公司有效证件使用管理办法(共3页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上公司荣誉、证书、证件管理暂行办法第一章 总则为了规范公司各类证件类使用的行为，便于对外经营和各项业务的开展,加强公司各种有效证件的管理，有效规避风险，维护公司合法权益，特制定本办法。本办法适用于公司各部门、管理处、项目部。第一条 公司的证照管理本着“及时办理、及时年检、统一保管”原则，保证证照管理的效率和安全性。第二条 公司行政办公室门对所有证照原件实行统一保管，记载证件名称、数量、批准时间、批准部门、证书经营范围、有效时间、年检时间。保证证件的及时性、连续性、有效性、安全性。第二章 证件及其他的类型第三条 证件的种类和名称： 一、公司主要经营证件1、公司企业法人营业执照。2、企业资质证书3、社保登记证4、公司章程、验资报告等相关资料。5、公司介绍信二、公司主要荣誉证书三、个人荣誉证书及岗位证书第一章 证照的使用第八条 因工作需要将证照带出使用的，应事先填写证照使用登记表，载明事项，经公司行政办公室审核、经理室审批同意后方可使用。第十条 未经公司经理室批准批准，各证照保管人不得擅自将其保管的证照交非本公司人员使用。第十一条 使用证照复印件的，保管人必须在证照复印件上注明使用用途、使用证照复印件的有效期。第二章 证照的检验、续期和变更第十二条 证照的检验、续期，应当由证照保管部门依照国家政策的相关规定及时办理。第十三条 证照的变更，应有证照保管部门依据公司的相关决议，及时办理相关变更手续。第三章 责任第十四条：证照保管人必须妥善保管证照，如有遗失，必须及时向公司总裁办公室或证照保管部门书面报告。第十五条：任何人员必须严格依照本办法规定程序使用证照，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。第十六条：违反本办法的规定，给公司造成损失的，给公司造成损失的，由违纪当事人予以赔偿，并由公司对违纪者予以惩罚，造成严重损失或情节严重的，移送有关司法机关处理。对于公司新获得的证照和证书，办理部门或接收部门须及时携带原件在运营管理部进行登记，运营管理部对复印件、扫描件进行备案。第四章 收集与保管第四条 行政部统一对公司证件进行收集保管，原件由行政部统一保存。第五条 各业务部门在取得相关证件后需在2个工作日内与行政部办理证件交接手续。其他部门需要取回证件原件时，须与行政部办理交接手续。第六条 公司所有证件均需扫描备份，留存电子文档。电子文档由行政部保存，由专人负责保管。第五章 借用与领用第七条 公司员工不得随意外带公司重要证件的原件，因工作需要必须借用证件原件的，应填写证书原件、复印件借用申请表，经相关领导审批后，方可借出。第八条 借用人需在承诺归还日期内归还，原则上借出期限为一个月；到期不能归还的，需注明原因并重新进行登记。第九条 经办人对所借用证件原件必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。如有违反给予相应处罚并赔偿给公司造成的一切损失。第十条 行政部负责登记被借用的证件原件、复印件，注明借用人、借用证件的名称、用途、借用时间、借用期限。第十一条 若证件需在外长期使用，需经公司领导审批后由使用单位专人保管。第十二条 扫描件由专人负责保管，其他人严禁私自将扫描件提供给外单位人员使用；扫描件的使用需要填写扫描件申请表，经审批后行政部予以提供。第十三条 复印件、打印出的扫描件必须加盖或手写“此证件仅限于办理（）使用”字样。第十四条 公司不直接对外单位借用证件。外单位使用本公司证件时，须经公司领导审批后方可借用，办理使用时需由公司内部人员填写证书原件、复印件借用申请表，经办人负责回收证件。第十五条 公司证件在遇到损毁、遗失、被盗的情况时，证件保管人应立即向主管领导报告，提交情况说明并采取补救措施。因证件保管人的过失造成证件遗失、被盗，证件保管人需承担相应责任，给公司造成损失的，应该承担赔偿责任。第十六条 证件保管人请假或因公外出需由主管领导指定的专人代为保管，并办理证件移交手续，注明移交日期及时、分，收回证件时，应在移交表上注明收回日期及时、分，以界定责任。第十七条 公司各部门、员工均有保护公司证件的责任和义务。第五条：需要借用有关证件时，要求认真填写公司证件借用申请单,并由所在部门主管负责人签字后，方可到行政办公室办理借用手续。第六条：借用部门在使用证件时，不得遗失；不得在申请使用内容外他用；不得将有效证件转借给外单位的人员保管和使用；如发现此类事件，公司将对当事人进行通报批评，并根据给公司造成的影响和后果，追究当事人和部门负责人的责任。第七条：部门在使用完证件后，应及时将证件归还，以免影响其他部门借用或使用。第八条：本制度由公司总经理办公会讨论通过，自发文之日起开始执行。第九条：本制度解释权在综合办公室。公司证件借用申请单部 门姓 名电 话用 途证 件 名 称部门领导签字主管领导签字借 用 时 间返 还 时 间备 注专心-专注-专业