2022年电大办公室管理复习指导.docx

精品学习资源 办 公 室 管 理 期 末 复 习 指 导第 一 部 份课 程 考 核 说 明1. 考核目的考核 同学 对办公 室治理 方 面的 基 本理论 , 重 难点的理 解和 利 用 基本理 论与学问 综合分 析 的才能 .2. 考核方式期末开卷考试.3. 适用范围,教材本课程 期末复习 指导适用范畴为重庆广播电视高校成人专科汉语言文学专业 , 文秘专业的必修课程 . 考试命题的教材是由陆瑜芳主编 , 上海复旦高校出版社 2005 年 2 月第一版办公室实务教材 .4. 命题依据本 课 程 的 命 题 依 据 是 办 公 室 管 理 课 程 的 教 案 大 纲 , 教 材 , 实 施 细 就 .5. 考试要求本课程的考试重点包括基本学问和应用才能两个方面, 主要考核同学对领导学的基本理论, 重难点的懂得和利用基本理论与知识综合分析的能力.6. 试卷类型及结构考题类型大致为 : 单项挑选题 约占 10%,判定题 约占 10%,简答题 约占 20%,设计题 约占 20%,案例分析题约占40%. 第二部份期末复习重点范围第一章办公室实务概述一,重点掌握1. 文员办公室的布置.2. 办公用易耗品主要包括哪些.二,一般掌握1. 办 公 室 事 务 管 理 的 特 征 .2. 办公器械的使用. 第二章文员实务一,重点掌握1. 按 照 " 优 先 顺 序 " 处 理 工 作 原 就 , 虚 拟 一 份 半 天 或 一 天 工 作 计 划 书 .2. 简 要 阐 述 文 员 工 作 的 三 个 步 骤 , 相 互 关 系 如 何3. 文 员 进 言 是 指 什 么 .4. 文 员 进 言 具 有 什 么 作 用 .5. 文 员 进 言 的 方 法 和 要 求 是 什 么 .6. 谈 谈 文 员 工 作 方 法 中 的 受 意 方 法 , 以 及 你 对 该 方 法 的 工 作 体 会 或 认 识 .7. 请示方法.二,一般掌握1. 文 员 管 理 好 自 己 时 间 的 措 施 .2. 如何节约开支. 第 三 章电 话 ,电 子 通 讯一,一般掌握1. 文 秘 人 员 接 触 的 专 线 电 话 的 类 型 .2.电话接打的礼仪.3.交第四互章式电邮话件会收议.发一,重点掌握欢迎下载精品学习资源1. 邮件的处理.2. 上 司 不 在 时 邮 件 的 处 理 .二,一般掌握1. 邮件的拆封.2. 邮 件 寄 发 前 的 准 备 . 第五章接待实务一,重点掌握1. 接待方案的设计.2. 接待的基本礼节.3. 接 待 平 时 来 访 者 的 实 务 .二,一般掌握1.握手的礼仪. 第六章信访实务一,重点掌握1. 来 信 受 理 的 范 围 包 括 哪 些 .2. 来 信 的 受 理 与 处 理 的 程 序 和 基 本 要 求 是 什 么 . 第 七 章会 议 及 会 谈 实 务一,重点掌握1. 会议通知的拟写.2. 文 员 所 作 的 完 整 的 会 议 记 录 应 该 包 括 哪 些 事 项 .3. 会议后的实务.4. 座 谈 会 召 开 的 注 意 事 项 .5. 记 者 招 待 会 召 开 的 注 意 事 项 .6. 会议成本的计算.二,一般掌握1. 为 上 司 参 加 会 议 作 安 排 .2. 如何主持会议. 第八章日程安排一,一般掌握1. 向 对 方 要 求 约 会 时 应 注 意 的 事 项 .2. 被 要 求 约 会 时 的 处 理 . 第九章差旅事宜一,重点掌握1. 文 秘 人 员 在 单 独 或 随 同 上 司 旅 行 结 束 后 , 要 做 好 哪 些 工 作 .二,一般掌握1.差旅的预订工作. 第 十 章照 料 上 司 身 边 琐 事一,重点掌握1. 文 秘 人员 常常 要 代 替 上 司选 择 礼品 , 向 他人 赠 送礼 品 , 在处 理 这些 事 情应 考 虑什 么 怎样 做 .二,一般掌握1. 文 秘 人 员 对 上 司 主 要 工 作 的 辅 佐 . 