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Date: 26 April 2022第四章第四章 Office 办公软件办公软件 Date: 26 April 2022文字处理（中文文字处理（中文Word XPWord XP） 目前微型机的两项主要应用：目前微型机的两项主要应用：上网和文字处理上网和文字处理 文字处理是指利用计算机来编制各种文档，如简历、信函等文字处理是指利用计算机来编制各种文档，如简历、信函等 需要借助于一种专门的软件需要借助于一种专门的软件文字处理软件，如文字处理软件，如Word,WPS等等 本章主要内容 文档的基本操作文档的基本操作 文本的编辑文本的编辑 文档的排版文档的排版 文档格式的复制和套用文档格式的复制和套用 图文混排图文混排 表格处理表格处理 打印文档打印文档 Date: 26 April 2022概述概述 WordWord的启动的启动/ /退出退出 WordWord主窗口主窗口 标题栏菜单栏“常用”工具栏“格式”工具栏视图切换按钮水平标尺水平滚动条状态栏关闭窗口按钮垂直滚动条Office助手编辑区选定栏插入点任务窗格Date: 26 April 2022 创建文档创建文档/ /输入文本输入文本/ /保存文档保存文档/ /关闭文档关闭文档/ /打开文档打开文档 1. 1. 创建新文档创建新文档 进入进入Word时，系统自动打开一个名为时，系统自动打开一个名为“文档文档1”的空文档的空文档 单击单击“常用常用”工具栏上的工具栏上的“新建空白文档新建空白文档”按钮按钮 选择选择“文件文件”菜单中的菜单中的“新建新建”命令，打开命令，打开“新建文档新建文档”任务窗格，用户可以从中选择一个命令来创建新文档任务窗格，用户可以从中选择一个命令来创建新文档 模板模板( (文档格式文档格式) ) 2. 2. 输入文本输入文本 自动换行自动换行 段落标记段落标记/ /换行标记换行标记 （按（按Shift+EnterShift+Enter） 即点即输即点即输文档的基本操作文档的基本操作Date: 26 April 2022 “另存为另存为”- - 换名保存换名保存 “ “保存保存”- - 按原名保存按原名保存 设置好设置好3 3个参数：个参数：保存位置保存位置/ /文件名文件名/ /保存类型保存类型 保存文档保存文档保存类型保存类型文件名文件名保存位置保存位置Date: 26 April 2022设置好设置好3 3个参数：个参数：查找范围查找范围/ /文件名文件名/ /文件类型文件类型 关闭文档和打开文档关闭文档和打开文档查找范围查找范围文件名文件名文件类型文件类型Date: 26 April 2022文本的编辑文本的编辑 基本编辑技术基本编辑技术 插入点的移动插入点的移动 使用鼠标使用鼠标/使用键盘使用键盘/使用菜单命令使用菜单命令 文本的修改文本的修改(增增/删删/改改) 插入插入/改写状态改写状态 删除控制键：删除控制键：Delete及及Backspace键键 段落的生成段落的生成/拆分拆分/合并合并Date: 26 April 2022文本的选定、复制、移动和删除文本的选定、复制、移动和删除 选定文本选定文本 “先选定，后操作先选定，后操作” 选定一段文本：选定一段文本：鼠标拖动鼠标拖动 选定某一范围的文本选定某一范围的文本 选定一行文本：选定一行文本： 单击此行左端的选定栏单击此行左端的选定栏 选定一个段落文本：选定一个段落文本：双击该段落左端的选定栏双击该段落左端的选定栏 选定矩形区域内文本选定矩形区域内文本/选定不连续区域的文本选定不连续区域的文本 选定整个文档：选定整个文档： 三击任一行左端的选定栏三击任一行左端的选定栏 Date: 26 April 2022 复制文本复制文本 1. 1. 利用利用“常用常用”工具栏的工具栏的“复制复制”和和“粘贴粘贴”按钮按钮 选定文本选定文本“复制复制”移至目标位置移至目标位置“粘贴粘贴” Ctrl+C Ctrl+VCtrl+C Ctrl+V 2.2.利用鼠标拖放方法复制文本利用鼠标拖放方法复制文本 移动文本 与复制文本基本相同与复制文本基本相同 删除文本删除文本 选定要删除的文本，再按选定要删除的文本，再按DeleteDelete键或单击键或单击“常用常用”工具栏上的工具栏上的“剪切剪切”按按钮钮Date: 26 April 2022 文本的查找与替换文本的查找与替换 1. 