上海理工大学办公自动化系统建设项目招标文件.docx

上海理工大学办公自动化系统建设项目招 标 文 件上海理工大学二OO八年八月目 录招标公告第一部分 技术规格要求第二部分 投标方须知第三部分 投标文件构成招标公告 上海理工大学信息化办公室受上海理工大学委托就上海理工大学办公自动化项目所需的货物及服务自行组织招标。本次招标坚持平等投标、公开评标、择优定标的原则，维护招投标双方的合法权益。欢迎具有资质和能力的单位前来投标。 1. 招标内容及要求见招标文件。 2. 招标项目名称：上海理工大学办公自动化系统建设项目。3. 项目简介：本项目旨在利用信息技术手段，建设办公自动化系统，提高行政办公效率和水平，为广大师生提供更好的信息服务，为学校决策提供技术支持。 4. 投标方资质要求： a、 投标方必须具有独立法人资格，注册资金不低于500万，有生产或供应能力，具备履行合同所需的财务、技术能力和经验，且在上海市有固定的经营、维护人员，能提供良好的技术支持；b、 不允许联合投标，不允许转包；c、 投标方须提供软件开发的有关资质证明文件；d、 投标方必须具有 “软件企业认证”资质；e、 投标方必须有5个以上同类高校办公自动化系统成功案例，同时必须提供2个以上上海地区同类高校成功案例证明文件（合同复印件、验收报告） 技术咨询：陈老师周老师:55277765，裘老师 55272824;   投标截止时间： 2008年8月27日上午11:00时之前送达，逾期收到或不符合规定的投标文件恕不接受标书请送：上海市军工路516号 上海理工大学第二办公楼106室      联系电话（传真）：55272339联 系 人：陈老师                                                                          上海理工大学设备招标领导小组2008 年8月15日第一部分 技术规格要求一、建设目标1. 实现学校办公自动化、文档一体化和日常工作信息化；2. 内部通讯平台、信息发布平台、并实现工作流转与文件管理的自动化；3. 建立一个弹性、灵活、高效、安全的电子化办公环境，最终实现无纸化办公。二、技术架构要求采用先进的技术架构和设计方法，融合先进的管理思想，用国际通用的技术标准，研发的集结构化程度高、灵活性、扩展性、兼容性、升级性好、速度快为一体。1. 采用基于Web的门户技术、工作流技术、协同技术、以及数据流的分布式应用框架，能将系统有效地整合到门户系统中；2. 采用浏览器操作，Browser/Application Server/DataBase Server 三层体系结构；3. 通过采用组件技术和积木式的开发模式，系统平台提供了一种可靠的、可伸缩的、易于扩充的综合办公和信息管理的基础架构；4. 系统具有二次开发能力，系统支持可视化流程定制，用户可以定制各种模板（公文模板、个性化模板），还可以整合其他应用系统，进行门户统一管理；5. 办公系统与Ms Office的Web无缝集成；6. 系统支持手机短信平台接口。三、系统设计要求：1. 能无缝集成到校园信息门户平台；与统一身份认证平台的集成实现单点登陆和统一的用户管理；与公共数据库平台集成实现数字共享和交换。为工作人员提供一个集成化、弹性灵活、高效安全、电子化的办公环境，最终实现无纸化办公。2. 以工作流技术为核心，对于日常办公中涉及到的需要多部门、多人员协作解决的业务，提供具有工作流技术的处理过程。例如能够针对公文流转过程中的各个环节进行工作流程的定义、修改和跟踪，监控工作流程的进展程度，对即将超出办理时间限制的环节进行消息提醒，以保证整个协同工作及时有效地完成。3. 向校园网及互联网上的用户提供学校公告、新闻、规章制度及信访等信息的浏览及搜索，并可对这些信息进行管理和维护，例如信息的录入、修改、发布；各类信息管理人员在不同的权限范围内进行操作；信息从编辑初稿领导审核定稿管理员发布的整个工作流程用上述工作流技术来实现和监控。