内部控制与稽核概述.pptx

1私立學校內部控制與稽核概述私立學校內部控制與稽核概述教育部 技職司 劉火欽 97年8月20日2報告大綱壹、前言貳、內部控制與稽核叄、私立學校行政缺失肆、財務舞弊與個案概述伍、內部稽核人員設置與運作問題探討陸、結語3壹、前言壹、前言一、私校經營環境變遷(一)少子化壓力：2024年(民113)後就讀大學人口僅剩20萬4,459人。(二)國際化競爭：國際化與國際交流呼聲下及國際學校設置下，未來財務能力高之父母將會把子女送往歐美或其他地區就讀。(三)大學評鑑壓力：設備競賽、高級師資需求、校舍現代化。影響： 於2020至2030年後估計有5至20所私立大專院校將面臨退場危機，其他未退場之學校亦將面臨裁減支出(削減浪費項目甚至裁員、減薪) 及提升辦學品質之壓力，故內部控制制度之建立與內部稽核之確實執行，為強化私立學校經營體質免受淘汰之基礎工程。 4出生年度出生人口進入國小年度進入國中年度進入高中職年度進入大學年度70413,0007682858878342,0318591949789305,3129510110410790260,3549610210510891247,5309710310610992227,0709810410711093216,4199910510811194205,85410010610911295204,45910110711011396204,41410210811111451.綜合校務校務發展、教學、研究、服務302.教務行政教務行政、課程教學、學籍、圖書館及計算機中心業務253.學務行政導師、社團、活動、生活輔導、輔導諮商、衛生保健254.行政支援行政支援組織、人事業務、會計及總務行政20(一)行政類6學院組織發展5%師資整合機制15%教學品質機制25%課程規劃與整合20%研究與技術發展整合20%設備整合機制15%系所發展目標與策略辦法20%師資與設備（師資結構素質、設備圖書資源）20%教學品質與成效（教學品質、課程規劃、學生成就發展）35%研究與技術發展成果25%(二)專業類7壹、前言壹、前言二、私校財務概況(一)常態現金結餘：依據95學年度決算報告有25所(占34)學校結餘率在15以上，31所(占43)學校結餘率在5至15間，17所(占23)學校結餘率在5以下，平均19，未來常態現金結餘將逐年下降，平均學生數2,600人常態現金收支方可達到平衡。(二)核心營運結餘：學雜費收入減人事費後之金額為核心營運結餘，基本上學生數最少應達500人核心營運方可達到平衡，但不表示學校可永續經營，出現核心營運失衡學校若無累積現金結餘填補虧損，將於1至3年內面臨停辦命運。8壹、前言壹、前言二、私校財務概況(三)學生單位成本：私立技專校院教學單位成本由91學年之8.70萬元提高至95學年度之10.64萬元，平均每生學生單位成本增加1.94萬元(+22.30 )，原始學生數卻由91學年之57.30萬人，減少至95學年度之53.04萬人，計減少4.26萬人(-7.43 ) 。 影響：1.學校結餘逐漸減少，壓縮可浪費空間。2.犯錯後重生機會減少。9壹、前言壹、前言三、私校法設置監察人與內部控制制度(一)第五十一條 學校法人及所設私立學校應建立內部控制制度，對人事、財務、學校營運等實施自我監督；其實施辦法，由教育部定之。(二)第十九條 學校法人置監察人一人至三人，由董事會依捐助章程所定資格，遴聘適當人員擔任，任期四年。監察人之職權如下： 1.財務之監察。 2.財務帳冊、文件及財產資料之監察。 3.決算報告之監察。 4.其他捐助章程規定事項之監察。影響： 1.法制要求私立學校自我監理(內部控制與稽核、監察人制度) ，學校並不完全靠外部監督力量(教育部、評鑑、會計師查核) 。 2.監察人受限時間與精力，成效待觀察。10貳、內部控制與稽核貳、內部控制與稽核一、內部控制之意義一、內部控制之意義(一)控制意義：使實際與目標相符。 (二)內部控制意義：就組織(學校)所訂定之規章制度研擬所應採取之各種控制措施，以保護資產安全，提高會計資訊之可靠性及完整性，增進經營效率，並促使遵行規章制度與組織政策以合理保證達成預期目標，故內部控制為管理過程(規劃與控制)之一。 11內部控制實例-固定資產取得作業(一)作業程序-規劃 1.財產之取得應確實填寫財產增加單，並經權責主管核 決。 2.財產增加單及物品保管單是否連續編號控管。 3.財產應依財物分類原則正確編號。 4.財產應確實依財產增加單登錄財產物品管理系統。 5.登錄財產物品管理系統之取得成本應正確。 (二)控制重點-控制 1.財產增加單、物品保管單是否連續編號控管。 2.財產增加單是否正確填寫且經權責主管核決，並正確登錄 至財產物品管理系統。 3.取得成本是否正確歸屬並正確登錄予財產物品管理系統。 12內部控制實例-現金及票據收入 1.作業程序-規劃 (1)出納組應將當天收到的現金或票據於當天銀行下班或次日十點前存入銀行為原則。 (2)出納組於代收票據入帳後，在代收票據簿填上兌現日期，如有逾期未兌票據，應膫解原因；退票亦應記明。 (3)校外寄來款項(支票)，由學校收發室登錄後送出納組簽收，未解存銀行前，應有適當之控制。2.控制重點-控制 (1)每月底會計室整理之應收票據明細表應與票據保管人之票據記錄相符。 (2)票據兌現日應與預估兌現日一致，若差異太大應查明原因。 (3)依預估兌現日及帳戶別編製總額表，以便作現金調度。13二、內部控制之目的二、內部控制之目的 (一)資訊之可靠性與完整性。(二)法令遵循。(三)資產之保全。(四)資源之經濟及有效使用。(五)營運或專案計畫目標之達成。 14三、內部控制組成要素三、內部控制組成要素 COSO (Committee of Sponsoring Organization)指出內部控制包括五個相互有關聯的組成要素：(一)控制環境控制環境：組織文化、內控認知(內部控制為所有人員責任並非稽核人員專屬工作)(二)風險評估風險評估：辨認、分析與管理風險(三)控制活動控制活動：政策、規章(四)資訊與溝通資訊與溝通：業務、財務資訊揭露與傳達(五)監督監督：內部稽核15四、內部控制依其性質可分為四、內部控制依其性質可分為(一)內部會計控制內部會計控制：凡為保護資產安全，提高會計資訊之可靠性及完整性之控制，稱為內部會計控制(財務面)。 (二)內部管理控制內部管理控制：凡為增進經營效率，促使遵行管理政策，達成預期目標 之控制，稱為內部管理控制(業務面)。16五、實施內部控制之要件五、實施內部控制之要件 內部控制制度為整合公司內各項管理活動而成，其實施之成敗，端賴下列各因素之配合：(一)合理之組織規劃與管理結構。(二)最高主管之重視與支持。 (三)健全可行之會計制度。 (四)健全之內部稽核功能(專責稽核人員)。 (五)高度熱誠敬業與訓練成熟之員工。 17六、內部控制之訂定與實施程序六、內部控制之訂定與實施程序(一)訂定各部門業務之標準作業程序。 (二)成立內部控制制度設計作業小組。(三)選定各交易循環中應把握的控制重點。 (四)設計內部控制應用之表單、報告格式。 (五)頒布內部控制制度(書面)並定期舉辦研討會。 (六)對制度內容及執行績效按期追蹤檢討。根據檢討結果，對於交易循環之作業程序作必要之補充修正。18七、內部控制的重要性七、內部控制的重要性(一)降低業務錯誤及財務舞弊之可能性(二)減少違法事件之發生(三)減低學校退場之機率(四)提高學校教學研究成效影響層面：薪資安全 學校招生 大學評鑑 校務訪視 會計師查核 教學與研究品質學生升學 學生就業 社會評價(校譽)19八、建置內部控制制度權責單位八、建置內部控制制度權責單位 (一)營利社團法人：由經理人設計，董事會通過。 (二)一般財團法人：法人執行機關董事長及董事會。 (三)私立大專院校：校長(秘書室)設計，董事會通過。 (四)公立大專院校：校長(秘書室)設計，校務會議通過。 (五)政府機關：行政首長及研究發展處或秘書室。20九、內部稽核定義九、內部稽核定義(一)組織內獨立查核評估內部控制、財務及其他營運活動的執行效率及效果的活動，亦即組織內設置之單位，負責檢查業務與財務部門各項作業活動有無遵循法令規章、有無浪費資源、有無達成營運目標。