2022年公司印章证照管理制度.pdf

1. 目的：印章与证照是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，为进一步规范公司所有印章、证照的安全使用及管理，维护印章与证照的严肃性，加强印章制发、使用、废止及证照管理， 提高各相关使用环节的工作效率，保障公司的合法权益与经营活动的正常运行，特制定本制度。2. 适用范围 ：本制度适用于公司各部门、各子公司所有的印章和证照。3. 职责范围：集团总裁办3.1.1 负责建立健全公司印章、证照管理制度，负责本制度的制定与修改。3.1.2 负责本制度的实施与监督。集团其它各部门、子公司负责按本制度规定执行4. 印章、证照分类：公司印章、证照的分类公司印章包括行政专用公章、法人代表私章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、业务专用章、部门章、公司银行U盾等。证照包括企业法人营业执照（正本、副本）、组织机构代码证（正本、副本）、卫生许可证、特种行业许可证、银行开户许可证、税务登记证（国税、地税）、法人代表身份证（复印件）等。5印章的刻制与注销:凡因工作需要并符合规定配置或更换印章的部门，由申请部门填写 刻制印章申请表向总裁办或财务室提出申请，经集团领导确认同意并批准后方可刻制或更换。印章刻制或新证照办理或更换由总裁办及财务室统一负责，刻制标准或证照办理应符精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 1 页，共 11 页 - - - - - - - - - - 合国家相关规定。申请新办的印章或证照须在总裁办及财务室进行登记，并做好印模采样或证照扫描、复印工作，由总裁办进行存档后，原件由使用部门签收方可进行办理。印章刻好后由总裁办办理印章登记手续，填写印章管理登记表，备案并留好印章样图。6. 印章、证照的管理印章、证照的管理公司印章、证照由公司总裁授权以下部门分别管理：（一）公司的所有印章、证照，均由总裁办负责登记、留样与存档，印章应注明启用时间、废止时间、废止原因等，证照应注明年检年审时间，均应明确相关保管人、经办人。（二） 由于印章磨损而需要更换印章或证照年检到期，统一由公司总裁办及财务室登记、留样或办理年检年审手续。公司总裁办及财务室应对公司各类印章和证照保管明细进行汇总并定期更新，明细表包括印章证照名称、主管部门、专管人、办理日期、年检年审日期等。（三）所有印章或证照均由专人管理，不得转借他人，如有遗失、损坏和作废，必须及时向公司总裁办及财务室报告。公司营业执照（正副本）、公司公章、税务登记证（正副本）、组织机构代码证（正副本）由总裁办主任负责管理及使用。银行开户许可证、 银行支付 U盘、法人印章、 支票购买凭证由财务室出纳员负责管理及使用。财务专用章、发票专用章由财务室会计负责管理及使用。总裁办及财务室专人保管印章规范使用表，财务专用章、法人代表私章统一收归集团财务部专管，行政公单统一收归集团公司总裁办专管，不得授权委托管理。部门撤销或重组，原使用部门有关印章、证照应交回公司总裁办，由公司总裁办上报总经理核准后负责作废、保存、销毁或办理注销手续。印章或证照丢失、损毁、被盗， 要及时向公司总裁办及财务室书面报告，并与总裁办及财务室商量补救措施。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 2 页，共 11 页 - - - - - - - - - - 各部门不得擅自刻制印章或办理证照，由此引起的一切法律责任均由相关责任人承担，并一并追究所在部门主要负责人的管理责任。印章遗失处理印章因不慎遗失或损坏，可以按下述程序补刻：公司印章遗失应于发现当日登报挂失并报总裁办备案， 然后凭挂失公告及工商部门开具的证明到公安局指定点刻制；若各部门使用的印章遗失或要求更换新的应向总裁办部出具书面申请，经总裁办报送集团领导审批通过后，由总裁办（或指派人员）办理。印章注销公司印章如果需要注销的，先填写印章注销申请报告，上报总裁办， 由总裁办报送集团领导审批。印章注销申请报告批准之后，由总裁办派专人与需要注销印章部门管理人员按照国家规定的注销程序进行注销。7. 印章、证照的使用：7. 1印章、证照的使用所有涉及公司公章、 法人代表私章、 合同专用章、 财务专用章的手续均要填写用印申请表 。按用印申请表内容填写完整，且由申请部门负责人签字确认，否则将不予审批。主要用印文件审批流程：合同：主办部门负责人签字确认 公司总裁办及财务室审核 集团总裁级以上领导审批总裁办及财务室盖章（合同原件存档公司总裁办，复印件由相关部门存档）返回主办部门。对外公文及证明： 主办部门签字确认公司总裁办及财务室确认集团总裁级以上领导审批公司总裁办及财务室盖章（用印申请表 、复印件存档）返回主办部门。支票等其他用印文件：主办部门财务部审核报集团总裁批准返回财务部（ 用印申请表 、复印件存档）返回主办部门（注：支票等需在用印申请表标注精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 3 页，共 11 页 - - - - - - - - - - 票号） 。