2022年上海某公司行政管理规程.pdf

0 目录1、行政 -01 会议管理工作流程2、行政 -02 固定资产管理流程3、行政 -03 客户招待管理工作流程4、行政 -04 办公用品 /物料管理流程5、行政 -05 办公设备管理流程6、行政 -06 文书档案管理流程7、行政 -07 档案借阅管理流程8、行政 -08 收文管理工作流程9、行政 -09 发文管理工作流程10、行政 -10 名片印刷管理流程11、行政 -11 宣传物料制作管理流程12、行政 -12 宣传品/ 方案设计工作流程13、行政 -13 印章使用管理流程1、会议管理流程编号：行政 -01- 步骤表 / 流程图编制日期： 2010-12-08 程序详细步骤备注步骤 1相关部门内勤填写会议申请单并草拟会议通知，上报综合管理部审核相关部门、综合部步骤 2综合管理部审核通过，上报总经理审批；审批通过，下发会议通知。综合部、总经理室步骤 3相关部门做出会议预算、组织计划，上报总经理审批。步骤 4相关部门的会前准备、召开、承办及会议纪要总结。相关部门、综合部精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 1 页，共 14 页 - - - - - - - - - - 1 步骤 5总结交由上级领导或总经理审定，相关部门、综合部、总经理室步骤 6 审批通过，由综合部向公司各部门下发会议纪要综合部、总经理室此处会议性质为 ：招商会、展会、联谊会、客户答谢会等大型会议。办公会议流程在“另注”中。另注：公司内部办公会议流程：具体会议管理工作流程图如下：流程图： 相关部门综合部相关领导确 立 议安 排 会 议会 场 布会 议 记上级审阅、印发有关部门、资 料 归综合部收发 出 会 议时间、地点、与会人员、议题、场地布置、座次、签到、设备笔记、摄像、议题顺序、发 言顺序、 准备文件领导、部门撰写会议纪要、精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 2 页，共 14 页 - - - - - - - - - - 2 2、固定资产管理流程编号：行政 -02- 步骤表 / 流程图编制日期： 2010-12-08 程序详细步骤备注步骤 1各部门于每季度第一个月的5 日前编写固定资产需求计划, 并提交综合管理部门汇总；并上交总经理审核。急采购不受此限制。申请部门、综合部、总经理室步骤 2综合部询价做出预算，交由申请部门；申请部门上交财务部审核。综合部、申请部门、财务部是开会 议 申草 拟 通受 理 审总 经 理会 议 通费 用 预会 前 准费 用 预会 议 总会 议 承会 议 承会 前 准总 经 理部 门 审纪 要 发结束会 议 纪是否精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 3 页，共 14 页 - - - - - - - - - - 3 步骤 3财务审核通过上报总经理审批；综合部负责采购、入库。综合部、财务部、总经理室步骤 4各部门领取，形成固定资产登记、领用清单，并在季末进行清点。申请部门、综合部流程图： 申请部门综合部相关领导3、客户招待管理工作流程编号：行政 -03- 步骤表 / 流程图编制日期： 2010-12-09 程序详细步骤备注步骤 1接待部门到综合部领取并填写客户招待申请单接待部门开制定年度 / 季度汇总年度 / 季度总 经 理 审采购申请选定供应商采购财 务 经 理编制计划、预算市场调查、询价总 经 理 审入固定资产清签字领用固定资产领用归还季度固定资产结束精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 4 页，共 14 页 - - - - - - - - - - 4 步骤 2根据要求，接待部门安排就餐地点、规格。步骤 3接待部门明确费用预算，报送财务审核，总经理审批财务部、总经理室流程图： 接待部门财务部门相关领导4、办公用品 / 物料管理流程编号：行政 -04- 步骤表 / 流程图编制日期： 2010-12-09 程序详细步骤备注步骤 1各部门内勤于每月二十五日前编写采购计划,并提出办公用品采购申请。新进人员或特殊用品文具的申领不受此限制步骤 2综合部文员将各部门采购计划汇总，上交综合部经理、财务经理审核。综合部、总经理室步骤 3审核完成后，递交给采购文员，进行采购客 户 招 待开结填 写 招 待总经 理 /审核明 确 费 用用餐招待费用汇总报送财务总经 理 /精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 5 页，共 14 页 - - - - - - - - - - 5 流程图：申请部门综合部相关领导5、办公设备管理流程编号：行政 -05- 步骤表 / 流程图编制日期： 2010-12-11 步骤 4通知各部门内勤统一领取，并签字记录。综合部、申请使用部门程序详细步骤备注步骤 1各部门内勤于每月二十五日前编写采购计划,并提出办公用品采购申请。营销中心、综合部步骤 2综合部文员将各部门采购计划汇总，上交综合部经理、财务经理审核。综合部、总经理室开提交采购需求汇总需求综 合 部 经 理选定供应商采购财 务 经 理编制计划、预算市场调查、询价入办公用品清签字领用办公用品领用归还月度办公用品结束是精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 6 页，共 14 页 - - - - - - - - - - 6 流程图：综合部综合部经理总经理6、文书档案管理流程编号：行政 -06- 步骤表 / 流程图编制日期： 2010-12-11 步骤 3审核完成后，递交给采购文员，进行采购步骤 4通知各部门内勤统一领取，并签字记录。