文书档案管理制度.docx

精品名师归纳总结文书档案治理制度第一章总就第一条 文书档案治理是企业规范化治理的重要内容， 也是企业进展过程中的重要见证资料，它记录了一个企业的进展历程，为企业的进展壮大供应了文字依据，文书档案的规范化治理是企业走向规范和成熟的重要条件，为加速企业规范化治理进程，进一步完善文书档案治理工作，特制订本制度。其次条归档的文书档案应字迹清晰、完整有效。其次章责任主体第三条公司综合治理部负责主要文书档案的治理。第三章文书档案的归档范畴第四条凡是企业经营治理活动中形成的具有储存价值的文件材料均应归档，主要包括：（ 1）具有储存价值的本单位正式收文、发文，除文件的正件外，仍应包括它的附件。（ 2）本单位在经营治理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即外部文件），包括请示、报告、项目立项、重要函件、经营合同等。（ 3）本单位经营治理活动中产生的各种文件材料（即可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结内部文件） ，如规章制度、调研材料、方案、总结、条例、会议纪要、机构调整、人事任免、部门治理职能性文件、部门岗位职责等。（ 4）在单位工程建设和技术改造工作中形成的文件材料1、工程预备阶段文件：工程开工以前，在立项、审批、片的、勘察、设计、招投标等工程预备阶段形成的文件。2、监理文件：监理单位在工程设计、施工等阶段监理过程中形成的文件。3、施工文件：施工单位在工程施工中形成的文件。4、竣工图：工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。5、竣工验收文件：建设工程项目竣工验收中形成的文件。（ 5）企业在进展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。（详见附件公司文件材料归档范畴）第四章文书档案的传借阅第五条上级来文及来往重要公文，都需经综合治理部收文登记、编号手续。第六条上级来文及来往重要公文，登记后贴上文件传阅单，经领导签约看法后转有关部门传阅和办理。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结第七条对传阅的文件凡属综合治理部催办的，准时明白办理情形，属有关部门办理的，准时催办归档。第八条综合治理部需设立“文书档案借阅登记表”，凡借阅文书档案者需说明利用目的，并办理借阅手续。第九条借阅文书档案使用后应准时归仍，借阅时间一般不得超过一天，如因需要超过借阅时间，借阅人应提前向综合治理部说明，并办理续借手续。借阅人应妥当保管所借出的文书档案，不得损坏、遗失、复印、涂改或转借他人。第十条如因工作需要，借阅、复印工程档案的。应经总经理批示后方可借阅、复印。第五章文书档案的治理第十条做好文书档案资料的保密工作，做到档案内容不外传，资料不损坏、不散失。第十一条已经办理完毕并有储存价值的文件都应准时归档，任何人不得随便留存。归档的文件材料要收集齐全（包括附件），依据文件形成的先后次序排列清晰，并剔出其中的废稿、重复稿和不重要的便条等。第十二条依据公司实际情形，将已存档的文书档案按其重要性分为重要文书档案和一般文书档案两种。第十三条各部门应对需归档的文件进行准时的整理，每季度把已归档的办公室文件移交综合治理部统一保管，工程文件在工程终止时移交，移交时应有移交手续，填写移交可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结清单。第十四条综合治理部要对各部门移交的文书档案进行必要的整理，并分类、立卷、编目。第十五条综合治理部应定时对文档进行清理及归档，如发觉文件缺少应当准时追查。第六章文书档案归档时间第十六条治理性文件材料一般应在办理完毕后的其次年上半年归档。第十七条公司业务项目、可行性报告、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。第十八条外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即收后即登记，安装调试后归档。第十九条公司职工外出参与公务活动形成的文件材料在年终时归档。其次十条会计文件材料在会计年度终了后由财务部门整理归档。其次十一条电子文件规律归档实时进行，电子归档应与纸质文件归档时间一样。其次十二条磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作终止后准时归档。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结第七章附就第十六条本制度自下文之日起执行。附：文书档案借阅登记表、档案移交单 、公司文件材料归档范畴 、文书档案保管期限表可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结附件一：文书档案借阅登记表可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结档案名称借阅人借阅归仍备注签字日期日期可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结附件二：档案移交单可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 6 页，共 20 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结移交档案名称移出部门签字接收部移交备注门签字日期可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结附件三：公司文件材料归档范畴可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 7 页，共 20 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结一、 综合治理部文件（一）外部文件1、政府下发文件及控股公司下发文件。