如何与政府高效沟通.ppt

主要内容主要内容 一、与政府官员沟通的原则一、与政府官员沟通的原则 二、与政府官员沟通的技巧二、与政府官员沟通的技巧 三、政府官员管理风格分析三、政府官员管理风格分析 四、怎样向主管部门官员请示、报告四、怎样向主管部门官员请示、报告沟通包含着意义的传递与理解沟通包含着意义的传递与理解自说自话自说自话部分一致部分一致完全一致沟通的定义一、什么是沟通什么是沟通沟通的三种情况沟通的三种情况 沟通的过程编码解码信息信息解码编码反馈反馈特定特定信息信息“理解理解”了了的信息的信息干扰干扰信息发送者信息接收者 不良的沟通会带来哪些后果？不良沟通不良沟通 事业受损 家庭不睦 工作满意度低下 浪费时间 团队合作性差 身心疲惫 人员流动 丢掉生意 互相指责 走冤枉路 浪费金钱 无法达到预定目标这些都是我们不想得到并且不愿意承担的！沟通的种类沟通的方式沟通是一种交谊舞Barriers To CommunicationBarriers To Communication沟通中的障碍沟通中的障碍研究表明造成沟通困难的因素有： 缺乏自信，主要由于知识和信息掌握不够 人的记忆力有限 对于重点的强调不足或条理不清楚 不能做到积极倾听，有偏见，先入为主 按自己的思路去思考，而忽略别人的需求 准备不足，没有慎重思考就发表意见 失去耐心，造成争执 时间不足 情绪不好 判断错误 语言不通 On Communication BreakdownOn Communication Breakdown沟通中的脱节我知道你相信你理解了你认为我所说我知道你相信你理解了你认为我所说的话，不过我不能确定你是否意识到的话，不过我不能确定你是否意识到你听到的并不是我想表达的意思你听到的并不是我想表达的意思。What Is PerceptionWhat Is Perception ?什么是感知感知是给我们所看到和听到的东西附上意感知是给我们所看到和听到的东西附上意思的能力。思的能力。感知是指我们怎样看待事物。不仅是我们感知是指我们怎样看待事物。不仅是我们所看到的，而是我们怎样将看到的事物加所看到的，而是我们怎样将看到的事物加以集中。以集中。 错误的期望错误的期望 自 负这点儿事我闭着眼睛也能做，你怎么这么笨呢！沟通的四个特点 随时性 我们所做的每一件事情都是沟通 双向性 我们既要收集信息，又要给予信息 情绪性 信息的收集会受到传递信息的方式所影响 互赖性 沟通的结果是由双方决定的 有效沟通的四个原则 有明确的沟通目标 重视每个细节 要达到你的至少一个目标 适应主观和客观环境的突然变化 有效沟通的基本技巧k Design clear, concise Design clear, concise messagemessage 组织清晰、简洁的语组织清晰、简洁的语言言k Look for non-verbal cuesLook for non-verbal cues注意非语言暗示注意非语言暗示k Listen to understandListen to understand注意倾听注意倾听k FeedbackFeedback反馈反馈歌曲欣赏歌曲欣赏： 我能为你做些什么我能为你做些什么要不要我为你唱首歌 解解你心中忧伤寂寞要不要我为你倒杯水 也许哭过以后会口渴要不要我陪你聊一聊 听你把心事侃侃诉说要不要我陪你走一走 看看窗外美丽的景色我能为你做些什么 请你轻轻告诉我 只要我能够 只要我能够 什么都愿为你去做 我能为你做些什么 想到以后你就说愿为你付出 愿为你守护 我会为此感到很快乐我会为此感到很快乐 一、与政府官员沟通的原则一、与政府官员沟通的原则 尊重而不吹捧尊重而不吹捧 请示而不依赖请示而不依赖 小故事小故事: :官员喜欢什么人官员喜欢什么人? ? ( (小小75)75) 主动提出解决方案主动提出解决方案二、与政府官员沟通的技巧二、与政府官员沟通的技巧 适当的时机适当的时机 适当的地点适当的地点 提供有说服力的事实依据提供有说服力的事实依据 完整的方案完整的方案 预测领导质疑，随时准备答案预测领导质疑，随时准备答案 说话简明扼要，突出重点说话简明扼要，突出重点 