财务会计与备查账簿管理知识分析(PPT 55页).pptx

第八章 会计账簿备查账簿备查账簿日记账日记账总总 账账明细账明细账账账 簿簿序时账簿序时账簿分类账簿分类账簿第一节 会计账簿的意义与种类一、会计账簿的含义一、会计账簿的含义 用以全面、连续、系统地记录各项经济用以全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。业务的簿籍。 由具有专门格式、相互联结的账页所组由具有专门格式、相互联结的账页所组成。成。二、二、会计账簿的作用账账 簿簿A A 对凭证资料对凭证资料的系统总结的系统总结经济业经济业务务经济业经济业务务经济业经济业务务B B 考核企业经营考核企业经营情况的重要依据情况的重要依据C C 会计报表的主会计报表的主要资料来源要资料来源会计报表会计报表计划或预计划或预算等算等规章制度规章制度三、会计账簿的种类 （一（一）会计账簿按用途分类）会计账簿按用途分类账 簿账账 簿簿日记账日记账明细账明细账序时账簿序时账簿分类账簿分类账簿备查账簿备查账簿总总 账账1.1.序时账簿序时账簿也称日记账，按照经济也称日记账，按照经济业务发生的时间顺序逐日逐笔登记。业务发生的时间顺序逐日逐笔登记。 特种日记账特种日记账：专门用来登记某一：专门用来登记某一类经济业务的序时账簿。应用较广的是类经济业务的序时账簿。应用较广的是 “现金日记账现金日记账”和和“银行存款日记账银行存款日记账”。 普通日记账普通日记账：用来登记全部经济业：用来登记全部经济业务的序时账簿。对所有经济业务都要先在务的序时账簿。对所有经济业务都要先在账簿中确定会计分录，予以全面、连续地账簿中确定会计分录，予以全面、连续地登记。其内容类似于记账凭证，因此，这登记。其内容类似于记账凭证，因此，这种日记账也叫种日记账也叫“分录账分录账”或或“原始分类原始分类簿簿”。库存现金库存现金 2. 2.分类账簿分类账簿按照分类会计科目设置按照分类会计科目设置的对各项经济业务进行分类登记的账簿。的对各项经济业务进行分类登记的账簿。 根据总分类科目设置，总括反映会根据总分类科目设置，总括反映会计主体经济业务情况计主体经济业务情况总总 账账分类分类账簿账簿明细账明细账根据明细科目设置，详细记录根据明细科目设置，详细记录某一类经济业务情况某一类经济业务情况 3.3.备查账簿备查账簿也称辅助账簿。它是也称辅助账簿。它是对一些备忘事项为便于查考而登记的账簿。对一些备忘事项为便于查考而登记的账簿。如如 “租入固定资产登记簿租入固定资产登记簿” 等。备查账簿等。备查账簿不是根据会计科目设置的，与其他账户之不是根据会计科目设置的，与其他账户之间不存在严密的依存关系。间不存在严密的依存关系。 （二）会计账簿按外表形式分类（二）会计账簿按外表形式分类 1. 1.订本式账簿订本式账簿 2. 2.活页式账簿活页式账簿 3. 3.卡片式账簿卡片式账簿 卡片式账簿卡片式账簿 账 簿账账 簿簿订本式账簿订本式账簿 活页式账簿活页式账簿 日记账日记账总总 账账明细账明细账卡片箱卡片箱（二）会计账薄按外表形式的分类（二）会计账薄按外表形式的分类订本式账薄订本式账薄 要点要点 账簿启用前将各个账页按照顺序进行编号并固定装订成册的一账簿启用前将各个账页按照顺序进行编号并固定装订成册的一种账簿种账簿 账页固定账页固定 优点优点 较为安全较为安全 缺点缺点 若分类账采用这种账簿，要为每一账户预留若干空白账页若分类账采用这种账簿，要为每一账户预留若干空白账页 若留页不够会影响账户的连续记录，留页过多又会造成浪若留页不够会影响账户的连续记录，留页过多又会造成浪费费 使用起来不灵活使用起来不灵活 适用适用 具有统驭性作用的账簿具有统驭性作用的账簿 我国会计制度规定我国会计制度规定 只应该或只需要一个人登记的账簿，必须使用订本式账簿只应该或只需要一个人登记的账簿，必须使用订本式账簿 如现金日记账、银行存款日记账以及总分类账如现金日记账、银行存款日记账以及总分类账（二）会计账薄按外表形式的分类（二）会计账薄按外表形式的分类 活页式账薄活页式账薄 要点要点将不同的账页装在账夹内便于随时取放的将不同的账页装在账夹内便于随时取放的一种账簿一种账簿 优点优点使用比较灵活使用比较灵活便于分工记账便于分工记账 缺点缺点账页容易散失和被抽换账页容易散失和被抽换 适用适用明细分类账明细分类账.