企业采购业务的内部控制.pptx

LOGO企业采购业务的内部控制企业采购业务的内部控制张鹏张鹏 会计系会计系华中科技大学管理学院华中科技大学管理学院LOGO主要内容第一，采购业务的简介；第二，采购业务的主要风险和问题；第三，采购业务的内部控制；第四，采购业务的主要流程；第五，真实的采购人怎么说LOGO 第一，采购业务的介绍LOGO第一，采购业务的概述采购业务包括：企业原材料、商品和劳务原材料、商品和劳务的购买、审批、验收、付款购买、审批、验收、付款等行为。采购管理的重要性：是成本费用管理的重要组成部分，也关系到资产和产成本费用管理的重要组成部分，也关系到资产和产品的质量，采购是企业至关重要的业务之一品的质量，采购是企业至关重要的业务之一。 采购业务涉及到的部门：需要由预算、采购、收货、财会预算、采购、收货、财会等部门共同协助完成。 LOGO 杰克杰克. .韦尔奇（通用电气前任韦尔奇（通用电气前任CEOCEO）：在一个公司）：在一个公司里，采购和销售是仅有的两个能够产生收入的部里，采购和销售是仅有的两个能够产生收入的部门，其它任何部门产生的都是管理费用。门，其它任何部门产生的都是管理费用。 山姆山姆. .沃尔顿（沃尔玛的创始人）：采购人员不是沃尔顿（沃尔玛的创始人）：采购人员不是在为公司讨价还价，而是在为顾客讨价还价，我在为公司讨价还价，而是在为顾客讨价还价，我们应该为顾客争取最低的价钱。们应该为顾客争取最低的价钱。采购的重要性LOGO会卖不如会买 采购支出通常占销货收入的53%,当采购支出(直接原料)降低5%，若欲获得相同的结果: 则直接人工必须降低22% 制造费用必须降低24% 管销费用必须降低17% 若利润比率想要维持不变(8%)，则销货收入必须增加34%。LOGOLOGO采购的一般流程（一）LOGO采购的一般流程（二）LOGO 第二，采购业务的主要风险和问题LOGO采购业务的主要风险请购阶段（一） 在请购阶段，采购计划安排不合理，市场变化预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致企业生产停滞或资源浪费。 问题的表现是：第一，请购不科学不合理第一，请购不科学不合理。请购不应采购的货品、请购货品超量、请购人混淆不清；第二，请购的第二，请购的相关审批程序不规范、不正确相关审批程序不规范、不正确或者缺失或者缺失，可能导致企业资产损失、资源浪费或产生舞弊行为。LOGO采购业务的主要风险采购阶段（二） 采购阶段，供应商选择不当，采购定价机制不科学供应商选择不当，采购定价机制不科学，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。 出现的问题主要是：第一，采购人员与供应商勾结。第一，采购人员与供应商勾结。第二，采购业务不科学。第二，采购业务不科学。例如，调查表设计不标准、不合理，可能会导致漏选一些优秀的供应商；比质、比价采购制度不完善，会造成候选供应商不符合企业要求。LOGO采购业务的主要风险验收阶段（三） 采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。 问题的表现是：v验收人员与请购、采购人员不独立验收人员与请购、采购人员不独立v验收人员未经清点即予确认验收人员未经清点即予确认 产生的严重后果诸如：采购商品和验收商品不一致采购商品和验收商品不一致实际采购数额和批准数额不一致采购数额和批准数额不一致实际库存与账面记录不一致库存与账面记录不一致货品质量低下货品质量低下LOGO采购业务的主要风险账务处理阶段（四）v采购业务账务处理不当可能会导致财务失真、资产流失等后果。v问题主要表现是：v应付账款的编制可能依据虚拟的交易v应付账款所记载的会计科目及交易事项不实v应付账款未予入账v已进仓的货单未记账 可能导致的后果：未发生的采购业务被记账退货和折让的记录不实账户余额不正确，报表错误监守自盗LOGO案例一：内控审核验收失败案例2007年10月1日，五星级的国际酒店在鲜花的簇拥和鞭炮的喧嚣中正式对外营业了。