2、在经营治理活动中产生的上级领导部门间的往来文件，主要包括请示、报告、项目立项、重要函件、经营合同等。（二） 内部文件1、公司规章制度、部门岗位职责。2、工作方案、工作总结、会议纪要。3、 机构调整、人事任免。二、建设工程文件（一）工程预备阶段的文件1、立项文件2、建设用的、征的、拆迁文件3、勘察、测绘、设计文件4、招投标及合同文件5、由我公司和勘察设计单位、承包单位、监理单位签订的相关合同、文件，包括：勘察设计招投标文件、勘察设计承包合同、施工招投标文件、施工承包合同、工程监理招投标文件、托付监理合同。6、开工审批文件7、财务文件可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结8、由我公司或托付设计、监理、询问服务有关单位完成的，在工程建设前期形成并收集汇编，包括：工程投资估算材料、工程设计概算材料、施工图预算材料、施工预算。9、 建设、施工、监理机构及负责人（二）施工文件包括：建筑安装工程和市政基础设施工程两类。建筑安 装工程中又有土建工程（建筑与结构）、机电工程（电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯）和室外工程（室外安装、室外建筑环境）。市政基础设施工程中有施工技术预备，施工现在预备，工程变更、洽商记录，原材料、成品、半成品、构配件设备出厂质量合格证及试验报告，施工试验记录，预检记录，隐藏工程检查（验收）记录，工程质量检查验收记录，功能性试验记录，质量事故及处理记录，竣工测量资料等 12 类文件。（ 1）土建工程1、 施工技术预备文件：施工组织设计、技术交底、图纸会审记录、施工预算的编制与审查、施工日志。2、 施工现场预备：掌握网设置资料、工程定位测量资料、基槽开挖线测量资料、施工安全措施、施工环保措施。3、 的基处理记录：的基钎探记录和钎探平面布点图、验槽记录和的基处理记录、桩基施工记录、试桩记录。4、 施工图纸变更记录：设计会议会审记录、设计变更可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结记录、工程洽商记录。5、 施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告： 砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表，砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、 隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文件，砂、石、砖、 水泥、钢筋、防水材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告、预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录，工程物质选样送审表，进场物质批次汇总表，工程物质进场报验表。6、 施工试验记录：土壤（素土、灰土）干密度、击实试验报告，砂浆协作比通知单，砂浆（试块）抗压强度试验报告，混凝土抗渗试验报告，商品混凝土出厂合格证、复试报告， 钢筋接头 （焊接） 试验报告， 防水工程试水检查记录， 楼的面、屋面坡度检查记录，土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表。7、 隐藏工程检查记录：基础和主体结构钢筋工程，钢结构工程，防火工程，高程掌握。8、 施工记录：工程定位测量检查记录，预检工程检查记录，冬施混凝土搅拌测温记录，冬施混凝土养护测温记录，烟道、垃圾道检查记录，沉降观测记录，结构吊装记录，现场施工预应力记录，工程竣工测量，新型建筑材料，施工新技术。9、 工程质量事故处理记录。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结10、 工程质量检验记录：检验批质量验收记录，分项工程质量验收记录，基础、主体工程验收记录，幕墙工程验收记录，分部（子分部）工程质量验收记录。（ 2）电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程1、 一般施工记录：施工组织设计，技术交底，施工日志。2、 图纸变更记录：图纸会审，设计变更，工程洽商。3、 设备、产品质量检查、安装记录：设备、产品质量合格证、质量保证书，设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告，设备安装记录，设备试运行记录，设备明细表。4、 预检记录。5、 隐藏工程检查记录。6、 施工试验记录：电气接的电阻、绝缘电阻、综合布线、有限电视末端等测试记录，楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录，变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录，给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录，电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、系统调试、试运行记录，电梯接的电阻、绝缘电阻测试记录，平稳、运速、噪声调整试验报告。