2022年会议接待流程.docx

精品学习资源会议接待标准化会前预备工作1、接到会议通知单后确认出席会议的人数，会议类型、名称，主办单位，会议日程支配，会议的宾主身份，会议标准，会议的特殊要求及与会者的风俗习惯；2、调配人员、分工负责；会前，会议主管要向参与会议服务的全部 人员介绍会议基本情形， 说明服务中的要求和留意事项， 进行明确分工；使全部服务员都清晰地知道工作的整体支配和自己所负责的工作，依据分工各自进行预备工作；3、确认会议厅内各种用具和设施符合会议通知单要求签到台/ 椅、签到簿/ 笔、签到台高插花、会议桌、椅/ 椅套、台布、台裙、台卡、水杯/ 矿水、纸杯垫 / 杯盖、盖杯4、确认会议设备就位及清洁无污， 如：舞台、讲台/ 讲台矿水及杯具、投影屏幕、 写字板；调试好相关设备如： 话筒、多媒体投影仪、 音响、空调 22-24 度，可敏捷掌握、灯光开启可自由调剂5、核对会议横幅 &指示牌内容、时间同会议通知相符并放置指定位置；6、对会场人数、台型及要求进行最终确认，也可依据客人要求现场 改动；客人现场布置提出合理改动要求时， 服务人员要积极主动协作；客人布场时提示客人有损公司设施的粘贴物一律禁止使用 如：双面胶、钉子等7、检查会场整体是否符合会议摆台标准：台面要洁净，台布、椅套、欢迎下载精品学习资源会议摆台标准：茶水具a. 茶具要求 :第一，茶具要留意选择型号配套的茶具；其次，茶具不得有破旧，必需洁净；第三，茶杯要按会议人数配放，每人一套；仍要预备适量备用杯；b 自费茶叶第一，袋装茶叶，每个杯子配放一袋，并有适量的备用茶；其次，散装茶叶可事先放入杯中，待来宾就坐后直接冲泡开水；签到桌及文具用品a. 在大厅门口处或会议室入口处预备好签到桌、笔、纸或簿；b. 如会议要求配备信纸、笔等，要每人一份整齐地摆放在会议桌上；自费水果饮料依据会议标准，有时仍要备有不同的饮料和水果；水果要经过选择， 事先洗净、装盘、摆放整齐；各项用品均应在会议前30 分钟预备妥当；8、V.I.P.会议要确认 V.I.P接待厅预备妥当、落实厅内沙发、茶几、鲜花及绿色植物摆放；检查盖杯茶叶泡好，杯具不行有缺口，茶叶 无杂质、灯光照明、空调、物品及用具符合标准；9、茶歇区域放置合理，检查茶歇摆放标准；10、检查“会议进行中”提示牌是否吊挂在指定位置；欢迎下载精品学习资源12、会议开头前三非常钟需把会议室摆台再次检查一遍， 包括开空调， 开灯，检查话筒，投影等，如有茶歇也须提前与供应方核对；13、每个会议开头前会议主管应和会议主持人进行一次整个会议细节 的梳理， 包括所需设备核实及台型的再次确认； 并检查会议指示牌是否正确摆放，内容是否正确；会议等候服务会议开头前 30 分钟门口等候1、精神饱满，微笑有礼在门口等候客人，协作会务组人员的工作， 请来宾签到、发放资料、引领来宾就坐；2、会议厅入口大门开启，客人集中进入时留意分流指引客人进入会场；3、V.I.P.会议在专梯出口处、休息室门口各支配两名迎宾员，由会议主管分别等候；会议服务程序1、服务人员主动询问主办方或负责人会议厅内灯光需求、背景音乐要求、确认会议人数、确认茶歇时间，做到心中有数；2、当客人来到会议厅时，礼貌热忱地向客人问好，指引入座；3、询问客人是否需要衣帽服务，供应寄存服务时提示客人、钱包等珍贵物品不要放在衣服内，箱、包类物品到指定寄存处存放；4、服务人员再次确认话筒是否开启状态以防其他缘由关闭 ，特殊主席台需特殊关注；欢迎下载精品学习资源领导6、先到达的客人入座后，供应茶水服务；主席台客人入座，要供应拉椅服务，紧接着斟倒茶水；7、V.I.P.客人出 V.I.P厅步入会场时，迎宾员指引带入会场行进时保持 2 米左右间距；8、服务人员依据会议进程，进行灯光调剂，确保灯光到达会议要求；9、客人入座后开头冲泡茶水，会议开头后非常钟进行其次次茶水的 补充，以后每间隔 20-30 分钟左右为客人斟添茶水、更换烟缸，服务动作要轻、稳，按上茶服务标准进行， 特殊情形按客人要求服务；如：培训会议茶歇时进场斟添茶水10、服务人员依据客人指定茶歇时间提前摆放点心、水果等食品；11、依据会议进程主动供应话筒传递服务；12、服务人员时刻关注会议客人动态及需求，辨论会议客人，防止其它不相关人员对会议客人的干扰， 特殊对于在走廊吸烟及大声喧哗的客人要劝阻、引导，特殊是会议主管要加强现场治理；13、会议期间服务人员站于会议厅门口主动为进出门客人拉/ 关大门；14、服务人员要保持主动服务，加强同客人间沟通和沟通，满意客人需求；15、会议中间休息，要尽快整理睬场如：台椅等 ，添补和更换各种用品如：盖杯 / 茶叶、水杯 / 矿水、纸、糖等；16、茶歇服务要留意准时添加饮品、食品，客人用完后立刻整理，恢欢迎下载精品学习资源会议终止服务1、打开会议厅大门，引领主席台客人到梯口；2、主动询问主办方有否需要帮忙， 联系服务中心替客人将物品清场；3、服务人员应站立门口，微笑向客人道别；V.I.P.客人需事先支配专梯等候 30 分钟前通知待命，会议主管送达梯口道别；4、会议主管和服务人员应主动检查一遍会场， 看是否有遗留物品等， 设施设备有否损坏，如有问题准时与会务组联系并做好记录；5、找合适时机询问主办方看法或建议；6、感谢客人光临，送别客人；7、将客人看法或建议进行书面记录；8、通知派人清扫会议现场、桌椅归位，撤下会议所用物品；9、将会议用具，设备整理好归仓，关闭空调，照明设施，电源设施， 门窗锁好，会议厅钥匙交指定存放处；欢迎下载