某市网通分公司综合楼物业管理投标书.docx

××市网通分公司综合楼物业管理投标书投标文件一：投标函××市网通分公司：按照中华人民共和国招标投标法等有关法律规定，我们根据招标文件的要求，对××市网通分公司综合楼物业管理招标项目进行投标。由投标人××集团山东物业管理有限责任公司（全称）正式委托全权代表 ××总经理 （姓名、职务）提交投标文件正本一份，副本二份。在此文件中，投标人全权代表声明并同意：（1）如果我们的投标文件被接受，我们将履行投标文件中规定的每一项要求，并按我们投标文件中的承诺按期、保质完成该项目的物业管理工作。我方有责任和义务完成合同与投标文件中的条款。（2）我方承诺投标文件所报的物业管理人员与最终实施合同的物业管理人员相一致。（3）我方已详细检查所有投标文件，由模糊和误解产生的一切后果，由我方自负。（4）投标文件在公开报价后20天内有效。如果我方在规定公开报价后的有效期内撤回递交投标文件，将被没收投标保证金。（5）我方同意招标文件的要求，提供与递交招标文件有关的其他数据和资料。（6）我方愿按中华人民共和国合同法履行自己的全部责任。（7）我们理解，最低报价不是中标的唯一条件，你们有选择中标人的权利。（8）我方若未成为中标人，招标机构有权不做任何解释。（9）我方将遵照物业管理条例的要求。（10）与本报价有关的所有来往信函，应按下列地址进行：地址：*市888号 邮政编码：000000电话：（）888888 传真：（）888888电子信箱： 投标人全称：××集团山东物业 开户银行名称：农业银行管理有限责任公司 公章： 银行帐号：法人代表签字： 开户行地址：*市888888号 年 月 日投标文件二：资格资质证明文件一、法定代表人授权委托书本授权委托书声明：我 （姓名）系××集团山东物业管理有限责任公司（投标人全称）的法定代表人，现授权委托 ××集团山东物业管理有限责任公司 （单位名称）的 ××总经理 （姓名、职务）为我公司全权代表，全权代表在投标文件评标过程中的书面承诺、合同等所签署的一切文件和处理与之有关的一切事务，我均予以承认。全权代表无转委权。特此委托。 （附授权代理人身份证明复印件）全权代表姓名：×× 性别：男 年龄：单位：××集团山东物业管理有限责任公司 职务：总经理投标人：（盖章）法定代表人：（签字、盖章）日期：年 月 日投标文件三： 报价一览表报价一览表投标人全称××集团山东物业管理有限责任公司单价 1.156 元/m2·月总报价（元）小写：273196.1元大写：贰拾柒万叁仟壹佰玖拾零陆元整资质、资格国家二级资质，通过ISO9000质量体系认证物业实现规范时间接管后三个月之内出现问题服务响应时间1、急需处理的问题，10分钟内赶到现场予以处理2、非急需处理的问题，半个工作日内与报修人联系，1-2个工作日内予以处理3、一时无法解决或根本无法解决的问题，要立即联系保修人说明情况或商定处理问题的办法和时间备注注：1、总报价包括承揽承包本项目所需的所有费用。 2、以上内容在开标仪式上统一唱价。投标人：（盖章） 投标人全权代表：（签字）投标文件四：管理成本构成及详细费用测算一、 ××市网通分公司综合楼物业管理费用测算表序号费用项目测算依据月合计（元）年合计（元）一工资及相关费用1项目经理1人1×1600元1,600.0 19,200.0 2经理工资相关费用主任工资的55880.0 10,560.0 3维修主管1人工资标准800元/月800.0 9,600.0 4维修技术人员3人平均工资700元2,100.0 25,200.0 5保洁主管1人工资标准550元550.0 6,600.0 6保洁员5人保洁5人平均400元2,000.0 24,000.0 7会务人员1人工资表标准500元500.0 