技术文件资料管理制度2.docx

精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -技术资料治理制度1、目的为了对基础技术文件、 记录和资料进行掌握， 使全部部门及工班都能准时得到有效版本， 防止使用作废文件， 确保供应符合规定要求和治理体系有效运行的客观证据，特制定本制度。2、适用范畴本程序适用于万宁制梁场有关基础技术文件、记录和资料的治理。3、职责3.1 技术部是本制度的主管部门，负责有关基础技术文件、记录和资料的治理，并对本制度的实施进行指导、监督、检查。3.2 技术部文件治理人员，负责分公司有关基础技术文件、记录和资料的收发、登记、标识、传递、保管，负责分公司运行文件、记录和资料治理，保证全部有关场所使用有效文件。3.3 安质部负责工程质量、记录和资料的治理。4、工作程序4.1 文件资料分类本制度所掩盖的文件资料是指技术文件、记录和资料。一般分为以下三种：4.1.1 梁场内部文件和资料：由梁场制定的在内部使用的文件资料，如企业的内控标准、工艺文件、档案及各种记录等。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 1 页，共 13 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -4.1.2 外来文件和资料：国家、行业发布的与产品质量有关的各种质量检测标准，技术标准、规范、标准图、通用图，施工图、变更设计文件等。4.2 文件的登记、发放、回收、处理4.2.1 文件登记：各部门按收/发文件登记簿的内容逐项登记，并建立部门的有效文件清单 。4.2.2 文件发放：图纸、工艺文件、试验方法技术部负责发放。并严格按批准的文件发放范畴进行，确保各种场所都能得到文件的有效版本。4.2.3 文件回收：需要收回的文件，由文件治理员依据发放清单自下而上逐级回收，并留下回收记录。4.2.4 文件处理：全部被替代或作废的文件由文件治理员按文件收发 文登记薄 的记载收回并记录。 作废文 件单独存放。 由文件治理人员填写 文件销毁清单，由总工程师批准后统一销毁。需作保留的作废文件，由留用部 门负责填写文件留用申请单 ，经部门领导批准后，由治理人员加盖“保留资料”和“作废留用”印章后方可留用。4.3 文件拟制、审核及批准发布4.3.1 工艺细就由技术部组织起草制定，由梁场总工程师审核，经理批准发布。4.3.2 施工图纸、内控标准、作业指导书、技术要求等由技术部组织起草制定，由梁场总工程师审核，并组织实施。4.3.3 设备、工装、计量档案由物资设备部负责整理。箱梁产品档案由安质部负责整理，交技术部资料治理员统一保管。4.3.4 试验方法等由试验室负责治理。4.3.4 外来文件的评审、发放：全部与技术有关的外来文件， 由资料治理员负责签收、 登记，报总工程师批阅后， 依据文件的类别、 性质等转发给有关部门执行， 由技术部及总工进行识别和评审其适用性。4.4 文件和资料的更换4.4.1 技术文件和资料的更换只需换发新文件，同时原作废文件在相关部可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 2 页，共 13 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -门接到新文件后要各自销毁，并储存销毁记录。 技术文件需局部更换， 可直接在原文件上更换，并将更换内容准时传递相关部门。4.4.2 国家和行业发布的规范、标准、方法，按原主管部门发布的通知， 由各部门确认后形成外来文件清单下发各部门，并以清单作为依据， 由转发部门发出更换通知。4.4.3 在原文件作局部文字或数据修改时，应将被修改文字或数据划去， 并在适当位置标明修改内容， 修改人准时间， 不答应用修改液对正式文件进行修改。4.5 文件的复制与治理4.5.1 因工作需要复制文件时，应征得原拟制发文单位同意后方可复制， 文件资料治理人员进行核实，登记发放。标准图纸、技术文件资料复制，由总工程师批准后，复制并办理登记手续。4.5.2 持有标识文件者因工作岗位变动时，按如下方式治理：a.在梁场内部调动，其性质相同的岗位，保留原使用文件。资料员做好转移记录。b.调出梁场或与现岗位无关的岗位，文件资料员负责收回，并上交梁场原发放部门。4.5.3 文件资料治理人员因工作调动，应办理文件交接手续，部门负责人应监督此项工作的实施。4.6 记录填写要求4.6.1 记录形式可采纳文件、表格、录像、报告、电子媒体、磁带、磁盘、胶片、照片、会议记录、协议等。电子记录只针对形成书面的记录或软盘4.6.2 全部记录应当准时、真实、完整的填写，字迹清楚，文字简洁明白，签字盖章齐备，日期精确，内容符合实际。4.6.3 记录一般用碳素笔或钢笔填写，除有特别规定外，记录不得使用铅笔填写，不得涂改，有误需要涂改时要有执行者的签字盖章。4.6.4 施工过程中文件、记录和资料的收集、整理与施工进展同步进行积 累，竣工文件的整理与工程竣工阶段同步进行，竣工文件交接与竣工验收同步，整理的份数按施工合同或顾客及相关方要求确定。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 3 页，共 13 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -4.7 文件、记录和资料的保管4.7.1 文件、记录和资料应指派专人负责保管，并分项目、分类别收集在文 件夹盒中，放入文件柜妥当储存，以防文件、记录和资料收集不齐全或损坏丢 失。文件、记录和资料治理人员在离开工作岗位时，应办理文件、记录和资料移交手续，以保持文件的清楚。4.7.2 一般性记录按发生、进展的时间次序分类整理归档，自行保管。记 录的储存期一般存三年， 工程记录按有关规定执行， 详细记录储存期在记录清单中予以规定。各部门应有记录清单。4.8 文件、记录资料治理及归档4.8.1 需要归档的文件，由分公司按档案治理规定和中铁二十五局集团有限公司档案治理工作实施细就进行分类、编目、归档。4.8.2 竣工文件治理，实行“一座桥立一档”的治理方式。4.8.3 各部门每年登记的有效文件清单交技术部汇总后进行发布，技术部对文件使用情形进行检查，并做好记录。4.9 文件和资料的借阅内部人员因工作需要暂时借阅归档文件时，借阅人员应填写 档案借阅登记表，经部门负责人审批。