1. 查找文本查找文本 先设定开始查找的位置先设定开始查找的位置 ，再选择，再选择“编辑编辑”菜单中的菜单中的“查找查找”命令，然后在命令，然后在 “查找和替换查找和替换-查找查找”对话框中输入要查找的文对话框中输入要查找的文本本 2. 2. 替换文本替换文本 在在“照相照相”文档中，把文档中，把“照相机照相机”全部替换成全部替换成“照像机照像机”Date: 26 April 2022 撤消与恢复撤消与恢复 撤消: 取消用户上一次所做的操作取消用户上一次所做的操作 也可以撤消前面多项操作也可以撤消前面多项操作 恢复: 恢复被恢复被“撤消撤消”的各种操作的各种操作Date: 26 April 2022 自动更正自动更正 使系统自动更正用户键盘输入时的一些常见错误使系统自动更正用户键盘输入时的一些常见错误 如将如将“teh”更改为更改为“the”，将，将“高教厅高教厅”改为改为“教育厅教育厅”等等 先要建立自动更正的词条表先要建立自动更正的词条表 另一应用：把那些经常使用的较长的词句定义成一个自动另一应用：把那些经常使用的较长的词句定义成一个自动更正的词条，用一个短的缩写码取代它。如把更正的词条，用一个短的缩写码取代它。如把“全国计算机全国计算机等级考试等级考试”定义成缩写码定义成缩写码“ncre” 。这样可以减少输入时击。这样可以减少输入时击键次数键次数 选择选择“工具工具”菜单中菜单中的的“自动更正选项自动更正选项”命令命令Date: 26 April 2022 文档的排版文档的排版 按一定要求设置文档的外观按一定要求设置文档的外观 三个层次三个层次: : 字符格式化字符格式化 段落格式化段落格式化 页面设置页面设置 字符格式化字符格式化: 选择字体、字号、字形、颜色、字间距等选择字体、字号、字形、颜色、字间距等 段落格式化：段落格式化：段落缩进、文本对齐方式、行间距、段落间距等段落缩进、文本对齐方式、行间距、段落间距等 页面设置页面设置 ：纸张大小、页边距、页码、页眉纸张大小、页边距、页码、页眉/页脚等页脚等Date: 26 April 2022 字符格式化字符格式化 1. 字体、字号及字形字体、字号及字形 中文字体中文字体有宋体、仿宋、黑体、楷体、隶书等二十多种有宋体、仿宋、黑体、楷体、隶书等二十多种 字形字形包括常规、倾斜、加粗、加粗倾斜四种包括常规、倾斜、加粗、加粗倾斜四种 字号字号用来确定字符的高度和宽度，一般以用来确定字符的高度和宽度，一般以“磅磅”或或“号号”为单为单 位，位，1 1磅为磅为1/721/72英寸。字号从大到小分为若干级，最大字号是英寸。字号从大到小分为若干级，最大字号是“初号初号”，它与，它与4242磅字大小相当，而小五号字与磅字大小相当，而小五号字与9 9磅字大小相当磅字大小相当 字符格式设置：字符格式设置：可以用可以用“格式格式”工具栏的有关命令按钮来实工具栏的有关命令按钮来实 现，也可以通过现，也可以通过“字体字体”对话框来完成对话框来完成Date: 26 April 2022 “ “字体字体”对话框对话框 Date: 26 April 2022 字符的修饰效果字符的修饰效果 Date: 26 April 2022 字符的间距和缩放字符的间距和缩放 字符间距字符间距是指相邻两个字符之间的距离是指相邻两个字符之间的距离 缩放缩放是指缩小或扩大字符的宽、高的比值，用百分数来表示是指缩小或扩大字符的宽、高的比值，用百分数来表示 缩放值为缩放值为100时，字的宽高为系统默认值；缩放值大于时，字的宽高为系统默认值；缩放值大于100%时为扁形字；小于时为扁形字；小于100%时为长形字时为长形字 位置位置升降是指字符可以在标准位置上升降升降是指字符可以在标准位置上升降Date: 26 April 2022 段落格式化段落格式化 每当按下回车键就形成了一个每当按下回车键就形成了一个段落段落 段落格式化设置：段落格式化设置：段落缩进、文本对齐方式、段落缩进、文本对齐方式、 行间距及行间距及 段间间距等段间间距等 段落格式化操作段落格式化操作 只对插入点或所选定文本所在的段落起只对插入点或所选定文本所在的段落起 作用作用Date: 26 April 2022 段落缩进段落缩进 段落缩进是指段落中的文本到正文区左、右边界的距离段落缩进是指段落中的文本到正文区左、右边界的距离 包括段落左缩进、右缩进和首行缩进。其缩进的距离可由水平标尺上对包括段落左缩进、右缩进和首行缩进。