4. 为工作人员提供专门的辅助个人办公的服务管理，要求具有与OA系统其他用户的即时通讯功能、个人工作日程安排、个人通讯录、个人待办事宜等；能够与现有学校邮件系统集成；同时具有消息提醒功能，包括对未读邮件、未读消息、即将超出办理时间限制的待办事宜的提醒，甚至可通过此模块直接进入其它的应用程序或调出其它应用程序的数据进行业务处理。5. 系统应该有完善的安全机制，采用基于角色的安全控制方法和细粒度的权限控制，用户只有通过身份、权限验证，才能使用与自己权限相对应的功能；能限制非法IP地址范围的人员登录；文件在网络传输过程中是加密传输；对用户的登录和操作都有完整的日志记载；支持少量用户（例如重要领导）在外远程办公，通过使用VPN账号建立一条安全可靠的通往校园办公系统的信息遂道。6. 在保证系统功能正确和完整的前提下力求界面友好、操作简单、设置灵活、维护方便、安全可靠、适应性广泛。7. 采用B/S结构及多层体系架构，将在相当长的时间内保障技术的发展能力，具有良好便捷的升级能力，选用的数据库产品、应用软件均具有先进性及成熟性。8. 系统将提供开放的接口设计，保证未来系统扩展及二次开发，以适应学校需求的变化与发展。支持跨平台运行，以适应用户的不同的操作系统平台。9. 简明易用的操作，完全的图形化设计，操作者易于上手。四、系统主要功能要求：注意：以下功能模块为学校目前参考流程，欢迎提出更好的解决方案，并在标书中注明。该系统要紧密结合高校业务，全面贯通高校内部经脉，通过对学校各部门办公要素的整合，实现对工作流、信息流和知识流的整合管理。使高校内部各级单位间建立起一种开放的、网络化的、高效的办公新环境，以一套完善的支持群体协作、流程控制、信息发布及控制功能的应用软件，为学校内部管理和外部交流提供全面信息的传递、处理渠道。系统主要功能模块，如图所示： 图1 系统功能模块图各个子功能模块完成的功能简述如下：收文管理：采用工作流技术管理整个收文过程，主要对接收文件的登记、拟办、签批、分阅、办结、归档、统计查询等流程进行管理。收文流程可以预先定义好，如图2所示，也可以根据工作流程的变化临时修改或重新定义。可以查看文件的流转过程记录；对流程中的各个处理结点可按流程定义时的要求进行实时监控，如有即将超过设定办理时间的处理结点，对其进行消息提醒，以保证任务的按时完成；另外系统对于文件的查询权限有严格的控制。图2 目前收文流程参考发文管理：采用工作流技术管理整个发文过程，主要对发送文件的拟稿、审批、会签、核稿、签发、编号、印发、办结、归档、统计查询等流程进行管理。发文流程可以预先定义好，如图3所示，也可以根据工作流程的变化临时修改或重新定义。可以查看文件的流转过程记录；对流程中的各个处理结点可按流程定义时的要求进行实时监控，如有即将超过设定办理时间的处理结点，对其进行消息提醒，以保证任务的按时完成；系统对于文件的查询权限有严格的控制；发文正文与WORD相结合，保留修改痕迹，在流转过程中按流程配置保留WORD修改的不同版本；除发文正文外，可添加多个附件，方便电子文件传阅；成文时可套用文档模板库中的模板；可以直接在文件上进行批注，并且加盖个人电子印章，全文批注与电子印章均有防伪功能，杜绝非法拷贝和篡改。图3 目前发文流程参考校内呈文：这个模块是特别为校办公室编辑信息交流、上报信息给市科教党委等部门和编写年鉴等工作收集学校各个部门的信息而设计的。同样也采用工作流技术管理整个过程。信息上报流程可以预先定义好，如图4所示，也可以根据工作流程的变化临时修改或重新定义。对流程中的各个处理结点可按流程定义时的要求进行实时监控，如有即将超过设定办理时间的处理结点，对其进行消息提醒，以保证任务的按时完成。图4 目前信息上报流程参考会议管理：这个功能模块将又细分为以下几个子功能模块，如图5：图5 目前会议管理功能模块图参考会议场地申请：可对会议场地信息进行维护，如添加、修改、删除；可查询会场信息并申请会场，申请流程同样也采用工作流控制，工作流管理规则同收、发文等。