规定，结合公司的具体情况，制订本管理制度。1.2 本制度适用于公司的各项合同管理工作。1.3 订立合同，必须遵守国家的法律法规，遵循公平和诚实信用原则。不得违法订立合同，不得订立有损国家、社会公共利益和公司合法权益的合同，不得与资信不佳，不具备履约能力的单位订立合同。1.4公司对外的一切交易、合作行为，除及时结清、标的额极小的业务外，必须订立书面合同。合同依法成立即具有法律约束力，必须严格遵守，全面履行。1.5 公司法律顾问负责合同的审查，并指导公司的合同管理工作。2合同的订立与履行2.1对合同相对方的资格确认2.1.1订立合同前，公司经办人员及所在部门应严格审查订立合同相对方的下列情况： （一）审查是否领取营业执照，有无法人资格； （二）审查经营范围和经营方式，是否取得相关资格证书或许可证； （三）履约能力审查和信用审查。2.1.2经办人员应收集其营业执照、当年工商年检记录、资质证书或许可证复印件备查（如系个人应收集身份证复印件）。2.1.3订立合同相对方委托代理人订立合同，必须出具由相对方法定代表人亲自签发的授权委托书。公司经办人员应当认真审查授权委托书载明的授权事项和范围并收集备案。2.2 合同文本的拟订2.2.1凡公司作为一方的合同，除政府部门、金融机构等有专门要求的外，原则上由本公司经办人员草拟合同。重大或复杂的合同，可以同法律顾问交换意见，由法律顾问草拟。2.2.2对公司和项目管理部需重复使用的合同，如各类设施设备维保合同、招商合同、保洁外包、化粪池清淘、建渣清运等合同，应由品控部拟订合同范本，经评审批准后作为公司的格式合同供各部门/项目管理部使用。2.2.3当必须使用对方提供的格式合同时，经办人员应当认真审查合同内容表述是否准确，条款是否完备。对方提供的格式合同表述不准确、条款不完备，或者对公司不利的，经办人员应当对相关条款进行修改或添附相关的内容，或者草拟补充协议予以完善。2.3 合同谈判2.3.1一般合同，合同经办部门应在做好市场、资信调查的基础上，与合同方进行充分的协商。2.3.2 设施设备维保、保洁外包等业务合同，应由经办部门会同品控部共同与合同方进行价格和合同内容谈判。2.3.3 对于合同标的超过10万或涉外的合同，公司应组织相关业务部门、财务部及公司领导组成合同谈判小组，开展合同谈判和合同拟定的相关工作。2.4 合同内容2.4.1合同内容的约定应明确、具体，充分考虑对本公司是否有利，并具有可操作性。2.4.2合同必须具有标的（指货物、劳务、工程项目等）、数量和质量、价款或者酬金、履行的期限、地点和方式、违约责任、免责条款、解决争议的办法等主要条款，尽可能订立担保条款（定金、保证或抵押等）。2.4.3 合同应明确约定违约责任。 合同中可以约定违约后承担继续履行，采取必要补救措施的责任； 合同中可以约定违约后承担赔偿损失的责任； 合同中可以约定违约时应支付一定数额的违约金； 合同中可以约定定金条款。 前述违约责任条款既可以单独约定，也可以同时约定。2.4.4 涉及商业秘密的合同，应当订立保密条款，约定保密责任。2.4.5合同可以约定下列解除合同的条件：1）一方违约，影响合同目的的实现； 2）其他条件。2.4.6合同应当约定下列解决争议的方式：1）双方协商； 2）提请仲裁； 3）诉讼。 在约定诉讼法院条款时，应尽可能约定为向公司所在地法院提起诉讼。 2.4.7格式合同空白处不需填写内容的，应划斜线予以填充，防止合同内容被伪造或篡改。2.5 合同的审查2.5.1公司合同严格实行评审制度。除使用本公司提供的格式合同外，合同必须经经办部门、公司相关部门、财务部门等多方评审（合同金额在10000元以上的还应交法律顾问审查），方可报送公司领导审批。如使用本公司提供的格式合同，则由经办部门会同品控部与对方进行价格谈判，谈判结果得到公司领导认可后，履行会签程序，报公司领导批准。2.5.2各部门负责对本部门的合同进行审核，并对其他部门拟送审的合同进行职能审核。2.5.3财务部门负责对各部门合同中付款方式、付款期限等财务约定进行审核。2.5.4法律顾问负责对合同的内容、形式的合法性、有利性以及条款的严密性进行审核。2.5.5对设施设备维保合同、保洁外包合同等业务合同，以及广告营销类合同，应当经过品控部和行政部审核。2.5.6对需进行评审的合同，合同经办人应当填写合同评审表，并将合同评审表与提交评审的合同一起加盖本部门的骑缝章，经本部门、评审部门、财务部门评审后，送法律顾问进行审查（必要时）。 