第 十 一 章交 际 与 礼 仪一,重点掌握1.日常举止规范.欢迎下载精品学习资源二,一般掌握1. 名片的使用.2. 宴会礼仪.3. 宴会的准备.4. 收赠礼品. 第 十 二 章办 公 室 用 语一,重点掌握1. 文 员 所 作 的 口 头 报 告 的 基 本 方 法 是 怎 样 的 .2. 文 员 作 口 头 报 告 有 什 么 要 求 .3. 社交话题的选择.二,一般掌握1.拒绝的方法. 第 十 三 章印 信 ,值 班 工 作一,重点掌握1. 单 位 印 章 主 要 有 哪 些 .2. 印 章 在 使 用 上 有 哪 些 规 定 .二,一般掌握1. 公 章 的 停 用 和 销 毁 .2. 值 班 工 作 的 任 务 和 要 求 . 第 十 四 章文 书 与 档 案 实 务一,重点掌握1. 根据 2000 年国务院行政机关公文处理方法的规定 , 国务院规定的行政公文共有几类几种2. 什 么 是 文 书 的 立 卷 特 征 . 通 常 可 以 按 照 哪 几 种 特 征 立 卷 .3. 立卷归档的要求.4. 立卷归档的标准.5. 立卷类目的编制. 第 三 部 分综 合 练 习 题一,单项选择题1. 不 是 办 公 室 事 务 管 理 的 特 征 .A. 服 务 性 B. 决 策 性 C. 专 业 性 D. 主 动 性2. 办 公 室 布 置 要 注 意 .A. 上 司 单 独 用 的 办 公 桌 椅 靠 墙 放B. 一 般 办 公 室 桌 椅 最 好 面 对 面 放 置C. 打 字 , 复 印 间 离 上 司 办 公 室 近 些D. 各种沟通,保密3. 下 列 关 于 办 公 室 环 境 布 置 的 目 的 的 说 法 中 , 不 正 确 的 是 .A. 创 造 舒 适 而 又 工 作 效 率 高 的 环 境 有 效 辅 助 上 司 B. 塑 造 组 织 形 象C. 使 上 司 办 公 室 远 离 文 秘 办 公 室 , 建 立 挡 驾 制 度 D. 有 利 于 保 密 工 作4. 在 使 用 复 印 机 的 过 程 中 , 不 恰 当 的 做 法 是 .A. 接 通 电 源 可 立 即 复 印 操 作 B. 选 定 复 印 纸 后 要 抖 松 消 除 静 电C. 选 择 复 印 倍 率 来 决 定 复 印 纸 尺 寸 D. 复 印 完 毕 应 取 下 复 印 品 和 原 稿5. 关 于 传 真 机 的 使 用 , 不 正 确 的 是 .A. 发 送 前 检 查 原 稿 质 量 B. 随 时 随 地 可 向 对 方 发 送C. 不 宜 发 送 礼 仪 性 文 本 D. 不 宜 发 送 私 人 , 保 密 文 本欢迎下载精品学习资源6. 关于录音机的使用,下列做法中不适宜的是.A. 文员可以利用录音机录下上司口述的内容B. 为 了 节 约 成 本 ,文 员 在 记 录 谈 话 时 ,使 用 普 通 磁 带 即 可C. 在使用录音机之前应该仔细阅读使用说明书D. 将磁 带 盒 两 侧 的防 抹片除 掉 ,可以 保护已 经 录 制 好 的内 容7. 下列选项中,不属于办公用易耗品的是.A.书报架B.修正带C.剪刀D.台历8. 以 下 文 员订 购和 储 备办 公 用品 的行 为 中 ,不 适 宜 的 是 .A. 保留一张购货订单,收到货物时一一核对打勾B. 让员工们随意领取办公用品C. 通过电话订购或传真订购,可以提高交货速度D. 用库存一览表来储备办公用品9.不是文员在准备办公用品时的职责.A.订购B.制造C.分配D.储备10.以下A.没有文员的工作顺序中,不正确的是.任何设想就应着手从事该项工作B.文员也应具有适当判断情C.上司分派两项以上工作时机智应对的应变能力照先来后到顺序进行况,按可以不实施就的 行为是 .为标准分类11.文员 按照"A.先将自D.上司所指示的工作如果不合适, 优 先 顺 序 "处 理 工 作 ,不 符 合 这 一 原己想做的工作以重要程度B. 其次以紧急程度和重要程度为标准分类C. 