其缩进的距离可由水平标尺上对应的三个缩进标记来指示应的三个缩进标记来指示 左缩进标记首行缩进标记右缩进标记右缩进左缩进首行缩进正文区右边界正文区左边界Date: 26 April 2022 “ “段落段落”对话框对话框 Date: 26 April 2022 对齐方式对齐方式 对齐方式通常有：两端对齐、左对齐、居中、右对齐和分对齐方式通常有：两端对齐、左对齐、居中、右对齐和分散对齐五种方式散对齐五种方式 设置操作：设置操作：使用使用“格式格式”工具栏上对齐方式按钮工具栏上对齐方式按钮 使用使用“段落段落”对话框对话框 设置间距设置间距 包括段落中的行间距，以及本段落与前段包括段落中的行间距，以及本段落与前段( (段前段前) )、本段落、本段落与后段与后段( (段后段后) )的间距的设置的间距的设置 查看段落格式查看段落格式 执行执行“帮助帮助”菜单中的菜单中的“这是什么这是什么?”?”命令，鼠标指针变成命令，鼠标指针变成问号箭头时，单击要查看的文本，问号箭头时，单击要查看的文本，WordWord将显示相应段落格式和将显示相应段落格式和字符格式的信息字符格式的信息 Date: 26 April 2022 页面设置页面设置 设置页面格式，诸如纸张大小、页边距、页码、页眉设置页面格式，诸如纸张大小、页边距、页码、页眉页脚等页脚等 纸张大小和页边距决定了正文区的大小纸张大小和页边距决定了正文区的大小 正文区宽度纸张宽度正文区宽度纸张宽度-左边距左边距-右边距右边距 正文区高度纸张高度正文区高度纸张高度-上边距上边距-下边距下边距Date: 26 April 2022纸张高度纸张宽度 上边距 左边距 右边距 下边距 正文宽度 正 文 高 度 页眉页脚正文区 右边界正文区左边界正文区Date: 26 April 2022 设置纸张大小设置纸张大小 (1) 选择选择“文件文件”菜单中的菜单中的“页面设置页面设置”命令，系统弹出命令，系统弹出“页页面设置面设置”对话框对话框 (2) 选择选择“纸型纸型”选项卡选项卡 (3) 在在“纸型纸型”下拉列表框下拉列表框 中选择一种纸张规格中选择一种纸张规格Date: 26 April 2022 设置页边距设置页边距 页边距是指正文区与纸张边缘的距离。在纸张大小确定以页边距是指正文区与纸张边缘的距离。在纸张大小确定以后，正文区的大小就由页边距来决定后，正文区的大小就由页边距来决定 Date: 26 April 2022 插入页码插入页码 (1) (1) 选择选择“插入插入”菜单中的菜单中的“页码页码”命令命令 (2) (2) 分别在分别在“位置位置”和和“对齐方式对齐方式”下拉列表框中选择一个下拉列表框中选择一个合适的选项合适的选项 (3) (3) 设置页码格式设置页码格式 如果文档已设有页眉或页脚，则页码将被添加到已有的页如果文档已设有页眉或页脚，则页码将被添加到已有的页眉或页脚中眉或页脚中 删除页码：删除页码：选择选择“视图视图”菜单中的菜单中的“页眉和页脚页眉和页脚”命令命令 Date: 26 April 2022 页眉和页脚页眉和页脚 格式设置格式设置 在在“文件文件”菜单中选择菜单中选择“页面设置页面设置”命令，然后在命令，然后在“页页面设置面设置”对话框中设置对话框中设置“页眉页眉”值和值和“页脚页脚”值，以及按需值，以及按需选择选择“奇偶页不同奇偶页不同”和和“首页不同首页不同”选项选项 内容设置内容设置 在在“视图视图”菜单中选择菜单中选择“页眉和页脚页眉和页脚”命令，然后在命令，然后在“页眉和页脚页眉和页脚”工具栏上，利用工具栏上，利用“插入页码插入页码”、“插入日插入日期期”、“插入时间插入时间”、“在页眉在页眉/页脚间切换页脚间切换”等按钮，进等按钮，进行内容设置行内容设置 Date: 26 April 2022 文档格式的复制和套用文档格式的复制和套用减少重复的排版操作，保证格式的一致性减少重复的排版操作，保证格式的一致性 格式刷格式刷 用格式刷复制格式用格式刷复制格式(字符格式和段落格式字符格式和段落格式) 样式样式 用样式名表示的预先设置好的格式用样式名表示的预先设置好的格式 可直接套用可直接套用 模板模板 设置整个文档的格式设置整个文档的格式Date: 26 April 2022 格式刷格式刷 当我们设置好某一文本块或段落的格式后，可以使用当我们设置好某一文本块或段落的格式后，可以使用“常用常用”工具栏上的工具栏上的“格式刷格式刷”工具，将设置好的格式快速工具，将设置好的格式快速地复制到其他一些文本块或段落中地复制到其他一些文本块或段落中 1. 