开业当天，最让国际人感到骄傲和荣耀的是酒店大堂里天花板上如天最让国际人感到骄傲和荣耀的是酒店大堂里天花板上如天宇星际一般的灯光装饰，和一个圆圆的、超级真实的月亮水晶灯，使得整个宇星际一般的灯光装饰，和一个圆圆的、超级真实的月亮水晶灯，使得整个酒店绚丽夺目、熠熠生光酒店绚丽夺目、熠熠生光。据称，此灯从瑞士某珠宝公司高价购买的，货款此灯从瑞士某珠宝公司高价购买的，货款总价高达总价高达150150万美元。万美元。LOGO 然而，好景不长。两个月后，这些高规格高价值的水晶灯饰就出了状况出了状况：失去了原来的光泽，变得灰蒙蒙的；部分连接的金属灯杆出现了锈斑，还有一些灯珠破裂甚至脱落。 事件真相很快就水落石出，原来这盏价值百万的水晶灯根本不是从瑞士某珠宝公司购得的，而是通过南方某地的奥南方某地的奥尔公司代理购入的赝品水晶灯尔公司代理购入的赝品水晶灯。负责采购的王副总经理在负责采购的王副总经理在交易过程中贪污受贿，中饱私囊交易过程中贪污受贿，中饱私囊。 虽然出事之后，王副总经理不无例外地得到了法律的严惩，然而国际酒店不仅因此遭受了数千万元的巨额损失遭受了数千万元的巨额损失，更为严重的是酒店名誉蒙受重创酒店名誉蒙受重创，成为同行的笑柄。LOGO案例分析 这个案例其实并不复杂，却很有代表性很有代表性。 其一，国际酒店在未经过公开招标未经过公开招标的情况下，即与南方奥尔公司签订了价值为150万美元的代购合同。 其二，交易发生后，奥尔公司并未向国际酒店出具有关水晶灯的任何品质鉴定资料品质鉴定资料，国际酒店也始终没有同奥尔公司办理必没有同奥尔公司办理必要的查验手续要的查验手续。 主要原因是：交易都是由王副总经理一人操纵的交易都是由王副总经理一人操纵的，从签订合同到验收入库再到支付货款都是由他一个人说了算，而他之所以会这样做，正是因为收受了奥尔公司的巨额好处费。 LOGO 第三，采购业务的主要控制LOGOLOGO内控指引对采购业务的要求 1. 1.要求企业的采购业务要求企业的采购业务尽量集中尽量集中，避免多头采购或分散采避免多头采购或分散采购；购；。 2. 2.要求企业要求企业建立采购申请制度建立采购申请制度，确定归口管理部门确定归口管理部门，明确，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。 3. 3.要求企业建立要求企业建立科学的供应商评估和准入制度科学的供应商评估和准入制度，并根据确，并根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况定的供应商、采购方式、采购价格等情况签订采购合同签订采购合同，明确双方权利、义务和违约责任。明确双方权利、义务和违约责任。LOGO 4.4.要求企业建立要求企业建立严格的采购验收制度严格的采购验收制度，由专门的验收机构，由专门的验收机构或验收人员进行验收；对于验收过程中发现异常情况，应或验收人员进行验收；对于验收过程中发现异常情况，应当查明原因并及时处理。当查明原因并及时处理。 5.5.要求企业要求企业加强采购付款的管理加强采购付款的管理，明确付款审核人的责任，明确付款审核人的责任和权利，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批和权利，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等内容。程序等内容。 6.6.要求企业建立退货管理制度要求企业建立退货管理制度。LOGO采购环节的关键控制概述 程序控制程序控制企业应当按照请购、审批、采购、验收、付请购、审批、采购、验收、付款款等规定的程序程序办理采购业务； 会计控制会计控制在采购与付款各环节设置相关的记录、填制记录、填制相应的凭证相应的凭证，建立完整的采购登记制度采购登记制度，加强请购手续、采购订单或采购合同协议、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。 LOGO具体的内部控制手段一、购买与审批控制一、购买与审批控制（一）职责分工分工（二）授权审批授权审批制度（三）请购控制（四）询价控制（五）采购控制二、验收与付款二、验收与付款 控制控制（一）验收控制验收控制（二）付款程序（三）会计控制LOGO控制手段之一采购岗位责任制度（1）采购业务的不相容岗位至少应当包括以下五个方面：1请购与审批。