（二）会计账薄按外表形式的分类（二）会计账薄按外表形式的分类 卡片式账薄卡片式账薄 要点要点 由某些具有专门格式、分散的卡片作为账页组成的一种由某些具有专门格式、分散的卡片作为账页组成的一种账簿账簿 要求要求 应将卡片连续编号应将卡片连续编号 使用完毕不再登记账时，应将卡片穿孔固定保管使用完毕不再登记账时，应将卡片穿孔固定保管 优点优点 可以跨年度使用而无需更换账页可以跨年度使用而无需更换账页 使记录的内容详细具体使记录的内容详细具体 便于分类汇总和根据管理的需要转移卡片便于分类汇总和根据管理的需要转移卡片 缺点缺点 容易散失和被抽换容易散失和被抽换 适用适用 账页需要随着物资使用或存放地点的转移而重新排列的账页需要随着物资使用或存放地点的转移而重新排列的明细账明细账 如固定资产明细分类账、低值易耗品登记卡等如固定资产明细分类账、低值易耗品登记卡等 （三）会计账薄按账页格式的分类（三）会计账薄按账页格式的分类 三栏式账薄三栏式账薄 要点要点 通过设置借方、贷方和余额三个栏目，分类核算各项经济业务通过设置借方、贷方和余额三个栏目，分类核算各项经济业务 体现了账户的基本结构，是账页的基本格式体现了账户的基本结构，是账页的基本格式 数量金额式账薄数量金额式账薄 要点要点 “借方（收入）借方（收入）”、“贷方（发出）贷方（发出）”、“余额（结存）余额（结存）”三栏三栏 均设置均设置“数量数量”栏和栏和“金额金额”（含单价和金额）栏（含单价和金额）栏 同时使用货币量度和实物量度来记录会计要素具体内容同时使用货币量度和实物量度来记录会计要素具体内容 以核算某类会计要素项目具体变化过程和结果的一种账簿以核算某类会计要素项目具体变化过程和结果的一种账簿 适用适用 既要金额核算，又要数量核算的各种财产物资类科目的明细分类核既要金额核算，又要数量核算的各种财产物资类科目的明细分类核 多栏式账薄多栏式账薄 要点要点 指在账页的借方或者贷方依据核算对象的具体内容划分为各个不同的指在账页的借方或者贷方依据核算对象的具体内容划分为各个不同的专门栏目专门栏目 对其变动过程和结果进行核算的一种账簿对其变动过程和结果进行核算的一种账簿第二节 账簿的设置与登记一、账簿的设置要求与基本内容一、账簿的设置要求与基本内容 （一）设置账簿的基本要求（一）设置账簿的基本要求 满足会计管理需要满足会计管理需要 账簿组织设计严密账簿组织设计严密 账簿格式简便适用账簿格式简便适用 （二）账簿的基本内容（二）账簿的基本内容账账 簿簿扉扉 页页 填写填写“账簿使用登记表账簿使用登记表”或或“账账户目录户目录”等内容等内容账账 页页 格式不一，用以记录具格式不一，用以记录具体经济业务内容体经济业务内容封封 面面（含封底）（含封底） 起保护起保护账页的作用账页的作用账簿的组成内容账簿的组成内容二、二、日记账的格式与登记（一）普通日记账的格式与登记方法（一）普通日记账的格式与登记方法1.1.两栏式普通日记账（分录簿）两栏式普通日记账（分录簿） 格式：借、贷两格式：借、贷两栏式。栏式。 登记方法：登记方法：逐日逐笔登记。逐日逐笔登记。 材料采购 应交税费2.2.分栏式普通日记账分栏式普通日记账 格式：按常用会计科目设置专栏格式：按常用会计科目设置专栏（设借、贷方）。（设借、贷方）。 登记方法：登记方法：逐日逐笔登记。逐日逐笔登记。