2022年电大办公室管理形成性考核册参考答案7.docx

精品学习资源办公室治理一、将办公室实务工作的简要内容填入以下表格，内容基本相同的填在一行中；此题主要考核本课程的第一章第 2 点的“办公室实务的范畴和内容”这一学问点；办公室实务工作一览表序号国内一般性国外一般性国内企业（含外企）欢迎下载精品学习资源信函；1 文书撰写按上司的口头或书面指示完成记录上司指令及会谈、会议内容欢迎下载精品学习资源2 文书制作复印资料；打印文稿及表格欢迎下载精品学习资源3 文书处理在权限内按自己的意思发出信函；信函和邮件的处理；欢迎下载精品学习资源4 档案治理档案治理；5 会议组织支配会议事务，并做会议记录或纲要；调查讨论6 帮助上司预备书面的财务报告、讨论报告；记录上司指令及会谈、会议内容；欢迎下载精品学习资源7 信息资料预备好公司要公开的资料；收集及整理各种信息8 信访工作替上司接洽外界人士；例如记者、工会职员等；接待来宾和员工的来访；9 接待工作接待来访来宾；10 和谐工作以电话往来维护和外界的良好公共关系；11 督查工作督导一般职员或速记员；12 日程支配替上司定约会并做好记录；13 日常事务阅读并分类信件通讯事务、电话；办公室环境的布置和整理欢迎下载精品学习资源14 办公室治理15 其他暂时交办的事项-保管办公室设备及用品以速记登记上司交待的事项；执行上司交办事项欢迎下载精品学习资源16 替上司申报交纳所得税及办理退税；17 预定方案18 整理资料收集及整理各种信息19 处理邮件处理收件20 挑选电话整理来过的电话清单外出办事，如银行、邮局等；欢迎下载精品学习资源21 总结日程日勤表2、办公用易耗品主要包括哪些？ 办公用易耗品主要有：1. 信封、纸张；2. 软盘、光盘等；欢迎下载精品学习资源3. 铅笔4. 圆珠笔；5 签字笔或钢笔；6. 修正液或修正带；7. 印盒；8. 各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、运算机、拆信器、碎纸机等；9. 小刀；10. 日历等；11. 其他，如标签纸、直尺、三角尺、透亮胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡3、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？1. 方案的步骤，要充分明白即将开头的工作内容，并摸索以什么方法进行效率会最佳；2. 实施的步骤，要留意：同时检查是否依据起初所拟定的次序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；协作上司预期的期限；3. 检查的步骤，要分析方案和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析；三者的关系为：先作方案，付诸实施，然后检查结果，环绕“方案实施检查”这样一个滚动的过程开展；三者相互联系形成一个循环；文员第一要认真制定方案，然后依据这个方案去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的方案有所帮忙和启示；4、依据“优先次序”处理工作原就，虚拟一份半天或一天工作（或家务）方案书；优先次序表1. 和王先生联络今日预定方案的变更；2. 和司机联络今日预定方案的变更；3. 拍发喜庆电报；4. 复印下午的会议资料；5. 预备奠基仪式；6. 誊写原稿（今日截稿）7. 结算旅费；8. 制作感谢信；9. 整理档案；10. 练习电脑打字；审核欢迎下载精品学习资源五、从以下文员工作方法中，任意挑选一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的熟识；1. 请示方法和报告方法；2. 方案方法和总结方法；3. 受意方法；4. 传达方法；5. 进言方法；6. 变通方法和挡驾方法；7. 分工方法与合作方法；此题主要考核本课程的其次章第3 点的“文员的工作方法”这一学问点；下面我举一个例子，同学们依据这个思路作答即可：受意就是文员接受和领悟上司的意图；可以分为直接受意（即领悟上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的看法和想法等，易于文员判定和领悟）和间接受意（即上司在平常任凭交谈的情形下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的看法和看法等）；受意方法要留意：（1）善于领悟上司意图，不要曲解上司意图；（2）备好记录本，记录下指示要点；（ 3）留意倾听，专心判定指示的用意（ 4）必要时可以提问，直至明白意图为止， 但不要打断谈话；（ 5）如有不同看法，可以公开提出，但要言之成理，并要留意方式、态度； 6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施；2结合实际谈体会；我曾经经受过一件事情，使我充分熟识到，在受意时，充分做好记录的重要性； 才开头工作时，我到一家房地产公司当文员；有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成果；当时，我没有体会，没有带上记录本，记录下指示的要 点；事后，又怕显得自己没有才能，而没有去请示总经理；只好凭自己大脑中的记忆 写，结果写出来的简介根本就不行；后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，依据总经理的授意，才写出了各方中意的公司简介；从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性；在回答这道题的时候，可以只挑选其中一个题目进行回答；但是要留意依据以上的思路作答；而且要留意结合教材，联系实际作答；既要简要说明教材中的相关学问点， 又要结合实际谈谈自己的体会；此题失分的缘由大多是不结合实际谈自己的感受，同学们在回答此题时要加以留意；办公室治理形成性考核册 <二>欢迎下载精品学习资源1、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同；同：1. 