6,000.0 8保安主管1人工资标准850元850.0 10,200.0 9保安员6人平均工资800元(含服装及保安公司协调费)4,800.0 57,600.0 10法定节日加班费3日每年，工资的200193.332,320.0 11工资相关费用福利费，工会经费，教育费附加，工资的17.5（不含主任）2,030.0 24,360.0 小计16,303.3 195,640.0 二服装费1主任1人夏秋900元75.0 900.0 2维修工4人100元×3套×4人，雨衣65元×4套水鞋、4双×16元127.0 1,524.0 4保洁工7人100元×3套/人×7人，雨衣1套×65元室外用、水鞋7双×16元189.8 2,277.0 小计391.8 4,701.0 三综合办公费电话费100，手机费150元/月其他（日常办公等）用品50元/月300.0 3,600.0 四日常保洁费用玻璃水、拖把、扫帚、地推、清洁剂、上光蜡、不锈钢保养剂、清新剂、玻璃工具、垃圾袋、小铲子、厕刷、香球、防风簸箕、鸡毛掸子、硬毛排刷、百洁布等耗材，1000元/月1,000.0 12,000.0 五日常零星维修费日常零星小修，单体配件费一般在500元以下，中大修由业主方实报实销，第一年一般每月1100元1,100.0 13,200.0 六开办物资折旧费项目进驻时需配备的保洁工具、维修工具、治安工具等，不含垃圾桶、果皮箱、纸篓、垃圾台等保洁设施费，此项应有业主单位配备，附开办物资一览表700.0 8,400.0 七消杀费100元/月，7个月58.3 700.0 八水电费每月300元300.0 3,600.0 九化粪池清理1000元83.3 1,000.0 十以上合计一+二+三+四+五+六+七+八+九20,236.8 242,841.0 十一企业管理费十×2404.7 4,856.8 十二利润十×51,011.8 12,142.1 十三营业税金十×5.51,113.0 13,356.3 十四总计十+十一+十二+十三22,766.3 273,196.1 二、 开办物资一览表分类名称单位数量单价折旧年限合计办公用品电脑、打印机台1600032,000治安用品对讲机部28003533应急灯盏2801160行李套71001700清洁工具清洁车辆16003200榨水车辆1200367吸尘吸水机台115003500洗地机台1280039332米人字梯个13501350小型工具套250011,000管道疏通机台18002400压力钳、老虎钳工作台等套110004250电锤、电钻套120003667工作梯（6米铝合金）个112802640合计8400 投标文件五：项目经理等骨干资料投标文件六：技术文件第一章 提高物业管理服务水平的整体设想及策划零风险工程 解除后顾之忧一种模式 经营型物业管理二项承诺 示范大厦、满意率三个重点 整体形象、设备管理、配套服务四大优势 观念、技术、经验、配套 一、 认识与定位（一）物业概况××市网通分公司综合楼位于××市高新区黄金地带，渤海十六路与黄河五路交界处西侧，由山东省通信公司××分公司开发经营，总建筑面积19700平方米，占地面积3000平方米，共16层高78米，局部18层，内设办公室、会议室、接待室等。院内及广场占地面积为10107平方米。主要机电设备有智能化设施，包括制冷系统、配电系统、消防系统、安全监控系统、电梯系统、电子门禁等。 （二）物业管理定位作为××市网通分公司首期交付使用的物业，其功能品位将决定其在未来××开发区写字楼中的实际地位，以及后续开发的增值能力，作为一个多功能、多层次、环保型的现代办公物业，其整体定位我们将设定为： 优质、高效、便捷 l 优质 以差异化的方式寻求服务效能的最大化，保证物业的价值保值与提升l 高效 展示××网通分公司的高效率，以充足的专业精神吸引更多消费者l 便捷 展示现代物业服务的优越性，全心塑造通信公司办公楼清新优雅的环境二、工作重点和零风险工程（一）三个重点××物业公司以客户导向理论为依据，从××市网通分公司的角度分析新办公大楼的物业管理服务需求，确定了物业管理服务的三项工作重点：三个重点设备管理配套服务整体形象重点一：树立综合楼物业整体形象通过环境楼宇形象控制、设备和公共设施管理、治安和交通控制、管理服务人员行为规范以及后续工程形象控制等专业管理和文化气氛的融合，塑造新办公大楼优质、高效、便捷的整体形象。重点二：楼宇设备管理 新办公楼楼宇设备多、难度大，而××通信分公司的特殊性又要求设备运行万无一失，这对物业管理公司设备管理的技术实力是严峻的考验。物业管理单位必须迅速全面熟悉设备特性，掌握运行规律；在正式运行后，要确保电梯系统、供配电系统、给排水系统、消防控制系统、中央空调及通讯系统等关键设备运行正常。重点三：提供综合性配套服务××市网通分公司综合楼包括办公室、会议室、接待室等，集多种功能于一体，要求物业管理公司在保证物业管理主业基础上，提供综合配套服务，包括会务服务、健身、汽车美容服务等，这对具有丰富的办公楼物业管理经验的××物业公司来讲得心应手。（二）零风险工程 零风险工程的出发点是全面解除××市网通分公司后勤事务社会化改革的后顾之忧。依托××集团，长远承担物业管理的责任，在任何情况下，确保物业正常运行。三、 指导思想、管理模式、管理目标（一）指导思想：真诚合作、专业保障、长远承担真诚合作 体现了××物业尊重客户、依法经营的一贯风格，重合同、讲道德、守信誉，注意及时地沟通和协调，真诚为××市网通分公司提供专业服务，为社会创造价值，服务客户、拓展市场的意义重于创造利润。专业保障 展示××物业公司“敬业、服务、创新”的企业精神，充分发挥公司ISO9000质量体系、人力资源管理体系、财务预算及执行控制系统、物业管理制度以及专用物业管理软件五大体系的巨大作用，组织专业力量，体现专业水准，保障专业效果。长远承担 注重合作的即效性，更着眼于合作的长远前景和综合效益，力避急功近利、华而不实和短期行为。有阶段计划，更有长远安排，将服务概念由委托管理期局部扩展到物业的使用寿命期，是物业管理人的应尽职责。（二）一种模式：经营型物业管理模式经营型物业管理模式的核心思想为：将物业管理的概念从一般运行、维护、管理提升到对物业整体项目全面的策划，服务和管理层面，服务概念从委托合同期局部扩展到物业的使用寿命期，从而开发物业的功能潜力并提高使用效率，真正体现物业管理使物业保值、增值的社会功能。 经营型物业管理模式在新办公楼的应用，可以保障设备运行，提高××市网通分公司办公物业的使用效率，明显提升物业管理服务的附加值，并显著降低物业运行的总体成本。（三）管理目标两项承诺两项承诺三年内成为全省城市物业管理优秀示范大厦第一年内，物业管理服务实现客户满意率90%以上1、自接管之日起，第一年度内，物业管理服务实现客户满意率90%以上。2、自接管之日起，三年内使新办公楼成为全国城市物业管理优秀示范大厦。四、四大优势（一）观念优势：满意只是起点，超越业主需求××物业在不断发展中形成了独具特色的企业文化，它以其超前的服务理念、务实工作的作风，凝聚成强大的向心力。公司以“××物业，超越业主期望”为自己的企业使命，用“偕齐鲁淳朴之风，用真心服务;融国际时尚理念，为业主当家”的服务理念，激励每一位优秀的××物业人，向社会充分展示“新××、新服务、新生活”的全新公司形象。（二）技术优势：楼宇设备管理技术支持物业的保值、升值在很大程度上反映了维修人员的维保水平，经过多年的实践培养，××维修精干、高效、技术扎实、服务热情，所接项目设备设施始终处于良好状态，且特约维修及时率达100。