流程如图6所示：图6 目前会议场地申请流程参考会议通知：该子模块可以对系统管理模块中的用户管理模块定义的所有OA用户进行按部门、或按干部层次的分组，还可以自定义分组；同时具有OA系统内部的消息发送功能，只要向各个分组发送消息，各个分组所有成员都能收到，并且只要分组成员登录OA，就能看到关于会议通知的消息提醒，同时系统自动给出反馈消息，以使会议通知人员确定是否通知到个人；还要求在此模块中可以直接发送手机短信给由于未登录OA系统而不能收到OA内部短消息的参会人员。会议论坛：可提供一个针对会议议题的内部在线论坛。在开会前，将议题放在论坛上，并能通过会议通知来提醒议题讨论相关人员在此论坛内发表会前言论，互相阅读各自言论以便参考和总结。这个功能模块主要是为了能使参会人员在召开会议前就能在这个平台上就议题讨论得比较成熟，在真正举行会议时能快速的得出结论并定夺，以减少会议次数和时间，减轻参会人员的负担，提高会议效率。会议日程安排：可定义和预览一周的会议安排，包括会议时间，地点，主题等。可以往前查看过去每一周的会议安排，用户在有权限的前提下，点击进入每个会议，可以看到详细的会议记录，参会人员签到等情况。会议记录及归档：可以对即将举行的会议进行现场电子的会议记录，以及提供方便的参会人员签到机制；可以对每次会议记录及相关文件资料进行归档。会议档案查询：在有权限的前提下能够查看每次会议记录及相关文件的档案资料，并且提供搜索功能以便查询。信访管理：主要用于完成对教职工、学生的来信来访、投诉等内容进行登记、检查、办理和跟踪等功能。整个流程同样也采用工作流控制，工作流管理规则同收、发文等。流程如图7所示：图7 目前信访工作流程参考 交办协办：用于上级向下级交办任务或平级部门之间进行协同办公。交办协办流程要求灵活，可以选择任意人发送，并可以同时发送给多人办理；可指定办理期限，系统可根据办理期限自动催办；发送给他人办理后，可以收回办理权限；承办人办理完毕后，向任务提交人反馈办结信息，由任务提交人决定是否办理结束。辅助办公：包括两个子功能模块：1.信息管理：对公用信息模块的所有信息进行管理和维护，包括编辑、修改、删除、审核、发布；各类信息管理人员在不同的权限范围内进行操作；信息从编辑初稿领导审核定稿管理员发布的整个工作流程用工作流技术来管理和监控。2.主要用于用车、用章、学生活动场地使用等辅助办公事务的管理，包括：车辆信息维护、用车的申请、批准；公章的信息维护、用章的申请、批准等；学生活动场地的信息维护及其申请、批准等。申请流程同样也采用工作流控制，工作流管理规则同收、发文等。用车管理、学生活动场地管理：流程分别如图8和图9所示： 图8 目前用车管理流程参考 图9 目前用车管理流程参考用章管理：流程如图10所示：图10 目前用章管理流程参考值班安排：用于设计和查看一周内部门内部人员值班安排，并可往前查看每一周的值班安排情况。档案管理：对部门内部所有电子公文、档案、信访信息、规章制度等进行分类、存储，将收文、发文及其他文件进行统一整理归类入档，并提供查询、统计、模糊检索等功能，便于今后查阅和外借；同时可提供档案利用登记功能，将外借档案的利用效果、利用卷数、归还卷数、检查有无损坏、缺页等情况进行登记。固定资产管理：可对部门内部的所有固定资产信息进行登记、修改和删除等维护操作和查询操作。日程安排：供工作人员个人进行工作日程安排时使用，也可以授权给他人安排自己的工作日程，而自己只是查看（例如领导授权给秘书）。可列出个人每天要完成的事务，同时可设计提醒事务列表，系统将按照定义好的完成任务时间限制对个人进行及时消息提醒。 通讯录：为用户提供联系人的姓名、电话和所属部门；并为这些信息提供两种添加方法:一是直接读取管理员在用户管理模块添加的用户基本信息；二是用户能自行新建联系人，由用户自己添加所关心用户的基本信息。