材料采购 应交税费（二）特种日记账的格式与登记方法（二）特种日记账的格式与登记方法1.1.库存现金日记账库存现金日记账 格式：收、付、余格式：收、付、余三栏式。三栏式。 登记方法：登记方法：逐日逐笔登记。逐日逐笔登记。库存现金日记账库存现金日记账2.2.银行存款银行存款日记账日记账 格式：收、付、余格式：收、付、余三栏式。三栏式。 登记方法：登记方法：逐日逐笔登记。逐日逐笔登记。三、分类账簿的格式与登记（一）总分类账（一）总分类账1.1. 格式：借、贷、余格式：借、贷、余三栏式。三栏式。 ：原材料2.2.登记方法：登记方法： 逐笔登记。逐笔登记。根据专用记账凭证逐笔登记。根据专用记账凭证逐笔登记。 汇总登记。汇总登记。对专用记账凭证进行汇总后，对专用记账凭证进行汇总后，根据汇总的数字登记根据汇总的数字登记。：原材料原材料（二）明细分类账（二）明细分类账 明细分类账格式主要有以下三种：明细分类账格式主要有以下三种：1.1.三栏式（同三栏式（同总分类账总分类账） 格式：借、贷、余格式：借、贷、余三栏式。三栏式。 ：应付账款应付账款东方工厂东方工厂明细账明细账购买甲材料归还货款银付100005000 登记方法：登记方法：逐笔登记。逐笔登记。 适用核算内容：往来款项等。适用核算内容：往来款项等。 特点：只提供价值指标。特点：只提供价值指标。：应付账款应付账款东方工厂东方工厂明细账明细账购买甲材料归还货款银付1000050002.2.数量金额式数量金额式 格式：借、贷、余格式：借、贷、余三栏中分设数量、三栏中分设数量、金额等栏。金额等栏。 登记方法：登记方法：逐笔登记。逐笔登记。 适用核算内容：实物资产等。适用核算内容：实物资产等。 特点：既提供价值指标，又提供实物指标。特点：既提供价值指标，又提供实物指标。3.3.多栏式多栏式 格式：按借方、贷方或借贷双方分别格式：按借方、贷方或借贷双方分别设置专栏。设置专栏。应交税费明细账应交税费明细账 登记方法：登记方法：逐笔登记。逐笔登记。 适用核算内容：成本费用和收入等。适用核算内容：成本费用和收入等。 特点：只提供价值指标；减少数用红特点：只提供价值指标；减少数用红字登记。字登记。第三节 账簿的登记与错账更正一、账簿的启用与登记一、账簿的启用与登记（一）账簿的启用（一）账簿的启用设置封面与封底设置封面与封底 填写账簿经管人员一览表填写账簿经管人员一览表填写账户目录填写账户目录 粘贴印花税票粘贴印花税票（二）账簿的登记规则（二）账簿的登记规则 1.根据凭证记账，登记内容齐全根据凭证记账，登记内容齐全 2.使用蓝黑墨水，红字限制使用使用蓝黑墨水，红字限制使用 3.账页连续登记账页连续登记,不得隔页跳行不得隔页跳行 4.记账发生错误记账发生错误,按规定方法更正按规定方法更正 下面将专门讲述。下面将专门讲述。 5.“摘要摘要”说明简明扼要说明简明扼要,书写适当留书写适当留格格总总 账账 会计科目：会计科目：生产成本生产成本 摘摘 要要 借借 方方 贷贷 方方 千 百 十 万 千 百 十 元 角 分 千 百 十 万 千 领用材料 1 0 0 0 0 0 0 领用材料 1 0 0 0 0 0 0总总 账账 会计科目：会计科目：生产成本生产成本 千 百 十 万 千 百 十 元 角 分 千 百 十 万 千 领用材料 1 0 0 0 0 0 0 领用材料 1 0 0 0 0 0 0书写正确书写正确(占行高二分之一)书写错误书写错误(书写占满格)摘摘 要要借借 方方贷贷 方方 6. 账页结转处理规范账页结转处理规范 7. 注明余额方向注明余额方向本月归还8 000应付账款应付账款月初余额 5 000本月新欠 3 000本月合计 8 000本月合计 8 000 “T”形账户中没有余额时的表示方形账户中没有余额时的表示方法法 8. 做好记账标记做好记账标记 二、错账的更正二、错账的更正 ( (一一) )错账查找方法错账查找方法 1. 