8. 印章、证照的使用要求：印章、证照的使用要求印章或证照管理人员对不符合用印手续、用印文件内容与审批件不符的，或不符合证照办理程序的，有权拒绝办理并及时告知部门负责人。盖章确保规范、清晰，上不压正文，下骑年盖月。财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无需经上述程序，但内部须建立用印登记表备查。公司印章（一般为行政专用公章、法人代表私章）不允许随意带出公司，确因工作需要将印章或证照带出使用的，应按规定填写 用印申请表 说明事项， 经总裁授权批准后携带使用；使用完毕，立即归还印章保管部门。对外使用证照， 一般使用复印件，并注明只限于当次使用范围；如必须使用证照原件，需总裁授权批准后携带使用，或者由证照保管部门授权相当人员陪同前往办理相关业务。公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具的，由申请人写明原因（用途），并在审批表上注明为何需盖空白资料，必须经总经理书面批准， 公司总裁办及财务室做特别登记、追踪管理。 持空白介绍信外出工作归来必须向公司原开具处汇报登记其介绍信的用途，未使用的必须交回。9. 附则严禁未经批准私自刻制公章或挪用证照，否则无论用于何种目的，都要严肃追究责任。任何人员必须严格依照本制度和程序使用印章或办理证照借用。未严格履行印章、证照的保管与使用规定，由于保管不慎而导致印章、证照丢失， 将追究保管人员及相关负责人的责任。若因擅自用印导致公司遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任并由公司对违纪者予以行政处分；造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。本制度由总裁办制定，本制度的解释、修改、废止权归总裁办。本制度自发布之日起执行。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 4 页，共 11 页 - - - - - - - - - - 10. 附件：附件：用印申请表附件：刻制印章申请表附件：印章管理登记表附件：印章规范使用表附件：用印申请表用 印 申 请 表编号：日期：年月日用印文件类型：合同 对外公文 证明 信函 其它 _用印文件名称：印发份数：印发日期：发送日期：主办部门：拟稿/ 核稿人：主送单位 /人：抄送单位 /人：附件 / 附件数量：用途说明：精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 5 页，共 11 页 - - - - - - - - - - 使用方式：内部使用携带外出用印种类：公章法人代表章财务专用章合同专用章其他 _ 发出部门（负责人） ：会签：_ _ _( 部) ( 部) ( 部）财务部（审核） ：总裁办（审核） ：总裁 /副总裁（批准） ：注：编号由总裁办编写；本表与盖章后的用印文件正本或影印本存档于总裁办。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 6 页，共 11 页 - - - - - - - - - - 附件： 刻制印章申请表刻 制 印 章 申 请 表日期部门经办人申请印章种类名称材质形式年 月 日申请理由：使用范围：管理权限：管理人：部门/ 子公司负责人：年 月日总裁办负责人：年月日集团领导：年月日备注：附件： 印章管理登记表精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 7 页，共 11 页 - - - - - - - - - - 印章管理登记表编号印章类别印章名称材质形状启用时间、文件废止时间、文件废止原因保管部门保管人印模申请部门（盖章） ：负责人：经手人：日期：总裁办（盖章） ：负责人：经手人：日期：注：本表一式两份，申请部门、总裁办各存一份；印模页（一式两份）与印章档案一并归档；材质和形状标注时均以印章材料为准。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 8 页，共 11 页 - - - - - - - - - - 印模页 1精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 9 页，共 11 页 - - - - - - - - - - 印模页 2精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 10 页，共 11 页 - - - - - - - - - - 附件：印章规范使用表印章规范使用表编号：序号印章种类用章事由 / 文件名称盖章份数用章部门使用时间用 章 人保 管 人归还时间归 还 人保 管 人备注（签字）（签字）（签字）（签字）1234567精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 11 页，共 11 页 - - - - - - - - - -