同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率D. 可以按照文员自己的习惯进行工作12. 文 员 必 须 管 理 好 金 钱 , 学 会 节 约 开 支 , 以 下 行 为 中 没 有 做 到 的 是 .算,按月物品时可A. 最好到价格便宜的商店去购买,质量并不重要欢迎下载精品学习资源B. 作 出 预C. 采 购 大 量或 季 度以 享 受 批室 的 开 销 来 控 制 开 支一 次 多 购 买 一 些 办 公 用 品欢迎下载精品学习资源预计办公量折扣 ,就D. 限制不必要的长途电话,轻易不要选择快递服务不适宜的是.的办公桌抽 屉里13. 以 下文 员对 办 公室 零用 现金 管理 的 行为 中,里,再放在 带 锁都记在零用A. 现 金 通 常 放 在 一 个 带 锁 的 盒 子B. 把每一次支出的数额现金单据中C. 标准的零用现金单据有一个签名金基金里借钱,不应该.D. 不允许任何人从零用现14. 文员传达上司的指示时A. 传达可以根据上司主要意思,夹进自己的意见B. 必要时可形成文字材料,照本宣科C. 不 可 在 普 通 电 话 ,普 通 函 件 里 传 达 有 秘 密 内 容 的 指 示D. 重要的 指示 ,应该要 求被传达 者复述一 遍 ,以免漏 听或漏记15. 文员接受和领会上司意图时,应该.A. 用大脑用心记住B. 随时借助录音机记录C. 只需接受和领会,并贯彻执行即可,不要提问欢迎下载精品学习资源的用意宜的调是 一.致D. 注意倾听,用心判断指示16. 文 员 必须 具有合作精 神 ,以下合 作方 法 中 不适A. 善于同他人合作,密切配合,步B. 应该有自己的个性,尽可能使别人服从自己C. 配备文秘人员时遵从异质结合的原就D. 公允地与同事分享胜利的成果,分担失败的责任17. 下 列 选 项 中 ,不 属 于 文 秘 人 员 解 除 的 专 线 电 话 的 种 类 的 是 .A.市长电话B.报警电话C.投诉电话D.监督电话18. 文秘人员在接听电话时,不应该.A. 如 果 上 司 不 在 办 公 室 , 先 询 问 对 方 是 谁 ,再 告 诉 对 方 他 要 找 的 人 不 在B. 接听电话首先传达必要的信息C. 电话铃响3声就接听D. 由始至终保持礼貌和耐心19. 关于接打电话的行为,不正确的是.A. 受到通话对方极大的责难,应针锋相对予以回击B. 给上司的留言下面朝下放在他的办公桌上C. 做 记 录 时 可 以在 便 笺 下 垫 一 张 复 写 纸 ,以 防 遗 失 后 备 用D. 中 途 因 有 事 需 放 下 电 话 请 对 方 等 待 时 ,应 把 话 筒 轻 轻 地 朝 下 放 置20. 以下文员应遵守的电话礼仪中,不适宜的是.A.考虑打电话的时间是否合适B.打出电话,而对方无C.有时候上司过于繁忙人 接 听,等铃 声 响 了二 ,三 下 可 挂电话,要求 文 秘 人 员编 织 一些 "美 丽 的谎 言"D. 对 待 投 诉 电 话 先 安 抚 他 , 以 友 善 的 态 度 表 达 歉 意 , 并 告 知 一 定 马 上 调 查 此 事21. 以 下 关 于 交 互 式 电 话 会 议 的 功 能 中 ,不 具 备 的 有 .A.审查功能B.保密功能C.欢迎词播放功能D.报数功能22. 邮 件送到 单位所 租的信 箱, 由文 员开 启, 取出邮 件带 回办公室 , 与文员 的工 作 要求不 一样 .A.每天开箱次数与邮局投递次数一致B.取出邮件立即返回办公室C.事先带上包袋返回办公室D.应提高办事效率,把取邮件与其他事一起办23. 文员分拣邮件不应该遵守标准.A.按收件人姓名分拣B.按收件部门名称分拣C.按私人公务标准分拣D.换邮件重要性分拣24. 文 员 打 印 寄 往 欧 美 国 家 的 信 封 , 收 信 人 内 容 的 打 印 顺 序 应 该 是 .A.国名,地址,部门,姓名B.姓名,地址,部门,国名C.姓名,部门,地址,国名D.