在线交流：提供OA系统用户在线交流、文件传输等功能，类似于MSN/QQ等通讯工具。电子邮件：既要与学校现有邮件系统(亿邮)集成，方便地进行校园内部邮件收发，查询，也要提供Internet上各种邮件帐户登录接口，以便与外网进行邮件往来。消息提醒：只要登录OA，就能看到消息提醒；能够对未读邮件、未读消息、即将超出办理时间限制的待办事宜的提醒；甚至可通过此模块直接进入其它的应用程序或调出其它应用程序的数据进行业务处理。工作授权：当用户因公务出差或其他原因不能办理自己的公务时，可以授权其他人临时办理自己必须及时处理的事务。当用户进行授权管理时，所有流程引擎发过来的文件，将自动转交给被授权人进行处理，可将不同的操作委托给不同的人处理，授权到期自动收回，也可未到期手动收回授权。待办事宜：能够接收并列出所有工作流中需要当前用户完成的任务以及领导或自己安排的任务，点击任务可直接进入业务操作界面，即每位用户打开其待办工作即可查看并办理所有需其处理的公文，显示当前急需处理的审批、会签、签发、批示、办理等事宜，并提供文件办理功能，真正实现并创建轻松而又有序的协同工作环境；另外还可以查看各种事务的办理的进展情况、已办情况、代办情况等；用户前次起草并暂时保存的事宜（各种流程），在登录系统后，可以从拟办事宜中重新打开，编辑并发送给下一环节的处理人员，拟办事宜如果不需要再进行处理，可以直接删除。个人设置：工作人员可以在此设置和更改自己的用户信息；可以根据系统管理员配置好的桌面模板选择自己喜欢的界面风格、布局风格和提醒设置等等。系统问题征集：在线直接提交发现的系统问题给管理员，并可查看管理员的回复。流程定义：通过流程图形化定义界面，可根据实际情况灵活自定义工作流程，用户可以控制流程步骤数，设置每一步骤的处理人、处理部门、处理权限、及处理时间限制，体现系统的易用性和界面友好性；支持直流、分流、条件流等常见流程模式；支持撤办、重办、转办、代办、催办、跳转等流程异常处理；既支持按照系统管理员设置好的固定流程，又支持允许用户自定义下个节点的办理人员和办理权限自由流程；还可为流程设置监控人员。流程监控：如果一个用户被授予监控权限，流程监控人可以清晰的查看流程的审批过程，哪些环节以及办理完毕，当前处于什么环节。用户管理：用户管理应用让系统管理员增加新用户或编辑、删除己存在的用户，当系统管理员增加了一个新用户时，通讯录模块中的系统用户信息表将自动添加此用户。同样地，编辑和删除用户在通讯录中也会有相应的变化；除了管理用户基本信息外，用户在OA系统的角色及权限也在此模块中设定；定义合法的IP地址范围以限制非法IP登录。文档模板管理：配置和管理公文起草的常用模板和红头模板以及工作报告的模板。桌面模板管理：配置和管理可供用户选择的桌面模板类型：包括界面、布局风格、提醒设置等。 日志管理：系统自动记录所有OA系统人员的登录日志和操作日志。公用信息：向校园网及互联网上的用户提供学校公告、新闻、规章制度及信访等信息的浏览及搜索。五、实施、保障与服务1、实施与保障(一) 提出全面、完整的总体技术方案(包括系统各项软件功能、建议硬件规格、配置理由和整个系统性能指标)。(二) 提出满足办公自动化系统要求的实施方案、服务方案、项目管理和风险防范措施。其中：实施方案包括实施计划、工程进度表等；服务方案包括人员培训、运行维护方面的技术支持、系统升级及功能扩展、对后续工程的支持等方面的承诺；项目管理必须具有合理的项目管理策略和较高的项目控制水平；风险防范措施包括风险分析及具体的防范措施。具体有如下要求：(1) 文档要求：按照系统建设的进度，递交相应的系统文档，要求文档规范齐全；(2) 培训工作贯穿整个建设过程；(3) 系统维护的响应时间满足小时要求。2、计划开、竣工日期和实施进度表投标单位应提交初步的设计开发、实施进度表和人员的配备，说明按招标文件要求的工期进行施工的各个关键日期。初步设计开发、实施进度表说明计划开工日期、各分项工程各阶段的完工日期。