2022年商务部内控制度 .pdf

第 1 章公司内部控制 商务部1 .商务部组织架构制度名称商务部组织架构文件编号执行部门商务部监督部门审计部考证部门商务部经理统计主管商务专员资料员发货员招标专员精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 1 页，共 17 页 - - - - - - - - - - 编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期2 .商务部组织架构制度名称商务部岗位职责文件编号执行部门商务部监督部门审计部考证部门1、商务经理岗位职责（1）认真执行公司销售管理规定和实施细则，努力提高自身业务水平。（2）负责商务部日常工作管理。（3）负责商务部人员管理。（4）负责商业客户的资质及铺货合同的审查、票货款正常流转， 保持合理库存。(5) 负责督促与商业公司及时对账与结款。（6）负责搜集商业公司的动态信息及时向公司进行反馈。（7）负责开具商业公司的税票申请并进行邮递。（9） 负责及时解决市场出现的问题，发生重大或自己无法解决的事件应及时上报领导，并且进行跟进，直至完满解决。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 2 页，共 17 页 - - - - - - - - - - （10）时掌握市场动态，保持销售渠道的畅通；向市场上传达公司的新的指令、新的精神。2、统计主管的岗位职责（1）根据每日的发货、回款情况按区域、分品种的进行记帐，以便于及时的得到每个区域、每个单品的销售情况和回款情况。（2）负责管理与客户及商业公司的往来帐务，做到帐务清晰、完整；（3）完成月、季、年的销售回款统计工作，并定期向上级领导汇报。（4）定期与公司财务、客户及商业公司进行对账。（5）定期按照销售合同及回款情况开出税票，并及时邮递。要求做到税票与销售合同与发货单相符。（6）按月出具应收账款的明细并与财务部进行对账，并及时向上级领导报告。（7）领导交给的其他统计性的工作。3、商务专员的岗位职责（1）负责商业公司各种信息的搜集、整理、归类、建档。（2）负责所辖地区的招商工作。（3）负责督促经销商完成公司的指令，执行公司政策。（4）负责各商业公司退换货物的协调与处理。（5）负责商业公司铺货档案的管理。（包括商业公司资质、 铺货合同、发货单等。）（6）负责商业公司铺货的月底对账，及时报给统计主管。并督促销售区域各负责人及时对应收账款进行催款。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 3 页，共 17 页 - - - - - - - - - - 4、资料员的岗位职责（1）负责各种文档资料的审调、管理、领用等。（2）负责样品、样盒、说明书、彩页等的审调、管理、领用等（3）负责开具市场人员销售委托书及所需资料的领用邮递。（4）负责商业公司资质的整理、归档、保管。（5）负责每日随货资料的准备。（6）对合同的管理。对合同实行分类、造册归档整理。（7）负责每月与快递公司的对账和快递费用的报销。5、发货员的岗位职责（1）根据各区销售内勤提供的发货单，联系物流部准确的发出货物，并及时对库存进行更新。（2）根据各区负责人办理完整的退货单及商务专员提供的商业公司退货单，及时的提回退货， 并办理完整退货的相关手续。（3）开出准确的随货同行出库单（也可以是库管出具）（4）发货员出具每次发货的时间、货物流向、收货人，数量、批号，同时报期末库存。并报备销售部、商务部。（5）协同基地、西安库房完成每月销售记录。6、招标专员的岗位职责（1）积极有效地进行各地区招标信息的搜集与整理。（2）正确理解各地招标政策。（3）完整、准确、无误、及时地准备招标所需的各种资料并确保招标资料及时、准确的送达。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 4 页，共 17 页 - - - - - - - - - - （4）跟踪招标进展及过程的各个环节，尤其是报价、议价、发布结果及中标信息确认。（5）积极有效的进行各地区药品物价信息的搜集及药品价格管理。（6）协助各地区开展药品招标工作。