姓名,国名,部门,地址25. 邮件的寄发不要考虑因素.A.时间B.便利C.经济D.爱好26. 传真机最好用来传送.欢迎下载精品学习资源A.一般的图纸B.机密文件C.很长的文件D.感谢信27. 文 员 在 处 理 信 访 工 作 时 , 当 情 况 发 生 时 , 要 由 收 信 人 单 位 复 信 的 情 况 .A. 初次写信,或有过激言行的B. 有过激言行或漫骂领导的匿名信C. 已做结案处理的D. 没有具体内容的匿名信28. 正确的握手方法应是.A. 男 士 与 女 士 握 手 时 , 为 了 表 示 对 对 方 加 倍 的 亲 切 和 尊 敬 , 应 双 手 相 握B. 握手应保持较长时间C. 可以戴着帽子握手D. 很多人同时握手时,应按顺序进行29. 文员在带领来访者上下楼梯时,不应.A. 上楼梯时,自己紧跟在来访者后面B. 下楼梯时,自己走在前面,并将身体倒转向来访者C. 让 来 访 者 走 在楼 梯 的 中 间 ,因 为 楼 梯 中 间 的 位 置 是 上 位D. 上下楼梯时,提醒来访者:"请小心"30. 在写会议通知时,下列选项中,不一定要有.A.会议经费B.会议名称C.会议的议事日程D.会议时间和地点31. 在 会 议 开 始 前 和 进 行 过 程 中 ,文 员 的 以 下 活 动 中 , 不 恰 当 的 是 .A.协助签到B.分发资料C.作 会 议 记 录 时 离 开 会 议 室 接 听 电 话D.暂 时 保 管 与 会 者 的 物 品32. 文员做会议记录时,可以在会议记录中.A. 加入自己的主观意见B. 不记录议题C. 与发言者用词不一致但意思完全一致D. 对所记内容作评论33. 有 时 应 上 司 要 求 ,文 员 参 与 会 见 或 会 谈 ,不 是 文 员 的 任 务 .A.准备资料B.发表意见C.现场服务D.会议或会谈记录34.型适合自由谈话,或是收集创意的会议.A.口字B.教室C.圆桌D.U字35. 文员制作日程安排计划表时,应避免.A. 上 司 没 有 经 过 文 员 而 决 定 的 日 程 安 排 计 划 , 也 必 须 填 写 在 计 划 表 上B. 如 果 表 上 的 空 白 处 太 少 , 可 以 使 用 速 记 符 号 或 自 己 能 够 了 解 的 简 单 符 号C. 制 作 日 程 安 排 计 划 表 时 , 要 留 意 上 司 改 变 思 考 的 时 间 和 路 途 上 的 时 间D. 日 程 安 排 计 划 笔记 本 如 果 已 经 使 用 一 年 以 上 ,可 以 废 弃36. 文 员 根 据 上 司 指 示 ,向 对 方 要 求 约 会 时 ,是 错 误 的 .A. 如 果 用 写信 的 方 式 ,在 估 计对 方 收 到 信 后,再打 电 话 确 认B. 告 知 你 或 上 司 的 联 系 电 话 ,以 便 有 变 化 时 可 立 即 通 知C. 对方越忙越必须早一点联络D. 如果上司出差,可以在他回来的当天安排约会欢迎下载精品学习资源37. 以下关于预订工作的行为中,不适宜的是.A. 与 人 联 系 要 记 下 对 方 姓 名 同 时 告 知 你 的 姓 名 , 需 再 打 电 话 弄 清 疑 点 应 找 同 一 人B. 首先要了解火车运行时间,上司对铺位的要求C. 如 果 预 订 需 要 有 保 证 , 应 事 先 申 明 , 如 果 想 取 消 预 订 , 也 要 在 结 帐 之 前 打 电 话D. 不 一定 要弄 到确认旅馆预 订 的传 真或 其他 书面 形 式的证 明38. 以下关于名片的使用方式,错误的是.A. 文员应在任何时候,任何场合携带名片B. 向 别 人 递 送 名 片 时 应 双 手 捧 交 ,将 文 字 下 面 朝 向 对 方C. 如果 对 方 给你 名 片 ,而 你 恰 好 没 有带 在 身 边,应 说 明 并 表 歉 意D. 名片只能当面递送,寄去是不礼貌的39. 社交场合很讲究次序礼仪,一般.A.以右为次B.以右为尊C.以后为次D.