县级财政电子档案管理与维护浅谈(共2539字).doc

县级财政电子档案管理与维护浅谈(共2539字)【摘要】在县级财政部门，有效的加强档案管理工作是必要的，作为相关档案管理人员，要提高对于电子档案管理的认识，要不断加强实践管理，以此才能提高管理与维护能力，从而进一步为财政工作顺利开展提供有效保证。结合进一步分析，希望能够为相关工作人员提供有效参考。【关键词】县级；财政档案；电子档案；分析1.财政电子档案的特点1.1电子档案的最大特点是它的储藏内容的容量大、记录范围广。一个面积小小的DVD光盘的即可达到10G的储存量，这些容量不但可以满足本年度所有文书、会计、惠农补贴、一事一议、财政补贴等相关文件及材料的存储，还可以满足今后几年的相关工作量。基层财政工作的过程中最为重要的一部分就是每年的惠农补贴工作，这项工作的相关资料也是数量最为多的一个，一般由以下几种方面组成：粮食直补农作物种植面积统计表、综合补贴面积统计表、玉米小麦棉花油菜良种种植面积统计表等及其上述补贴的银行发放表和退耕还林补助银行发放表、农民补贴和负担发放监督卡、农户基本信息资料等。1.2保存工作较为简单，资料查阅方便。档案员在每年的工作结束后要将自己手中的计算机的有关数据导出后一式三份，预算会计、村账管所会计、惠农补贴会计以及资金会计将导出的数据中属于自己负责的事项种类进行光盘刻录，存留在四位会计的手中进行保存，最后将四位会计手中的业务事项数据进行综合整理后刻录到两份光盘当中，这两份光盘分别存放在县财政局档案室和财政所档案室进行存档。1.3财政电子档案的安全性差。虽然财政电子档案提高了储存能力，保存起来非常简单，但从网络化时展来看，电子档案复制容易，篡改也容易，同时，电子档案信息容易被非法盗取，一些木马以及病毒也会对其造成危害，基于此电子档案安全风险问题备受关注。2.县级财政电子档案管理与维护对策2.1规范电子档案管理机制。任何管理机制下的管理工作的顺利实施与开展都与管理机制自身的合理与规范离不开，电子档案的管理更是这样。事业单位的电子档案管理机制的建立可以参考单位自身的工作性质、工作内容以及在平时工作当中时的具体需求来进行合理的调整，在调整的过程中，管理者可以借鉴本单位对传统档案管理以及各类信息化系统的管理的相关规定内容，来制定具体的管理机制。需要注意的是，在电子档案的管理机制中要对电子档案的录入格式、保存方式、档案内容审核、借阅使用后的归档以及后期的管理等问题均要有具体的详细说明，并制定出统一的标准，严格遵守标准来执行电子档案的管理工作。除此之外，事业单位还应设置相应的监督机制来督促管理人员的日常工作，为此单位内可以制定出一定的奖惩机制，这可以有效的帮助管理人员形成自我行为约束，避免“踢皮球”现象的发生，加大档案管理过程中各种问题的处理速度。2.2做好电子档案全程化管理。电子档案的全程化管理是无纸化办公下的一种新型产物，在信息时代下，想要做好电子档案的全程化管理仅仅只是保持住传统的档案管理的优势是远远不够的，管理者还应从电子档案这一思路来着手，开辟出新的电子档案的管理方法与思路，争取为档案的管理工作带来更大的便利。要想达到这一目标，档案管理人员首先要对电子档案的全程化管理的概念有着明确的理解，这个概念的具体工作是指管理者要在电子文件形成的初级阶段就要对其进行控制与管理，要对电子档案的原始内容进行最大程度的保障，避免电子档案在管理的过程中出现不利于本单位工作的不良变化。其次，电子档案虽然归属于档案部门进行管理，但是电子档案的全程化管理的过程中所应用的技术标准不应该由档案部门来进行选择，而是应由档案部门从技术部门所提供的技术标准中挑选出几个较为成熟的技术标准，再由技术标准的实际使用单位来从中进行选择使用，在此过程中，对已发现的有着缺陷的技术标准，档案管理部门要禁止其使用，以此保证电子档案的全程化管理的整体的质量。2.3坚持基层财政电子档案与纸质档案三备份制。随着电子信息技术的不断发展，使得会计电算技术也得到了不断的深化发展，随之而来的是会计档案信息的要求越来越高。会计电子档案的出现是财政电子档案工作发展最有力的体现。电子档案虽然给档案的使用与管理带来很大的便利，但是由于计算机网络自身具有一定的天然的局限性，如网络病毒、被盗取等等，这些都会给电子档案的管理带来一定程度的不利影响，为了将这种不利影响降到最低，最大程度上保证电子档案的安全性，员工在平时的工作当中一定要坚持电子档案与纸质档案同时保管的办法，为档案的安全加上一层最牢固的锁。具体的操作方法为单位内部的各个会计将每月的财务数据拷贝出来，复制并移动到电脑或者移动U盘等便于操作的硬盘当中备份收藏，在年终的时候除了要将这些电子文件收集好刻录在多份光盘上形成电子档案，还要将这些电子文件制作成纸质的文件档案，将后者同时按照财政局的对纸质档案的管理要求进行分类保管，与此同时要将刻录好的光盘也送一份到市财政局的档案室进行存档，这种操作可以起到多重保险的目的，最大程度上保证档案的安全。总之，通过有效的实践分析，本文总结了县级财政电子档案管理与维护对策，作为相关工作人员，在有效的分析过程中，要提高工作认识，要不断加强对于电子档案管理工作的能力，以此才能确保电子档案管理质量，进一步为县级财政部门各项工作开展提供有效保证。参考文献：1张志生.县级财政电子档案管理与维护探讨J.纳税,2018,12(33):78-79.2王建双.县级财政电子档案管理与维护探讨J.办公室业务,2015(21):84.第 5 页 共 5 页