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期3 .商务部各岗位管理制度制度名称商务部各岗位管理制度文件编号执行部门商务部监督部门审计部考证部门发 货 管 理 制 度目的： 保证药品质量和规范 管理，确保公司及客户利益。范围：所有在效期内的在销药品。责任：销售部商务部 库管员一、发货管理规定1. 原则：先进先出、票货统一 2. 发货管理办法2.1 发货员在接到发货申请单后严格按照品名、规格、批号、精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 5 页，共 17 页 - - - - - - - - - - 效期、单价及金额等开具 销售出库单并加盖业务专用章随货同行。2.2 发货员及时协调物流部、库房严格按照发货申请单及时准确的发货货物。2.3 严格按照“先进先出”原则，如有特殊情况，相关申请人员必须提出书面申请，发货员备案后，按需求发货。2.4 发货后及时更新库存，跟踪、查询到货情况，在商业公司收货后，要求对方及时回传确认收货凭证。2.5 发货申请单一式五联各相关部门留存，以供备查。药 品 退 货 管 理 制 度目的： 保证药品质量和规范 管理，确保公司及客户利益。范围：所有在效期内的在销药品。责任：商务部质管部 库管员一、内容：1. 退货药品定义：指售药品在效期之内，且存在的质量问题的药品可以退货。 2. 换货药品定义： 指本公司药品从公司发出后由于运输过程中出的污染、破损包装方面存在的影响正常销售的药品。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 6 页，共 17 页 - - - - - - - - - - 二、药品退回的管理规定2.1. 原则：公司产品除质量问题以外的产品一律不予退货。2.2. 退货管理：各地办对所有拟退回药品提出申请，填写药品退、换货申请表。因产品质量原因要求退货的药品必须提供当地县级以上药监部门出具的药品检验报告书。质管部对要退出的药品负监督审核的管理责任，并负责按规定的程序进行申报，批准后负责转告退货的相关部门办理退货。2.3 仓库、销售、财务对药品要退出的管理2.3.1 退货的药品至仓库后，仓库保管员要认真管理并催办，出库时要负责认真核对。2.3.2 销售管理部门要积极配合，组织销售人员清查收回。2.3.3 财务部门要及时调整退回药品的账务，并负责催结和索赔。三、药品换货的管理由于运输过程中出现的污染、破损等情况影响正常销售的，可以办理换货手续，从损失最小化角度考虑，可以重新更换包装，费用由责任方承担。四、滞销药品退货的管理规定各别品种在终端出现滞销的药品，原则上不予退回， 可由当地业务员联系向其他地区进行调配。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 7 页，共 17 页 - - - - - - - - - - 五、质管部对药品退回的管理如涉及重大质量问题 (药监部门公告或本企业查出的不合格药品)质管部负责监督、指导销售部门追查退货。退回的药品，按不合格药品处理并及时向药监局报告，请示处置意见，不得隐瞒及自行向供货单位退换货。六、 监督、指导质管部对退货药品的管理工作每季度定期检查，对退货药品的相关文件 (表、单及记录 ) 由质管部监督、指导编辑整理，保存不低于3年或药品效期后 1 年。样品库管理制度目的： 保证样品库管理有序、账务清晰。范围：样品、样盒、公司及各品种的资料、宣传彩页等。责任：商务部一、 样品、样盒的管理。1.登记记账制度：样品、样盒由资料员设样品库统一管理、月底盘点、记账登记。2、领用制度：市场人员日常按单领用，销售人员、市场人员、商业公司、公司其它各部门在领用样品时需在资料员处填写精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 8 页，共 17 页 - - - - - - - - - - 样品领用单，由本部门领导签字确认，经商务经理签字后，由资料员提供。3、样品库的增补与退货：样品库在月底进行盘点后，由资料员根据销售需求进行增补，以签呈的形式进行申请。样品库已至效期的样品以签呈的形式批准后退回生产基地进行集中的处理。二、公司资质、产品资料、宣传彩页等纸质资料的管理。