1. 复制字符格式复制字符格式 选定已经设置格式的文本选定已经设置格式的文本 单击单击“常用常用”工具栏上的工具栏上的“格式刷格式刷”按钮，此时鼠标指按钮，此时鼠标指针变成针变成“刷子刷子”形状形状 在要排版的文本区域拖动在要排版的文本区域拖动( (即选定文本即选定文本) ) 2. 2. 复制段落格式复制段落格式 选定含有复制格式的段落（或选定段落标记）选定含有复制格式的段落（或选定段落标记） 单击单击“常用常用”工具栏上的工具栏上的“格式刷格式刷”按钮按钮( (若复制到多若复制到多个段落则双击个段落则双击) )，鼠标指针变成，鼠标指针变成“刷子刷子”形状形状 把鼠标指针拖过要排版的段落标记把鼠标指针拖过要排版的段落标记Date: 26 April 2022 样式样式 样式是用样式名表示的一组预先设置好的格式，如字样式是用样式名表示的一组预先设置好的格式，如字符的字体、字形和大小，文本的对齐方式、行间距和段间距符的字体、字形和大小，文本的对齐方式、行间距和段间距等等 用户只要预先定义好所需的样式，以后就可以对选定的文用户只要预先定义好所需的样式，以后就可以对选定的文本直接套用这种样式本直接套用这种样式 如果修改了样式的格式，则文档中应用这种样式的段落或如果修改了样式的格式，则文档中应用这种样式的段落或文本块将自动随之改变，以反映新的变化文本块将自动随之改变，以反映新的变化Date: 26 April 2022 Word Word内置样式内置样式 先选定要格式化的文本，再打开先选定要格式化的文本，再打开“格式格式”工具栏上的工具栏上的“样式样式”下拉列表框，选择所需的样式名，则所选定的文本下拉列表框，选择所需的样式名，则所选定的文本将会按照样式重新格式化将会按照样式重新格式化Date: 26 April 2022 创建新样式创建新样式 新建段落样式的最简单方法：在新建段落样式的最简单方法：在“样式样式”列表框中增添列表框中增添新样式新样式 例例 建立名称为建立名称为“校名校名”的段落样式的段落样式 (1)(1)选定某一个校名选定某一个校名( (如如“北京大学北京大学”) )所在段落所在段落 (2)(2)在在“格式格式”工具栏上选择工具栏上选择“幼圆幼圆”字体、字体、“小四号小四号”、“加粗加粗”、“倾斜倾斜”、“蓝色蓝色”和和“两端对齐两端对齐” (3)(3)单击单击“格式格式”工具栏上的工具栏上的“样式样式”列表框，使之处于列表框，使之处于反白显示状态，再输入样式名反白显示状态，再输入样式名“校名校名” ” 最后按回车键来结束输入最后按回车键来结束输入样式名Date: 26 April 2022 应用样式应用样式 创建一个样式，实质上就是定义一个格式化的属性。可以创建一个样式，实质上就是定义一个格式化的属性。可以应用它来对其他段落或文本块进行格式化应用它来对其他段落或文本块进行格式化 Date: 26 April 2022 修改样式修改样式 可以对系统提供的样式和自定义的样式进行修改。修改可以对系统提供的样式和自定义的样式进行修改。修改了样式以后，所有套用该样式的文本块或段落将自动随之改了样式以后，所有套用该样式的文本块或段落将自动随之改变，以反映新的格式变化变，以反映新的格式变化 删除样式删除样式 选择选择“格式格式”菜单中的菜单中的“样式和格式样式和格式”命令，打开命令，打开“样样式和格式式和格式”任务窗格，然后在任务窗格，然后在“请选择要应用的格式请选择要应用的格式 ”列表列表框中选择所要删除的样式名，再单击框中选择所要删除的样式名，再单击“删除删除”按钮按钮Date: 26 April 2022 模板和模板和向导向导 模板模板是一种用来产生相同类型文档的标准化格式文件，它包含是一种用来产生相同类型文档的标准化格式文件，它包含了某一类文档的相同属性，可用作建立其他相同格式文档的模了某一类文档的相同属性，可用作建立其他相同格式文档的模型或样板，型或样板， 每个每个Word文档都是基于某一种模板建立的文档都是基于某一种模板建立的 向导向导也是一种模板，可用来帮助用户快速而简便地创建各类文也是一种模板，可用来帮助用户快速而简便地创建各类文档档 。用户只需随着向导的一步步引导。