2供应商的选择与审批。3采购合同的拟订、审核与审批。4采购、验收与相关记录。5付款的申请、审批与执行。LOGO总经理岗位责任1审批采购部门的各项规章制度。2审批年度采购预算和采购计划审批年度采购预算和采购计划。3审议批准合格供应商名单。4审批预算及计划外采购项目。5审批采购订单和重要采购合同。财务总监岗位责任1审核采购部门各项规章制度。2审核年度采购预算和采购计划。3审核预算及计划外采购项目。4根据权限审批采购订单和采购合同。LOGO采购部经理岗位责任1制定采购部规章制度和工作流程。2编制年度采购预算和采购计划。3审核采购合同和采购订单。4在授权范围内签订采购合同。5办理大宗物资及重要物资的采购项目。6组织进行合格供应商的选择和评审工作。采购员岗位责任1进行市场调查，填写询价比价单进行市场调查，填写询价比价单。2负责起草采购合同和编制采购订单。3提出采购付款申请。4实施采购，办理退换货事宜。5建立、更新与维护供应商档案。6参与对供应商质量、交货情况等的评价工作。LOGO财务部经理岗位责任1审核采购合同及付款申请。2审议会计提交的付款凭证。3参与合格供应商的评审工作。4参与商定对供应商的付款条件。应付账款专员岗位责任1核对原始单据并入账。2根据原始凭证，开具付款凭证。出纳岗位责任根据采购凭证和原始票据，支付货款。LOGO请购部门经理岗位责任1编制本部门年度采购预算和采购计划。2推荐提供部门所需物资的合格供应商。3根据物资需求情况，提交请购单。4参与检验采购物资的质量，以及合格供应商的选择评审。5对不合格及报废物资提出处理意见。LOGO质检部经理岗位责任1事先检验采购物资样货质量。2负责检验所购物资的质量。技术部经理岗位责任1提供对所购物资的专业技术建议。2参与对特有物资的技术检验工作。仓储部经理岗位责任1负责外购物资的入库验收工作。2负责外购物资的标识、保管以及收发工作。3负责提出外购物资的补仓申请。LOGO控制手段之二采购授权制度（2）采购审批的原则：采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限；严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务；对于重要和技术性较强的采购业务，采购部应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而给公司造成严重损失理采购与付款业务。LOGO采购授权制度的具体程序第一，请购。使用部门、仓储部门及其他相关部门使用部门、仓储部门及其他相关部门根据公司采购预采购预算、实际经营需要等提出采购申请算、实际经营需要等提出采购申请，经部门经理签字经部门经理签字后后，及时向采购部门提出采购申请；第二，审批。采购部经理、财务总监、总经理采购部经理、财务总监、总经理根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核审批；LOGO第三，采购。采购部经理根据经过审批的请购内容，组织采购员进行采购；采购员采购员进行市场调查，进行比质、比价，拟定供应商拟定供应商名单名单，经采购部经理审核经采购部经理审核并提出参考意见后，交总经交总经理理最终确定合格供应商名单。采购部根据合格供应商名单进行采购谈判，采购员拟定采购合同后，交采购部经理审阅，报相关负责人审批后签订采购合同。LOGO第四，验收。质检部门根据公司有关验收规定对采购的物资进行验收并入库验收并入库，对于在验收中发现的问题应及时通知采购部，采购员根据验收情况进行办理。第五，付款首先，财务部应付账款会计会计对采购业务的各种原始凭证进行审核；然后，交由交由财务总监审核，总经理审批财务总监审核，总经理审批；最后，审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证会计开具付款凭证，交出纳交出纳办理货款支付办理货款支付，并通知采购员联系供应商采购员联系供应商；LOGO控制手段之三请购授权制度（3）责权单位1采购部负责公司所需物资的采购工作。2财务部负责采购物资的货款支付工作。