邮件礼仪及注意事项(共13页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上邮件礼仪及注意事项 电子邮件礼仪及注意事项电子邮件在日常工作中时刻伴随着我们，在职场活动中起着重要的作用。电子邮件的表达方式代表了我们的职业素养、专业程度、可靠性和形象，甚至代表了公司的形象。一封完整的邮件包含主题、称呼、正文、附件、结尾、署名、日期、收件人等。主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。1一定不要空白标题，这是最失礼的；2标题要简短，明确；不宜冗长，不要让邮箱用?才能显示完你的标题；3标题要能真实反映文章的内容和重要性；4一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理；5可适当用使用大写字母或特殊字符来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼；6回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串；7主题千万不可出现错别字和不通顺之处；8对于外部邮件，最好写上来自*公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存；9不发无意义的邮件。1、恰当地称呼收件者，拿捏尺度，忌不称呼，忌乱称呼称呼是第一行顶格写。邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。1不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。 不少人写邮件一上来就直接说事情，给人的感觉是“你应该知道我是谁”；有的至多用个“你好”，这些都是不礼貌的做法。2、Email开头结尾最好要有问候语开头问候语是称呼换行空两格写，最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”。结尾在日常工作中常被忽略，常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，但还是应注意尺度，不然会适得其反。1、正文要简明扼要，行文通顺、重点突出、段落清晰若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述； 多采用主动语气，让收件人知道是谁应该来做这件事情。2、选择恰当规范的语言进行表述，应符合书面语言表达，不要使用口语化，避免情绪化用语，慎用含有敌意的词句或者批评的语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适，邮件发出前多站在对方的角度感受一下。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观， “邮件门”就是深刻的教训！3、正文多用1234之类的列表，以清晰明确4、一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。5、尽可能避免拼写错误和错别字这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。6、合理提示重要信息，可使用大写、粗斜体、颜色字体等手段，但不可过多使用过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述，引用资料时要注明出处；8、慎用表情符号；9、正文不能太过拥挤，应保持一定的字距和行距；10、转发或回复邮件时，应保持原邮件格式和内容，不要刻意压缩或隐淡字体；11、邮件的总体结构应符合“第一段与最后一段是重点”，要主动说出你期待对方做的事情。电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是说，重点在最前面的第一段。如果信件很长，最好在结尾的部分，再度强调第一段的重点。当你想要收件者采取行动时，如果电邮的内容长，在信件的一开始，就说明你的要求。如果内容很短，不超过一个屏幕可以读完的范围，就直接在信件内容的结尾提出要求即可1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；2、附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理；3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；5、如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用；6、如果附件过大，应分割成几个小文件分别发送每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。1、签名信息不宜过多；2、不要只用一个签名档，对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化；3、签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些；4、邮件的日期与时间要明确，最好明确到年月日时，以免双方认知不同产生误会。收件人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应； 抄送人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。请示性的邮件一般只有一个收件人，不相关的人一定不可随意抄送。收件人若为一个以上，不论在邮件地址位置，正文位置，还是附件内，均需要排序。最讲礼仪的方式是按照职务高低排序，同样职位按姓氏字母顺序排，不了解职位时可以按照字母顺序排，但重要邮件不建议这样做，尤其是重要客户。有内外之别时，以客为先。抄送的作用：1、让自己和对方的领导知道你们在做什么；2、让与该项工作相关的人知道事情的进展，保持信息对称；3、当遇到困难的时候可以请求抄送领导的援助。1、只在必要的时候才使用英文邮件；如收件人中有老外建议用英文，因为中英文编码不同，中文有可能会变成乱码。2、尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件；3、对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决；4、选择便于阅度的字号和字体中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。1、及时回复Email及时回复邮件是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。无法及时确切回复，应告知原因并约定回复时间。记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。如果你正在出差或休假，应该提前告知或设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。2、回复原则：有针对性、清楚、简洁、礼貌A、回复应让对方一次性理解，避免反复交流，浪费资源；B、回复不得少于10个字，显示出你的尊重；C、不要就同一问题多次回复讨论，回复超过3次应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断；D、邮件回复时尽可能保留原邮件主题；3、区分单独回复和回复全体A、只需要一个人知道的事，就回复给他一个人；B、你对发件人提出的要求作出结论响应应回复全体；C、你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论；D、好的事情可以抄送给他人，不好的事情尽量一对一处理；E、点击“回复全部”前，要三思而行！4、主动控制邮件的来往为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。5、保存好发E-MAIL的证据；6、转发邮件要突出信息；转发之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。 如果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。7、不要假公济私，撰写或传送与职场毫无关系的内容，因为在某些你不知情的状况之下，邮件会被保存在企业的公用硬盘或备份档案中。专心-专注-专业