用户只需随着向导的一步步引导 除了使用系统提供的模板外，用户也可以创建自己的模板除了使用系统提供的模板外，用户也可以创建自己的模板 创建新模板最常用的方法是利用文档来创建创建新模板最常用的方法是利用文档来创建 Date: 26 April 2022 图文混排图文混排 插入图片插入图片 图片来源图片来源: : 剪贴画剪贴画 图形文件中的图片图形文件中的图片 利用剪贴板插入图形利用剪贴板插入图形 采用采用“绘图绘图”工具制作工具制作 快快下下雨雨了了! !云雾云雾Date: 26 April 2022 插入剪贴画插入剪贴画 Word在自带的剪辑库中提供了大量的图片在自带的剪辑库中提供了大量的图片剪贴画剪贴画 选择选择“插入插入”菜单中的菜单中的“图片图片”命令，再选命令，再选“剪贴画剪贴画”选选项，打开项，打开“插入剪贴画插入剪贴画”任务窗格，再从中选择所需的剪贴画，任务窗格，再从中选择所需的剪贴画，如选如选“天气天气”类中的类中的“raining(下雨下雨)”图片图片Date: 26 April 2022 插入图形文件插入图形文件 插入其他图形文件中的图片插入其他图形文件中的图片 选择选择“插入插入”菜单中的菜单中的“图片图片”命令，再选命令，再选“来自文件来自文件”选项，从选项，从“插入图片插入图片”对话框中选取要插入的图片对话框中选取要插入的图片利用剪贴板插入图片利用剪贴板插入图片 利用剪贴板来利用剪贴板来“剪切剪切”或或“复制复制”其他应用程序制作的图其他应用程序制作的图片片(如拷贝当前屏幕的内容如拷贝当前屏幕的内容)，然后，然后“粘贴粘贴”到文档的指定位置到文档的指定位置Date: 26 April 2022 图片格式设置图片格式设置 设置文字环绕方式设置文字环绕方式 所谓文字环绕，是指图片周围的文字分布情况所谓文字环绕，是指图片周围的文字分布情况 刚插入的图片为刚插入的图片为嵌入式嵌入式，即不能在其周围环绕文字。要在，即不能在其周围环绕文字。要在图片的周围环绕文字，必须设置环绕方式图片的周围环绕文字，必须设置环绕方式 打开打开“图片图片”工具栏，按需要从环绕方式列表中选择一工具栏，按需要从环绕方式列表中选择一种选项，如种选项，如“四周型环绕四周型环绕”、 “紧密型环绕紧密型环绕”等等 设置文字环绕后，设置文字环绕后， 图片为图片为浮动式浮动式 Date: 26 April 2022 四周型环绕四周型环绕示例示例 嵌嵌入入式式浮浮动动式式Date: 26 April 2022插入艺术字插入艺术字 选择选择“插入插入”菜单中的菜单中的“图片图片”命令，命令，从级联菜单中选择从级联菜单中选择“艺术字艺术字”选项，打选项，打开开“艺术字艺术字库库”对话框，从中选择一对话框，从中选择一种艺术字，再种艺术字，再“编辑编辑艺术字艺术字文字文字” 利用利用“艺术字艺术字”工具栏，可以编辑工具栏，可以编辑艺术字艺术字Date: 26 April 2022表格处理表格处理 建立表格建立表格 插入表格框有以下方法：插入表格框有以下方法： 菜单命令菜单命令(选择选择“表格表格”菜单中的菜单中的“插入插入”命令命令 ) “插入表格插入表格” 按钮按钮 利用利用“表格和边框表格和边框”工具栏绘制表格工具栏绘制表格 把文本转换成表格把文本转换成表格 输入数据输入数据 移动移动 （使用（使用“移动控点移动控点”） 缩放缩放 （使用（使用“缩放控点缩放控点”） 删除删除Date: 26 April 2022 选定单元格、行及列选定单元格、行及列 行行/ /列的插入与删除列的插入与删除 行高及列宽的调整行高及列宽的调整 单元格的合并与拆分单元格的合并与拆分 表格的合并与拆分表格的合并与拆分 调整表格调整表格Date: 26 April 2022 文本排版文本排版字体及对齐方式（水平字体及对齐方式（水平/垂直）垂直） 文字环绕方式文字环绕方式 表格自动套用格式表格自动套用格式 重复表格标题重复表格标题 设置斜线表头设置斜线表头 表格边框的设置表格边框的设置 设置表格格式设置表格格式Date: 26 April 2022打印文档打印文档 打印预览打印预览 预先浏览一下文档的打印效果预先浏览一下文档的打印效果 Date: 26 April 2022其他有关功能其他有关功能文档视图方式文档视图方式（常用）（常用） 视图是一种工作的环境，每种视图按自己不同的方式显视图是一种工作的环境，每种视图按自己不同的方式显示和编辑文档示和编辑文档 普通视图：普通视图：用于录入、编辑、排版等工作，其输入用于录入、编辑、排版等工作，其输入文本和编辑速度较快文本和编辑速度较快 