1、给市场提供的各种纸质资料的管理由资料员统一管理。2、市场领用：由各事业部销售内勤统一填写资料登记单交资料员，资料员按照要求准备齐全后按时以随货或邮递的方式递至市场人员。资料员以此单据作为纸质资料记账凭证。3、纸质资料应在临近要求数量时，由发货员按照市场需求情况进行申请印刷。4、纸质资料的更新与废弃：纸质资料进行变更时，需及时对已有的资料进行更改，对已经过期的资质，资料员应粉碎后进行处理。杜绝将印有公司信息的资料外传和随意的丢弃。三、监督、管理商务经理对资料员的工作可以进行定期或不定期的监督检查，要求样品样盒申请领用账务清晰，纸质资料合理领用、有序存储，有件精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 9 页，共 17 页 - - - - - - - - - - 可查。开票管理制度目的： 保证账务清晰，票据对应。范围：所有往来客户。责任：商务部、销售部、财务部一、发票的开具1、商务专员根据销售合同 、 发货申请表及出库单 ，开具开票申请单 ，并仔细核对商业单位名称、地址、电话、税号、账号、开户行、品名、规格、数量、单价、金额等内容。2、商务专员将来开票申请单逐级进行审核签字后，交予财务部开票员。3、财务部开出税票后，通知商务专员领出发票。二、发票的传递和保管1、商务专员领用发票后，以邮政快件或挂号的方式送达商业单精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 10 页，共 17 页 - - - - - - - - - - 位，并要求商业单位给予书面签收回执。2、对于商业单位的名称、税号、账号、地址、电话等发票项目变更，销售服务部在收到商业通知后及时将变更内容通知财务部开票员。3、销售服务部在领出发票后应及时送达客户并索取回执单，与公司在同一地区应在5 个工作日内将回执交给销售服务部。对未按时交回回执单的商业单位，销售服务部要及时督促，问明原因或收回发票。4、公司工作人员不慎将发票丢失应及时向商务部和财务部汇报，并写出书面的情况说明。公司将根据情况做出有效的补救措施。5、对丢失发票的补偿：发票丢失将对责任人、主管经理、财务部相关人员分别处以发票金额 50%，1%，1%的罚款。如果发票丢失后隐瞒不报，造成的损失将由责任人自己承担，同时公司要做严肃处理。6、如果由于各种原因客户不愿意接收发票的，商务专员应将税票及时退回给财务部，并说明退回的原因。三、错误发票的处理商务专员收到财务开具的发票后要仔细核对，发现发票填开错误的应在收到发票后2 个工作日内退回财务部，并说明正确的填开内容。商业单位收到后发现发票错误的，应在10 日内退回给公司重新开票。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 11 页，共 17 页 - - - - - - - - - - 四、经公司同意退货有关发票的处理1、如果原开发票能够退回，应将原发票退回。2、如果原开发票不能退回，应取得客户所在当地主管税务机关开具的“进货退出及折让证明单” ，同时填写开票申请单，并将“进货退出及折让证明单”和“开票申请单”传递会公司财务部，经审核后分别开具红字或蓝字发票。3、不能取得“进货退出及折让证明单” ，则不能更换发票。应收账款管理制度目的：为保证降低风险，减少坏账损失，加快企业资金周转，提高企业资金的使用效率，特制定本制度。适用范围：赊销业务所产生的应收账款和企业经营中发生的各类债权，主要包括应收销货款、预付购货款、其他应收款三个方面的内容。责任：商务部、销售部、财务部一、应收账款的管理1、按照客户信用限额对赊销业务签批后，财务部门方可开票，仓库管理部门方可凭单办理发货手续。2、 应收账款主管应定期按照 “信用额度期限表” 核对应收账款的回款和结算情况，严格监督每笔账款的回收和结算。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 12 页，共 17 页 - - - - - - - - - - 3、应收账款超过信用期限15 日内仍未回款的， 应及时上报财务经理，并及时通知销售经理组织销售业务员联系客户清收。4、凡前次赊销未在约定时间结算的，除特殊情况下客户能提供可靠的资金担保外，一律不再发货和赊销。