2022年办公室管理完整版小抄专科考试必备2.docx

精品学习资源单项选择题：传真机的使用哪哪一项不对的B B随时随地可向对方发送在会议开头前和进行过程中，文员的以下 哪项活动是不恰当的C ；C作会议记录时离开会议室接听电话以下文员订购和储备办公用品的行为中， 哪哪一项不相宜的 B ；B让员工们随便领取办公用品以下文员的工作次序中，哪哪一项正确的B ；B文员也应具有适当判定情形，机灵应对的应变才能文员必需治理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪哪一项不恰当的A ；A. 最好到价格廉价的商店去购买，质量并不重要文员必需具有合作精神，以下合作方法中哪哪一项不相宜的B B应当有自己的个性，尽可能使别人听从自己以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项 是 不 具 备 的 A ； A 审 查 功能文员制作日程支配方案表时，以下哪一种 情形应防止 D D日程支配方案笔记本假如已经使用一年以上，可以废弃文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内 容的打印次序应当是C C、姓名、部门、地址、国名有时应上司要求，文员参与会见或会谈， 以下哪些内容不是文员的任务（B）B、发表看法邮件送到单位所租的信箱，由文员开启， 取出邮件带回办公室，以下哪些事情与文 员的工作要求不一样（D）、应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办以下哪些接打电话的行为是不正确的（A） 、受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击、文员依据上司指示，向对方要求约会 时，以下哪些做法是错误的（D） 、假如上司出差，可以在他回来的当天支配约会、以下关于名片的使用方式，哪些是错误的（D） 、名片只能当面递送，寄去是不礼貌的、文员要做好档案收集，应当收集的文书资料是（A） 、下级单位报送的报告、统计报表等、值班人员不应当做以下哪类事情（A） 、签发文件、接受忠告的反应应当是（D） 、切勿事感用事、以下哪些不是办公室事务治理的特点（B ） B、决策性1 以下哪点不是办公室事务治理的特点？（ B） ；B. 决策性2. 办公室布置要留意（D） ；D 各种沟通、保密3. 文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不相宜的？（C）；C 较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方4. 以下关于文员对办公室布置的情形，哪一个是错误的？（B）；B办公桌抽屉里的物品摆放要留意放置整齐，东西可放得满一些5. 在办公室里，（D）的位置是上座；D靠近窗户6 传 真 机 的 使 用 哪 一 项 是 不 对 的 ？（ B）；B随时随地可向对方发送7. 在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的？（A） ；A 接通电源可立刻复印操作8. 以下关于录音机的使用哪哪一项不相宜的？（ A）；A 录音时需将监听开关至于“ON”位置9. 以下关于投影机的使用哪哪一项不相宜的？（ D） ；D应设置电脑的桌面屏幕爱护功能10以下哪些不是文员在预备办公用品时 的职责？ （ B） B 制11以下文员订购和储备办公用品的行为 中，哪哪一项不相宜的？（B）；B 让员工们随便领取办公用品12以下文员的工作次序中，哪哪一项正 确的？（ B）；B 文员也应具有适当判定情形，机灵应对的应变才能 13文员依据“优先次序”处理工作，以下哪哪一项不相宜的？（D）；D 可以依据文员自己的习惯进行工作14文员必需治理好自己的时间，以下利用 时 间 的 行 为 中 哪 一 项 是 不 适 宜 的 ？（ C）；C 每天把工作支配得超出工作时间， 给自己压力 15以下关于文员治理好时间的说法，哪一个是不正确的？（D）；D把零散工作支配在寂静、有效的时间段里去做 16以下文员对办公室零用现金治理的行为中，哪哪一项不相宜的？（C）；C 标准的零用现金单据有一个签名17文员传达上司的指示时，哪一项做法是不相宜的？（A）；A. 传达可以依据上司主要意思，夹进自己的看法 18文员必需具有合作精神，以下合作方 法中哪哪一项不相宜的？（B）；B 应当有自己的个性，尽可能使别人听从自己19以下接打电话的行为中，哪哪一项不相宜的？（ C）；C应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系20 以下哪个接打电话的行为是不正确的？（ A）；A受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击21 文员在接打电话时，正确的做法是（ B）；B. 在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立刻记录下来 22以下文员应遵守的电话礼仪中，哪哪一项不相宜的？（B）；B 打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话 23以下哪些标准不是文员分拣邮件应当遵守的？