1.个别检查法个别检查法 错账的错账的主要原因：主要原因： 漏记一项业务的借（或贷）项发生额；漏记一项业务的借（或贷）项发生额； 漏抄一个或几个账户余额；漏抄一个或几个账户余额； 借、贷项方向记反；借、贷项方向记反； 数字次序颠倒等。数字次序颠倒等。 错账一般错账一般通过编制通过编制“试算平衡表试算平衡表”而得而得以发现，如果借贷发生额的合计数不相等，以发现，如果借贷发生额的合计数不相等，二者之间会有差额。见下面的几种情况：二者之间会有差额。见下面的几种情况：总分类账户发生额试算平衡表总分类账户发生额试算平衡表 本期发生额本期发生额 借方借方 贷方贷方 银行存款银行存款 400 000 190 000 原原 材材 料料 14 985 固定资产固定资产 100 000 短期借款短期借款 20 000 应付账款应付账款 80 015 4 985 应付票据应付票据 20 015 实收资本实收资本 480 000 盈余公积盈余公积 80 000 合合 计计 695 000 695 000若借方若借方漏记漏记400 000。 借方合计借方合计295 000，贷方合计，贷方合计695 000。若借方若借方80 000记贷方。记贷方。 借方合计借方合计615 000，贷方合计，贷方合计775 000。若若4 985颠倒为颠倒为4 958。 借方合计借方合计695 000，贷方合计，贷方合计694 973。账户名称账户名称 (二)错账更正方法 1.1.错账的基本类型（记账凭证与账簿登记错账的基本类型（记账凭证与账簿登记环节）环节） (1) (1)记账凭证正确但登记账簿发生错误记账凭证正确但登记账簿发生错误。记账凭证经经 济济业业 务务记录记账日记账日记账总总 账账明细账明细账 (2) (2)记账凭证记账凭证错误引发错误引发账簿账簿登记登记错误错误。记账凭证经经 济济业业 务务记录记账日记账日记账总总 账账明细账明细账 记账凭证上会计科目用错记账凭证上会计科目用错 记账凭证上金额写多记账凭证上金额写多 记账凭证上金额写少记账凭证上金额写少 2. 2.更正错账的具体方法更正错账的具体方法 1 1）划线更正法）划线更正法适用于更正适用于更正记记账凭证正确账凭证正确只是只是记账记账时时发生发生的的错错账。账。 【例】【例】用银行存款用银行存款3 2753 275元购买办公元购买办公用品。记账凭证上编制的用品。记账凭证上编制的分录为：分录为： 借：管理费用借：管理费用 3 2753 275 贷：银行存款贷：银行存款 3 275 3 275 错账：账户中登记为错账：账户中登记为3 2573 257。更。更正方法为：正方法为：注意问题：注意问题： 对错误的数字必须全部划掉，不能只划掉对错误的数字必须全部划掉，不能只划掉其中的部分数字。其中的部分数字。 划掉的数字必须保持清晰可见。划掉的数字必须保持清晰可见。分录没错，无须更正。分录没错，无须更正。 银行存款银行存款 管理费用管理费用 3 275 3 275 3 257 75 3 257原来的错账原来的错账张清更正方更正方法错误法错误更正方更正方法正确法正确 2 2）红字更正法）红字更正法 适用于更正适用于更正记记账凭证会计科目用账凭证会计科目用错而引发的错而引发的错错账。账。 【例】【例】企业用银行存款企业用银行存款2 5002 500元支付元支付产品销售广告费。错误产品销售广告费。错误分录为：分录为： 借：管理费用借：管理费用 2 5002 500 贷：银行存款贷：银行存款 2 500 2 500 错账：借方科目应为错账：借方科目应为“销售费销售费用用”。 