页面视图：页面视图：与实际打印效果一致与实际打印效果一致 大纲视图：大纲视图：把文档组织成多层次结构把文档组织成多层次结构全屏显示全屏显示Date: 26 April 2022 查看文档的属性查看文档的属性 填写摘要信息填写摘要信息 文件的基本操作文件的基本操作在在“打开打开”或或“另存为另存为”对话框中进行对话框中进行改名改名/ /删除删除/ /移动移动/ /复制复制 多个文档的切换多个文档的切换文档的管理Date: 26 April 2022分栏、文字方向及项目符号分栏分栏 选择选择“格式格式”菜单中的菜单中的“分栏分栏”命令命令 示例示例Date: 26 April 2022项目符号和编号项目符号和编号 选择选择“格式格式”菜单中的菜单中的“项目符号和编号项目符号和编号”命令命令 示例示例项目符号项目符号编号编号Date: 26 April 2022 在文档中建立在文档中建立“超链接超链接” ，通过这些，通过这些“超链接超链接”，可以快速，可以快速地跳转到超链接所指定的目标位置（如地跳转到超链接所指定的目标位置（如Internet某一网站、本机某一网站、本机某一文档等某一文档等) 科学工作者有这样一种说法：在包围着 地球的大气层里航行，叫航空；在地球 大气层以外，太阳系以内的范围里航行， 叫航天；在太阳系以外的无限空间航行， 叫航宇；航天和航宇又合称宇宙航行。 将来，如果你想去火星旅行，该到航天 公司买票，可不要错进了航空公司的 大门。“超链接超链接”“超链接超链接”“超链接超链接” 插入超链接插入超链接Date: 26 April 2022 选定要创建超链接的文本或图形对象选定要创建超链接的文本或图形对象 单击单击“常用常用”工具栏上的工具栏上的“插入超链接插入超链接”按钮按钮 输入该超链接的地址输入该超链接的地址 Date: 26 April 2022 把主文档和数据源中的信息合并在一起，生成主文档的多个不同的版本。把主文档和数据源中的信息合并在一起，生成主文档的多个不同的版本。可以提高工作效率可以提高工作效率附录附录 邮件合并邮件合并 主文档主文档数据源文档数据源文档邮件合并邮件合并邮邮件件合合并并文文档档部门部门 姓名姓名计算机系计算机系 罗保列罗保列数学系数学系 林业成林业成电子系电子系 江培华江培华合并域合并域正文正文Date: 26 April 2022 邮件合并过程主要分四步：邮件合并过程主要分四步： 建立主文档，创建数据源，建立合并域，合并建立主文档，创建数据源，建立合并域，合并 1. 建立主文档建立主文档 在在 “邮件合并帮助器邮件合并帮助器”对话框中，单击对话框中，单击“主文档主文档”框内的框内的“创建创建”按钮按钮 Date: 26 April 2022 “邮件邮件合并合并”工具栏工具栏Date: 26 April 2022 2. 创建数据源创建数据源 在在 “邮件合并帮助器邮件合并帮助器”对话框中，单击对话框中，单击“数据源数据源”框内的框内的“获取数据获取数据”按钮按钮Date: 26 April 2022 3. 在主文档中插入合并在主文档中插入合并 在主文档中插入合并域：在主文档中插入合并域：“部门部门”、“姓名姓名” 4. 合并主文档与数据源合并主文档与数据源 在在“邮件合并邮件合并”工具栏上单击工具栏上单击“合并选项合并选项”按钮按钮Date: 26 April 2022电子表格电子表格( (中文中文Excel)Excel) 用用途途：以二维表格作为基本操作界面，供用户方便地填写和以二维表格作为基本操作界面，供用户方便地填写和编辑表格内容，可对表格中的数据完成很多数据处理功能，编辑表格内容，可对表格中的数据完成很多数据处理功能，如进行各种数学运算，制作各种统计图表和进行一些数据分如进行各种数学运算，制作各种统计图表和进行一些数据分析工作析工作 本章基本内容本章基本内容 Excel基本知识基本知识 工作表的编辑和格式化工作表的编辑和格式化 公式与函数公式与函数 图表的制作图表的制作 数据管理与统计数据管理与统计 其他有关功能其他有关功能 Date: 26 April 2022 概述概述 Excel的启动和退出的启动和退出 Excel窗口窗口 当前工作簿名称为当前工作簿名称为Book1； 行号栏和列标栏行号栏和列标栏工作表标签工作表标签Sheet1,Sheet2等等标题栏标题栏菜单栏菜单栏“常用常用”工具工具栏栏“格式格式”工具工具栏栏编辑栏编辑栏工作表标签工作表标签Office助手助手状态栏状态栏滚动条滚动条任任务务窗窗格格“全选全选”按钮按钮Date: 26 April 2022 1. 