服从领导，尊重领导服从领导，尊重领导 面带微笑，充满自信面带微笑，充满自信三、政府官员的管理风格分析与沟通策三、政府官员的管理风格分析与沟通策略略 （一）官员管理风格类型分析（一）官员管理风格类型分析 （二）与不同管理风格官员的特征（二）与不同管理风格官员的特征及沟通策略及沟通策略（一）（一）官员管理风格类型分析官员管理风格类型分析全局全局注意力注意力局部局部过程过程 优先级优先级 结果结果慢慢 速度速度 快快非结构化非结构化过程过程结构化结构化整合型（整合型（I I）创新型（创新型（E E）官僚型（官僚型（A A）实干型（实干型（P P）有全局眼光、非结构有全局眼光、非结构化风格、关注结果、化风格、关注结果、动作快动作快类型类型 特征特征 是与不的含义是与不的含义 所担任的工作所担任的工作 创新型创新型是是也许也许不不不不发改，计划等宏发改，计划等宏观高层管理部门观高层管理部门官僚型官僚型注重局部与细节、注重局部与细节、结构化风格、关注结构化风格、关注过程、动作慢过程、动作慢是是是是不不也许也许会计，税务，会计，税务，工商，公安等工商，公安等部门办公室部门办公室实干型实干型注重局部与细节、结构注重局部与细节、结构化风格、关注结果、动化风格、关注结果、动作快作快是是是是不不不不技术监督，安监。技术监督，安监。环保，海事，水环保，海事，水务等管理部门务等管理部门整合型整合型有全局眼光、非结构化有全局眼光、非结构化风格、关注过程、动作风格、关注过程、动作慢慢是是也许也许不不也许也许党政职能部门党政职能部门一把手等一把手等（二）不同管理风格官员的特征及（二）不同管理风格官员的特征及沟通策略沟通策略 创新型上司创新型上司 整合型上司整合型上司 实干型上司实干型上司 官僚型上司官僚型上司案例案例1 1：这位：这位局长局长属何种类型属何种类型有一次，某局长把他的下属叫到办公室里，他对下属说：“你最近安排一次到B厂去作个调查。搞研究的人必须经常下到实践中掌握第一手材料，不了解实际，怎么做研究呢?” 下属听了之后，马上答道：“好的，那么我先与这个单位联系一下，安排好时间。”于是，这位下属就开始与对方联系，安排包括住宿、交通、时间进度、调查问题等在内的具体任务。一个星期后，一个星期后，下属下属找到找到局长局长：“ “局长局长，我准，我准备明天到备明天到B B厂去调研，不知您是否还需要厂去调研，不知您是否还需要安排其他安排其他同事同事一起去一起去?” ?” 这位这位局长局长听了，听了，大怒：大怒：“ “谁叫你现在下工厂去。现在你要谁叫你现在下工厂去。现在你要静下心来好好看看各方面的资料，要大静下心来好好看看各方面的资料，要大量阅读国内外的研究文献，认真扎实地量阅读国内外的研究文献，认真扎实地打好专业理论基础，只有这样，下去调打好专业理论基础，只有这样，下去调查才有收获，才能在现场调查中发现并查才有收获，才能在现场调查中发现并解决问题。解决问题。” ”这位这位下属下属目瞪口呆，偏偏不安地咕咕哝一目瞪口呆，偏偏不安地咕咕哝一句：句：“ “是您说是您说要我去工厂的要我去工厂的” ”。于是，。于是，他不知下文如何处置。他不知下文如何处置。 “ “我只是说搞理论我只是说搞理论研究的人要到现场中去了解实际，提醒研究的人要到现场中去了解实际，提醒你要注意思考、学习和研究方法。你要注意思考、学习和研究方法。” ” 案例案例2 2：这位王：这位王书记书记属何种类型属何种类型你来到王姓副书记的办公室，你进门后这样告诉他：“王书记，问题是这样的，解决方案是那样的。我们想获得你的同意。”他会回答：“还没到时候，我们还没有准备好。”接着，他会问：“你跟甲谈过吗?跟乙呢?跟丙有没有谈过?”这时，你就得巩固你所有的基础，你可以这样回答：“我们已经和甲、乙、丙都谈过了，并且就解决问题的方案取得了一致意见，现在想听听您的意见。”这时，他又会问：“那么，丁的意见又如何呢?”如果你没有跟丁谈过，他就会说：“嗯，我认为我们还没有准备好，还要进一步研究研究。”但如果你说：“我们跟丁也谈过了，他完全赞成。”这时，他就会说：“那我们还等什么呢?干!” 