（ C）；C 按 私 人 公 务 标 准 分 拣D换邮件重要性分拣24 文员在拆邮件时，不正确的做法是（ A）；A拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开 25文员假如误拆了非本公司的信，应当（ A）；A 在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去26邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪项事情与文员的工作要求不一样？（D）；D应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办 27邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？（D）；D爱好 28文员打印寄往欧美国家的信封，收信 人内容的打印次序应当是（C）；C姓名、部门、地址、国名 29传真机最好用来传送以下哪种邮件？（ D）；D 感谢信30 以下关于握手的礼节，不正确选项（ C）；C双方有很多人时，可以交叉握手31 文员在处理信访工作时，由收信人（ 单 位 ） 复 信 的 情 况 是 以 下 哪 一 种 ？（ A）；A 初次写信，或有过激言行的32文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信时，不应（C）；C处理信件依据“分级负责、归口办理”原就，进行转办、交办或自办 33在会议开头前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的？（C）；C作会议记录时离开会议室接听电话 34文员进行会议的方案和预备时，不应该做的是（）；A. 文员依据上司的指示，应事先调查时间支配对参与者是否便利B. 什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度C. 会议场所的选择，要依据会议时间长短、花费多少作打算D. 文秘人员必需协作会议议程，具体检查各项工作 35文员做会议记录时，可以在会议记录中（ C）；C 与发言者用词不一样但意思完全一样欢迎下载精品学习资源36 会议中有时有人会要求把他发言的一段 不 作 记 录 处 理 ， 这 时 文 员 应（ D）； D征求主持人看法，停止笔录，关录音机37 上司打算参与某个会议时，文员不应当（ A）；A 只在便笺上写好会议名称38 以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？（C）；C 圆桌型39 以下关于交互式电话会议的功能中， 哪哪一项不具备的？（A）；A审查功能40 有时应上司要求，文员参与会见或会谈 ， 以 下 哪 项 内 容 不 是 文 员 的 任 务 ？（ B）；B发表看法41 文员依据上司指示，向对方要求约会时 ， 以 下 哪 种 做 法 是 错 误 的 ？（ D）； D假如上司出差，可以在他回来的当天支配约会42 文员制作日程支配方案表时，以下哪一种情形应防止？（D）；D日程支配方案笔记本假如已经使用一年以上，可以废弃43 在某些情形下，文员在支配日程方案表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是把握足够的学问，明白业务的轻重缓急；另一是具有（ B ），明白要求约会者的心理；B说话的技巧44 以下关于确认上司日程支配方案的行为中，哪哪一项不相宜的？（A）；A 以电话方式打算面谈或开会的重要预定方案，不用再以书面形式确认45 文员应当为上司的商务旅行作很多准备 工 作 ， 以 下 哪 一 项 是 不 适 宜 的 ？（ B）；B 代替上司制定约会方案46 以下关于预订工作的行为中，哪哪一项不相宜的？（D）；D 不肯定要弄到确认旅社预订的传真或其他书面形式的证明47 上司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法不正确？（D）；D不必提前在取票前或动身前再用电话予以确认48 照管上司身边琐事的说法，哪一种是不正确的？（D）；D应酬需要更换衣服，这是上司个人的需要，不必赐予帮助49 以下关于名片的使用方式，哪项是错误的？（ D）；D各自只能当面递送，寄去是不礼貌的50 文员遇到对方递送的名片上有较罕见 的字，应（D）； D请教对方“可否请问一下，这个字怎么念？”51 以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较相宜的？（D）； D穿着短裙的下蹲姿态，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺拔，蹲下时慢悠悠地弯下腰52 社 交 场 合 很 讲 究 次 序 礼 仪 ， 一 般（ B）； B以右为尊53当文员获知婚丧喜庆的消息后，第一应（ D）；D查证消息的牢靠性54文员帮助举办宴会时，不用考虑（D D有无休息室 55以下说明宴会的种类与形式的内容，哪哪一项正确的？（C）；C工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举办均可 56以下关于文员的宴会礼仪中，哪哪一项正确的？（D）；D 吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去57 以 下 餐 巾 的使 用 方 法 是 正 确的（ C）；C用来擦嘴唇嘴角D塞入衣服领口里58. 文员打印寄往欧美国家的信封, 寄信人姓名、地址应当打印在（B）B、左上角59 以下文员应遵守的参与宴会的礼仪中，哪哪一项不相宜的？（C）；C.