制造企业采购与付款流程及关键内部控制点.docx

采购与付款流程财务制度采购与付款流程财务制度一、 目的：为加强规范公司采购与付款业务流程，加强采购相关业务的管理，保证公司资产的安全，特制定本制度。二、 适用范围：适用于公司的除费用现金报销外的所有付款，包括但不限于购买材料、低值易耗品、固定资产、费用和服务的所有采购与付款。三、 业务流程说明：（一）业务流程图：釆购报关IQC财务供应商请款人 库存资料料需求 格 供应商开发请购单 供应商调查核准 请购单询价 比价、议价 no PO或合同 核准 y PO或合同PO或合同货物收货单收货单不合格单不合格单不合格单点收、检验 y报关单入库 报关单发票发票发票发票发票 请款单请款单请款单请款单 （二）业务流程分类说明：（1） 材料采购：第一步：下定单：釆购PO经部门经理批准后下给供应商。第二步：收货：供应商将货物按时送到IQC，IQC在二个工作日内完成点货、检验。如合格收下货物，不合格由质量部在二个工作日内开MRB会义并取得不合格供应商处理单，并在ERP中出单据交财务，并由釆购在二个工作日内与供应商协商后退回供应商，并通知财务。第三步：收发票：第四步：请款：国内采购业务IQC收齐所有单据后填写请款单，经部门经理、财务经理批准，按规定要总经理批准的还要经总经理批准。进口采购业务由报关完成以上请款。第五步：财务审核付款：（2） 低值易耗品、固定资产采购：第一步：请购：按公司规定走釆购流程，部门经理应控制是否超过预算。第二步：下定单：同上第三步：收货验收：IQC收货,请购人领货并验收并领货。第四步：收发票：同上第五步：请款：釆购按(1)请款第六步：财务审核付款四、 具体业务的票据操作指南：（一） 材料采购：分为国内采购业务、进口采购业务。（1） 国内采购业务：要求单据：PO、收货单（对方送货单）、发票、请款单。（a） 要求请款单供应商名称或代码与发票和PO上的完全一致。（b） 要求发票上的每个原料的数量与送货单上的一致、且不得高于PO上的数量。（c）要求发票上的每个原料的单价与PO上的一致或低于PO单价。如果PO约定的付款条件和付款方式请款单应与其一致、总金额与发票一致或低于发票。请款人认为以上有差异的应在请款时说明,如不说明的视为同意。（2） 进口采购业务：要求单据：PO、收货单（对方送货单）、发票、报关单、请款单。具体要求适用国内采购业务要求，拆定单不得低于报关单所列金额，如高于报关单金额可以填二张请款单一张按报关单金额，另一张用于补付无报关单等特殊情况的付款。（二） 固定资产采购：业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单PR、CEAR（二千美元及以上的）。具体参见我司固定资产管理办法业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领货（验收）。要求与材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票（在同等价格条件下）。比材料采购多二张单据。请购单，领货固定资产验收单：（三） 低值易耗品及费用：1、 低值易耗品及有实物形态的费用：业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单PR、PO、发票、收货记录、领用及验收人签字。业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领用及验收。要求与材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票（在同等价格条件下）。比材料采购多二张单据。请购单，领货单：2、 无实物形态的费用或服务：流程特别要求：费用或服务使用单位在合同约定的供应商义务完成后，到IQC填写领货单，并在领货单填写供应商完成合同约定的服务的内容和时间，并签字后，IQC给予做收货记录并将ERP收货号填写上。五、 对单据的要求：（对于不符合要求的单据将退回）1、 PO：（1） 要求与ERP中的各项内容一致、项目齐全。（2） 编号不得重复。（3） 增加ERP供应商编码。