2022年公司业务费用报销管理规定.pdf

业务费用报销管理规定（修订稿）为规范公司员工的费用报销标准与流程，提高工作效率，明确审核签批职责，加强预算的执行力度，监督控制费用支出，特制订本管理规定：一、费用管理细则（一）差旅费、交通费1、出差申请与批准员工因公出差必须按要求填写出差申请单（格式见附件 2）和借款单，分别按要求注明出差目的、行程路线、预计时间、预借款额及预计还款日期，由部门经理和主管领导签字批准后，分别转交公司人资行政部及财务部作为员工出勤以及差旅费借款、报销的依据。2、出差借款2.1 出差人员凭批准的借款单作为差旅费借款依据。2.2 财务对个人出差借款的执行原则为：前款不清，后款不借。即借款人若有前期未清的出差借款事项，待结清后才允许再次借款。2.3 个人借款金额原则上不超过本人月度工资；新员工（处于见习期的员工）借款金额原则上不超过1000元；如有特殊用途超支借款，须经总经理签字特批。3、费用报销3.1 报销时间 ：原则上每周一、周六报销（特殊费用随时报销）。市场人员因出差产生的相关费用要求一周一报。3.2 报销标准：见附件1差旅费报销标准3.3 票据的管理：3.3.1 出差人员凭取得的车票 （含船票、机票） 、住宿或会务发票、 其他票据（不含保险费单据）报销；取得的票据须为本次出差实际发生的，并且符合国家规定的正规发票。3.3.2 出差人员在报销时，票据粘贴要规范整齐，粘贴顺序为：车（船、飞机）票、住宿发票或会务票据、其他票据（不含保险费单据）并注明单据张数；车票有日期、起始地点的可直接粘贴，无日期、起始地点的要注明。报销时须后附经公司人资行政部标注具体返回时间的出差申请单，以便计算相应出差补助。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 1 页，共 8 页 - - - - - - - - - - 3.3.3 公司驻外办事处人员往返总部，参照出差人员的报销规定外， 需另在车票后注明往返是由。3.3.4 下列单据不准报销：白条、收据、大小写不符、字迹不清、时间不符的、不合法的单据、涂改的单据、未盖章的发票等。3.3.5 出差人员住宿费标准按差旅费报销标准规定执行，发生的住宿费在标准范围内据实报销， 超标准部分原则上不予报销 （特殊情况必须经公司总经理特批） ；如出差单据丢失，责任自负。3.3.6 购买车票、飞机票、船票发生的订票费，凭合法有效票据据实报销；退票费原则上不予报销，特殊情况由公司总经理特批。3.3.7 出差人员出差期间可乘坐的交通工具标准根据附件1差旅费报销标准执行。特殊情况需要升格使用交通工具的，应报公司总经理审批通过后执行，否则一律按可乘坐的交通工具最低费用标准报销。4、出差补助：根据出差天数，按照差旅费报销标准中的补助标准执行, 超过部分原则上不予报销。4.1 伙食补助 ：4.1.1 出差（市区以内不按出差计算）来回时间不超过8 小时的，只报车票，不享受伙食补助，但可以按公司规定的午餐标准（10元/ 日）领取补助。4.1.2 出差人员外出参加各类会议 （培训）时，如会议（培训）费中包含食宿费，则不再报销住宿费及会议（培训）期间的伙食补助。4.1.3 出差人员出差期间如有招待，每招待一次扣减半天的伙食补助，招待费用与差旅费同时报销。4.1.4 无特殊原因不得单独报销异地招待费用。4.1.5 未出差期间，相关人员凡是中午有招待需求的， 一律不再享受午餐补助 （10元/ 日） 。4.1.6 出差人员连续乘火车超过12 小时或夜间（晚八时至次日凌晨七时）连续乘火车超过 6 小时且未坐卧铺者，补助20 元，不再享受伙食补助。4.1.7 员工 10：00 以后出差或 16：00 以前返回的按半日计算当日补助。4.1.8 享受出差伙食补助的不再享受公司午餐补助。4.2 交通补助精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 2 页，共 8 页 - - - - - - - - - - 4.2.1 出差人员带车出差，报销时不计算市内交通费。4.2.2 出差人员出差期间发生交通费，按照差旅费报销标准的交通补贴额在标准内据实报销，超标准的不予报销；若未发生交通费则不予享受交通补贴。4.2.3 原则上不报销出租车费； 特殊情况需要报销出租车费的，在单据后附由单位负责人批准的出租车费报销审批单 。（二）业务招待费与外联费1、业务招待费是指各单位为满足经营或管理需要而发生的业务招待支出。2、招待费开支标准2.1 渠道客户只提供工作餐，按20 元/人标准控制；上游供应商一般按50 元/人标准控制，重要客户按80 元/ 人标准控制；2.2 所有招待与外联费用， 需事前以书面或短信形式向总经理申请同意，不得擅自决定；2.3 招待前，自购烟、酒、茶叶，未经总经理批准不得在酒店消费烟、酒、茶叶。2.4 招待金额超过 200 元的，需提供酒店菜单。3、单据审核3.1 招待费报销须取得符合国家规定的正规发票（发票抬头需填制公司全称）；如就餐地点无法提供有效发票，需提供收款收据，若合理合规，报销人需以其他合格的正规招待发票抵顶但同时附就餐说明。