未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内 60上司参与各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（A）； A通知上司家人把衣服送达 61以下关于说话的要领中，哪一项不相宜？（ B）；B由过程先说62接受忠告的正确反应是（D）；D切勿感情用事 63办公室人员在社交活动中应如何选择话 题 ， 哪 些 是 属 于 合 适 的 话 题 ？（ A）；A 有共同利益的话题64将同文多页沿边取齐后匀称错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页的确是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是（A）；A. 骑边章65 值班人员不应当做以下哪类事情？（ A）；A签发文件 66文员要做好档案收集，应当收集的文书资料是（A）；A. 下级单位报送的报告，统计报表等67. 以本单位与外单位就某些问题的往来文 书 为 标 准 立 卷 ； 如 问 函 与 复 函 等 用（A）；A.按通讯者特征立卷肯定的制度，包括以下方面（B）；B归档范畴、归档时间、归档耍求 69文书立卷的归档制度包括三方面：归档范畴、（ A）和归档要求；A 归档时间二、判定题1. 办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度；（）2 办 公 室 的 灯 光 照 明 要 避 开 自 然光，最好用人工灯光；（×）3. 在阳光光明的教室和会议室内使用投影机，成效不受影响；（×）4. 没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一样就是典型的工作；（ ）5. 文员第一次做一项工作时应当快一 些 ， 如 果 错 误 可 以 再 做 一 遍 ；（ ×）6. 善于合作指每一个文秘人员都要虚心、谨慎，对同事敬重和懂得，即不能违反同事的意愿；（ × ）7. 文员对支票治理要谨慎，支票簿 与印章应当一同锁入抽屉；（×）8. 文秘人员对上司支票往来治理要谨慎当心，支票簿与印章应当一起保藏， 以防止被盗用冒领；（×）9. 文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或削减，以个人的口吻来转达；（ × ）10. 文员代替上司传达不利消息时， 由于当这个信差很困难，所以要拖到最终一刻行动；由于上司震怒，自己转达口信的 语 气 也 应 该 变 成 上 司 的 语 气 ；（ ×）11. 假如文员要找的人是一位比上司位置高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应当叫上司接过电话，告知上司要找的人立刻就会来听电话，让上司直接与对方通话；（）12. 文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜爱的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读；（ ）13 文员应防止不必要的通信和邮寄，尽可能频繁的联系集中起来分批进行；（）14. 文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行；（× ）15. 文员在工作时间如需要补妆，应当去洗手间；（）16. 男女之间，男士先伸手了，女土才能与之相握；（× ）17. 按英美国家习惯，文员接待来访者 ， 应 该 站 起 来 与 来 访 者 讲 话 ；（×）18 假如需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者便利的时间，查看上司的时间表，假如这一时间有空，就可答应下来；（×）19. 假如会客室的门是拉开的，文员进 入 会 客 室 后 ， 才 能 让 客 人 进 入 ；（×）20. 假如会客室的门是拉开的，先让来访者进入会客室后，文员立刻换手握住室内的门把手，以轻巧的步伐进入室内， 轻轻关上门；（）21. 假如会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门；（）22. 介绍位置相同的人时，应依据到职的先后，先介绍新进的职员；如同时到职 ， 就 先 介 绍 年 纪 较 轻 的 人 ；（）23. 文员作介绍，应先介绍位置高的人，再介绍位置低的人；（×）24. 文员作介绍，如年龄、位置都相同 ， 应 从 较 亲 近 的 人 开 始 介 绍 ；（ ）25 同时介绍很多人时，可从右至左，按次序介绍；（）26. 假如是你主持会议，就要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，假如以后显现问题，可以查欢迎下载精品学习资源看笔记，证明某一天你曾给某人支配了某件工作等；（）27. 为来自外地的与会者支配宾馆住宿，最便利的支配是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可；（×）28. 假如上司不预备参与某个会议， 应立刻将会议通知丢掉，以免干扰其他事情； （×）29. 假如会议气氛紧急，且对上司立场不利时，文员可借奉茶为名，态度和 蔼，轻柔缓慢地端出茶点，以排除紧急的气氛；（ ）30. 会议租用的设备，文员必需确保宾馆（或其他供应者）把所需用设备都送过来，并在会议开头前有足够的时间布置好，这些设备应由文员具体操作和负责；（×）31. 