1. 工作簿工作簿 工作簿由一至多个相关的工作表组成工作簿由一至多个相关的工作表组成 2. 2. 工作表工作表 工作表是由行和列组成的一张表格。工作表中的行以数字工作表是由行和列组成的一张表格。工作表中的行以数字1 1，2 2，33来表示，列以一个英文字母来表示，列以一个英文字母A A，B B，CC来表示来表示 每个工作表最大可达每个工作表最大可达256256列列65,53665,536行行 切换当前工作表的方法切换当前工作表的方法 3. 3. 单元格单元格 单元格是指工作表中的一个格子。每个单元格都有自己的坐单元格是指工作表中的一个格子。每个单元格都有自己的坐标标( (即行列位置即行列位置) )，也称为单元格地址。单元格地址表示为：列标，也称为单元格地址。单元格地址表示为：列标+ +行号行号行号行号单元格及其地址单元格及其地址( (如如A1A1，B3B3等等) ) 4. 4.单元格区域单元格区域 一组相邻的呈矩形的单元格。如一组相邻的呈矩形的单元格。如A1:C3A1:C3，B2:D5B2:D5等等) )基本概念基本概念 工作表工作表工作表工作表工作表工作表.工作簿工作簿Date: 26 April 2022 示例示例 统计学生的总评成绩统计学生的总评成绩 Date: 26 April 2022 工作簿的基本操作工作簿的基本操作新建一个工作簿新建一个工作簿 单击单击“常用常用”工具栏上的工具栏上的“新建新建”按钮按钮 选择选择“文件文件”菜单中的菜单中的“新建新建”命令，打开命令，打开“新建工作簿新建工作簿”任务窗格，可以从中选择一个命令来创建新工作簿任务窗格，可以从中选择一个命令来创建新工作簿 新建的工作簿文件取名为新建的工作簿文件取名为Book2,Book3等等 文件名默认的扩展名为文件名默认的扩展名为.xls 在工作表中输入数据在工作表中输入数据 1. 选定单元格选定单元格 2. 输入输入/编辑数据编辑数据 进入修改状态：进入修改状态：按按F2或或双击双击Date: 26 April 2022 编辑栏用来指明当前被编辑单元的名称和编辑内容编辑栏用来指明当前被编辑单元的名称和编辑内容 在单元格中输入数据时，键入的内容会同时出现在单元格和编辑在单元格中输入数据时，键入的内容会同时出现在单元格和编辑栏栏 中中 当前单元格当前单元格内容内容函函数数按按钮钮确确定定按按钮钮取取消消按按钮钮当前单元格当前单元格地址地址编辑栏编辑栏A1B2当前单元格当前单元格Date: 26 April 2022数据类型数据类型 处理数据时，会遇到各种不同类型的数据。例如，一串文处理数据时，会遇到各种不同类型的数据。例如，一串文本本(如姓名如姓名)、数值、数值(如成绩、年龄和体重等如成绩、年龄和体重等)、逻辑值、逻辑值(如是否大如是否大学毕业学毕业)等等等等 五种基本数据类型五种基本数据类型 数值型、文本型数值型、文本型、日期日期/时间型、逻辑型时间型、逻辑型和和数组型数组型 (1) 数值型数据数值型数据(简称数字简称数字) 用用09和特殊字符构成的数字。右对齐和特殊字符构成的数字。右对齐 科学记数法，如科学记数法，如1.23457E+11、3.27835E-08 (2) 文本型数据文本型数据 任何数字、字母、汉字及其他字符的组合。左对齐任何数字、字母、汉字及其他字符的组合。左对齐 (3) 日期日期/时间型数据时间型数据 表示各种不同格式的日期和时间表示各种不同格式的日期和时间 如如21-Oct-96、1999-5-29等等Date: 26 April 2022 (4) 逻辑型数据逻辑型数据 描述事物之间的成立与否的数据描述事物之间的成立与否的数据 只有两个值：只有两个值：FALSE(假值假值)和和TRUE(真值）真值） (5) 数组型数据数组型数据 作为一个整体处理的若干个数据作为一个整体处理的若干个数据 通常一个数组用一个区域表示通常一个数组用一个区域表示 数据两种形式：数据两种形式： 常量常量 固定不变的量固定不变的量 公式公式 可用于计算可用于计算Date: 26 April 2022 输入数据时要注意的一些问题输入数据时要注意的一些问题 (1) 输入分数，应在分数前加入输入分数，应在分数前加入0和空格。如和空格。