3.2 报销时要后附公司总经理签批的招待费用审批单（见附件 3） 。3.3 对丢失发票或取得假发票的一律不予报销，责任自负。（三）手机电话费1、报销范围：手机费只报销正常的月租费、包月费、市内通话费、长途电话费、漫游费、短信费、功能费（含来电显示费）等，除此以外，如：SP信息费，互动视界费、滞纳金等其他费用一律不予报销；2、经批准报销手机费的人员，所报手机费发票显示的姓名应与本人一致；如不一致必须事先在财务部门备案，否则不予报销。报销手机人员因换号一个月发生两次交费时，除按规定在财务办理变更备案手续外，两号相加报销费用不得超出本人月度预算规定的标准。3、手机话费单据必须为正规的话费发票（采用预付费方式交纳话费的单据不作为报销的凭据），手机费报销额度以话费发票显示的实际发生费用为准，缴费额度不精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 3 页，共 8 页 - - - - - - - - - - 作为报销额度。4、报销额度的管控：业务人员的手机费报销额度按“预算额度*上月度指标完成比例”进行管控；职能部门人员的手机费用以预算额度进行管控。5、报销人员使用的手机，不得与家庭电话和亲友电话捆绑消费，一经发现将其所有报销的话费全部收回，并处以20% 的罚款。（四）车辆费用按公司车辆使用管理规定执行。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 4 页，共 8 页 - - - - - - - - - - 二、费用报销流程报销人1. 检查单据是否合法、正规有效；2. 是否符合公司报销规定；3. 申请及签字手续是否完备；4. 票据分类粘贴。部门负责人1. 审核费用支出是否为本部门的；2. 报销额度是否符合规定；3. 票据是否有效。副总经理1. 复核费用支出是否合理；2. 复核报销额度是否符合规定。公司总经理1. 审核费用是否真实、合理；2. 对超标准的支出是否予以报销。财务主管1. 审核单据是否合法有效完整；2. 相关手续是否完备；3. 是否符合公司报销规定；4. 报销金额是否正确，额度是否超预算；5. 制作报销凭证。出纳1. 复核报销金额是否正确；2. 付款。职能岗位市场岗位精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 5 页，共 8 页 - - - - - - - - - - 三、费用预警的管控公司财务部门对超预算费用的支出与报销实施预警服务，对于违反财务纪律以及相关制度的费用支出与报销，公司财务人员有权拒绝支付并向公司总经理汇报，由公司总经理安排调查核实，并依据调查核实结果做出相关处理。对有质疑的单据，财务可请示总经理后视情况处理。四、罚则1、对违反招待相关规定的，将由公司总经理视情况具体处理；情节严重者将给予消费金额20% 的处罚。2、对违反报销时限 规定的，按 20 元/ 单处罚；累计三单以上无特殊情况者将不予报销。3、市场岗位不提交市场周报者，将不予签字报销。4、报销人无视公司报销制度，弄虚作假，虚假报销，除不予报销外，另给予 100 元处罚；其业务上级受连带责任，给予50 元处罚。五、本规定由公司财务部负责解释，自下发之日起执行，其他与本规定相抵触的条款废止。附件 1： 差旅费报销标准附件 2： 出差申请单附件 3： 招待费用审批单附件 1 差旅费报销标准项目级别可乘坐交通工具住宿标准伙食补助市内交通补贴总经理级飞机一等仓、火车软卧、轮船一等舱特一类城市特二类城市省会城市地级县级市总监级飞机经济舱火车硬卧、轮船二等舱、豪华大巴特一类城市特二类城市精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 6 页，共 8 页 - - - - - - - - - - 省会城市地级县级市部门经理级飞机经济舱（若需要）、 火车软座（连续乘车 12 小时以上、夜间 6 小时以上可乘坐硬卧）、轮船三等舱、豪华大巴特一类城市特二类城市省会城市地级县级市业务经理级（含）以下人员飞机经济舱（若需要）、 火车硬座（连续乘车 12 小时以上、夜间 6 小时以上可乘坐硬卧）、轮船三等舱、豪华大巴特一类城市特二类城市省会城市地级县级市说明：特一类城市：上海、北京、广州、深圳、珠海、汕头、海口特二类城市：天津、重庆、中山、佛山、厦门、大连省会城市含：青岛、烟台、威海附件 2出差申请单姓名职务出差天数预借差旅费金额出差事由日程安排时间行程安排工作计划日至日至日至日至主管领导意见备注附件 3精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 7 页，共 8 页 - - - - - - - - - - 招待费用审批单日期：年月日申请人来客情况（人数）招待原由陪客人姓名、原由合计人数招待标准20元/ 人（）其它总经理审批精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 8 页，共 8 页 - - - - - - - - - -