代表会议依法定期召开，与会代表必需达到法定人数方为有效，因此文员应认真核对出席人数；（）32. 假如上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情形， 文员应把有关资料输入电脑，预备交往提示文件；（）33. 受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够支配办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否 就 要 向 直 属 上 司 请 示 后 再 作 决 定 ；（）34. 假如不当心发生日程支配方案重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己打算优先次序；（×）35. 上司自己支配的约会忘了事先告知你，显现约会冲突，解决方法是让上司先见他自己支配的那一位；（×）36. 文员由于已经打过电话，并给对方留了言，即是已经完成任务了；“做过某项工作”和“完成某项工作”是完全相同的；（×）37. 对于误投邮件，文员可先拆开看看，然后在信封上写上“该地址不对”， 并把它退回去；（×）38. 假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不行独断地拒绝，应当问明上司的意思，由于或许那是件必需取消原定约会的重要事 情；（）39. 拜望长辈或位置较高人士时，可先 请 人 递 上 你 的 名 片 ， 以 作 通 报 ；（）40 当上司要求文员帮助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的 关 系 来 协 助 他 解 决 私 人 的 事 务 ；（）41. 即使是上司私人的应酬，文秘人员 也 应 该 积 极 、 乐 意 地 去 协 助 ；（）42. 假如是沿着人行道走，两个人并行，“尊贵的位置”是在右边，三个人并行，就在中间；（）43. 文员坐下时，脚尖在膝盖垂直线以内，也可稍向左侧后右侧，膝盖与大脚可分开；（×）44. 女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅面有一个拳头大小距离；（）45. 当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离坐时，都要招呼一声；（ ）46. 交际应酬要讲求时效，如时机错过再来补救，不但无法表达诚心，仍会破坏彼此关系；（）47. 宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必需有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒；（×）48. 不要在酒宴上评论或附和别人对某人的谈论，也不行评论菜肴的优劣；（）49. 用叉、匙进食西餐时，可将餐具的 整 体 放 人 嘴 里 ， 或 用 舌 头 去 舔 ；（×）50. 宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早支配，已经口头商定的就不要补发请柬了；（×）51. 无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式；请帖上指定打“黑领结 ” ， 便 表 示 穿 无 尾 正 式 礼 服 ；（）52. 鸡尾酒会一般要支配好座次，在 请柬上注明对着装的要求；（×）53. 口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文静些；对一般同事或顾客说话，就可通俗；（ × ）54. 要发问或有看法时，应当等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法；假如上司不加采纳，应说服上司；（×）55. 假如要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以防止由于拒绝而发生不必要的困扰；（）56. 合适的话题可以有双方都感爱好的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和炫耀自己的话题；（×）57. 凡是单位撤消，原公章应立刻停用，不用通知有关单位；（×）58. 监印员可把印章携带出办公室， 去其他地方盖章；（×）59. 文秘人员开出的介绍信的正本和存根必需一样，可以出具空白介绍信；（×）60. 值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报 请 领 导 批 示 或 转 交 有 关 部 门 处 理 ；（×）61. 面对突发大事，值班人员有时在领导人未指示前就要实行临时应急措施；（×）62. 办公室人员值班工作的制度有交 接班制度、请示报告制度和安全、保密制 度，但没有岗位责任制度；（×）63. 列入保密范畴的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围 ， 密 级 和 保 密 期 限 的 变 更 和 解 密 ；（ ）64. 注办是指文秘人员在文件处理单上或文尾的下角注明公文办理的结 果；（）65. 档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有储存价值的文书； （）66. 即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限；（× ）67. 