案例案例3 3：这位张高工属何种类型：这位张高工属何种类型某公司一位姓张的高工，负责新产品开发的总体技术工作。由于产品的不断更新换代，公司决定开发换代新产品。于是公司总工程师找到这位高工，要他负责这个产品开发的具体技术工作。这位高工非常乐意，“其实，我早就认为应该搞这个产品了。” 他这样说了之后，马上接着说：“那么，给我安排一批助手，我们明天就讨论技术方案。”果然，此后的一周时间内，他们就拿出了总体设计方案，并开始工程化设计。一个月后，公司总工程师又找到这位高工，“老张，通过情报收集，我们发现国外已经搞出了这种换代新产品，而且国内已有厂家引进了这种技术，看来，我们得放弃这个项目，搞另外一个”。老张很失望，但一想也对，“跟在人家屁股后面搞，确实没意思”。于是，他马上又着手组织搞另外一个。 结果是，三天后，公司又通知他不要搞了，因为而此时，老张已经把第二个项目的初步设想搞出来了。、创新型官员、创新型官员发改，计划等宏观高层管理部门发改，计划等宏观高层管理部门 特征：特征： 急性子，性格外露，喜欢争论，总是从自己出发考虑事物 不喜欢约定时间，一旦有了主张就去处理 有很强的感觉力，一天到晚在思考新的点子但往往拿不出解决问题的办法沟通策略沟通策略 让他们参与到问题解决中来让他们参与到问题解决中来 沟通时，不要带着沟通时，不要带着“最后最后”的答的答案去见他们，案去见他们， 而应该让他感觉而应该让他感觉到到“问题还处在未决状态问题还处在未决状态”。 信息组织上，应该这样说：信息组织上，应该这样说：“我建议我建议” “” “我一直在我一直在想想” ” “你怎么认为？你怎么认为？”、整合型官员、整合型官员 特征：特征： 处事灵活，当他说出某句话后，可以从不同的角处事灵活，当他说出某句话后，可以从不同的角度解释度解释 看重沟通过程，结果对他来讲并不重要。看重沟通过程，结果对他来讲并不重要。 习惯于考虑他人是怎样想的，而不愿意自己做主习惯于考虑他人是怎样想的，而不愿意自己做主去决定某件事，他们总是设法圆滑地摆平各方面去决定某件事，他们总是设法圆滑地摆平各方面的关系。的关系。沟通策略沟通策略 沟通时，应该把所有相关的背景资料都沟通时，应该把所有相关的背景资料都准备好；把可能要他承担责任的问题，准备好；把可能要他承担责任的问题，先处理好。先处理好。、实干型官员、实干型官员 特征特征 习惯于直线型的思维方式。习惯于直线型的思维方式。 追求快速反应，但不考虑结果是什追求快速反应，但不考虑结果是什么。么。 他们会把每个细节都做得很好，有他们会把每个细节都做得很好，有很高的效率；而对效益则不太关心。很高的效率；而对效益则不太关心。沟通策略沟通策略 沟通时，要主动。沟通时，要主动。 在问题的提出上，要直接从问题的结果在问题的提出上，要直接从问题的结果出发，要使他感到问题的压力，甚至让出发，要使他感到问题的压力，甚至让他觉得问题不解决是一种潜在的危机，他觉得问题不解决是一种潜在的危机，以引起他的注意，让他觉得这个事情确以引起他的注意，让他觉得这个事情确实非办不可。实非办不可。、官僚型官员、官僚型官员 特征特征 每次约会前打电话预约，并很守时。每次约会前打电话预约，并很守时。 非常强调过程，任何事情都要细心非常强调过程，任何事情都要细心规划。制定决策较慢，瞻前顾后，规划。制定决策较慢，瞻前顾后，反应也较慢。反应也较慢。 最恨创新型人最恨创新型人沟通策略沟通策略 与他们沟通，与他们沟通，“方法比内容更重要方法比内容更重要” 。 必须使自己的风格适应他的风格。必须使自己的风格适应他的风格。 要注重形式：如要电话预约；要放慢速要注重形式：如要电话预约；要放慢速度，控制情绪；度，控制情绪； 不要把没有成熟的答案一股脑儿倒出。不要把没有成熟的答案一股脑儿倒出。四、怎样向政府领导请示报告四、怎样向政府领导请示报告 仔细聆听领导的命令仔细聆听领导的命令 与领导探讨目标的可能性与领导探讨目标的可能性 拟定详细的工作计划拟定详细的工作计划 在工作进行中随时向领导汇报在工作进行中随时向领导汇报 在工作完成后及时总结汇报在工作完成后及时总结汇报对不同性格官员施以不同的汇报方式对不同性格官员施以不同的汇报方式