都应先问好，再传达自己的信息；2. 都应保持耐性、热忱的态度；3. 通话终止，应让对方感受到自己开心的心情；4. 都应简明扼要表达自己的意思；异：1. 打电话应第一查清晰对方的电话号码；接电话应等电话铃响24 声就接听；2. 打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话就没有这一步；2、怎样做好为领导挑选电话的工作 , 主要做法有哪些 .询问对方来电目的，询问对方是什么人，假如是推销的，可直接拒绝；平常做好来电目录，对特殊的人，特殊的号码进行登记；最好有一本各单位的，和其它单位领导人的电话号码本；假如领导不在，需要传话的话，记录下来，以防遗忘；3、简要回答邮件分检的一般标准； （1）依据收件人的姓名分拣；（2） 依据邮件的重要性分拣；（3） 依据收件部门的名称分拣；4、怎样处理上司不在时的邮件？（1） 把需要上司亲自处理的信件先储存下来，并通知发信人已收到，告知对方何事得到答复；（2） 上司指明在他不在时把收到的邮件转送某个部门或人员处理，应制作签收单，要求收到人员签名，并注明时间（3） 上司授权处理一些应由他处理的邮件，应在全面把握情形的基础上谨慎办理，在回信上签上自己的职称，发出前复印一份，留待上司过目，（4） 假如邮件许多，仍可以制作邮件摘要表，（5） 假如上司习惯于每天给办公室打电话，应当把需要上司处理的每封信的内容大致记录一下随时向上司汇报（6） 假如上司在临走时留下通讯地址和电话，在处理邮件时遇到麻烦的事情， 应几时请示（7） 把寄给上司邮包连续编号（8） 可以把积压的信件分别标示，放入纸袋，如标上“需要签字的信件”“需要处理的信件”等；5、怎样妥当处理上司拒绝会见的来访者的来访？答： 1 ）上司正在开会时：让您旧等了，愧疚：他正在紧急会议中，无法离开，可不行以让代理人与你先谈？（2） 上司繁忙时：真对不起，某某（上司）现在正忙，放不下手边的事， 您看这样好不好，改日在与你联系，实在麻烦愧疚”（3） 上司即将外出：对不起，某某先生（上司）已经支配好有事外出，现在正忙着，没法与您见面，我们上司说让您白跑一趟，真不好意思，能不能由我转达留言，我叫 XXXX是他的文员，然后讲留言记录下来，（4） 远道来访或有重要事情的来访：先告知来访者，他（上司）即将外出（理由）；再去通报上司，如上司指示代理人，便一直访者传达“愧疚、让您久等”某某急着外出，但他请代理人与您见面，请往这边欢迎下载精品学习资源走，使对方能充分明白情形；办公室治理形成性考核册 <三>1、提高会议效率 , 文秘人员应留意哪些方面 , 请列出相关要点 .1、留意把握时间，敏捷的话，可以以端茶、递交文件等提示会议人员留意节奏；2、主题；这是一个相当重要的环节，在议题上肯定要扣紧；3、发言次序；这个直接关系到会议质量，一般的次序是先谈问题，再夸奖，最终总结；4、中场休息，这个时间要挑选合适；5、会议人员的座位次序，这个关系到他们是否能准时的发表看法2、日程支配方案表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份××预定表；1日程支配方案表的种类：（1） 年预定表；是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表， 所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等；一般于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门；（2） 月预定表、周预定表、日预定表；月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定方案，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、拜访等预定方案；周预定表是一个月预定方案中的一周方案，此预定方案比月预定表更具体；日预定表就是从周预定表里写出一天的预定方案，进一步以时间为单位，具体地预定从早到晚的业务活动；3、文秘人员应为上司的商务旅行做哪些预备工作.请列出工作要点 .（1） 预备旅行方案和旅社信息 .旅行方案表要说明动身和到达地点、交通工具，动身和到达的日期准时间、座位情形、旅社情形.旅行方案要预备三份，一份给上司，一份给他（她）的家人，一份给办公室存档.（2） 制定约会方案 . 约会方案表应当包括：城市和省的名称，日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码及任何备注或特殊要提示的事情；（3） 为商务洽谈收集资料 . 把上司旅行中将要处理的每一个问题的文件预备好，如与某项要探讨的问题有关的信件、备忘录及其他相关资料,分类整理预备好 .（4） 打算旅行用品 . 把上司作商务旅行时需要带的信笺信封和文具用品列出清单,防止遗漏.旅行用品一览表.信纸、信封 一般的、公司的、大号的 、邮票.笔记本.地址目录：电话、传真等号码.日历卡.世界各地时间表.国际电话号码表.文件夹.商业名片.声像材料.手机、手提电脑、软盘、微型录音机，或者是掌上电脑等.现金、私人与商业支票簿、私人与商业信用卡.相关档案.旅行指南和地图册、旅行目的地的风土人情介绍.日程表、约会支配表、时间表和方案表.护照、签证等欢迎下载精品学习资源.钢笔、铅笔.回形针、剪刀、橡皮筋、透亮胶带、别针、尺子.图章和印泥盒.急救药盒（5） 行李问题 .文秘人员通过航空公司出版的旅行方案手册或旅行社代办人可明白这些关于行李携带的信息 . 要预备随身携带的行李，要为每件行李预备识别标签，注意每件行李里面仍要放一套（6） 支配差旅费；旅行时，商务人员可使用以下方法带差旅费：a. 预支差旅费， b.个人支票， c.旅行支票， d. 信用证（7） 建立旅行 旅社信息资料库；假如上司常常出差，文秘人员应当收集一些交通图、时间表和飞机时刻表，仍要有一些介绍旅社方面的小册子，并随时与旅行社联系， 建立最新信息充实自己的资料库 .（8） 办理旅行保险 . 如意外损害保险等 .4、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？