（4） 要求请款时交给财务的PO是在ERP中最新的，如手工PO有修改或增加请在修改处请采购经理签字批准。2、 收货单或对方送货单：要求原件，并写实收数量、收货号（与ERP一致）有收货人签名和日期。如有涂改主管签字确认。3、 发票：(1)增值税专用发票：釆购审核内容：开票日期至请款日不得超过80天；要求审核数量。财务审核内容：审核“购货单位名称”必须为本公司名称全称、“地址、电话”、“税务登记号”，“开户行及账号”等项目填写必须正确。应同时取得发票联（第二联）及抵扣联（第三联），并是否为运用防伪税控系统开具的专用发票，各联均加盖销货单位发票专用章或财务专用章，字轨号码一致，字迹清楚，不得涂改，各项目填写齐全、正确无误，票面金额与实际支付的金额相符，两联的内容和金额一致； 不同商品或劳务名称应分别填写，汇总金额开立的发票及抵扣凭证应有“销货清单”作为发票附件，商品名称应与入库单相符； “数量”、“单价”、“金额”、“税率”、“税额”、“合计”、“价税合计”各栏计算是否正确，“价税合计”中的大小写金额是否相符；符合其他增值税专用发票的管理规定。 (2)普通发票：釆购审核内容：日期为实际发生日，注意是否遵照规定不跨年度使用；并审核发票的开具日期是否超过该发票规定的使用时限；财务审核内容：发票应为发票联，套印有发票监制章、加盖销货单位发票专用章或财务专用章，字迹清楚，不得涂改，各项目填写齐全、正确无误，票面金额与实际支付的金额相符； 不同商品或劳务名称应分别填写，汇总金额开立的发票及抵扣凭证应有“销货清单”作为发票附件，商品名称应与入库单相符； “数量”、“单价”、“金额”、“合计”各栏计算是否正确，大小写金额是否相符；取得的定额发票上应按发票项目将客户名称、日期等填写齐全； （3）国外发票：原则上要求原件，如复印件应经过财务经理批准。4、 报关单：要求原件。5、 请款单：要求所有项目填写齐全准确，不得涂改。经部门经理批准，单张请款单金额超过授权限额16万元的经总经理批准。六、 业务流程请款单据资料看板： PO 收货单（对方送货单） 发票已到 发票 请款单 业务付款申请单（材料采购） 报关单（国外业务） 预付款请款单预 付 发票（国外业务） PO或合同 PR请购单固定资产验收单PO 收货单（对方送货单） 发票已到 发票 报关单（国外业务） 请款单业务付款申请单（固定资产） 预付款请款单预 付 发票（国外业务） PO或合同 PR请购单服务验收单（无实物服务或费用）PO 收货单（对方送货单） 发票已到 发票 报关单（国外业务） 请款单业务付款申请单（低值易耗品及费用） 预付款请款单预 付 发票（国外业务） PO或合同七、 财务处理：1、 供应商资料的新建和维护：按采购部门提供的经过批准供应商资料表新建和更新表，在ERP中新建和更新供应商编码并录入相关信用期、信用额、开款信息、账号信息等相关资料。并及时将客户编号发邮件给采购部门的相关人员。财务部门将表格打印后让相关人员签字后存档备查。2、 确认应付账款：（1） 应付账款的确认的条件：应付账款确认原则：1） 货物已经收到或劳务服务已经完成商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方；2） 需要在约定时间内偿付给供应商;3） 金额能够可靠地计量； 具体业务财务应付账款确认条件：采购定单、收货单（我司有权收货人员签字）、发票（按合同条件确定的时点和条件开具）。（2） 供应商发票入账的流程:核对企业的采购定单或合同、存货固定资产低值易耗品收货单（验收报告）、供应商开具的发票，日常所称的“三项核对法”。主要核对数量和价格是否相符。(对于国外进口还要核对报关单)（3） 会计处理：入账:对平正确后及时按发票等相关单据及时进行账务处理。（4） 付款及销账：每月出纳在付款前，由总账会计向供应商直接或通过相关部门给予付款计划明细，按发票对应付账款进行及时的核销。（5） 供应商对账：对于年未供应商对账,供应商发邮件或寄信给我司相关人员后,财务将按我司账面情况做出回复。3、月未结账对账：a) 月未制作PPV表 ,与成本会计进行核对,在结账前对平.b) 每季度进行MRB库存盘点。IQC部门应每月对MRB库存实物进行盘点，财会应定期稽核，做到账实、账账相符，对差异情况应及时查明原因并报告相关领导。