3物资使用部门和仓库部门提出采购申请。4财务总监、总经理根据权限审批采购项目。LOGO原材料或零配件的请购1需求部门请购（1）原材料或零配件由需求部门根据采购计划或实际经营需要提出请购申请。（2）仓库材料保管员接到“请购单”后，查看材料保管卡上记录的库存数，将库存数与生产部门需要的数量进行比较。（3）当生产所需材料和仓库最低库存量合计已超过库存数量时，则同意请购。2仓储部门请购（1）仓储部门在库存材料已达到最低库存量时提出请购申请。（2）仓库主管签字的“请购单”需要通过两方面的审批。 采购员审查采购员审查“请购单请购单”，如果采购员认为请购申请合理，则根据所掌握的市场价格，编制采购预算。 经采购员签署同意的“请购单”交财务部进行审核财务部进行审核。LOGO临时性商品的请购 1临时性商品的采购申请由使用部门直接提出使用部门直接提出。 2使用部门需要在“请购单”上对采购商品做出描述，对采购商品做出描述，解释其目的和用途。解释其目的和用途。 3“请购单”需由使用部门负责人审批同意部门负责人审批同意，并经财务经财务部经理、财务总监和总经理签字后，采购部方可办理采购部经理、财务总监和总经理签字后，采购部方可办理采购手续。手续。LOGO控制手段之四采购预算制度（4）目的：为了避免盲目采购，从总体上统筹使用资金，提高资金的使用效率，确总体上统筹使用资金，提高资金的使用效率，确保采购合理保采购合理，应进行采购预算，应进行采购预算。内容：采购预算是采购部门为配合企业年度销售预测或生产数量，对所需求的采购部门为配合企业年度销售预测或生产数量，对所需求的原料、物料、零件、劳务等的数量及成本编制的用货币形式进行具体、原料、物料、零件、劳务等的数量及成本编制的用货币形式进行具体、系统反映的数量计划，系统反映的数量计划，以利于公司整体目标的实现及资源的合理配置。执行：对于预算内采购项目，请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。对于超预算和预算外采购项目，采购部及财务部对需求部门提出的申请进行审核审核后，最终由总经理审批后方能给予办理。LOGO控制手段之五采购管理制度（5）采购管理要求 1采购对象要求 采购前须对供应商的商品质量、性能、报价、交货期限、售后服务等做出评价，以供选择时参考。 2价格质量要求 以合理价格购取较高质量的商品。 3采购期限要求 按照使用部门的需要日期及需要数量，联络供应商即时供应。LOGO订购数量和时间的控制首先，由采购人员审查采购人员审查每一份请购单是否在执行后又重复提出；请购数量、品种是否合理，是否在控制限额的范围内。其次，对大量采购的原材料、零配件、商品、物资等进行采购数量对采购数量对成本影响的分析成本影响的分析，分析的内容主要是将各种请购项目进行有效归类，然后利用经济批量法测算成本及采购的批次和数量。对请购数量不大或零星采购物品，采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行。 何时发出订货单？存货管理部门运用存货管理部门运用经济批量法经济批量法和和分析最低存货点分析最低存货点来来进行。进行。LOGO采购方式控制1合同订购方式采购部与供应商通过谈判就采购商品质量、数量、价格水平、运输条件、结算方式等项内容达成一致，并以采购合同的形式确定下来。适用于经常使用且生产过程中不可或缺的或经常使用且市场价格稳经常使用且生产过程中不可或缺的或经常使用且市场价格稳定的商品定的商品。2订单采购方式采购部根据批准的请购单签发订购单，订购单上注明求购商品或劳务的具体项目、价格、数量、交货时间等，送交供应商并表明购买意愿。3特约厂商采购4直接采购方式5紧急采购LOGO供应商的选择控制 各项商品的供应商至少应有三家各项商品的供应商至少应有三家（独家供应或总代理等特殊情况下除外），各家背景及交易资料应记载于各家背景及交易资料应记载于“供应商供应商信息表信息表”存档备用。存档备用。 新供应商的开发，由生产管理部门会同采购人员生产管理部门会同采购人员实地考察实地考察生产设备、工艺流程、生产能力、产品质量等以后，填制供应厂商资料卡（若由于采购时效而由采购人员自行开发，则由采购人员填制），呈总经理核准后呈总经理核准后，列为备选厂商。