如“0 2/3” (2) 如果输入的数字有效位超过单元格的宽度，必须调整列宽如果输入的数字有效位超过单元格的宽度，必须调整列宽 (3) 把输入的数字作为文本处理，可在数字前加单引号。如把输入的数字作为文本处理，可在数字前加单引号。如“ 1234” (4) 在单元格中既要输入日期又要输入时间，则用空格分隔开在单元格中既要输入日期又要输入时间，则用空格分隔开 (5) 输入日期时，可按输入日期时，可按yyyy-mm-dd的格式输入的格式输入 (6) 在单元格中输入当前系统日期时按在单元格中输入当前系统日期时按Ctrl+；键；键 输入当前系统时间时按输入当前系统时间时按Ctrl+Shift+；键；键 (7) 希望以希望以12小时制来显示时间，需在键入的时间后加小时制来显示时间，需在键入的时间后加AM或或PM 如如“8:20 PM” (8) 按按Alt+Enter组合键可强制在某处换行组合键可强制在某处换行 (9) 在一个选定区域内输入数据，输入结束后按在一个选定区域内输入数据，输入结束后按Ctrl+Enter组合键组合键确认确认 Date: 26 April 2022保存工作簿保存工作簿 打开工作簿打开工作簿 例例 建立如下所示的工作表内容建立如下所示的工作表内容Date: 26 April 2022工作表的编辑工作表的编辑 选定单元区选定单元区 “先选定，后操作先选定，后操作”是是ExcelExcel重要的工作方式重要的工作方式 1. 1. 选定单元格选定单元格 常用的方法有：常用的方法有： (1)(1)单击；单击；(2)(2)使用光标移动键使用光标移动键 2. 2. 选定一个单元格区域选定一个单元格区域 3. 3. 选定不相邻的多个区域选定不相邻的多个区域 4. 4. 选定行或列选定行或列 5. 5. 选定整个工作表选定整个工作表 6. 6. 撤消选定撤消选定Date: 26 April 2022单元格的插入和删除单元格的插入和删除 1. 插入空白单元格或区域插入空白单元格或区域 (1) 选定要插入新单元格的位置或区域。选定要插入新单元格的位置或区域。 (2) 选择选择“插入插入”菜单中的菜单中的“单元格单元格”命令，打开对话框命令，打开对话框 (3)从对话框中选择一种合适的插入方式从对话框中选择一种合适的插入方式Date: 26 April 2022 插入空白行或列插入空白行或列 例例 在工作表中的第在工作表中的第4行处插入行处插入2行行 3. 删除单元格或区域删除单元格或区域 4. 删除行或列删除行或列 Date: 26 April 2022数据的复制、移动和清除数据的复制、移动和清除 1. 1. 复制数据复制数据 方法一：使用方法一：使用“常用常用”工具栏上的命令按钮复制数据工具栏上的命令按钮复制数据 方法二：用鼠标拖放来复制数据方法二：用鼠标拖放来复制数据 例例 把把A3:B4A3:B4区域的数据复制到区域的数据复制到G4:H5G4:H5区域中区域中 2. 2. 移动数据移动数据 移动单元格区域的数据，其操作方法与复制操作基本相同移动单元格区域的数据，其操作方法与复制操作基本相同 3. 3. 清除数据清除数据Date: 26 April 2022 4. 4. 选择性粘贴选择性粘贴 一个单元格含有数值、格式、公式等多种特性，数据复一个单元格含有数值、格式、公式等多种特性，数据复制时通过制时通过“选择性粘贴选择性粘贴”可以只需要复制它的部分特性可以只需要复制它的部分特性 先将数据复制到剪贴板，再选定待粘贴目标区域中的第先将数据复制到剪贴板，再选定待粘贴目标区域中的第一个单元格，选择一个单元格，选择“编辑编辑”菜单中的菜单中的“选择性粘贴选择性粘贴”命令，命令，打开对话框。从对话框中选择相应选项即可打开对话框。从对话框中选择相应选项即可Date: 26 April 2022表格数据的查找与替换表格数据的查找与替换 撤消与恢复撤消与恢复Date: 26 April 2022 1 1 文本格式的设置文本格式的设置 字体、字号、字形、对齐方式等字体、字号、字形、对齐方式等 2 2 数字格式的设置数字格式的设置 例如，数字例如，数字1234.56在格式在格式 #,#.# 下为下为1,234.6 3 3 调整单元格的行高和列宽调整单元格的行高和列宽 方法一：采用菜单命令方法一：采用菜单命令 选择选择“格式格式”菜单中的菜单中的“行行”命令命令(或或“列列”命令命令)根据根据需要进行设置需要进行设置 方法二：采用拖放操作方法二：采用拖放操作 拖动鼠标来调整行高拖