文书部门立好的案卷，必需逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有 归 档 范 围 和 要 求 ， 但 没 有 期 限 ；（× ） 68文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的对应条款归人卷内，即为年终归卷工作；（×）三、简答题：1、 文员所作的的完整的会议记录应当包括哪些事项？答：（ 1）会议名称；（ 2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间；（ 4 ）会议地点；（ 5）议题；（ 6 ）主持人、主席；（7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；（9）相关资料；（10 ）下次会议预定日期；2、 办公室人员为了说服对方接受自己的看法应当怎么做，要领有哪些？答：（ 1 ）清晰地知道在所说服的事项中，最想说什么，以规律分析自己的意向，并对目的、成效、重要性、关联性等，抓住重点；（2）说服时，要尽量具 体客观，使对方产生明白的动机；（3 ） 偶而也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、体会谈等等；（ 4）要具体明白对方的立场和意向，先留意倾听对方所说的话，切勿以自己主观的方式进行谈话；要把握对方不能明白的地方，努力加以说明；（5）主动发问， 明白对方的想法，对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等；（6 ）以恳切的态度为对方着想而发言，不要使用令对 方反感的言词；（7）让对方打高兴扉，使对方对自己的看法产生爱好；（8 ）不行损害对方的自尊心；3、 什么是受意？受意有几种？办公室人员应当怎样运用受意方法？答：（ 1）受意是文员接受和领悟上司意图；（ 2）一种是直接受意，另一种是间接受意；（3 ）文员要善于领悟上司意图，按上司意图办事；但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示；要做 到：备好记录本，记录下批示要点；留意倾听，专心判定指示的用意；必要时可以提问，直到明白意图为止，但不要打断谈话；如有不同看法，可以公开提出，但要言之有理，并要留意方式、态度；接受指示后，要不失时机地贯彻实施；4、 公文的完全格式包括哪几项？请写出这些工程；答：（ 1 ）版头、发文字号、印刷次序号；（ 2）密级、紧急程度；（3）签发人姓名；（ 4）公文标题；（ 5）主送机关；（6）正文、附件；（7）发文机关、成文日期、机关印章；（8 ）注释、阅读范畴；（ 9）主题词；（ 10 ）抄送单位、印发说明；5、 提高会议效率可以有哪些做法？答：遵循法律法规、合理确定会议目标、确定必要的与会者、削减会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时 间、掌握会议经费、分析会议成本；6、 文员利用提示系统提示上司的工作， 有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 答：有电子提示系统和人工提示系统；电子提示系统的做法：在电脑中设置日程 表、报警系统、一周方案及其他提示事欢迎下载精品学习资源项，文员应当随着情形的变化不断编排和修改输入的信息；人工提示系统的做法： 设置基本办公日程表、固定活动日期一览表、使用提示性备忘录、预备约会表、预备特殊提示卡、预备交往提示文件；7 、 文员依据单位需要向外或向内发文， 需要经过一系列程序即为发文过程；请说明这一过程；答：（ 1）拟稿；（ 2 ）核稿；指拟稿人员的 上 级 负 责 人 对 初 稿 的 审 查 和 核 实 ；（ 3 ）签发；指机关领导人对文稿的最终审定、签字发出；（4）编号；已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号；（ 5 ）缮印；对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制；（6）校对；指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正；（7 ）用印；指在完成的文件上加盖机关印章；（ 8）登记；（ 9）分发；8 、 文员受上司指示，向对方要求约会时应留意哪些要点？打算时间、地点时要注意什么？答：要获得上司的许可假如用写信的方 式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认；要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式、所需要的时间等；商定好以后， 肯定要向上司汇报，并填写在日程支配方案表上；仍应预备约会所需要的文件资 料；星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要支配约会；公司有重大活动的那一天不宜支配约会；地点选择对方比较便利的地方，仍应考虑约会的礼仪规 格、是否需要保密、是否需要就餐等因 素；9 、 文员进言是指什么？进言具有什么作用？方法和要求是什么？答：（ 1 ）进言是指文员主动对上司提出看法、建议、批判或规劝；（2 ）参谋作用；（ 3 ）补缺作用；（4）增进关系作用；（ 5 ）适事；紧急的事，重要的事， 上司需要知道的事；（6 ）适时；考虑时机；（ 7）适地；看场合；（8）适度；要留意把握分寸；10、 什么是文书的立卷特点？