内部审计下医院经济合同审计浅探(共4112字).doc

内部审计下医院经济合同审计浅探(共4112字)内部审计下医院经济合同审计浅探 摘要:本文从医院经济合同审计工作的现状展开分析，总结医院经济合同审计工作的方法，对HRP系统中合同审计方法进行初步探讨，为医院合同审计工作发展建言献策。关键词：医院；经济合同；内部审计一、关于医院经济合同审计的概述在新时代背景下，信息技术迅猛发展，国内医院逐步引入医院资源规划（HospitalResourcePlanning），将合同管理模块嵌入HRP系统。在此过程中，内部审计部门应在梳理医院经济合同审计方法的基础上，及时、科学、合理的调整审计工作策略，要符合医院发展规划、紧跟时代步伐，推动医院可持续发展。二、医院经济合同审计现状1.合同送审资料不明确、不规范现如今随着医院规模扩张，医院的经济活动和业务活动类型高速拓展，设备、维保、耗材、试剂、药品、服务采购类、基建、工程修缮类、信息软件开发、租赁、医联体项目等类型的合同应运而生，种类繁多。部分医院审计部门未对送审资料类型进行规定，导致经办部门在提供送审资料时无据可依，只能根据自身理解和经验提供资料，不能保证资料的完整性、符合性、相关性。因资料提供不规范，极可能致使审计部门在审核经济合同时做出不合理的判断，或致使审计部门反复和业务部门沟通以获得必要资料，增加沟通成本，降低审计效率，滞缓合同签订的时间。2.合同审计底稿与意见评价缺失目前，国内大部分医院内部控制体系尚未达到高度成熟的阶段，经办部门人员内部控制意识薄弱，若审计人员对合同审计意见仅是口头交流而未形成书面意见，致使经办人员重视度低，错误重犯率上升，从而导致合同不断被退回业务部门整改，增加合同签订时间。且完整编写审计底稿，出具审计意见评价，对合同出现的问题进行整理归集，有利于审计部门留存证据，总结合同管理中的共性和个性问题，为进一步完善合同管理制度提出合理的、可执行性建议。3.合同审计链条未形成闭环目前，不乏有内部审计部门将合同审计的重点放在合同签订过程中，而对合同执行中审计置若罔闻。前期签订前审核只能保证双方的权利义务完整体现在合同文本内，不能保证后期权利义务的履行完全按照合同文本执行。在实际的合同执行中，前期合同签订过程合理合规，但仍有不良供应商会在合同签订之后“下功夫”。例如，有的供应商以功能齐全、性能良好的设备A中标，但在实际验收时，却替换为性能、功能都相对较差，但能满足功能需求的设备B，合同价款等依然按照设备A的执行。或者，供应商以中标产品淘汰或升级更新为由，验收时未提供中标产品，而提供“更新升级”后仍能满足功能需求的新产品。以上两种情况实质上都属于虚假应标的情况，而验收部门及使用科室因缺乏风险意识，极有可能以满足科室需求为由通过验收。但其实这是严重损害医院利益行为，性质极其恶劣，甚至可归类为合同诈骗。若审计部门不对后续合同执行过程进行审计，从专业的角度提出风险点，协同多部门对合同执行的遵从性进行探讨，便会让不良供应商有机可乘，使医院陷入纠纷的概率大大提高，不利于维护医院的合法利益。4.HRP系统合同审计方法的滞后性随着现在信息技术的迅猛发展，医院经济业务活动急剧增多，为整合医院已有信息资源，许多医院引入医院资源规划（HospitalResourcePlanning），通过信息化手段，搭建HRP系统平台，并将合同管理板块嵌入其中。这无疑是对合同审计的全新考验。部分医院HRP系统中的合同管理模块属于运行的初期探索阶段，系统搭建尚不成熟，系统合同效期计算规则不完善，经办人员合同到期日等内容填写不统一，可能导致系统内合同到期日与合同中实际有效期不符，影响后期有效期提醒功能的准确性。而部分审计人员在对合同进行线上审计时，仍然按照纸质合同的审计方式进行审核，不注重系统信息与合同文本的校对，未根据实际情况，新增审计关注点。三、医院经济合同审计的建议1.明确、规范合同送审资料内部审计部门可根据医院的实际情况，运用共性和个性的思维，将合同进行分类。分类的依据可以按照经济合同本身的类型进行分类，或者根据主管业务部门对合同进行分类，还可根据资金经费来源进行分类。在对合同进行分类的基础上，可以和相关经办部门探讨，梳理出合同送审资料清单，例如：合同文本、招投标文件、评标报告、中标通知书（采购小组的评标意见或谈判纪要）、采购预算或院务会审批意见等等。