对各类物业基本设施由电梯、中央空调、供配电、给排水、消防系统、保安系统、智能控制直至停车场自动管理系统均有完善的技术保障规范和丰富的实践经验，可以为新办公楼制订高效率的设备管理方案，确保各项系统运行正常、维修及时，并有效延长设备的使用寿命。（三）配套优势：提供综合性物业管理服务 一直以来，××物业公司以其特有的服务特色和经营模式吸引着社会的目光。独有的房车一体化物业管理理念，为业主提供全面的以私家车为平台的物业延伸服务，从真正意义上将业主的房、车有机的结合在一起，提供周到的服务，免除了多数业主房、车不能兼顾的后顾之忧。拥有自己专业的大型综合性花木公司是物业公司的又一特色。占地100余亩，温室面积3000余平方的××花木公司，有着一流的硬件设施和技术队伍，能够为业主提供花木栽培、护养，园林设计、咨询等一系列专业服务，大大提高了业主的艺术品味和生活情趣，受到广大业主的青睐。（四）经验优势：外接项目管理服务的实践随着对外业务的不断拓展，××物业立足自身优势，博采众家之长，吸纳合作伙伴和竞争对手的优点，先后接管了中国名盘30强的“新世界阳光花园”，*槐荫区政务中心，中国重汽销售大厦，山东省立医院高层住宅区及临沂华通大厦等一系列不同类型的物业项目，整体业务已延伸至*、青岛、济宁、潍坊、临沂等地区。××物业正以其优质的服务，良好的管理，进入人们的视野，成为*市乃至山东省内各大名盘物业的首选。第二章 管理方式与物资配备一、管理方式根据××物业公司对××市网通分公司综合楼物业管理工作的整体策划，我们将新办公楼的物业管理方式确定为：专业化、品牌化、经营型。专业化 ××物业公司利用自身专业优势，利用现代管理手段，提供专业保障，总体协调、管理，实现管理目标；品牌化 ××物业公司通过实践品牌、形象战略，鼎力奉献，全面、长远承担物业管理责任，树立××市网通分公司综合楼优质、高效、便捷的整体品牌形象；经营型 创造性地运用××物业特有的经营型物业管理模式，完善综合配套服务，实现物业功能的全面发挥。（一）运作程序1整体运作流程日常运作交接验收组建机构拟定方案后续工程控制正式入驻岗位培训前期介入（1）整体运作流程的设计原则是全面、高效、合理，功能无缺项，管理无盲点。（2）整体运作流程的具体运行，按ISO9000质量保证体系要求运作。（3）重视后续工程控制，确保××网通分公司综合楼整体形象和管理档次。2内部运作流程：操作层保洁部保安部工程部管理层管理处××物业 指挥、协调 信息反馈 监督（1）设立值班经理制。由各部门主管、项目经理轮值负责，坚持每天工作早会，一般问题不过夜。（2）实施首问责任制。管理处任何员工对用户的报修、建议、意见及投诉，均须第一时间接受，立即报告相关部门并跟踪落实结果，确保问题解决、用户满意。否则，管理处对此将视为服务质量不合格项，按相应规定处理。（二）信息系统管理处员工计算机信息系统客户意见调查程序新闻媒介××市网通分公司其它渠道新办公楼物业管理处执行结果 反 跟 命 馈 踪 令相关部门和人员执行1、坚持项目经理每季安排专门的用户专访，收集用户要求、意见、建议或投诉。2、管理处员工日常随机走访征询意见是最重要的沟通渠道。3、管理处每月向新办公楼物业管理对口部门作正式汇报，征询各方面意见和建议。4、坚持每季组织一次用户座谈会，广泛了解各部门、职工对物业管理服务的需求。5、强化服务系统的及时改善和有效沟通，最大限度地满足用户服务需求。