(二)執行內部稽核工作之人員為內部稽核人員，有如組織機構之之糾察隊、紅衛兵或啄木鳥，找出異常與脫軌之處，扮演重要但不討好之角色。 21十、內部稽核之目的十、內部稽核之目的(一)檢查財務及營運資訊的可靠性及正確性(二)檢查重大政策、計畫、程式及法令之遵循。(三)檢查資產之保管方法並實際盤點是否與帳列數相符。(四)評估資源之使用是否經濟有效。(五)檢查營運或專案計畫之實施進度是否照既定計畫執行，並完成預定目標。 (與內部控制之目的相同)22十一、內部稽核與內部審核之差異(一)內部稽核：由內部稽核人員執行之，主要是針對內部控制要素中的監督項目加以個別檢核與評估，由評估者每隔一段時間從全新的觀點去評估別人的作法是否恰當。(二)內部審核：由會計人員執行之，內部審核包含事前審核及事後複核，著重在財務收支之控管，原始與會計憑證、帳簿報表之複核及財務面工作績效之查核，範圍則及於計畫、預算之執行與控制、現金及其他財物處理程序及成本之審核等。 23叄、私立學校行政缺失叄、私立學校行政缺失一、人事任用與薪資津貼發放缺失(1/2)1.出納、會計及人事部分職務係由董事三親等擔任，違反私立學校法第54條第4項規定。2.新聘教師經本部審定為助理教授，學校卻以副教授聘用，與學校規定不符。3.部分薪資未按敘薪標準發放，且進修部之職務加給及一級主管特別補助費未訂定任何相關規定。4. 專任老師兼任XXXX人員所領之兼職津貼，僅依據校長批准之人事動態表核發，並未有經董事會核定之相關人事規章為依據。24一、人事任用與薪資津貼發放缺失(2/2)5.學校在教職員敘薪部分，其他應支部分支付名目未訂定相關書面敘薪標準，造成部分同職級人員支薪有差異6.部分人員之俸額，未按報中華民國私立學校教職員工退休撫卹基金管理委員會考核清冊之薪額發放。7.新聘任系助理教授在任職期間，學校無法提出任何有效之出勤紀錄或資料，且上述期間該師均以請病假因應，所檢附之請假證明亦未符合該校專任教師及職員請假辦法之規定。8.前任校長受聘為全職校務顧問，並核撥加給；又受聘為工學院籌備院長，惟其於擔任董事後，卻未辭卸上述行政職務，與私校法第33條規定有違。25二、會計作業缺失二、會計作業缺失 (1/3)(1/3)1.該校未依私立學校建立會計制度實施辦法第12條第2項規定，將學年度財務報表委請本部認可之會計師查核簽證。2.有捐款人捐贈建設費予學校，惟學校不僅未列帳，亦未提供相關銀行之收支帳及有效之帳冊憑證供查核，與私立學校建立會計制度實施辦法第14條規定不符。3.與校外廠商所合作興建之設施不僅未依所簽訂合約向對方收取報酬，且相關設施所收取之收入未入學校帳務處理，與私立學校會計制度實施辦法第14條規定不符。4.實習餐廳及實習咖啡廳，其相關收入及支出均未列入學校帳務處理，與私立學校建立會計制度實施辦法第14條規定不符。26二、會計作業缺失二、會計作業缺失(2/3)(2/3)5.未經教育部同意擅自貸款。6.學校主管侵占學校款項之不法利益，未依據本部要求收回。7.會計師查核報告經簽證會計師重新出具無法表示意見簽證報告書（因該校未將重大弊端告知會計師）。8.該校總分類帳各科目彙整表未依私立學校會計制度之一致規定3.2會計報告編報期限及份數，於次月15日前編送主管教育行政機關2份。9.將私校獎補助經費及發展學校重點特色補助款全數挪作薪資。27二、會計作業缺失二、會計作業缺失(3/3)(3/3)10.校舍新建工程款，未辦理估驗即行支付工程款情形，亦未妥善留存上述工程之相關請購及比議價等資料，與私立學校會計制度之一致規定第7.1.14條規定不符。11.學費與職訓局就業學程之註冊費退費金額，其退費款項直接匯入經辦人員私人帳戶，此會計作業程序，不符合學校會計政策。12.售地地主是否有重複支領土地款所依據之付款相關憑證帳冊資料，學校未妥善保存，與私立學校會計制度之一致規定第7.1.14條規定不符。 28三、內部審核缺失三、內部審核缺失 (1/2)(1/2)1.