5、销售业务员在签订合同和组织发货时，须按照信用等级和授信额度确定销售方式， 所有签发赊销的销售合同都必须经销售经理签字后方可盖章发出。二、 应收账款监控制度1、 应收账款主管应于每月最后7 日前提供一份当月尚未收款的 应收账款账龄明细表，提交给财务经理、销售经理及营销总监。2、销售业务员在与客户签订合同或协议书时，应按照信用额度表中对应的客户信用额度和期限，约定单次销售金额和结算期限，并在期限内负责经手相关账款的催收和联络。3、销售部应严格按照信用额度表和财务部门的应收账款账龄明细表，及时核对、跟踪赊销客户的回款情况。4、清收账款由销售部统一安排路线和客户，并确定返回时间，销售业务员在外清收账款时，无论是否清结完毕，均需随时向销售经理电话汇报工作进度和行程。5、销售业务员于每日收到货款后，应于当日填写收款日报表一式四份，一份自留，三份交企业财务部。6、销售业务员收取的汇票金额大于应收账款时，非经销售经理同意，现场不得以现金找还客户，而应作为暂收款收回，并抵扣下次账精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 13 页，共 17 页 - - - - - - - - - - 款。7、 销售业务员收款时对于客户现场反映的价格、交货期限、质量、运输问题，在业务权限内时可立即给予答复，若在权限外需立即汇报销售经理，并在不超过3 个工作日内给予客户答复。8、 销售业务员在销售产品和清收账款时不得有下列行为，一经发现，分别给予罚款或者开除处分，并限期补正或赔偿，情节严重者移交司法部门处理。（1）收款不报或积压收款。（2）退货不报或积压退货。（3）转售不依规定或转售图利。（4）代销其他厂家产品。（5）截留，挪用，坐支货款不及时上缴。（6）收取现金改换承兑汇票。三、应收账款交接1、销售业务员岗位调换、 离职，必须对经手的应收账款进行交接。2、凡销售业务员调岗的，必须先办理包括应收账款、库存产品等在内的工作交接，交接未完，不得离岗，交接不清的，责任由移交者负责，交接清楚后，责任由接替者负责。3、凡销售业务员离职的， 应在 30 日前向企业提出申请， 经批准后办理交接手续，未办理交接手续而自行离开者其薪资和离职补贴不予发放，由此给企业造成损失的，将依法追究法律责任。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 14 页，共 17 页 - - - - - - - - - - 4、 离职交接以最后在交接单上批示的生效日期为准，在生效日期前要完成交接，若交接不清又离职时，仍将依照法律程序追究当事人的责任。5、销售业务员提出离职后须把经手的应收账款全部收回或取得客户付款的承诺担保， 若在 1 个月内未能收回或取得客户付款承诺担保的则不予办理离职手续。6、 离职销售业务员经手的坏账理赔事宜如已取得客户的书面确认，则不影响离职手续的办理，其追诉工作由接替人员接办。理赔不因经手人的离职而无效。7、 “离职移交清单”至少一式三份，由移交、接交人核对内容无误后双方签字，保存在移交人一份，接交人一份，企业档案存留一份。8、 销售业务员接交时， 应与客户核对账单， 遇有疑问或账目不清时应立即向销售经理反映，未立即呈报，有意代为隐瞒者应与离职人员同负全部责任。9、销售业务员办交接时由销售经理监督；移交时发现有贪污公款、短缺物品、现金、票据或其他凭证者，除限期赔还外，情节重大时依法追究其民事、刑事责任。10、应收账款交接后1 个月内应全部逐一核对，无异议的账。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 15 页，共 17 页 - - - - - - - - - - 编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 16 页，共 17 页 - - - - - - - - - - 文档编码：KDHSIBDSUFVBSUDHSIDHSIBF-SDSD587FCDCVDCJUH 欢迎下载 精美文档欢迎下载 精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 17 页，共 17 页 - - - - - - - - - -