综合部、申请使用部门程序详细步骤备注步骤 1各部门内勤于每月5 日前整理出本部门需要存档备份得文件资料。新进人员或特殊用品文具的申领不受此限制步骤 2综合部汇总需要存档备份得资料，并分类、编号，进行归档保管。综合部办公设备开始结束设 备 使 用设备建档设备维修设备报废审批审核精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 7 页，共 14 页 - - - - - - - - - - 7 汇总人：综合部行政文员 审核人： 综合部经理 审批人 ：总经理流程图： 相关部门综合部相关领导7、档案借阅管理流程编号：行政 -07- 步骤表 / 流程图编制日期： 2010-12-12 查阅人：各部门申请人 审批人： 综合部经理、总经理 保管人： 综合部文员流程图： 申请部门综合部相关领导8、收文管理工作流程步骤 3每季度或年度对存档资料进行鉴定、筛选，提出档案销毁建议清单。综合部、总经理室步骤 4根据审批进行销毁或重新分类、编号，以便存查。程序详细步骤备注步骤 1申请人填写借阅登记表，综合部经理审批。申请部门、综合部步骤 2保管文员调出文件，申请人查阅并即使归还。步骤 3保管文员做好借阅资料归位工作，并监督查阅人登记签字。开文书结案收集、整销毁建议档案鉴定保管分类、编综合部经理销毁总 经 理开填写借阅经理审批调出文件查阅归还总经理审登记、归档普通文件重要文件结精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 8 页，共 14 页 - - - - - - - - - - 8 编号：行政 -08- 流程图编制日期： 2010-12-12 流程图： 相关部门综合部相关领导9、发文管理工作流程编号：行政 -09- 流程图编制日期： 2010-12-12 流程图： 相关部门综合部相关领导开收文信息收到文件整理收文文件处理文件分发收集资料整理分类定期整理文件移交文件查阅结审核审核否是否是精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 9 页，共 14 页 - - - - - - - - - - 9 10、名片印刷管理流程编号：行政 -10- 步骤表 / 流程图编制日期： 2010-12-13程序详细步骤备注步骤 1印 制 名片 申 请 者填 写 ，由综合部文员于每月月底之前统计，交由总经理审批。申请部门、综合部、总经理室开始起草文件审查编号汇总文件文件打印文件执行定期整理文件储存文件下发文件执行结束总 经 理否是精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 10 页，共 14 页 - - - - - - - - - - 10 步骤 2名片印制前，行政文员需和申请人确认名片职务、职称、部门是否相符，姓名、联系方式、数量等需确认无误。企 划部需 提供设计方案步骤 3确认完毕之后，联系印刷业务者。申请部门、综合部步骤 4自确认名片内容起，三日后到综合部领取。审批人： 总经理 制作人 : 行政文员流程图： 申请部门综合部相关领导11、宣传物料制作管理流程编号：行政 -11- 步骤表 / 流程图编制日期： 2010-12-13 程序详细步骤备注步骤 1宣传物料申请者填写，经综合部经理签字后交申请部门、综合部填 写名片 制作开统计、汇总确认名片信提供名片信息联系印刷、通知领取签字、确认登记结束企划部提供方总经理精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 11 页，共 14 页 - - - - - - - - - - 11 给制作文员。步骤 2物品制作前，企划确定设计方案，行政文员需和申请人确认物品名称、数量、规格，交由时间等，需确认无误。企划部、综合部协作步骤 3确认完毕后，联系相关制作单位。综合部、对外制作单位步骤 4根据物料制作时间不同，领取时间等待通知。综合部、申请部门流程图： 申请部门综合部相关领导12、宣传品 / 方案设计工作流程编号：行政 -12- 步骤表 / 流程图编制日期： 2010-12-14 填 写 宣传 制作开统计、汇总确认物料信企划部提供方联系制作公通知领取签字、确认登记、备案结束大 额 制普通物料货到登记入总经理精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 12 页，共 14 页 - - - - - - - - - - 12 程序详细步骤备注步骤 1宣传品 /方案需求部门提议，企划部汇总信息，上报总经理。企划部、总经理室步骤 2审批通过，与提议部门沟通设计内容、要求，出设计方案。企划部、申请部门步骤 3总经理审批通过，设计方案编号、存档、备案、存查。企划部、总经理室流程图： 相关部门企划设计部相关领导13、印章使用管理流程编号：行政 -13- 步骤表 / 流程图编制日期： 2010-12-15 申请/ 需求提议开统计、汇总确认设计要申请人提出要出设计方案结束存档、备案总经理审确认方案总经理审精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 13 页，共 14 页 - - - - - - - - - - 13 程序详细步骤备注步骤 1申请人填写印章使用登记表，印章保管人审核。用印部门、综合部步骤 2登记备案、通知用印。步骤 3印章归还，登记存档。审批人：总经理、综合部经理 制作人： 行政文员流程图： 用印部门综合部相关领导填写印章使开始通知用印登记、存档印章使用登记、备案印章归还审核审核结束重 要 文 件普通用印精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 14 页，共 14 页 - - - - - - - - - -