标书制作管理办法-上传版(共11页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上 标书制作管理办法2016年11月目 录1管理目的12适用范围13主要参与人员13.1市场人员13.2投标管理小组13.3投标总负责人23.4商务助理23.5技术支持23.6人力资源33.7财务34应急机制35绩效考评36投标流程47投标步骤57.1获取招标公告57.2购买标书57.3阅读招标文件57.4制作标书67.5投标文件的检查工作77.6投标文件的签字盖章77.7投标文件的复印、装订及密封77.8开标前的准备工作87.9开标后的整理、跟进工作8专心-专注-专业1 管理目的主要目的有：n 确保投标执行正常运作n 提高投标准备工作运作质量n 强化岗位责任2 适用范围本管理办法适用于工程项目投标的所有参与人员，是投标工作的指导性规范。3 主要参与人员3.1 市场人员市场人员获得招标信息，并依据要求填写相关项目背景资料提交申请到售前部门投标管理组。（相关资料同时抄送部门领导）。市场人员依据项目信息按时完成并提交相关商务部分文件资料（资质、报价等内容），售前部门商务助理依据实际情况配合销售人员完成已有资料的收集整理工作。3.2 投标管理小组投标管理小组作为投标工作的管理部门，是属于招投标工作的临时组织，组织并协调部门内各相关人员及资源完成投标工作的准备，并对投标管理负责。n 依据项目性质，完成相关内容分解表及审核表的编写；n 依据项目性质，确定投标小组的投标负责人及小组成员（人力资源、商务助理、技术支撑）；n 依据项目性质，确定投标小组的商务、技术部分的合成人员及审核人员；n 对投标工作过程进行监督并及时协调各个相关资源；n 对投标输出结果文件进行审核，提出审核意见；n 及时汇总各方反馈并组织投标小组进行有效整改，并持续跟踪改进过程及质量。3.3 投标总负责人投标总负责人作为具体投标项目的责任主体，是依据项目特点临时指派的负责人，在完成投标项目各项任务后自动结束。n 投标总负责人负责投标整体过程的进度监督并及时向总经理反馈任务执行情况；n 依据要求对投标过程输出文件进行格式和一般内容完备性审核；n 依据要求对投标过程最后输出文件会同商务助理进行审核；n 依据公司要求对最终输出文件的盖章和签字提出申请，并遵照公司相关管理办法执行。n 依据公司要求将最终投标文件电子版本提交标准库。3.4 商务助理商务助理是属于常设组织配合投标管理组完成投标资料准备工作。n 依据项目性质和需要完成商务、技术、价格部分资料的整理汇总工作；n 依据要求完成投标项目的打印装订工作；n 依据投标项目要求及时寄送投标文件；n 依据项目性质，对商务、技术、价格部分进行审核并提交审核意见；3.5 技术支持技术支持作为具体投标项目的技术方案支撑人员，是依据项目特点临时指派的负责人，在完成投标项目各项任务后自动结束。依据项目性质，按照技术进度完成投标管理组指派的特殊方案部分的编写工作。3.6 人力资源人力资源是属于常设组织配合投标管理组完成投标资料准备工作。n 依据项目性质，提供过往相关资料的参考；n 依据项目性质，提供完备的人员信息及公司业绩信息；n 在投标结束后，完成资料的归档汇总工作。3.7 财务财务人员是属于常设组织配合投标管理组完成财务资料准备工作。4 应急机制应急机制强调在无法完成指定任务分配或审核工作的处理措施。可以通过预先授权方式进行管理，并对授权部分进行备案，在完成投标工作后提交知识库进行存档。5 绩效考评可以依据任务指派内容和角色安排，从完成效果及效率进行考评。作为后期奖惩、升级的依据。6 投标流程购买标书下单评审标书招标机构标书疑问市场部任务分解商务助理财务技术人力资源资料汇总整合标书总体排版，商务标、技术标，价格标格式。财务资料准备、投标证件资料的交接技术方案人员、业绩总经理与副总经理未通过审核标书缺少资料交接标书资料资料完备资料归档投标结束后，交接标书资料缺少资料 7 投标步骤7.1 获取招标公告注意事项：此时应向客户确定哪个招标公司来做，招标公司联系电话。然后时刻关注挂网信息，当信息公布后，抓紧时间进行下一步，买标书。7.2 购买标书取得招标公告后，首先应该仔细阅读招标公告，找出报名的截止日期，招标文件的售价，报名的具体时间和地点，报名时需携带的证件。然后再招标公告规定的时间地点前去报名购买招标文件。注意事项：A 需注意报名时看是否需提供证件原件；B 购买标书时刻最好写到U盘，如招标代理机构能提供文件的电子版，拷贝一份，这样做标书时可节省不少时间。7.3 阅读招标文件（1）拿到招标文件后就要仔细阅读招标文件,确保招标文件的每一页甚至是每一行中的每个字都要看到。一本招标文件应仔细的反复阅读,要保证无漏项并能正确的理解招标文件的内容及要求。（2）在看完招标文件后要及时找出其中的问题,如:确定投标文件的截至日期、招标代理机构的名称联系人及联系方式、投标文件递交的时间和地点、投标保证金的金额、投标保证金的递交形式。此时对招标文件中的要求部分，尤其是加部分要特别注意，最好用笔要在下面划出来，起到提示作用。另外，有些招标公司有好多个招标部门，这时要特别留意投标保证金汇款的帐户，因为一个招标公司可能有10个部门，每个部门的汇款帐号不同。