LOGO国际供应链管理的新趋势 第一，供应链整合。第一，供应链整合。全球性企业优化其供应链一个重要的举措是减少供应商的数量，这样能增强其对整个供应链的控制，降低风险。供应商将只保留那些少数优秀的企业，而那些迄今为止只能算“尚可”的供应商将面临无情淘汰。在过去的几年中，发生了多起企业并购，收购方都暂时保留了被收购企业原有的供应量，在经济危机中加快了供应链的整合速度。LOGO 第二，第二，更快和更轻灵供应链更快和更轻灵供应链在低成本制造、响应速度和灵活性这几个因素中，企业依照什么优先次序组织全球供应链主要取决于它所面对的顾客对价格、质量和及时性采取何种偏好。西班牙时装品牌ZARA并没有将制造基地设置在低成本制造国家，而放在了成本较高的西班牙本土，但因此拥有了很快的反应速度，能将服装行业平均6-8周的交货时间缩短到几天，使其可以满足时尚消费者随时变换的口味。LOGO 第三，第三，消费转移带来了中国市场的供应链再造消费转移带来了中国市场的供应链再造以往许多跨国公司拥有相互独立的两套采购系统，一套为全球市场服务，采购标准更严格的产品供给全球市场，另一套服务于在中国的合资工厂，采购质量标准相对宽松的产品，用于中国市场。现在一个新出现的趋势是，一些跨国公司是试图融合这两套系统，同时为全球市场和中国市场服务。LOGO 采购实施采购实施在正式填制购货订单前，必须向不同的供应商索取供应物品的价格、价格、质量指标、折扣和付款条件以及交货时间质量指标、折扣和付款条件以及交货时间等资料；比较不同供应商提比较不同供应商提供的资料供的资料，选择最有利于企业生产和成本最低的供应商；对大宗交易，采购部门还应采用一套有效的指标程序来进行采用一套有效的指标程序来进行。采购经办人员在“请购单”上填写订购日及约定日填写订购日及约定日，再填制采购联络函，寄送给供应商；预付定金或采购金额较大，或有附带条件的采购项目，采购经办人员应先与供应商签订采购合同采购合同。合同书正本两份，一份存采购部，一份存供应商处；副本若干副本若干，分存请购部门、收料部门、财务部门及供应商。LOGO控制手段之六验收制度（6） 商品的验收工作由质检部门主导，会同仓储部门、使用部质检部门主导，会同仓储部门、使用部门和采购部共同验收门和采购部共同验收，对收到商品的数量和质量进行检验。 对验收过程中发现的异常情况异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告报告，有关部门应当查明原因查明原因，及时处理。 LOGO 为了达到控制目的，验收入库的职能必须由独立于请购、验收入库的职能必须由独立于请购、采购和会计部门的人员来承担采购和会计部门的人员来承担。对收货的控制有双重作用，既控制购买环节的经营活动，也控制存货的管理工作。 对于已经检验的物品由保管人员将发票、购销合同、请购发票、购销合同、请购单进行认真核对单进行认真核对，同时点收实物的数量和质量，核对无误后填写按顺序编号的入库单。LOGO控制手段之七付款与应付账款管理（7） 应付账款须在取得和审核必要的凭证取得和审核必要的凭证后才能进行； 对预付货款预付货款的交易，在收到供应商发票后，应将预付金额冲抵部分发票金额后记录应付账款； 必须分别设置应付账款账和明细账分别设置应付账款账和明细账，总账根据汇总的应付凭单登记，明细账分别债权人根据发票登记； 每月末来自供应商的对账单必须同应付账款明细账余额相核对。LOGO采购的一般流程（一）LOGO采购的一般流程（二）LOGO控制手段之八付款管理（8）（1）防止未核准的款项被支付。对于应付账款，付款人应检查付款凭证以及是否经授权人批准；对于现金支付交易，付款部门在付款前必须检查卖主的发票是否盖过“款已付讫”的戳记，以防止二次支付。（2）财务部门应定期检查应付账款明细账和有关文件，以防失去可能的现金折扣。LOGO 第四，采购业务的标准控制流程LOGO第一，请购流程与风险控制LOGOLOGOLOGOLOGO 第五，成为采购经理必看的基本采购常识LOGO 1. 1.会卖不如会会卖不如会买买 2. 2.优秀的采购人员应具备哪些品德？优秀的采购人员应具备哪些品德？