（三）日常物业管理服务项目1、房屋建筑本体、公共部分的维护管理；2、公共配套设施、设备维护、运行管理；3、公共场地、道路、房屋建筑公共部分的清洁卫生、定期消杀、装修及生活垃圾收集清运；4、公共绿化、山水园林小品的养护和管理；5、24小时保安、护卫、消防及公共秩序管理；6、楼宇自动化设备系统的运行、维修、养护管理；7、公共配套设施的运营管理；8、交通、车辆行驶、停泊和客流物流管理；9、物业档案资料收集、管理；10、物业用户管理及社区文化；11、便民服务；二、物资装备物资装备以满足现代化管理需要为目的，以确保管理服务质量为根本，以为机关工作人员提供文明、舒适的办公、生活环境为追求，结合实际情况拟定。（一）管理用房1、办公用房安排根据物业管理条例规定，需由业主提供一定面积的办公用房，满足管理处办公需求。关于维修间和仓库位置，根据现场情况协商解决。2、宿舍安排保安及工程技术人员宿舍在办公大楼解决，在××市聘用的非保安员工尽量自行解决住宿问题。（二）器械、工具及办公用品装备计划分类名称单位数量单价折旧年限合计办公用品电脑、打印机台160003 2,000 治安用品对讲机部28003 533 应急灯盏2801 160 行李套71001 700 清洁工具清洁车辆16003 200 榨水车辆12003 67 吸尘吸水机台115003 500 洗地机台128003 933 2米人字梯个13501 350 小型工具套25001 1,000 管道疏通机台18002 400 压力钳、老虎钳工作台等套110004 250 电锤、电钻套120003 667 工作梯（6米铝合金）个112802 640 合计8400根据工作的进展和实际需要，分批采购逐步到位。第三章 人员配备、培训与管理管理体系及组织架构（共19人）网通分公司综合楼物业管理处（19）项目经理1人工程主管1人保安主管1人保洁主管1人室内保洁3人室外保洁1人会务人员1人计划保洁1人监控室2人维修工1人车辆指挥2人安保监控2人门岗保安2人A：组织架构的设置原则是精简高效、一专多能，采用项目经理负责制，签订经营责任书，实行独立核算。B：管理处内部采用直线职能制，尽量减少管理环节，提高工作效率和保证信息渠道的畅通。二、骨干人员素质要求岗位职责应具备条件备 注经理全面负责××市网通分公司综合楼物业管理工作大专以上文化，具1年以上大型高层物业管理经验，统筹管理能力强，能编制计划并付诸实施，懂经营善管理。项目经理由公司内部委派。客服人员负责管理处会议室管理、会务服务接待等工作中专以上文化程度，有物业管理从业经验维修主管协助经理负责各项设施、设备的日常使用、管理和维修养护，对各项服务进行整体协调中专以上文化，具多年基层物业管理经验，熟悉智能化管理，综合能力较强。技师负责智能监控中心和处理各类信息，让调控中心起到管理处“枢纽”作用，保证大厦电梯、空调正常运转和维护。大专以上学历，初级以上技术职称，工科背景，应用电子专业优先。保洁主管协助经理负责保洁方面的培训、计划、协调、质量监督、工作安排等方面工作中专以上学历，有2年以上保洁经验，熟悉保洁工作流程，熟悉各类高档设施保养手段，熟练掌握各种保洁机器的使用。保安主管协助经理负责保安方面的培训、计划、日常管理、工作安排、协调质量监督等方面的工作中专以上学历，有2年以上工作经验，熟悉保安工作流程，熟练掌握各种突发事件的处理方法。普通员工普通操作层员工、部分保安、车管、技工、清洁、绿化人员通过招聘，经考核、岗前培训、在岗培训、合格者予以录用。入职强化培训，常规集中授课，技能培训，参观考察，专题研讨，案例分析，实操演练等三、培训方式 内部岗位培训培训方式短期研修，专职进修，参观学习，行业沙龙，论文交流等。外送专业培训鼓励员工通过电大、夜大和自学等方式充电。在职自学培训四、人员的管理人才是××物业公司最宝贵的财富。公司始终把尊重员工、培训员工、充分发挥员工积极性、创造性作为根本，高度重视公司人力资源管理，倡导和营造既相互尊重、相互信任，又有明确的行为规范这样一种和谐、有序的舒畅环境，为客户提供最佳的物业管理服务。