企业采购管理制度.doc

. .工程公司采购管理制度编号：XXXX号一、目的：为加强采购方案管理，规X采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供给，降低采购本钱，特制定本制度。二、适用X围本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购以下统称为采购物品。三、职责权限1、总经理负责采购管理制度的审批；2、分管副总、财务总监负责采购管理制度的审核；3、人力资源行政部负责采购管理制度的制定。4、经营性固定资产、材料、配件等物品物资的采购由企管部负责；非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购由人力资源行政部负责。四、采购原那么1、询价比价原那么物品采购必须有三家以上供给商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后效劳、资信、客户群等因素的根底上进展综合评估，并与供给商进一步议定最终价格，临时性应急购置的物品除外。2、一致性原那么：采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或本钱过高的情况下，采购人员须及时反应信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的510%。3、低价搜索原那么：采购人员随时搜集市场价格信息，建立供给商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。4、廉洁原那么：1自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购本钱。2廉洁自律，不收礼，不受贿，不承受吃请，更不能向供给商伸手。3严格按采购制度和程序办事，自觉承受监视。4加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。5工作认真仔细，不出过失，不因自身工作失误给公司造成损失。5、招标采购原那么：凡大宗或经常使用的物品，都应通过询议价或招标的形式，由企管、财务等相关部门共同参与，定出一段时间内一年或半年的供给商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品，除缩短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。6、审计监视原那么：采购人员要自觉承受财务部或公司领导对采购活动的监视和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司?员工奖惩制度?等进展处分直至追究其法律责任。五、采购流程1、采购申请：物品物资需求部门根据生产或经营的实际需要，由企管部负责采购物品每月25日前、由人力资源行政部负责采购物品每季度最后一个月25日前提出采购申请，填写?请购单?，请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，假设涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。按采购申请流程，由各相关部门审批，经总经理批准后交采购部门采购。各审核环节对采购申请提出议异者，应于2个工作日内将意见反应给采购申请部门。2、询价比价议价：1每一种物品物资原那么上需两家以上的供给商进展报价。2采购员接到报价单后，需进展比价、议价，并填写?询价记录表?，按低价原那么进展采购。3属以下情况者，无须进展比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录。3、样品提供和确认：1假设须进展样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进展确认，必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。2对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比拟。4、供给商选择：1具有合法经营主体者。2品质、交货期、价格、效劳等条件良好者。3信誉良好者。4客户认可的供给商。采购人员须建立供给商信息台帐。5、合同签定：1供给商经送样审查合格后，由采购部门与选定的供给商签订合同。2交易发生争执时，依据合同的核定条款进展处理。6、进度跟催1为确保准时交货，采购人员应提前采用、 或亲自到供给商处跟催，以确保物品物资能适时供给。2假设采购物品物资无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决方法，并须重新和供给商确定新的交货期，并知会需求部门。7、验收入库：采购物品物资到公司后，属经营性固定资产、材料、配件等物品物资、非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收，办公用品等常用品经库管验收合格后，库管开具?入库单?，按流程办理入库手续。如验收不合格的，由验收部门通知采购部门，2日内办理换退货手续。8、对帐付款：采购物品物资办理入库后，由采购员凭?入库单?按合同或约定的付款方式办理付款手续。9、采购流程图：附后六、考核：凡违反本制度的人员，依照公司相关管理制度进展处分。七、本制度解释权归人力资源行政部，自公布之日起执行。八、本制度附件：1、?XXXXX请购单?2、?XXXXX询价记录表?XXXXXXXX集团XXXXXX年XX月XX日采购流程图流程作业要求记录表单责任单位/人采购申请验收入库对帐/整理付款资 料询价比价议价样品提供确认签订采购合同进度跟催供给商选择接收请购单1、物资需求部门根据生产或经营实际需要填写请购单请购单需求部门1、接收已核准的请购单请购单采购员1、采购人员依需求缓急，参考采购历史记录或供给商所提供的资料，至少精选两家以上供给商进展比价和议价询价记录表采购员1、以满足需求部门所提出的性能、指标、品质为原那么申请单采购员1、依优质低价原那么进展选择询价记录表需求部门/企管部/采购员1、依据供需双方确定的条件签订合同采购合同采购员1、依据合同或约定的交货期进展跟踪确认，发生异常及时处理采购合同采购员1、按采购需求进展验收，办理入库手续入库单库管员/需求部门1、库管员按已办妥的请购单、送货单整理汇总2、采购员根据库管员提供的相关资料进展对帐，到财务部办理付款送货单发票支付凭证库管员采购员. .word. .XXXXX请购单申请单位： 申请日期： 年 月 日 编号：序号物品名称厂家/品牌缓急程度规格型号单位需求数量用途需用日期库存请购数量备注经办人： 部门负责人： 申请部门分管领导：企管部人力资源行政部 审核部门分管领导：财务总监： 总经理：库管：XXXXX询价记录表 编号：序号物料名称规格/质量标准付款及开票方式单位数量单价合计报价单位报价人联系方式拟定供给商采购员：采购部门负责人：分管领导：财务总监：总经理：. .word. .采购物品验收单 编号：序号品名规格型号单位数量验收意见请购单号 验收部门负责人： 验收经办. .word.