c)每季组织IQC采购开会对ERP中未入账的收货记录中的DMR进行清理.d)每周一对ERP及用友中的明细进行核对.月未在结账前总账将对总账和明细账进行核对.八、 特殊业务的说明：退回或折让、预付款规定1、发生退回或折让是指应质量等问题要将产品退回给供应商或让供应商同意在其货款中扣除款项。销售退回与折让应经相关领导按权责指引审批后办理。退回货物由质检部门检验和仓储部门清点(计量)后入库。财会部门依据检验证明、退货接收报告以及退货方出具的退货凭证等办理相应的退款事宜和账务处理。（1）对于增值税发票：分二种：一种发票还没有交财务的，请退回让供应商重开。另一种是已交财务认证，请通知财务，由财务到税务开具进货退出或索取折让证明单由对方开具红字发票，将红字发票联和抵扣联交财务。（2）普通发票国外发票：财务未入账，可以退回让供应商重开。或可开具红字发票。2、预付款：对于国外预付款，报关应在收到报关单的第一时间交财务核销，以保证后续货款的支付。对于国内预付款，应按PO或合同的规定填写预付款请款单，原件应在请最后一笔款项时附上。（1）预付款请款必须本人填制完成请款。（2）人民币预付款申请请在付款前二天完成。外币预付款申请请在付款前一周完成。如未提前财务将按请款日后二天后付款。（3）对于到期未清销，财务将冻结所有预付款。（如交货日期延后，请修改原请款单）九 内控流程图。 步骤控制点控制点分值管理控制要件不相容岗位/职务管理控制权责检查提示1.采购计划、方案的编制与审定(15分)1.1 采购计划的编制与审定。需用单位（或相关控制部门）根据生产经营需要，结合预算（计划），提出物料需用申请，经需用单位（或相关控制部门）领导审定，报有关技术和管理部门审核，仓储或有关部门平衡库存后由物资管理部门编制采购计划分管领导审定。 5物料需用申请，相关部门审核意见，库存平衡记录，采购计划参见权责指引检查物资需用申请是否在计划内，并经相关部门审核，仓储或有关部门是否平库，相关审定是否符合权责指引。1.2 采购方案的编制与审定。采购部门根据采购计划编制采购方案，经部门负责人签字后报相关领导按权责指引审定。采购方案应明确采购的原则、采购的渠道、供应商的选择方式和范围等内容。10采购方案及审定意见方案编制与审核分离参见权责指引检查采购方案是否经采购部门负责人审核，是否明确采购物资的具体数量、质量要求、交货期、采购方式等，相关审定是否符合权责指引。2.供应商的选择与价格确定(20分)2.1 供应商资源及价格信息管理。企业物资采购部门应在总部供应商网络基础上建立健全本企业的供应商网络，定期考评列入名单的供应商资信及履约情况，根据考评结果调整供应商名单并报总部备案。供应商名单的确定与调整应经相关领导按权责指引审定。 企业物资采购部门应建立物资价格数据库，及时收集相关物资的价格信息，定期发布物资采购的指导价格和参考价格，作为物资采购的主要依据。5供应商网络名单，定期考评记录，相关批件，物资价格数据库参见权责指引检查是否建立供应商网络及价格数据库，有无对供应商定期考评记录，对供应商的确定与调整是否报相关领导按权责指引审定。2.2 供应商的选择与价格确定。由企业自行组织采购的，采购部门应根据审定的采购方案，通过招标、询比价等方式确定供应商与价格，原则上供应商应在总部或企业确定的供应商网络名单中选择，价格不得突破总部发布的采购指导价。 通过招标方式采购的，应按照总部招标管理办法执行，对大宗、批量、重要及特殊物资的采购原则上应采取招标方式采购； 通过询比价等非招标方式采购的，采购部门应坚持货比三家、比质比价的原则。需要谈判的，应组织相关部门就价格、要求等进行谈判，经审核后报有关领导按权责指引审定。15物资采购实施方案，供应商网络名单，总部及企业采购指导价目录，招标或询比价资料，相关审批件洽商谈判不得少于两人参见权责指引检查供应商选择是否在总部或企业网络名单内，采购价格是否突破总部或企业指导价，采购是否经过询比价、有无询比价记录，通过招标方式采购的是否符合招标管理规定，对大宗、批量、重要及特殊物资的采购是否采取招标方式，应由总部集中采购的是否有违规自行采购的现象，相关审定是否符合权责指引。3.合同签订与管理(25分)3.1 合同审核与签订。