外单位人员借阅档案时必需经主管领导审批。借 阅人员要爱惜文件资料， 不得随便涂改、 作标记和损坏丢失。 档案治理人员应在档案借阅登记表上作好记录。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 4 页，共 13 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -5、基础技术资料治理流程图可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结上级文技术部可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结内部文件登记编制、评审可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结总工批示总工审批相关部门传阅回收登记发放归档储存6、记录以下文件执行GB/T19001 2000 、GB/T24001 2004 、GB/T28001 2001标准要求所产生的“记录”，以供应符合要求和质量/环境/职业健康安全治理体系有效运行的证据。6.1 收文登记簿SCB01-026.2 发文登记簿SCB01-036.3 有效文件清单SCB01-046.4 文件领用申请单SCB01-056.5 文件更换申请单SCB01-066.6 文件更换通知单SCB01-076.7 档案借阅登记表SCB01-106.8 文件和资料复制审批表SCB01-11可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 5 页，共 13 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -6.9 文件留用申请单SCB01-12有效文件清单单位：SCB01-04序号文件名称文件编号发文范畴备注可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 6 页，共 13 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -编制人：编制日期：年月日文件领用申请单领用单位：编号：SCB01-05文件名称文件编号缘由与理由：申请部门领导签字：年月日主管领导或质量检查部门看法：签字：年月日文件治理部门看法：签字：年月日领取人签字：可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结备注1、遗失、破旧文件的分发号：2、补发文件的分发号：年月日可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 7 页，共 13 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结更换文件名称文 件 更 改 申 请 单编号：SCB01-06可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结文件编号申请更换部门更换理由：申请人：年月日更换前内容更换后的内容（可另附页）更换人：年月日更换审查看法：审查人：年月日批准：可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 8 页，共 13 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -批准人：年月日可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结被更换按名称及编号文件更换通知单编号：SCB01-07可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结更换章节生效日期更换内容更换部门（章）年月日批准人年月日可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 9 页，共 13 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -档 案 借 阅 登 记 表编号：SCB01-10单位借卷人审批借阅电话人日期内容及卷号共卷用途可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结借阅归仍期限日期归仍收卷人卷数签字可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 10 页，共 13 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -文件和资料复制审批表编号：SCB01-11文件名称文件编号复制单位复制份数受控状态是、否复制单位理由：申请人：年月日原文件制发单位领导看法：签字：年月日文件治理部门看法：签字：年月日分管领导批准：签字：年月日可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 11 页，共 13 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结文件名称文件留用申请单编号：SCB01-12可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结文件编号和分发号申请留用部门理由：可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结申请人：文件治理部门领导审核：年月日可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结签字：年月日主管领导批准：签字：年月日留用人签字：签字：年月日可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 12 页，共 13 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 13 页，共 13 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载