进度计划应与方案或组织设计相适应。2、售后服务须有售后服务承诺,规定明确的服务范围和内容。1、提出服务承诺。最终须按照合同规定的时间，派遣技术人员上门服务。2、依据学校的实际情况，协商制定切实可行的完整培训计划,采用集中培训与专项指导两种方式，为用户免费培训使用与维护软件的有关技术人员，包括系统管理员一名、操作员若干名。3、指导用户构建软件的运行环境，完成软件的安装与配置。4、指导用户收集、整理、录入(或导入)软件运行需要的有关基础数据。5、需提供专门的客户服务系统，用于接收、确认学校反馈的问题/需求并及时学校解决反馈的问题、满足学校反馈的需求，为学校建立并维护完整、准确、详细的软件使用档案。6、在一年的免费服务期限之内，为学校免费提供各种技术服务，包括在线答疑、定期回访、软件更新、适应性修改、少量增量性修改、版本升级与技术培训。第二部分 投标方须知一、本次招标，根据中华人民共和国招投标法和上海理工大学有关招投标规定组织实施。由上海理工大学信息化工作办公室具体操作和实施。二、本次招标严格依据公开、公平、公正的原则进行。在招标过程中禁止任何形式的不正当竞争行为，一经发现，立即取消投标资格。三、无论招标过程中的做法和结果如何，投标方自行承担参与投标活动的全部费用。招标方在任何情况下均无义务和责任承担这些费用。四、本次招标的内容详见第一、三部分。招标方提出的需求任务、提供的各种图表及商务条款都是招标文件不可分割的部分。五、各投标单位要严格按招标文件(包括附件)的内容要求，详细编写投标函和投标书。招标方对招标文件进行澄清的书面函，作为招标书的补充文件，对投标单位具有约束力。六、投标方必须保证所提交的全部资料的真实性。投标方应将投标书的开标一览表和投标方资格证明文件单独按顺序装订成册和密封，将投标书的投标报价和投标方案单独按顺序装订成册和密封，并将上述密封好的文件连同“投标文件资料清单”进行总体密封形成一套投标文件后递交。七、投标文件除签字外的其它部分必须是印刷形式，其中不许有加行、涂抹或改写。八、投标方应准备投标文件正本一套，副本四套，在每套投标文件上明确注明“正本”或“副本”字样。每套正本或副本单独密封装入一个文件袋内，并在文件袋上面标明招标编号、“正本”或“副本”字样，一旦正本和副本有差异，以正本为准。九、有下列情况之一的投标文件，将作废标处理：1) 投标文件未密封；2) 无单位和法定代表人或法定代表人委托的代理人的印鉴和签字；3) 未按规定格式编写，内容不全或字迹模糊，辨认不清；4) 投标文件逾期送达；5) 投标文件未对招标文件做出完全的响应导致投标无效。十、评标时发现所有投标均为废标，将视为邀标失败，招标方将重新邀标。十一、在投标截止日期前，招标方可以修改招标文件，并通知投标方，招标方可酌情延长投标截至时期和推迟开标时间。招标方对招标文件的修改构成招标文件的有效部分，投标方应当自收到修改通知后之日起三日内做出书面回复确认，期间不作回复确认的，招标方均可视为投标方完全认可，由此引起的失误由投标方自负。十二、招标文件中所提出的软硬件标准、性能和参数、系统集成各项要求，投标方可以在投标文件中提出不同的标准、型号和系统集成方案代替，但应使代替方案的性能和先进程度相当于或超过招标文件中的要求。投标方必须有完整简要的技术方案、系统集成与实施方案、培训保障方案作专项说明。任何方案，最终应以招标方的确认为准。十三、投标报价：（一）投标方应在招标文件所附的投标报价表上标明，并提供所有软件的单项报价、总价以及折扣优惠价。如单项报价计算的总价和所列总价不符，以单项报价为准；如果用数字表示的金额与用文字表示的金额不一致时，以文字表示的金额为准。（二）投标报价应包括：1软件产品的报价；2技术培训服务费(说明培训和服务内容)；3系统集成费(说明系统集成的内容范围)；4项目建设中涉及的其它费用（详细说明）。（三）投标价中标明的价格应为履行合同的最终价格，未经招标方认可，不得以任何理由予以变更。