优秀的物业管理企业，首先体现在它拥有了企业发展所需要的各类人才并合理地予以配置，同时极大地激发他们的工作积极性和创造性。××物业公司在人员管理实践中，总结、形成了自己的风格，比较突出的做法是：（一）严格要求，规范管理，选好人，培育人把好进人关，选择热爱物业管理、重事业、能吃苦的人员，不符合行业要求或基本素质不够的，坚决不进。在公司里，经营和管理骨干是人才，为推进公司整体动作而在平凡岗位上踏实工作的员工也是人才。物业管理首先要管好人，其次才能管好事。做事先做人，正人先正已。重学历而不唯学历，德才兼备要首先看德。倡导敬业、服务、创新的企业精神，对员工的行为规范、仪表仪容在员工手册中作出了明确的规定，并通过量化考核办法，不断强调员工的进取心、创造性，注重积极协调和主动投入地工作态度。注重员工培训的连续性和有效性。公司要求员工深刻理解在职教育和终身教育的重要内涵。明确培训需求，主动“充电”。公司还要求物业管理经理人从上任之日起，就要注意培养自己的接班人，在这种培养过程中，推进了工作，增强了团队实力，同时也提高了自己。坚持物业管理骨干自行培养为主、对外招聘为辅，按比例7：3的原则运作。我们提出关心员工、培养员工重于创造利润的观念，其含义在于提高内部员工满意率，建立一支训练有素、能征善战的优秀团队，实现企业的发展目标。（二）竞争上岗，优胜劣汰，用好人，激励人员工队伍综合素质中最重要的是观念到位，服务观念、危机意识、创造性管理等尤为重要。物业管理行业，只有不断学习，及时变革，才能争取主动，赢得胜利。有效管理的关键在于员工全体的参与，因而我们在量化管理、成本管理和计算机应用各个领域，注意引导员工广泛参与，群策群力，实现各项管理目标。坚持各级领导岗位在公司内部公开招聘，竞争上岗，并实行年度聘任制，形成职位能上能下、待遇能高能低的用人机制，盘活人力资源。通过综合考评，实行员工队伍每年10%换岗、首数5%淘汰制，依法管理，以理服人，确保高水准、全方位的物业管理服务。（三）以企业文化感召人，留住人由企业精神、经营管理理念和企业发展目标构成的××企业文化是公司重要的无形资产。我们塑造和倡导这种文化，目的就是要使广大员工在价值观念、核心理念和目标追求上形成共识，调动员工队伍的积极性，形成团队合力。我们坚持定期征询广大员工对公司发展的意见和建议，高度重视员工提出的合理化建议，及时改善工作中的不足。几年来，××物业凝聚了一批热爱物业管理、重事业、勤钻研的骨干队伍，他们不断创新，敢于挑战，矢志不渝，为××物业发展作出了重要的贡献。第四章 管理规章制度和档案的建立与管理 一、管理规章制度的建立 没有规矩，不成方圆。完善的规章制度是提供专业化物业管理服务的重要基础。××物业公司积累多年年物业管理工作的丰富经验，建立有一整套富有操作性的规章制度系统，使各管理项目有章可循，有法可依，保证了物业管理各项工作的顺利进行。2004年，公司引入ISO9000质量保证体系，作为规章制度的重要组成部分，通过不断地补充和完善，为公司物业管理水平的提高发挥了重要作用。××物业以本公司完善的规章制度和ISO9000体系为基础，结合全国城市物业管理条例、和全国城市物业管理示范大厦考评标准的总体要求，形成了××市网通分公司综合楼物业管理规章制度体系：××市网通分公司物业管理规章制度综合事务管理工作手册岗位职责员工量化考核标准机电设备管理工作手册消防、治安及车辆管理工作手册清洁工作手册绿化工作手册财务工作制度会议服务工作制度公众制度员工量化考核标准岗位职责公共事务管理工作制度二、档案资料的建立与管理物业档案资料的建立与管理是物业管理工作的重要组成部分，科学、规范的档案管理可以为专业的物业管理提供有力的支持。针对××市网通分公司综合楼的实际情况，我们拟采取系统化、电脑化的管理手段，对新办公楼物业管理档案进行全面的收集和管理。