“一页纸”报告速成教材(共13页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上“一页纸”报告速成教材目 录（一）编写原则（二）编写步骤（一）提案型（二）计划进展状况型（三）信息传达型（四）解决问题型（附加）、写报告时的注意事项、发言时的注意事项一、什么是“一页纸”报告？所谓一页纸报告，即指将报告的内容浓缩于一页纸内，所有报告的内容呈现与一张A3纸中（A3国际标准纸张的尺寸），又称“单页报告”或“A3报告”。Ø 过滤、提炼你的思想，使其浓缩在一页纸上、管理者阅读这页纸后，他们就能了解问题的来龙去脉这就是精益的本质。Ø A3是一种标准化的思维方式，而非某种书写技巧。 Ø 一页长，迫使演示者对他/她想展示的信息进行“挑剔”或做成”精品”，纸上每一空间都具有价值。Ø 按逻辑的流程把所有相关信息浓缩到单独的一张纸上，以便快速评审。Ø 一种包括所有需要信息的沟通工具：在特定的提议上做出决定 、在特定的问题做出决定、对一个明确的目标的执行情况进行沟通、对一个更大目标的要点进行沟通。 二、“一页纸”报告的编写原则与步骤（一）编写原则报告格式简化、模板化、表格式，栏目设计科学、有逻辑。1、为掌握整个局势而规划时间； a、在宽泛的范围内考虑信息来源。 b、依据事实而不是观点来书写报告。 c、考虑长期的影响2、确定你需要那种A3报告，为你的读者着想，考虑他们的需要和对问题背景的了解。3、将报告与公司的价值观和哲学观联系起来。4、使报告具有逻辑顺序。5、惜墨如金，尽可能使用图表和可视化的方法来书写报告6、具体一些，并且避免使用简写术语。7、考虑每部分的可读性，为此来帮助你书写A3报告。（二）编写步骤1、按照报告的主题，选择一个故事模版决定你的报告的目的：l 你是希望得到允许来继续工作吗（提议型）?l 你是试图解决问题吗（问题解决型）？l 你是对新的情况进展做一个汇报吗（更新情况型）？l 你是分享新信息吗（信息分享型）？2、根据报告的内容，分类进行罗列，清晰的列出几大部分3、简化内容，达到清晰、简明详细查看每一部分的信息并自我提问：l 我能用更少的信息讲述吗？l 我们能用不同的方式展示信息以便更好地阐明观点吗（例如：表格、图表）4、仔细检查每一步退回一步,浏览整个报告：l 有无拼写错误吗？l 是在讲述一个故事吗？l 是否简单明了？l 我是否得出结论？l 我的建议是什么？l 我是否达到了我的目的？三、“一页纸”报告的主要类型与通用格式（一）提案型用来提出一个方案或者新的设想。它不仅是一个建议，还必须包括一个清晰的执行计划、解决的问题及时间表。结构：举例：（二）计划进展状况型用于说明正在进行中的项目状况，这类A3报告需要最近行动进展信息；项目的目标是什么？怎样与目标联系起来？实际开展状况与计划时间的对比如何？有些什么问题需要解决？今后的工作如何进行？结构：（三）信息传达型目的在于传达信息，比如竞争对手或丰田内部的信息，信息A3的形式很自由，版面设计和表现方式等留给作者发挥。结构：（四）解决问题型公司没有满足计划、目标时。那么就一定存在某些问题。这种A3需要对计划实施检查执行（PDCA）的整个过程进行沟通，这其中隐含的是丰田问题的解决方法，即使目标明确、当前状况的数据、对根本原因的详细分析、寻找对策以及衡量执行情况。后续跟踪必须包括验证对策行动的有效性、未来将采取的行动以及验证过程中吸取的教训等。结构：举例：四、“一页纸”报告其他编制注意事项 、写报告时的注意事项 在写报告时首先应该知道的一点，就是要“站在对方的立场上”。对于这一点，做以下阐述：（1）读者并不具备初步知识：读报告的人对于自己职场的状况，不具备初步知识的情况很多。