其次，针对不同类型的合同，梳理审出计所必需的资料，例如部分药品、耗材、试剂或者工程类合同，对供应商资质有特殊要求的项目，应将供应商资质也列入送审资料清单中；耗材、药品的引进，有特殊流程的，也应将对应流程的审批文件纳入送审清单中。总之，梳理、归纳送审清单是进行合同审计的第一步，明确、规范的送审资料，有利于合同审计工作的顺利开展，节省沟通时间，提高合同审计效率。2.编制审计底稿与评价意见书审计底稿与审计评价意见书是能体现审计工作成果的重要形式，亦是一种严肃、正式的沟通方式。内部审计部门作为医院经济合同的审签部门之一，应该对所审核的合同进行登记，可以设置合同审计台账，以备后期查证。其中，对查验出不合理合规的合同，应以审计底稿的方式进行记录并反馈给经办部门确认。合同审计工作底稿至少应包含以下几项内容：底稿编号、合同名称、送审部门、送审时间、审计审核意见及建议、相关审计人员及复审人员签字等。编制审计底稿的同时，应该采取影片或者扫描文件等方式对有疑问的资料进行取证留存，保证审计档案的完整性。每月或固定时间对合同审计底稿进行归纳整理，梳理出经审计发现的高频率问题，协同采购、财务、纪检等多部门进行讨论，深入挖掘问题的实质，探讨解决方案。若属于合同管理制度不健全、不合理的，应及时进行修订、完善，共同推动医院高质量发展。3.完善合同执行中审计链条合同执行过程中审计顾名思义是对合同履行、变更、解除的合规性、合理性进行检查监督。合同在履行过程中，审计首先应关注合同文本内容是否严格执行，合同的签约方、标的物数量、质量、金额、时间等核心条款，是否与合同内容完全保持一致。其中“时间”条款作为重点要素之一，其时效性要求供应商必须按规定的时间提供相关设备或服务，否则必须承担相应的违约责任。在审计合同变更和解除时，应重点关注变更事项的合规性、合理性。例如，签约方的变更包括名称、账户、组织关系的变更等，除了考虑变更的合法性外，更应考虑变更的实质，谨防合同诈骗。合同的解除应关注是否经相应的内部权限人审批，需要上级审批的合同是否执行相应的审批程序。审计是合同执行中的重要环节，审计部门可连同法务部等多部门共同进行监督。4.基于HRP系统下合同审计方法的探讨相对于传统纸质的合同审计工作，HRP系统中的合同审计工作关注点更多，关注范围更广。首先，在系统试运行阶段，审计部门应重点关注权限设置的合理性。例如，合同附件、信息修改权限的控制。若不设置附件、信息修改权限控制策略，可能导致已审批合同信息及附件内容被随意替换、更改，无法确保系统中合同信息、电子版附件的一致性和准确性。因此需要确保经办人提交合同审签流程后，不能随时修改系统中合同信息、替换合同电子附件，只能在合同审签者驳回合同之后才能进行修改，且系统应记录最后一次修改时间。其余审签者不得修改任何附件及合同信息。其次，还应关注合同数据查询权限的设置情况。流程中相关人员不应有查看所有合同数据的权限，否则容易导致合同内容、产品价格等涉密信息泄露等风险，应针对不同部门、岗位人员分级设置合同数据查询权限，并且明确合同数据查询授权审批流程。再者，应关注审签流程的完整性。审签者在流程驳回时，应填写详细的原因和修改意见，以便后续审签部门领导可通过系统审批记录了解合同修改情况。最后，审计人员在线上审批合同时，除了注重合同内容的准确性、完整性，还应将合同信息与系统信息进行比对，确保系统字段填写完整、准确。四、结语合同审计工作是医院稳定、可持续发展的重要运行保障，内部审计部门应切实发挥内部的监督、咨询功能，内部审计工作人员更应顺应时代潮流，发扬探究精神和创新精神，更新工作思路，创新工作方法，尽量避免医院陷入合同纠纷，保障医院合法权益不受侵害，为医院发展保驾护航。参考文献1.沈燕萍.从内部审计角度探究医院经济合同管理.财经界，2019（09）.2.滕骥儒.公立医院经济合同审计思路与方法.中国内部审计，2020（09）.3.廖晶晶.简述公立医院经济合同内部审计的重要性及办法.经济师，2019，362（04）.4.余旭珊.医院经济事项合同审计的关键点.财会学习，2019（09）.5.李加.新时期医院经济合同审计的内容与保障.中国市场，2018（36）.6.卫生系统内部审计操作指南.北京：人民卫生出版社，2012.第 7 页 共 7 页