購買3節贈禮而用途與學校業務無關之禮券支出 。2.部份二級主管每月有電信費補助，補助對象均與董事長及董事有親戚關係，且無任何書面決議資料，依其補助標準及對象判斷似與校務無關，應立即改善並向相關人員追繳不合法支出。3.出納組長以取款條方式取款卻未實際匯款予廠商及款項收現卻未入帳等方式，挪用學校款項。4.學雜費帳戶之銀行帳戶印鑑章為董事會+董事長印鑑，分別由董事會秘書及董事長保管，違反私立學校建立會計制度實施辦法第15條規定。5.銀行帳戶其印鑑章分別為學校印章、出納組長、事務組長及文書組長（均由董事3親等擔任），違反私立學校建立會計制度實施辦法第15條之規定。29三、內部審核缺失三、內部審核缺失 (2/2)6.學校住宿生繳交之伙食費，由總務處代收後分次轉付廠商，其代辦款項未於學校帳載以專戶專帳處理，與私立大專校院向學生收取代辦費注意事項及私立學校建立會計制度實施辦法第14、15條規定不符。7.執行本部補助發展學校重點特色專案計畫，有以不實匯款憑證作為核銷單據，已有製作不實單據核銷之嫌，業造成學校所報資料有蒙蔽本部補助款之虞。8.每學期期初核發予各處、系、室之辦公費，只有各處、系、室受款人簽收之簽呈，無任何報銷憑證。9.未經教育部核定逕將私校獎補助經費運用於修繕工程。30四、採購缺失四、採購缺失(1/2)(1/2) 1.採購金額超過100萬元以上之工程，有較明顯不尋常情形： (1)以底價或預算承包。 (2)得標廠商之資格與學校所訂投標辦法不盡相符。 (3)有二家投標廠商均登記於同一地址。2.部份營繕工程及固定資產採購，如校門整修及校園景觀改善工程、後山坡整治工程、舊行政大樓外牆整修工程及興建誠樸樓等工程，未依學校營繕工程及採購辦法規定辦理公告招標。3.學校辦理採購作業，未依學校所訂採購招標辦法執行。31四、採購缺失四、採購缺失(2/2)(2/2)4.採購部分：該校重大採購案（100萬元以上）僅找1家議價，未依照學校採購管理作業規範辦理；又學校拆除實驗大樓，遺失相關實驗大樓拆除案之內部簽呈，違反私立學校會計制度規定。5.該校行政會議通過之採購辦法，與本部備查之採購辦法與作業程序，二者部分內容並不一致，實際運作係採用行政會議通過之採購辦法，與私立學校會計制度實施辦法第16條規定不符。6.學校修繕工程頻繁且金額重大，於憑證保管期限內並無留存完整之驗收紀錄可資查核。7.相關採購、會計制度紊亂，尚未建立完善制度。32五、財產管理缺失五、財產管理缺失1.整體發展經費及發展學校重點色計畫所購置之教學儀器設備呈閒置狀態。2.校車無法規依據專供特定人士使用，與學校財產管理規定不符。3.學校卸任董事長已非屬學校人員，其配車及司機薪資仍由學校支應，與學校財產管理規定不符。4.財產移轉單未連續編號，與內部控制原則不符。33六、土地六、土地1.與地主簽訂之土地移轉及土地交換均未 經本部同意，本部函請儘速處理在案，迄今仍未釐清並處理完竣。2.每公頃1,000萬元購置當時法拍價格僅約224萬元之土地，有低價高買之嫌，且經過訴訟後已支付土地款但土地猶未能過戶至學校名下之不合理情形。34七、董事會作業缺失七、董事會作業缺失1.董事會辦理財團法人變更登記查有作業缺失事項，如董事住所有誤、財產目錄與會計師查核報告所列金額不符未註明原因、申請書缺漏附件。2.每月均有固定之董事會支出業務費，其核銷憑證與董事會業務費或一般業務費無關，有虛報開支情況。35肆、財務舞弊與個案概述肆、財務舞弊與個案概述一、財務舞弊者徵兆二、財務舞弊環境特質分析三、一般財務舞弊的風險因素四、大專院校財務舞弊個案36一、財務舞弊者徵兆一、財務舞弊者徵兆 (一)購買用品大方或生活習慣奢侈。 (二)無法理解之心情起伏或強制行為（如無法專心工作、酒精或藥品濫用、嗜食、賭博者）。 (三)無法適應壓力。 (四)能將其偷竊行為合理化。 (五)能利用內部控制缺失隱藏其舞弊。 (六)不願休假或遠離辦公室。 (七)遭遇工作挫折、士氣低落。 (八)與供應商關係不尋常密切，或突然與供應商建立長期關係。 (九)個人債務嚴重(卡奴)。