大宗、批量或重要的物资采购必须签订采购合同。合同由采购部门拟订，经财会、法律等部门审核后报相关领导按权责指引签署合同，同时送财会、法律等部门。5采购合同及审核意见，授权委托书参见权责指引检查相关部门是否对合同进行审核，签订的合同是否送交财会、法律等部门。3.2 采购及供应人员的变更备案与管理。采购人员变动时，企业采购部门应及时将人员变动情况向供应商备案或以书面形式通知供应商；采购部门应及时掌握供应商相关人员的变动情况，并将供应商相关人员的变动情况及时通知相关部门。5相关备案或书面通知的备查资料检查企业有无对采购及对方供应人员变动情况的备案管理资料，是否将有关变动情况及时通知有关部门。3.3 合同变更。采购合同需要变更时，采购部门应会同财会、法律等部门按原合同审签程序办理。5审核意见，合同补充协议（或合同变更单）等资料参见权责指引检查合同变更有无补充协议变更单等资料，相关审签是否符合权责指引。3.合同签订与管理(25分)3.4 合同管理。合同管理部门应将生效的合同统一连续编号，并将与合同相关的文件资料一并整理存档，妥善管理。5合同管理台账检查合同是否连续编号并存档。3.5 跟踪合同执行。物资采购、技术、设计部门和使用单位应对长周期的重要设备和材料编制监造大纲，签订协议，落实责任，实行过程监控。采购部门应按照采购合同确定的制造周期、交货时间、工程项目进度计划落实催交催运措施，监督合同按期执行。 5监造大纲及协议，催交催运记录检查是否落实了对长周期重要设备和材料的监造责任，检查采购部门是否有催交催运记录。4.物资验收入库(15分)4.1 物资验收与入库。所有采购物资（含直达现场物资）均应办理入库手续。采购物资到货后，物资管理部门应组织采购、质检、仓储等部门对到货物资进行检验清点，质检部门出具检验报告，仓储部门依据检验合格的报告办理入库手续，编制入库单(入库单应连续编号，采购、仓储等部门签字)，登记库存明细胀。对检验不合格的物资，仓储部门应拒绝办理入库手续。10验收资料，库存明细账采购、检验、仓储分离检查物资入库验收资料是否齐全，验收入库是否符合不相容要求，库存明细账登记是否及时。4.2 退货、索赔与折让。采购部门应对不合格物资要求供应商及时更换或整改，或提出退货、索赔或折让方案，报经相关领导按权责指引审批后办理。5索赔或折让方案参见权责指引检查采购部门对不合格物资是否要求供应商及时更换或整改，对无法更换或整改所提出的索赔或折让方案，相关审批是否符合权责指引。5.采购付款与往来核对(15分)5.1 物资采购核算。财会部门依据采购合同、入库单、发票等资料及时作账务处理。对已入库未取得购货发票的物资，财会部门应于月末暂估入账。5采购合同，入库单，发票及清单，会计记录检查财务入账手续是否齐全，暂估入账是否及时合理。5.2 采购款的支付。采购款的支付由采购部门根据采购合同及到货情况提出申请，填制付款申请单，附齐相关单据，经采购等部门负责人审核签字后送财会部门审核，财会部门根据资金安排、使用计划、预付情况及合同约定办理款项支付手续，采购款支付应经相关领导按权责指引审批后办理。5采购资金支付申请申请与审核分离参见货币资金权责指引检查采购款支付的依据是否齐全，与合同约定是否相符，相关审批是否符合权责指引。5.3 采购往来款的核对。财会部门应每月与采购部门核对往来款项，并会同采购部门定期与供应商核对往来款项，发现差异应及时查明原因纠正，重大问题应向有关领导报告。5对账记录对账与复核分离检查财会部门是否每月与采购部门对账，财会与采购部门是否定期与供应商对账，有无对账记录，重大问题是否报告。6.分析与考核(10分)6.1 分析。企业采购部门应会同有关部门定期对计划准确率、保证供应率、质量合格率、厂家直供率以及采购管理等情况进行分析，并向企业有关会议报告。5分析资料检查是否定期分析采购管理情况，有无分析资料。6.2 考核。企业应建立与采购相关的考核办法，定期对采购管理情况进行考核。5有关考核资料检查是否定期考核。合计16100十 附则。1、本制度由公司财务部制定，经总经理核准签发，自2008年10月30日起实施执行，未尽事宜以财务部发文为准。2、本制度由财务部负责解释。2008年10月21日版 第 19 页 共 19 页