（四）招标方有权对投标报价中的供货数量或各种配置模块及配置数量予以增加或减少。十四、评标招标方根据“上海理工大学办公自动化系统”建设项目特点组成评审小组，结合前期专家咨询建议，对投标方所提供的方案进行技术、商务、服务等内容的综合评价，并根据分项评分标准进行评分，根据得分数确定中标人。十五、中标标准招标人将把中标通知书授予最佳投标者，主要考虑以下几方面：（一）投标文件基本符合招标文件的要求；（二）经检查或调研表明投标人有很好执行合同的能力，如公司实力、公司资质、类似规模案例、项目人员配备、人员培训等；（三）投标方选用的软件产品应切合我校应用实际、在技术上先进、在应用上成熟可靠、系统设计方案合理、可行且符合招标文件中提出的要求；（四）售价承诺对招标人最有利，并能够提供最佳的服务，“性价比”最高，有利于建立长期的合作伙伴关系。十六、招标方不保证最低报价者为中标人。十七、中标通知书在投标有效期满之前，招标方将以书面形式通知中标人，其投标己被接受。中标通知书将是合同的一个组成部分。对其他未中标的投标人，校方不再一一通知，并对未中标理由不作任何解释。第三部分 投标文件构成投标书格式要严格按照下列所提交文件的顺序安排，以便评标过程中能够方便地查阅相应的信息。投标书应包括：1. 开标一览表（见附件格式）；2. 投标方资格证明文件，包括：投标方基本情况表（见附件格式）企业营业执照（复印件）软件企业认证证书（复印件）法人代表授权书（见附件格式）银行出具的资信证明项目经理简历表（见附件格式）投标方类似应用软件项目简介表3. 投标报价，包括：软件开发报价表（见附件格式）；系统集成报价表（见附件格式）；技术和用户培训报价表（见附件格式）；技术支持和服务报价表（见附件格式）；其它费用（详细说明）；4. 投标方案，包括：详细的技术方案详细的实施方案（含详细的分阶段实施计划）详细的培训方案技术支持和服务内容承诺书招标文件要求投标方提交的其它文件及资料投标所选的产品近几年在国内相关领域的业绩（需提供合同复印件）三、附件格式1. 开标一览表项目名称： 招标编号： 投标人名称： 投标人国籍： （1）投标文件内容简介（限400字）投标产品a软件b其它投标方案简介（2）投标报价价格单位：人民币万元名称投标价（产品到项目现场完税价）备注软件开发费办公自动化系统系统集成费技术与用户培训费技术支持与服务费其它费用合计对本次应用软件开发、部署、运行所需的其它相关系统软硬件要求如下：序号系统软硬件详细要求12 （此表可延长）投标总价大写金额 （3）折扣声明投标人代表签字盖章： 注：此表应按投标须知的规定密封标记并提交。2. 投标方基本情况表公司名称地址电话号码传真注册资金技术人员人数公司经营状况开户银行名称开户银行帐号开户银行地址营业注册执照号我声明以上所述内容正确无误，您有权进行您认为必要的所有调查。投标人签名： (盖章)日期： 年 月 日253. 法人代表授权书本授权书声明：注册于 （国家或地区的名称） 的 （公司名称） 在下面签字的 （法人代表姓名、职务） 代表本公司授权 （单位名称） 的 （被授权人的姓名、职务） 为本公司的合法代理人，就上海理工大学办公自动化系统建设项目进行投标，以本公司名义处理一切与之有关的事务。本授权于 年 月 日签字生效，特此声明。法人代表签字盖章：被授权人签字盖章：见证人签字盖章：见证人职务：见证人单位名称：见证人地址：（此授权书需用带投标人抬头的格式纸出具）4. 项目经理简历表姓名职务性别年龄职称学历工作简历已完成工程项目情况5. 软件开发报价表软件详细报价清单（按模块报价）序号系统名称模块名称功能描述单价（元）数量小计（元）合计（此表可延长）6. 系统集成报价表系统集成报价序号系统集成任务名称系统集成任务描述价格注释合计7. 技术和用户培训标价表技术与用户培训报价序号培训内容日数人数地点单价总价合计8. 技术支持和服务报价表技术支持和服务报价序号服务项目名称技术支持与服务内容数量单价总价合计