更正方法为：更正方法为： 银行存款银行存款 管理费用管理费用 销售费用销售费用 2 500 2 500 2 5002 500 2 500 2 500 2 500 2 500 2 500 2 500 2 500 2 500A 用红字编分录并记账，冲销错账用红字编分录并记账，冲销错账： 借：管理费用借：管理费用 2 500 贷：银行存款贷：银行存款 2 500原 来 的 错原 来 的 错账账B 编制正确分录并记账：编制正确分录并记账： 借：销售费用借：销售费用 2 500 贷：银行存款贷：银行存款 2 500 适用于更正记账凭证上金额写多适用于更正记账凭证上金额写多而引发的而引发的错错账。账。 【例】【例】用银行存款用银行存款5050元支付银行手续元支付银行手续费。错误费。错误分录为：分录为： 借：财务费用借：财务费用 500500 贷：银行存款贷：银行存款 500 500 错错账：分录中金额写多。账：分录中金额写多。 更正方法为：更正方法为： 银行存款银行存款 财务财务费用费用 500 500 500 500 450 450 450 450 原来的错账原来的错账 用红字编分录并记账（金额为正确数字与用红字编分录并记账（金额为正确数字与错误数字二者之差），冲销错账：错误数字二者之差），冲销错账： 借：财务费用借：财务费用 450 贷：银行存款贷：银行存款 450原来的错账原来的错账 3 3）补充登记法）补充登记法适用于更正记适用于更正记账凭证上金额写少而引发的账凭证上金额写少而引发的错错账。账。 【例】【例】收到某单位归还的欠款收到某单位归还的欠款3 5003 500元存入银行。错误元存入银行。错误分录为：分录为： 借：银行存款借：银行存款 3 35050 贷：应收账款贷：应收账款 350 350 错错账：会计分录中金额写少。账：会计分录中金额写少。 更正方法为：更正方法为： 应收账款应收账款 银行存款银行存款 350 350 350 350 3 150 3 150 3 150 3 150 原 来 的 错原 来 的 错账账 编制正确分录并记账（金额为正确数字编制正确分录并记账（金额为正确数字与错误数字二者之差与错误数字二者之差3 150元），冲销错账：元），冲销错账： 借：银行存款借：银行存款 3 150 贷：贷：应收账款应收账款 3 150原 来 的 错原 来 的 错账账第四节 结账与对账一、结账一、结账（一）结账的含义（一）结账的含义 在会计期末对一定时期内账簿记录所做在会计期末对一定时期内账簿记录所做的结束工作。的结束工作。 主要是计算出每个账户的本期发生额和主要是计算出每个账户的本期发生额和期末余额，并结转下一会计期间。期末余额，并结转下一会计期间。（二）结账的步骤（二）结账的步骤 （三）（三）结账的方法结账的方法 月结月结 每月末时进行的结账。每月末时进行的结账。 年结年结 年末时进行的结账。年末时进行的结账。 二、对账二、对账 （一（一）对账的含义）对账的含义 核对账目，为保证账簿记录真实、核对账目，为保证账簿记录真实、完整和准确对有关数据进行检查、核对完整和准确对有关数据进行检查、核对的方法。的方法。 （二）对账的内容与方法（见下图）（二）对账的内容与方法（见下图）第五节 账簿的更换与保管一、账簿的更换一、账簿的更换 1. 1.账簿更换的含义账簿更换的含义 在会计年度终了时，将本年度的账簿在会计年度终了时，将本年度的账簿更换为次年度新账簿的工作。更换为次年度新账簿的工作。 2. 2.账簿更换的程序账簿更换的程序二、账簿的保管二、账簿的保管 1.1.账簿平时管理的要求账簿平时管理的要求 专人管理，保证安全；专人管理，保证安全； 查阅复制，需经批准；查阅复制，需经批准； 除必要外，不得外带。除必要外，不得外带。 2.2.旧账簿归档保管的要求旧账簿归档保管的要求 归类整理，保证齐全；归类整理，保证齐全； 装订成册，手续完备；装订成册，手续完备； 编制清单，归档保管；编制清单，归档保管； 妥善保存，期满销毁。妥善保存，期满销毁。B B会计年度会计年度 A A会计年度会计年度 日记账日记账总总 账账明细账明细账日记账日记账总总 账账明细账明细账