公正与诚实；临财不苟得；敬业精神；虚心与公正与诚实；临财不苟得；敬业精神；虚心与耐心耐心 3. 3.优秀的采购人员应具备哪些才能优秀的采购人员应具备哪些才能？成本意识与价值分析能力；预测能力；表达能力；成本意识与价值分析能力；预测能力；表达能力；专专业知识业知识LOGO 4.为什么有些企业或机构采用分段式采购作业？分段作业具有以下优点：1)每位采购员只负责采购过程中的一部分，熟能生巧，可减少错误的机会，并提高办事效率。2)一方面是分工合作，另一方面则是内部牵制内部牵制，除非全体人员沆脏一气，否则勾串不易。 5.为什么采购工作必须拟订策略？策略之拟订，是基于外在环境分析及企业自我评估的结果策略之拟订，是基于外在环境分析及企业自我评估的结果，另外从采购力量与供应力量的抗衡，自可找出机会点或弱点，因此能够发展发展对付供应商的策略，而其也将成为采购人员执行工作的行动方针。 6.哪些物料值得拟订采购策略？对企业产销活动及成本发生重大影响的物料产销活动及成本发生重大影响的物料，须拟订采购策略。例如：1)高附加值的。2)因为外部条件变化，例如：战争、运输困难、汇率重大变动等，导致短缺性的物资。3)自然因素用完后无法再制的物资，例如：银、铅、汞等。LOGO 7. 当买方占优势时，应采购何种采购策略？通常会采购压制策略。通常会采购压制策略。1)将采购数量分散分散给几个供应商。2)适当施加压力迫使卖方降价。3)应以采购现货为宜。4)除了与现有的供应商交易外，对于有意来往的新供应商也应保持联系。5)要求供应商提高送货次数，协助仓储单位降低存货。6) 迫使供应商透过工程的方法降低购入成本。7)请卖方承担物品运送或储存的责任。 8.当卖方占优势时，应采取何采购策略？采取灵活多变策略。1)所需数量需向一家厂商采购。2)不主动与供应商洽谈价格。3)设法与供应商签订长期合约。4)积极寻求新的供应商。5)应保有安全存量。6)买方应设法做到“自给自足”。7)应积极寻求替代品。8)着手工程研究来获取较低的采购成本。9)自行前往供应商处提货种。LOGO 9. 当买卖双方势均力敌时，应采取何种采购策略？采取平衡策略。其行动方针如下：1)交货正常则应保持现况；若有厂商发生延迟交货或数量不足，则在寻求其他厂商承诺后，才谨慎转移数量。2)买方可寻机会要求卖方降价。3)买方可以兼取现货及合约采购。4)择优选用新的供应商，替代比较不利的来源。5)应保持相当存货以为缓冲。6)若买卖双方配合尚好，则无需设厂制造；但若双方关系日渐恶化，应考虑自行开发来源的必要。7)引介替代品造成优势。8)由于价格工程投入不菲，因此价值工程必须因势制宜。LOGO 10.现用现购适用于哪些状况？1)按订货生产的企业。2)供应来源畅旺不断。3)价格看跌的物品。4)易腐蚀的物品。5)财力不足的企业。 11.预购备用适用于哪些状况？1)生产稳定的企业。2)存量管制的物品。3)耐久性物品且储存空间小者。4)固定购入成本。 12.什么是投机采购投机采购？适用于哪些状况？所谓“投机采购”即采购数量为正常使用量或采购量的许多倍。通常适用于下列三种状况：1)物品价格的看涨。2)预期来源的短缺。3)财力雄厚的企业。LOGO 13.什么是长期合约采购？有何优缺点？所谓“长期合约采购”即由买方承诺在某一段时间内，向卖方采购一定数量的物品，并签立合约以为双方信守。其优点：1)期约交货，来源稳定。2)量值巨大，交易条件较佳。3)法律保障，各蒙其利。其缺点：1)价格协商不易，合约形同虚设。2)合约数量固定，难以配合市场调。3)依赖成性，采购功能降低。 14.什么是多家供应？有何优缺点？所谓“多家供应”即分散来源，将采购数量分配给数个不同的供应商。其优点：1)卖方竞争，使卖方产生危机意识。2)来源分散，不虞中断。3)市场情报较多，有利于掌握趋势。4)较易获取产品专业知识。其缺点：1)分散采购，损失数量折扣。2)买卖双方缺乏依存关系。3)增加交货管理的负担。 15.什么是独家供应？适用于哪些状况？所谓独家供应是指仅向一个供应商采购。适用于以下状况：1)买卖双方利害与共。2)来源管制或独占市场。3)精密复杂试制品。4)产品生命周期短，及经常需要变更设计。5)产品需具有独特性。LOGO 16.如何寻找供应商？寻找供应商广开来源，必须主动积极。