7、 质量事故处理记录。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结8、 工程质量检验记录：检验批质量验收记录，分项工程质量验收记录，分部（子分部）工程质量验收记录。（ 3）室外工程1、 室外安装（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等）施工文件。2、 室外建筑环境（建筑小品、水景、道路、园林绿化等）施工文件。11、 市政基础设施工程12、 施工技术预备13、 施工组织设计、技术交底、图纸会审记录、施工预算的编制和审查。14、 施工现场预备15、 工程定位测量资料、工程定位测量复核记录、施工预算的编制和审查。16、 设计变更、洽商记录17、 设计变更通知单、洽商记录。18、 原材料、成品、半成品、构配件设备出厂合格证及试验报告。19、 砂、石、砌块、水泥、钢筋（材）、石灰、沥青、涂料、 混凝土外加剂、 防水材料、 粘结材料、 防腐保温材料、焊接材料等试验汇总表、质量合格证书和出厂检（试）验报告，水泥、石灰、粉煤灰混合料、沥青混合料、商品混凝土可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结等试验报告、出厂合格证、现场复试验报告和试验汇总表，混凝土预制构件、管材、管件、钢结构构件等出厂合格证、相应的施工技术资料、试验汇总表，厂站工程的成套设备、预应力张拉设备、各类的下管线井室设施、产品等出厂合格证和安装使用说明、汇总表、设备开箱记录。20、 施工试验记录21、 砂浆、混凝土石块强度、钢筋（材）焊接、填土、路基强度试验等汇总表。22、 道路压实度、强度试验记录：回填土、路床压实度试验及土质的最大干密度和正确含水量试验报告，石灰 类、水泥类、二灰类无机混合料基层的标准击实试验报告， 道路基层混合料强度试验记录，道路面层压实度试验记录。23、 混凝土石块强度试验记录：砂浆协作比通知单， 砂浆试块强度试验报告，砂浆试块强度统计、评定记录。24、 进场物质批次汇总记录。25、 钢筋（材）连接试验报告。26、 钢管、钢结构安装及焊缝处理外观质量检查记录。27、 桩基础试（检）验报告。28、 工程物质选样送审记录、进场报验记录。（三）施工记录1、 的基与基槽验收记录：的基钎探记录和钎探平面布点图、的基与基槽验收记录、的基处理记录及示意图。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结2、 桩基施工记录：桩基位置平面示意图，打桩记录， 钻孔钻进记录及成孔质量检验记录，钻孔（挖孔）桩混凝土浇灌质量记录。3、 构件设备安装和调试记录：钢筋混凝土预制构件、钢结构等吊装记录，厂（场）、站工程大型设备安装调试记录。4、 预应力张拉记录：预应力张拉记录表，预应力张拉孔道压浆记录，孔位示意图。5、 沉井工程下沉观测记录。6、 混凝土浇灌记录。7、 管道、箱涵等工程项目推动记录。8、 构筑物沉降观测记录。9、 施工测温记录。10、 预制安装水池壁板缠绕钢丝应力测定记录。11、 预检记录：模板预检记录，大型构件和设备安装前预检记录，设备安装位置检查记录，管道安装检查记录，补偿器冷拉及安装情形记录，支（吊）架位置、各部位检查方式等检查记录，供水、供热、供气管道（吹）洗记录，保温、防腐、油漆等施工检查记录。12、 隐藏工程检查（验收）记录。13、 工程质量检查评定记录：工序工程质量评定记录， 部位工程质量评定记录，分部工程质量评定记录。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结14、 功能性试验记录：道路工程的弯沉试验记录，桥梁工程的动、静载试验记录，无压力管道的严密性试验，压力管道的强度试验、严密试验、通球试验等记录，水池满水试验，消化池气密性试验记录，电气绝缘电阻、接的电阻试验记录，电气照明、动力试运行记录，供热管网、燃气管网等试运行记录，燃气储罐总体试验记录，电讯、宽带网等运行记录。15、 质量事故处理记录：工程质量事故报告，工程质量事故处理记录。16、 竣工测量资料：建筑物、构筑物竣工测量记录及测量示意图，的下管线工程竣工测量记录。（四）竣工图包括：建筑安装工程竣工图和市政基础设备工程竣工图两大类。建筑安装工程竣工图包括综合竣工图和专业竣工图两大类。 市政基础设备工程竣工图包括：道路、 桥梁、 广场、隧道、铁路、大路、航空、水运、的下铁道交通、的下人防、水利防灾、排水、供水、供热、供气、电力、电讯等的下管线，高压架空输送线，污水处理、垃圾处理处置，厂、场、站工程等 13 大类文件。1、 竣工验收文件包括：工程竣工总结， 竣工验收记录，财务文件，声像、缩微、电子档案等。2、 工程竣工总结：工程概况表，工程竣工总结。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -3、 竣工验收记录：有建设单位托付长期进行的工程沉降观测记录。4、 建筑安装工程有：单位（子单位）工程质量竣工验收记录，竣工验收证明书，竣工验收报告，竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件），工程质量保修书。市政基础设备工程有：单位工程质量评定表及报验单，竣工验收证明 书，竣工验收报告，竣工验收备案表（包括各专项验收认可 文件），工程质量保修书。