*注：对部门内的专业术语要增加易理解的补充说明。（2）论点的论述要简明扼要：什么东西是什么？如何做？像这样各部分在整体上的联系，即简明扼要地阐述论点是非常重要的。 *注：最好是先确定整体的骨架，然后再明确各部分着重写什么？（3）写得太多会使人失去阅读的兴趣：整张纸上如果密密麻麻地写满字，则不容易读出重点，因此使人变得失去兴趣。*注：在书写数量上努力控制在读者能理解基础上的最小限度。（4）一看就明白：如果是写在一张A3纸上的报告，要求用眼看一分钟就可以明白它想说明的是什么。*注：可对该部分重点文章或数字进行特写。（一）关于全盘的布局（1）决定大概的布局，然后给各部分分配空间。 *注：重要度高的部分要多给空间。（2）留有适当的空白，保持适度的占有率。 *注：从左边边界密密麻麻地写到右边边界，这样非常不容易读，一般采用70%的页面被认为是最容易读的。（3）各部分用方框框起来，并加上箭头。 *注：这样的话，整体的流程就容易理解了。（4）各部分的排列，以“从左向右”“从上向下”较易读。（5）纸张的右侧必须留出2cm位置。 *注：是为了装订成文件时打孔用的空间。（二）关于在易读上下功夫（1）各部分前要标注序号大标题：、 or 1、2等中标题：（1）（2）or 、等小标题：i （2）重点可用粗体字或大字书写，起到强调的作用。（3）数字一般保留3位数字程度。 Ex.3，500，021元-约350万元（4）活用表格、图形、曲线，便于看懂。 *注：比起文章来，具有易理解、书写量少的优点。 Ex. 全体有200个，A有90个，占45%; B有60个，占30%；C有50个，占25%；（5）同表格相比，图形、曲线的易看懂，效果要大一些。 附件一，图形曲线的种类及用途附件二：图形（曲线）的画法1、 根据目的的不同选择合适的图形。2、 加上易懂的标题。3、 加上序列号。4、 数据的出处、调查方法等特别记录事项要写上“注明”。5、 必须注明单位（不能忘记“0”）。6、 刻度和划线要画清楚。7、 如果有很多线同时出现的话，一定要想办法使它容易看明白。附件三：画图形和曲线时的注意事项（三）如何写出简明易懂的文章1、要简洁，删除无用的修改性语言2、回避长句，尽可能分条列项3、要具体，避免抽象的表现 4、要直截了当，避免迂回繁琐（双重否定等）5、采用能动态，避免被动的表现6、给专业用语加上简明的补充说明7、在一句话中不要重复使用同一词语8、文体要统一、发言时的注意事项1、 关于事前的准备（1）确定发言的重点：a.确定哪部分为一带而过，哪部分重点地详细说明。b.明确哪张图的哪部分进行说明。（2）一定进行试讲（排练）a.能否在规定时间内讲完； b.第三者（专业外人士）能否容易听懂；c.是否有讲话时的不良习惯,例如，这个,啊，嗯等。2、关于发言的方法（1）遵守规定的时间 10分钟的情况下，在9-11分钟内讲完。（2）讲话要让人容易理解：a.声音要洪亮，注意把句尾的话讲清楚； b.讲话要有节奏；c.在您想强调的部分要放大声音，或放慢速度进行； d.避免使用暧昧的讲法； 例：“我想”“可能”“应该”“大概”的表现方式会给人的结果尚不明确的印象。要想清楚地表现出结果请用“是”的判断句式。e.请选择恰当的“接续用语”。 例：根据对以上原因的分析，得出以下对策 例：据此，其结果为，总而言之（3）集中“重点”进行说明： 重点解释说明最想表达的部分。（4）讲解的同时要注意对方的反应： a.不要总低着头看着资料，也要时不时地目视对方，确认对方的反应，进行讲解。 b.如果得到对方适度点头表示的话，说明对方理解了；如果流露出不理解的表情，说明需要再次重点解释。专心-专注-专业