1提神醒脑的服务；上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或预备湿毛巾使上司排除工作疲惫、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作； 2私事方面的帮助；帮助的方法应视实际情形，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：1）特殊指示事项的时候虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必需从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利；（2）纯私人性恳求时遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来帮助他解决私人的事务；3财物治理；包括：（1） 薪金收入治理薪金收入达到肯定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报；特殊是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续；（2） 支票往来的治理最主要的是保管支票簿、支票专用印章；文秘人员应将支票簿与印章分别保藏，以防止被盗用冒领； 4其他；如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管；此题在教材上的答案特别明确，只需要同学们进行肯定的归纳即可；另：第三题主要是给同学们供应了一个编写“工作任务单”的范本，同学们可以学习一下；最好能够依据这个范本，结合自己的工作实践，编写一个“工作任务单”；5、举办一般规模的宴会 , 需要做哪些工作 , 请列出相关要点 , 并挑选其中某一项工作 , 作出较为具体的说明 .1 客人的挑选2 确定时间3 会场的挑选4 拟定菜单5 寄发请帖6 席次的支配办公室治理形成性考核册 <四> 1、简要阐述社交话题的挑选原就1. 合适的话题包括：1 ）谈话双方都感爱好的、有共同利益的话题，如合作意向等；（2） 一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；（3） 显示地方或民族颜色的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等；（4） 比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；（5） 积极、健康的生活体验的话题；欢迎下载精品学习资源（6） 风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛；2. 不合适的话题包括：（1） 应当忌讳的话题；如个人私生活等；（2） 令人不快的话题；如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等；（3） 过于敏锐的话题；如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等；（4） 自己不甚熟识的话题；如对于专业问题略知皮毛就不应随便发挥；5 ）炫耀自己的话题；（6） 庸俗的、色情的话题；（7） 不宜谈论的保密的话题；如涉及商业秘密的话题；此题在教材上有明确的答案，得分率很高；2、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范畴如何？1. 印章的使用的主要形式为：（ 1）落款章；（ 2）更正章；（ 3）证见章；（ 4）骑缝章；（ 5）骑边章；（ 6）密封章；（ 7）封存章；2. 落款章、骑缝章、更正章的使用范畴：（1） 落款章加盖于文书作者的落款处，用来说明作者的法定性和文件的有效性；（2） 骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上；（3） 更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定3、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原就；1. 收文处理的程序：签收和拆封登记分送拟办批办承办催办注办；2. 分送的基本原就：（1） 属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导批阅或处理；（2） 属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范畴分送给有关部门或承办人阅办；（3） 分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；（4） 便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；（5） 在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情形下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别批阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅；4、依据文书立卷特点立卷，主要有哪几种类型？简要说明依据问题特点立卷的基本含义；1. 类型：（ 1）按问题特点立卷；（ 2）按作者特点立卷；（ 3）按文种特点立卷；（ 4）按时间特点立卷；（ 5）按地区特点立卷；（ 6）按通讯者特点立卷；2. 按问题特点立卷的含义：将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情形，运用最广泛；5、简要说明电子文件归档的基本方方法1、将应归档的电子文件最终版本存入磁、光记录介质上；2、压缩归档；采纳数据压缩工具，对电子运算机网络上应归档的电子文件，经过一段时间积存后进行压缩操作，录入到磁、光记录介质上；3、备份系统归档；一般是在电子运算机网络环境下采纳；将归档的电子文件在网上进行一次备份操作，就可将归档的电子文件记录在磁、光记录介质上欢迎下载