这样可以预防当同一时期有多个标在一家招标时，汇款汇错了部门而造成还要申请退款的麻烦。 （3）(银行支票、汇票、现金还是其它)、投标文件份数、投标报价方式、预算编制中应注意的事项、技术部分中是否有特殊的要求、需要的资质及是否需要这些资质的原件、开标时的出席人、是否需要项目经理同时出席等等事项都应熟记于心，最好在招标书上划线，并且标出重点提示。7.4 制作标书 标书一般分为条款项、商务标、技术标。（1）条款项。主要包含下列几项内容：招标邀请函；投标人须知；招标项目的技术要求及附件；技术标准、规范；投标文件格式 ；投标企业资格文件； 投标保证文件；合同。a.投标人须知：投标人须知是招标人向投标者告之关于投标的注意事项，使投标者清楚的了解投标的注意事项，投标须知中通常包含以下内容：项目名称、业主名称、资金来源、招标代理机构的名称联系人及联系方式、投标文件份数、投标报价方式、投标地址、截标日期、投标有效期等主要内容。b.投标人资格文件；在招投标过程中,一般业主都会对投标人做出一些要求,不能达到这些要求的则被视为没有投标资格.这些要求通常是针对投标人的公司规模、资质、业绩等方面来提出的c.投标保证文件：是投标有效的必要文 件。保证文件一般采用三种形式：支票、投标保证金和银行保函。投标保函由银行开具，是借助银行信誉投标。若在投标有效期内放弃投标或拒签合同，招标公司有权没收保证金以弥补招标过程蒙受的损失。另外,招标文件中还主要包括以下内容:投标要求、投标报价说明、投标文件的编制、投标文件的递交、投标文件的密封和装订、开标、评标、合同的主要条款等等。(2)商务标。包含以下几项内容：企业公司证照、无犯罪记录证明、法人代表授权书、法人身份证、委托人身份证、银行资信证明、保证金打款凭证、企业财务报表、参标投标报价表、参标分项报价单及其他附表组成。具体内容视招标文件而定,每个招标文件之间虽有相同之处，但也存在着一定的差异。 (3)技术标。制造商公司相关资质证明，开户银行开具的资信证明、厂家授权书、医疗器械注册证及登记表、检验报告、质量体系认证书、技术参数、售后服务、部分用户名单及彩页等相关资料。 7.5 投标文件的检查工作在投标文件编排完整自检之后及没有出现明显错误的前提下，将投标文件交由投标总负责人审查（采取交叉审核的方法），在投标总负责人检查完毕后，需组织评审，由总经理审核通过。投标文件审查时间定在投标代表索要投标书日期的前2天交由负责人审查。7.6 投标文件的签字盖章对审查及修改完毕的投标文件进行签字盖章。(1) 签字应注意法定代表人签字、授权代表签字及见证人签字的名字。法定代表人为投标单位营业执照上的法人代表。授权委托人为代表投标单位参加投标的委托人。见证人为证明法人代表及授权委托人的其他人。注：委托代理人或见证人要与办理项目报名事宜的委托代理人一致，主标与陪标文件勿出现人名交叉及雷同现象（建议提前草拟好签字人名单，防止时间紧急时签字失误）。(2)对投标文件的盖章。投标文件应逐页盖章，如该页标明“盖章”的位置，章应盖在指定位置之上。如未标明“盖章”位置，应盖在有投标人名称的位置上。如未有投标人名称，应压住文字盖在页面的右下方。注：投标人公章勿盖在其他公司公章之上。如现有的投标人公章与文件中原有的投标人公章不一致时，应将文件替换成无公章件再盖章。如招标文件规定复印件也需要加盖红章，应将投标书复印完再加盖公章，不可在有公章的复印件上加盖公章。7.7 投标文件的复印、装订及密封(1)的复印。将排版完整、签字、盖章后的投标文件，按照招标文件规定的投标文件副本份数+1（“1”为公司备份件）进行复印。复印后应检查复印的是否清晰，有无缺页、夹页、顺序颠倒、页面倒转现象。(2)投标文件的装订。将复印好的投标文件按照招标文件要求的装订方式装订，如招标文件无要求装订方式，可自行选择装订方式。装订方式分为打孔、胶装（建议用打孔，便于发现错误时做改动，但要注意装订是否牢固，不得出现活页、掉页）。(3)投标文件的密封。根据招标文件要求准备投标文件密封袋。主标与陪标文件应在符合招标文件密封要求的前提下，变换包装的颜色、形式、字体，勿出现雷同现象。如招标文件未详细规定密封要求，可自行进行标书密封，主标与陪标文件应变换包装的颜色、形式、字体，勿出现雷同现象。(4)投标文件的封口。在未得到投标总负责人或投标代表同意的前提下，投标文件封口不得密封。应贴好双面胶及盖好骑缝章后预留封口，由投标总负责人整理后自行密封。7.8 开标前的准备工作在完成投标文件密封准备工作后，应将开标时间、开标地点、招标机构联系人、联系电话、招标文件、投标文件明细清单及招标文件规定其他在开标前需要提交的资料（包括但不限于：投标代表人身份证原件及复印件加盖公章、投标保证金缴纳凭证加盖公章或现金、公章、印盒、修改文具等）交由投标代表熟悉和备用。7.9 开标后的整理、跟进工作（备用）投标文件收回存档。公司信息、产品信息、文件资料整理归档。常用的建立纸质资料夹。投标总负责人组织召开投标总结会议（开标后的1周内）。中标公告公示期满后，办理中标通知书领取、投标保证金退还、中标单位中标服务费缴纳、合同签订等跟进工作。具体办理应与招标机构沟通。应及时告知陪标公司注意查询投标保证金是否退还，如退还应及时督促陪标公司将公司原先汇入陪标公司的投标保证金退还回来，并告知公司财务查收。同时建立保证金往来档案。