以左为尊40.以下关于文员的宴会礼A.用 叉 ,匙 进 食 时 ,将 餐具 的 整 体仪放中,正入嘴 里 ,确或的是.用 舌 头 去 舔B.站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜欢的食物C.口内含有食物与人说话D. 吃 西 餐 时 , 用 左 手 把 汤 盘 靠 近 自 己 一 边 方 向 稍 稍 提 起 , 再 用 汤 匙 轻 轻 由 里 向 外 舀 去41. 以 下 文员 应 遵 守 的 参加 宴 会 的 礼 仪 中 ,不 适宜 的 是 .A. 应 选 择 轻 软而 富 于 光 泽 的 衣料 ,用 黑 ,红 ,白 等 纯 色 为 宜B. 白 天 赴 宴 应 选 用 香 味 较 浓 的 香 水 ,夜 晚 就 应 选 用 香 味 优 雅 的 香 水C. 未 用 完 一 道 菜 时 , 应 将 刀 叉 平 行 排 放 在 盘 子 上 右 侧 , 叉 尖 向 上 , 刀 刃 向 内D. 文 员应 在上 司 之后与 对 方碰 杯,碰 杯时应 目 视对 方 以示 敬意考虑.是否方便42. 文员协助举行宴会时,不用A.宴会的形式与气氛B.交通欢迎下载精品学习资源C.有无停43. 文 秘 人 员 在 代 替有无休息室他 人 赠 送 礼 品 时 ,应 该 .欢迎下载精品学习资源车场D.上 司选择礼品,并向用特意包装D.不下关于说话的要领A. 选择价值不菲的礼物B.去掉包装上的标价欢迎下载精品学习资源C.不44. 以用在外包装上署名中,不正确的是欢迎下载精品学习资源A.语句要简短B.由过程先说C. 利用重复的效果欢迎下载精品学习资源D. 说 话 时 考45. 接受点 ,场 合的正用 模 糊 语 言是.欢迎下载精品学习资源,对象因素,使确反应虑时间,地忠告A.以烦躁的心情倾听B.尽量把责任推给别人C.应辩解说:"那是因为 "D.切勿感情用事欢迎下载精品学习资源46. 办 公 室 人 员 在 社 交 活 动 中A.有共同利益的话,属 于 合 适 的 话 题 .应如何选 择话 题题B.夸耀自己的话题欢迎下载精品学习资源C.保密的话题D.应当忌讳的话题47. 将同文多页沿边取齐后匀称错开, 从首页到末页 , 在页边加盖一完整公章, 可以证明文件各页的确是同时形成,以杜绝日后篡改之嫌疑,这是.A.骑边章B.封存章C.骑缝章D.证见章欢迎下载精品学习资源48. 值班人员不应该做.A.签发文件B.分发会议通知C.询问情况D.传达指示49. 文员要做 好档案收集,应该收 集的文书资 料是.A. 下级单位报送的报告,统计报表等B. 未经签发的文电草稿C. 单位内部互相抄送的文件材料D. 本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料50. 以 本 单 位 与 外 单 位 就 某 些 问 题 的 往 来 文 书 为 标 准 立 卷 . 如 问 函 与 复 函 等 用 .A.按通讯者特征立卷B.按地区特征立卷C.按文种特征立卷D.按作者特征立卷二,判断题1. 办 公 室 的灯 泡 照 明 要避 开 自 然光 ,最 好 用人 工 灯 光.2. 办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度.3. 在阳光 明亮的教 室和会 议 室内使用 投影机 ,效果 不受影 响 .4. 收到新的办公用品应当分类摆放, 把不常用的办公用品存放在架子的最上面或最下面, 或放在贮存柜的最里面.5. 文 员 第 一 次 做 一 项 工 作 时 应 该 快 一 些 ,如 果 错 误 可 以 再 做 一 遍 .6. 文 员 在 工作 中 一 旦 有疑 难 时,应该 及 时 向上 司 请 示.7. 文 员 传 达 上 司 信 息 时 , 可 以 把 上 司 的 话 语 加 多 或 减 少 , 以 个 人 的 口 吻 来 转 达 .8. 文 员 打 电 话 给 对 方 时 , 在 对 方 接 听 电