寻找供应商由下列各种途径来进行：1)利用现有的资料利用现有的资料。从建立合格厂商的档案或名册中甄选。2)公开招标。3)透过同业介绍。3)新闻专业刊物。4)公会或采购专业顾问公司。4)参加产品展示会。 17.评选厂商有哪些客观标准？评选厂商的客观标准包括一般经营状况、制造、技术、财务状况、品管能力及管理制度。 18.是否只由采购人员来担负评选供应商的责任？宜由采购、工程、品管及生管采购、工程、品管及生管人员等组成评选供应商小组。LOGO 19.为什么买方不宜过度压迫卖方降低价格？1)造成众多劣质厂商；2)造成报复可能：当市场状况好转时，原来委曲求全的厂商，必定会连本来利通通要回来，造成买方成本暴涨。 20.为什么买方不可轻易表露购买意愿？“欲擒故纵”“若即若离” 21.如何才能确保供应商如期交货？1)制订合理的购运时间。2)销售、生产及采购单位加强联系。3)期中稽催，驻厂查验。4)准备替代来源。5)加重违约罚则LOGO 22.如何做好验收工作？一、点收数量。二、检验品质。1)确认供应商，物料来自何处，有无错误或混乱。2)确定送到日期与验收日期。3)确定物料的名称与品质。4)清点数量。5)通知验收结果。6)处理短损。7)退还不合格物品。8)处理包装材料。9)对已验收存储的物品加以标识。LOGO集中采购失败案例 （一）多种物资一律集中采购（一）多种物资一律集中采购 1. 所涉采购合同金额小、供应商分散、采购标的大众化程度较高所涉采购合同金额小、供应商分散、采购标的大众化程度较高。 2.对于此类合同标的实行集中采购必然带来的后果是大量耗费总部采大量耗费总部采购人员精力，导致采购效率低下，同时影响生产运营效率购人员精力，导致采购效率低下，同时影响生产运营效率。 （二）购买同种物资时又较为分散（二）购买同种物资时又较为分散 1. 33笔浓硫酸采购合同涉及7个供应商； 2. 浓硫酸采购在同一天分别与3家供应商签订3笔采购合同； 3.目前浓硫酸的采购尚未实现统筹安排。LOGO案例分析：案例分析：（一）事无巨细集中采购问题1. 过于强调采购集权过于强调采购集权，未能做到采购权限的适度下放。2.未能对公司采购物资目录进行统计分析，同时对集中采购条适用件分析不足，未结合实际运营界定集中采购范围。3.集中采购流程过长，时效性差采购流程过长，时效性差，难以适应零星采购、地域采购、紧急情况采购。（二）采购分散的问题分析由于供应商合作机制的缺失供应商合作机制的缺失，导致同一需求方，同一天发生三笔采购合同，一方面不利于整体谈判优势的体现，另一方面也会对采购工作效率造成影响；可能的原因是在实施集中采购时缺乏统筹计划安排集中采购时缺乏统筹计划安排，尚未实现真尚未实现真正意义上的集中采购正意义上的集中采购；同时采购计划管理工作缺位，导致物流部门无法与供应商达成长期合作协议，只能是针对每一单采购都分别去寻找合适供应商。LOGO改进建议改进建议（一）针对事无巨细的集中采购问题的改进建议1.将采购权限适度下放，采取集中采购和分散采购相结合的方式集中采购和分散采购相结合的方式。2.界定集中采购和分散采购的范围，如集中采购范围主要应包括大集中采购范围主要应包括大宗或批量物资，价值高或总价较大的物资宗或批量物资，价值高或总价较大的物资。3缩短零星采购、紧急采购审批环节，提升采购效率。LOGO（二）针对采购分散的问题的改进建议1.对集中采购标的进行深入分析研究，按不同采购物资类型制定集中采购标的进行深入分析研究，按不同采购物资类型制定符合实际运营需要的供应商合作机制符合实际运营需要的供应商合作机制，确保有效发挥集中采购优势，做到降低采购成本，并能确保采购物资的质量，满足生产运营需要。2.通过建立科学有效的供应商管理（选择、评价、业绩考核和关系选择、评价、业绩考核和关系维护等维护等）机制。选择合适的供应商，通过逐步减少供应商的数量，精选出综合资质较佳的供应商，并与其建立长期合作关系精选出综合资质较佳的供应商，并与其建立长期合作关系；同时随着合作关系深入，逐步确定核心供应商，与其建立战略联盟确定核心供应商，与其建立战略联盟，实现双方共赢，真正发挥集中采购综合优势，实现双方共赢，真正发挥集中采购综合优势。LOGO快乐学习，快乐生活！