37二、財務舞弊環境特質分析二、財務舞弊環境特質分析(一)高舞弊環境：管理階層正直度差、控制環境不佳、責任鬆散、業績壓力大。(二)低舞弊環境：誠實文化、管理風格開放、員工參與計畫、及全面品質管理。38三、一般財務舞弊的風險因素三、一般財務舞弊的風險因素(一)高階管理階層間存有歧見。(二)員工士氣與動機低落。(三)會計部門編制不足。(四)顧客、供應商或主管機關對組織的抱怨頻繁。(五)不一致且意外的現金流動缺陷。(六)銷貨與所得持續減少應付帳款及應收帳款卻持續增加。(七)公司的信用額度已完全以長期借款用盡。(八)存貨明顯過多。(九)年底調整分錄數目不斷增加。39四、大專院校財務舞弊個案情況四、大專院校財務舞弊個案情況(一)購置土地低價高買(二)建築及設備採購索取佣金回扣(三)虛報人事費用(人頭教師)(四)支領獎金紅利無依據(五)內部審核鬆散(六)向民間借貸利率高出正常水準(七)挪用學校資金(八)漏列學校收入 (九)特定收入花光為止(十)代購書籍與學生制服扣取差價(十一)佔用校產40伍、內部稽核人員設置與運作問題探討伍、內部稽核人員設置與運作問題探討一、內部稽核人員之定位二、內部稽核人員之設置三、內部稽核人員之功能四、內部稽核人員之稽核原則五、內部稽核人員執行職務時應有之職權與限制六、內部稽核人員行使職權可能的顧慮與限制 七、內部稽核十大步驟41一、內部稽核人員之定位一、內部稽核人員之定位(一)營利事業(上市公司)：隸屬董事會或總經理。(二)校務基金：隸屬校務會議。(三)一般財團法人：隸屬董事會。(四)學校財團法人：隸屬校長。42二、內部經費稽核人員之設置二、內部經費稽核人員之設置(一)專任稽核人員：學校年度總收入在新臺幣二十億元以上且學生人數在二萬人以上者，應置隸屬於校長之專任稽核人員 。(二)兼任稽核人員或委外稽核：學校年度總收入未達新臺幣二十億元或學生人數未達二萬人者，應設置隸屬於校長之兼任稽核人員或委託非學校財務簽證之會計師執行內部稽核業務或比照前項規定辦理。43三、私立學校內部稽核人員功能三、私立學校內部稽核人員功能(一)學校效能稽核(非會審人員) 。(二)資產安全稽核： 1.定期與不定期盤點易變現資產(現金、銀行存款、有價證券) 。 2.校內及校外大額財產盤點。(三)財務報導可靠性稽核。(四)法令遵循稽核。 (五)專案稽核與追蹤稽核。44四、稽核人員稽核原則四、稽核人員稽核原則(一)事後稽核非事前參與(事前屬行政權)(二)研擬稽核計畫並非散槍打鳥(三)對事不對人:如超支鐘點費稽核，授課時數認定-見樹不見林 (四)特定規模以上稽核以提高稽核效率45五、稽核人員執行職務之職權與限制五、稽核人員執行職務之職權與限制(一)無法扣押帳簿、憑證(屬司法權)，僅可調閱、影印相關帳簿、憑證及文件，對有疑問事項，可請相關人員說明。(二)不宜逕行委任會計師進行專案查核，宜由董事會開會決議，或校長建議呈請董事會委任會計師查核。 46六、稽核人員行使職權可能的限制與六、稽核人員行使職權可能的限制與顧慮顧慮(一)校長是否支持稽核人員(二)管理當局舞弊不易於稽核中察覺(三)業務稽核易有外行領導內行之質疑(四)稽核人員人際關係與升遷壓力 47七、內部稽核十大步驟七、內部稽核十大步驟(一)稽核對象會議，指派稽核人員處理專案(二) 通知受稽核單位與稽核事項(三) 稽核人員針對專案研擬稽核計畫(四) 專案調查，除合法性外也需注意效率與浪費(五) 承文董事長或校長授權，請承辦人員提供必要資料(六) 蒐集資料與報告初稿送各稽核主管及校長(七) 疑問請受核單位答覆，並要求出席結案會議(八) 結案會議(九) 正式報告送各單位(十) 改善狀況追蹤48陸、結語陸、結語(1/2)49陸、結語陸、結語(2/2)私立學校為公益法人，並非個人財產，其資源之使用應符合學校創設目的，財務運作之制度化與否關係著學校之未來競爭與發展，學校的每位董事、教職員均應有此認知，並認清內部稽核是警鈴而非特派之暗樁，各級主管及承辦人應積極協助，方能在未來競爭激烈之教育環境中延續發展。一流大學必須要有一流的內部控制與稽核制度。