通常可以按照哪几种特点立卷？答： （ 1 ）文秘或档案人员把文书依据某些共同特点组合成案卷，称为“立卷特征”；（ 2）按问题特点立卷；（3）按作者特点立卷；（4 ）按文种特点立卷；（ 5 ）按时间特点立卷；（6 ）按地区特点立卷；（ 7）按通讯者特点立卷；（8）在运用六个特点立卷时，需要运用两个或两个以上的特点组合每一个案卷；11、 来信受访的范畴包括哪些？受理与处理的程序和基本要求是什么？答：（ 1 ）受理的范畴是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件；（2） 准时拆封；拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方；对急信、要信、 或有过激言语的来信，要处理准时，报告 上司，仍要以有效方式通告有关单位紧急 处理；拆开后在装订时，信纸在前、信封 在后；要一并装订；（3 ）认真阅读；把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导 标明信中的重点，或在信纸的空白处注明 “参阅某卷宗”或“可与前信印证”等；供应领导复信所需的资料；（4 ）逐项登记；用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内 容、要求、收信单位以及承办后的情形、结果和立卷存档号等具体记载，便于统计、查找和催办；（5 ）认真处理；处理信件应当依据“分级负责、归口处理”的原就，进行转办、交办或自办；（6 ）准时复信；复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任；课诵信可实行收信人复信，或承办人复信两种方式进行；12、 文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？答：（ 1 ）不要失去报告的适当时机；报告时机原就上最好是在完成被指示工作 时，但有时也要在尚未完成之时作期中报告；有时因上司太忙，不妨预先约好时 间；（ 2 ）不要弄错报告对象及次序；要直 接 向 指 示 工 作 的 人 （ 上 司 ） 报 告 ；（ 3 ）报告的次序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：“结果是这样，理由有三个，一是；“；（ 4 ）肯定要简短、扼要、流畅；（5）如报告过于复杂，应事先以5W2H 的原就检查是否遗漏；（6 ）假如觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明白，或者报告工程很多时，可以制作“报告备忘录”提出来；13、 单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？答：单位印章主要有（1 ）单位印章、套印章；（ 2 ）钢印、领导人签名章、其他印章；（ 3 ）刻制公章有两种情形：一是由上级主管机关刻制颂发；（4 ）另一种是由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由特地刻制厂刻制；（5 ） 公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用；（6 ）加盖公章， 是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批 准，并审核签名；（7 ）将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章 人等项具体登记；（8 ）加盖印章必需做到用力匀称，使印章端正、完整不歪斜、 更不能颠倒；（9 ）凡以单位名义发出的公文、信函等都必需加盖单位章方能有效；14、 依据 2000 年国务院行政机关公文处理方法的规定，国务院规定的行政公 文共有几类几种；答：（ 1 ）命令；（2 ）打算；（ 3 ）公告；通告；（4 ）通知；通报；（5 ）议案；（ 6 ）报告；（7 ）请示；（ 8 ）批复；看法；（ 9）函；（ 10）会议纪要；15、提高会议效率可以有哪些做法.答：遵循法律法规；合理确定会议目标； 确定必要的与会者；削减会议数量；缩小会议规模；简化会议程序；缩短会议时 间；掌握会议经费；分析会议成本；16. 文员所作的完整的会议记录应当包括哪些事项？答案：（ 1 ）会议名称；（2 ） 会议记录人的姓名、盖章；（ 3）时间（开头时间、终止时间）；（ 4）会议地点；（ 5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；（8） 会议的经过情形及结论；（9） 相关的资料；（10）下次会议预定日期；17. 依据 2000 院行政机关公文处理方法的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？答案 :（ 1）命令（令）；（ 2 ）打算；（3） 公告；通告；（ 4）通知；通报；（5）议案；（ 6）报告；（ 7）请示；（8）批复；看法；（ 9）函；（ 10） 会议纪要； 18安徽某企业欲与上海某企业合作，上 海以品牌、技术入股，利用安徽比较廉价 的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品；上海代表团一行10 人将于 8 月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好预备；假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？ P121参考答案：（ 1 ）接受任务 （2）明白来宾 （ 3）制订方案（ 4 ）预订宿食（ 5） 迎接来宾（ 6 ）商议日程（ 7）支配会议 （ 8）伴随参观（ 9）送别客人（ 10） 接待小结四、设计题：1. 小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架， 办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，仍给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸 2刀 ，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置； 小李应当怎么做 .P13答：电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录；电脑放在右边；新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条；各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内；参考书应当放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里；公司印章放入办公桌带锁的抽屉内；墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层；2. 安 徽 某 企 业 欲 与 上 海 某 企 业 合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较廉价的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品；上海代表团一行10 人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好预备；假如你是小李， 你怎样设计这个接待方案？ P121答：（ 1）接受任务；（ 2 ）明白来宾；（ 3）制订方案；（ 4 ）预订食宿；（ 5）迎接来宾；（6 ）商议日程；（7 ） 支配会议；（ 8 ）伴随参与；（ 9）送别客人；（ 10）接待小结；3. 康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业预备在11 月 15 日上午9:00 到 12： 00 召开全厂中层干部大会， 争论其次年产品进展和销售方案，地点就 在康桥宾馆的12 楼会议室；这次会议由总经理办公室负责支配；办公室主任让小 付拟一个会议通知；他应当考虑哪些问题？ P123答: 他应考虑1 会议名称； 2 出席会 议 者 的 姓 名 或 组 织 、 部 门 的 名 称 ；（ 3）日期、时间；（开头到终止的预定时刻）（ 4）地点；（具体在几楼几号会欢迎下载精品学习资源议室）（ 5）议题；（或议事日程）（ 6） 主办者的联络处、电话号码等；（ 7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）；（8 ）留意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等4. 文秘人员如何主持会议？应留意哪些细节？ P145答：文秘人员假如在会议上要发言，应先把要讲的内容作一个总结结构的构 思，简略登记发言的要点；会议上留意自己的表情和说话的语调，并掌握发言的时间；对发言内容加以引导，提示时间有 限；在会议上可安排工作任务，认真倾听其他人看法，不要当众批判某个人；最终作总结，统一熟识；要求与会者笔记，自己做好笔记并把每次会议纪要的打印件放进文件夹；以作查证；5. 麦格公司为明白新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，打算召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应当如何预备和开好这次座谈会？ P150答：（ 1 ）座谈会邀请对象必需是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表看法者；（2）座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；（ 3 ）座谈会上，文秘人员应与主持人亲密协作；（4 ）主持人负责引导、组织、可不做记录；（5）具体的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；（6）座谈会的时间不必严格规定，可长可短；（ 7 ）会场应预备些饮料、茶点，边吃边谈；可使气氛轻松；6. 某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会终止了；公司的大型会议室有很各种会议用品，室外有接待处，公司仍租了汽车来接送来宾，为圆满终止这次会议，办公室人员在会后应当做些什么工作？ P134答：（ 1 ）要替搭车回去的人支配车子；（ 2 ）在接待处临时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领；（3）有留言时，切记务必传达；（4 ）检查会场有无物