（一）档案资料的建立及分类1档案资料的建立。（1）采取系统化、科学化、电脑化的先进手段收集储存资料；（2）将收集到的资料进行细分，分类标准严格按照建设部关于修订全国物业管理示范住宅小区（大厦、工业区）标准及有关考评验收工作的通知发布后的新标准执行，做到条理清晰，分类合理，便于查阅。（3）按照资料载体的类型采用恰当安全的保存方式。（4）所有资料档案实行“双档“（电脑档案、文本档案）管理。类别资料内容保安及车辆管理保安管理资料A：日常巡查记录、交接班记录、值班记录B：保安训练计划和考核记录C：大院及大楼安全防范措施D：查岗记录、闭路电视监控系统录像带E：物资搬运放行记录、紧急事件处理记录车辆及停车场管理资料A：停车场出入登记记录B：交通疏导图C：停车场安全防范措施及设施记录D：车辆管理记录、车辆详细资料环境卫生管理环卫设施资料A：环卫设备、工具统计表B：环卫设备、工具更换记录清洁卫生管理资料A：清洁卫生检查标准及记录B：国家环保标准：排烟、排法、噪音C：处理污染事件记录D：消杀及垃圾清运记录绿化管理绿化资料A：绿化规划图低B：绿化设施统计表C：绿化保养计划及记录D：绿化检查标准及记录精神文明建设社区文化资料A：活动计划实施方案、总结记录B：社区文化活动图片及录像记录C：传媒报导D：文化活动场所等设施使用情况管理效益经济效益A：物业管理费用收缴统计表B：有偿经营服务统计表C：物业管理整体项目经营统计表社会效益A：本物业管理项目所获取的荣誉称号B：舆论相关报导（二）物业档案资料的管理 1、档案资料管理运作流程：管理处重要资料（如××网通分公司提供的资料）接收必须经过项目部经理或指定负责人验收，完善交接手续后立卷归档，管理处日常管理文件（如管理处通知、通报等）按照××物业制定的文件管理程序发放及接收手续，并立卷归档。管理处建立的资料文档业主单位提供的资料管理处办公室档案管理张贴文件借阅文件复印文件作废文件档案资料建立及管理运作流程示意图2、档案资料管理要求：（1）档案资料由管理处办公室统一管理。（2）明确收集、整理、分类、编号、登记、录入电脑、入柜、借用、检查、销毁等各项管理流程。（3）采用多种形式的文档储存方式（如电脑磁盘、录像带、录音带、照片、图表等），并采取相应的储存、保管方法。（4）对原始文件、合同等重要资料必须严格管理，借阅、复印等必须经项目经理审批。（5）项目部经理负责审批档案保存数量、保存期限以及是否有效和作废。（6）注重档案管理信息开发，根据工作需要和档案库存情况编制各种专题资料。（7）办公室每季度对档案资料管理情况进行检查。（8）要求全体员工树立档案意识、保密意识、严格执行档案管理制度。第五章 接管验收物业的接管验收是直接关系到今后物业管理工作能否正常开展的重要环节。届时，我们将组织人员对所有物业进行接管，通过接管验收，由前期管理转入到物业的实体管理之中。1、我们将派遣素质好、业务精、对工作认真负责的管理人员及技术人员，全面进行验收。主要验收项目有房屋本体、各单独的房间、供电、供暖、给排水、中央空调、消防、泵房、监控及电梯等公共设施设备等。2、接管验收中若发现问题，我们将明确记录在案，约定期限请开发商督促施工单位对存在的问题进行整改，落实物业的保修事宜。3、资料的接管也是接管验收的重要部分之一，开发商须向物业移交整套图纸资料，包括产权资料和技术资料。如平面图、设备资料、项目批准文件、竣工图等。4、接管验收的程序A:开发商书面提请物业公司验收B：物业公司按接管验收条件和应提交的资料逐项进行审核，对具备条件的在15日内签发验收通知约定验收时间C:物业公司会同建设单位对物业的质量与使用功能进行检验D:对验收中发现的问题按质量问题处理办法处理E:合格的物业及设施物业公司正式接管5、物业接管验收内容物业接管验收应在工程验收后进行，也可以同时进行。