合同经办人员草拟合同后，也可先送法律顾问进行初审，经修改后再按前规定程序送审。2.5.7法律顾问应当在要求的时限内完成审查工作。2.5.8法律顾问应当全面审查合同。 对合同中的一般问题，法律顾问可提出具有可操作性的修改建议。 对有重大法律隐患或对公司严重不利的合同，法律顾问可以直接进行修改。2.5.9 法律顾问在合同审查结束后，应当在合同评审表签署评审意见，盖章，并注明审查日期。2.5.10对违反本规定送审的合同，审批人将拒绝审批，并责成有关责任人和责任部门予以纠正。2.6 合同的签订2.6.1 合同必须由法定代表人或其授权的代理人签字（盖章），加盖合同专用章或公司公章。合同应当有经办人签字（盖章），合同附件应当同时签字（盖章）确认。2.6.2 对合同进行修改、增删，应在修改、增删处加盖印章或由经办人签名进行确认。2.6.3 重要合同应当约定由本公司保存的合同文本不少于叁份。2.6.4两页（含两页）以上的自行装订的合同，应当加盖骑缝章。2.6.5 禁止“先履行，后补签”合同的行为。2.7 合同的履行2.7.1合同应当按约定全面、及时履行。合同相对方违约，应当及时按约定追究其违约责任。按约定解除合同的，应当及时通知对方。通知方式应当选择易被证明的方式。2.7.2遇有可能给公司造成损失的紧急情况，经办人及所在部门除及时向公司和法律顾问报告外，应同时采取措施防止损失的扩大。3. 外委合同的签订和履行3.1 外委合同的范围：外委合同是指因公司业务需要需对外委托而与业务承包方签订的合同，包括各类设施设备维保合同、保洁外包合同、化粪池清淘合同、建渣清运合同等。3.2 外委合同的合格供方的选择：品控部根据维保企业与本公司和其他公司合作时的履约情况等信息，建立公司需对外委托的相关业务的合格供方名单；项目管理部应就拟外委事项推荐合格供方，并提供推荐合格供方调查报告单；品控部根据市场变化情况和项目管理部的推荐，及时评估调整合格供方名单。3.3 外委合同范本的制定：品控部负责拟订各业务外委合同范本，并组织项目管理部、财务部等相关部门和公司领导评审，评审通过经参与评审人员、法律顾问和公司领导签字确认后将合同范本下发到各项目管理部、行政部和财务部。3.4 外委合同的签订/续签：各项目管理部负责本项目外委合同的签订/续签，包括邀请合格供方参与投标或合同谈判、组织公司品控部等相关职能部门和公司领导进行合同评审（主要为合作单位的选择和合同价格的评审）等工作。外委合同需续签时，续签工作必须在上期合同到期前完成。具体规定如下：1） 各管理部必须在外委合同到期3个月前，就本次合作情况和续签工作开展预评估工作，提出书面的预评估报告。2） 在合同到期2个月前，应至少联络两家以上有资质、有信誉的单位进行合作可能性的评估和初步价格谈判，同时对合同执行情况进行检查评估。3） 合同到期前1个月，会同品控部与拟合作方进行价格谈判，协商拟定合同（合同内容按公司范本），并按程序进行合同评审和签订。3.5 外委合同的履行：项目管理部负责合同的履行，包括要求和监督乙方按合同约定履行义务、向乙方付款的手续办理等。3.6 合同履行监督：品控部对各项目共用设施设备的维保合同实施情况进行监督，各项目管理部凡涉及维保合同付款的申请必须经品控部签署书面意见，并附外委维保评估报告，方可办理付款手续。3.7 记录的管理：外委合同执行中产生的记录由项目管理部归口管理，产生的重要记录，包括设施设备年检报告、合格证、月度设施设备维保、运行评估报告及项目管理部对维保协议履约评估等，品控部应备份存档（原件只有一份时，品控部留存复印件）。4合同的管理4.1各部门拟定和欲签订的合同、协议均由行政部统一加盖公司公章，进行统一编号管理。4.2合同、协议签订后，行政部统一安排合同的领取和存档。合同评审表连同加盖骑缝章的最后定稿合同留行政部，合同原件留行政部和财务部，合同执行部门和品控部（针对外委合同）留存合同复印件。5. 处罚规定5.1 违反本制度规定者，按行政处罚制度进行处罚。5.2合同经办人或合同涉及的相关人员违反上述规定，给公司造成严重损失者，除进行经济处罚外，触犯法律者将追究其法律责任。附件：合同评审表专心-专注-专业成都和盟物业管理有限公司合同评审表 编号：项目名称合同名称合同主要内容评定情况：律师审核意见：经办人签字部门经理意见相关部门意见总经理意见说明：1、 律师签字认可合同的合理合法性。2、 部门主管及部门经理签字认可合同条款的有效性，并对此负责。3、 此表仅供内部查阅，不得外传。 保存部门： 保存期限： 年