5、 财务文件：决算文件，交付使用财产总表和财产明细表。6、 声像、缩微、电子档案：工程照片，录音、录像材料，微缩品，光盘，磁盘。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结附件四：文书档案保管期限表名称年限可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 16 页，共 20 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -一、党群工作形成的文件材料永久1、党务综合性工作、党员代表大会或党组织其他永久有关会议。3、宣扬及思想政治工作、企业文化和精神文明建永久设、统战工作。4、职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工永久工作。二、行政治理形成的文件材料1. 公司召开工作会议、 专题会议的文件材料 （通知、永久打算、纪要、请示等） 。2、上级单位的批复、批示、抄告单等。永久3、上级单位、上级领导、视察本公司工作时形成永久的文件。4、上级单位制发的属于本公司主管业务的文件材永久料或非本公司主管业务但要贯彻执行的文件材料。5、公司筹备期的可行性讨论、申请、批准，企业永久章程。6、公司领导班子（包括董事会、股东会、监事会永久和经理层，下同）构成及变更，企业内部机构及变更。7、上级单位制发的关于本公司机构设置、领导人永久任免、人员编制等文件材料。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 17 页，共 20 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -8、综合性行政事务，公司事务公开，文秘、机要、永久保密、信访工作，印鉴的治理。9、与有关单位签订的合同、协定、协议等文件材永久料。数额大、有长远意义，法律责任有效期较长的永久数额小、暂时性的10 年10、公司制定的方针政策、法规性、普发性业务文永久件，中长期规划、纲要等文件材料。11、审计工作。永久12、安全生产治理。30 年13、职工人事治理，劳动合同治理，劳动工资和社永久会保险，职务任免，职称评聘。14、职工训练与培训工作。30 年15、人事工作制度、规定、方法等文件。30 年16、职工的嘉奖与处分。永久17、职工录用、转正、聘任、调资、考核、停薪留永久职、辞职、离退休、死、抚恤等文件材料。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结18、职工调动工作的行政、工作、党团组织关系的介绍信及存根。30 年可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结19、公司工作方案、总结、统计、调研等方面的文件材料。30 年可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结20、公司物资（办公设备及用品、机动车等）选购永久可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 18 页，共 20 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -方案、审批手续、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料。21、办公室编辑、编写的文件材料、大事记、组织永久沿革反映公司重要活动的照片、录音、录像等。三、经营治理工作形成的文件材料1、公司改革，经营战略决策。永久2、方案治理，责任制治理，各种统计报表，公司永久综合性统计分析。3、资产治理，资本运作，对外投资，股权治理，永久多种经营治理，产权变动、清产核资。4、属公司全部的学问产权和商业隐秘及其治理。永久5、公司信用治理，形象宣扬。永久6、商务合同正本及合同有关的补充材料，有关的永久资信调查等。7、财务治理，资金治理，成本价格治理，会计管永久理。8、物资选购、储存、供应和流通。30 年9、经营业务治理，服务质量治理。30 年10、招投标项目治理。30 年四、会计资料1、会计凭证（原始凭证、记账凭证、汇总凭证）。15 年2、会计账簿（总账、明细账、日记账、固定资产15 年可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 19 页，共 20 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -卡片、帮助账簿）。3、财务报告及报表（月、季度财务报告、年度财永久务报告（决算） ）。4、其他文件材料。永久重要的永久一般的5 年五、基本建设和技术改造工作形成的文件材料1、基建项目和技术改造项目的可行性讨论、立项、永久勘探、测绘、招标、投标、征迁工作，以及建设单位项目治理工作。2、基建项目和技术改造项目的设计。永久3、基建项目和技术改造项目的施工。永久4、基建项目和技术改造项目的监理。永久5、基建项目和技术改造项目的竣工和验收。永久6、基建项目和技术改造项目的评奖、创优。永久7、基建项目的使用、修理、改建、扩建。永久8、事故分析和处理。永久可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 20 页，共 20 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载