但由于相关的交接方不同，验收的侧重面及程度也不同，需要区别对待。工程验收是施工单位向发展商移交物业，验收的方式按国家标准进行局部检查或抽样试验检查；而物业接管验收是发展商向物业管理方移交物业，验收的方式是按业主进驻的使用要求进行检查，主要是进行全面的外表及功能检查。物业接管验收分现场验收、资料交接及其它交接等三方面。现场验收主要项目：（1）土建工程：包括各屋面排水坡度，伸缩缝、女儿墙及地面有无渗水；地下室墙面有无渗水，地面有无空鼓及渗水，进出口坡道防滑等；前广场及架空层绿化小品，地面有无空鼓及开裂等；消防门、通道、楼梯等。（2）装饰工程：包括各地面、墙面、地脚线、护墙板、天花各种装饰；门和门框及附件；护栏及扶手；灯具及其它小电气设施；外墙面（包括各涂料、装饰及玻幕）；公共区域设施设备的外装饰；各种标识及区域图示；公共洗手间、会议室、垃圾转运站、各设备及管理用房、信报箱等。（3）供配电系统；包括正常供配电设备：应急供配电设备；油箱及油库、各配电房的防鼠；各强电检查井内管线及电箱；避雷装置；公共照明、用电器具等。（4）给排水系统：各供水、消防水泵及电机等；各水箱；给排水管网、接头及阀门等；检查井内管线、水表及阀门等；化粪池及室外排污、雨水井；消防栓供水管网、接头、阀门等；人防工程及相应供水系统等。（5）电梯系统：各电梯运行、梯门、井道、机房及电机等。（6）空调采暖系统：空调制冷机组、汽水交换器、风柜、各盘管机、各风管及风口；空调风柜房地面排水坡度、下水口、回风系统、新风机等（包括暖风系统）；空调冷却水系统、冷却塔、冷却泵及电机、各检修口等；通风及防排烟风机、风口、风管及控制系统等；（7）弱电系统：消防报警系统（消防控制中心报警联动、自动温烟感、警铃及手动按钮，防火卷帘门、广播等）；楼宇自动化（模块控制的空调、采暖、电力、电梯、保安等）；弱电检查井内管线、接线箱等。资料交接（1）产权资料：项目批准文件、用地批准文件、建筑执照、丈量报告等。（2）技术资料：竣工图（包括总平面、建筑、结构、设备、附属工程及隐蔽管线等）、各类公共设备使用说明书调试报告、地质勘察报告、工程合同及开、竣工报告、工程预决算分项清单、图纸会审记录、工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）、隐蔽工程验收记录，沉降观察记录及沉降观察点布置图、竣工验收证明书、钢材及水泥等主要材料的质量保证书、新材料及构配件的鉴定合格证书、设备（水、电、空调、采暖、电梯）及卫生洁具的检验合格证书、砂浆及混凝土试块试压报告、供水及供暖管道的试压报告、机电设备订购合同、设备开箱技术资料、试验记录及系统调试记录等。（3）验收资料：工程竣工验收证书、消防工程验收合格证、完善配套办公室小区综合验收合格证书、用电许可证、供用电协议书、用水审批表及供水合同书、电梯使用合格证、电话保养及验收协议等。其它交接（1）设施设备的备品备件、施工剩余材料备品等。（2）具有保修期的设施设备施工或购买合同（保修协议也可）等。（3）公共区域各通道门、设备及管理用房、洗手间、会议室、检查管井、信报箱钥匙等。合同终止后交接 合同终止后，我们将向××网通分公司提供完整的物业管理档案资料，运行良好的设施设备以及由××网通分公司购置的大型维修工具，归还管理用房，保证物业管理帐目清晰无误。第六章 日常物业管理的综合服务日常物业管理的综合服务是指房屋建筑主体管理和房屋设备、设施管理、事务管理、环境管理、保安管理、消防管理、非办公时间管理及公共设施管理等。一、事务管理事务管理保修及维修控制投诉处理及回访业主的意见征询进驻前准备工作入伙及装修管理 事务管理分项框图