员工出差管理制度(共9页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上员工出差管理制度1、总则1.1为了统一、规范管理员工因公奉派出差事项，特制订本制度；1.2本制度适用于本公司以及所属分公司因公出差的各级员工，出差涉及事项均须按照本制度规定执行；1.3本制度涉及审核批准的事项中，权责单位因故无法实施的，其指定代理人或指定授权人可代理实施，未经明确指定的人员确认无效；2、出差类型：2.1当日出差：出差当日可能往返者。2.1.1当日出差交通费凭乘车证明实数支给，乘坐出租车的需权责单位核准。2.1.2当日出差人员不得在外住宿；但因实际需要，需在外住宿者，需事先呈报权责单位核准按远途出差办理。2.1.3当日出差一般情况需要公司派公务车，事前须由行政中心审核批准，门卫做好车辆出入记录，司机做好油耗登记。2.2远途出差：出差必须在外住宿者，视出差行程、事情进展情况，应最少每两天向直接领导汇报一次，接收汇报领导需做好相应记录备查。2.2.1远程出差交通费凭乘车证明实数支给。2.1.2远途出差在其区域有公共汽车直达目的地的，须乘坐公共汽车，若因时间紧急或其他原因须经其直接上司批准后可乘坐出租车。2.3经同意自备车辆出差者，公司予以适当补贴油费（0.7元/公里），不再另外报销交通费；2.4出差人员之交通工具除可利用公司、本人车辆外，以利用火车、公共汽车为原则；需利用航空交通工具出差的需经公司总裁批准。3、出差签核程序3.1营销业务人员申请出差3.1.1出差人员应提前2-5日办理出差申请，填写出差审批单，并按以下核准权限逐级核准后方可执行：3.1.2分公司经理/集团部门副总裁出差，报请公司总裁审批（可通过电话、邮件报请核准）；3.1.3分公司部门主管出差，报请分公司经理审核；超1日由行政副总裁批准。3.1.4业务或其他人员出差，报请分公司经理/部门主管审批、超过1日则部门副总裁批准，超过5日以上则总裁批准。3.2公司指派出差3.2.1即由公司权责单位或分公司经理、部门主管根据业务及其他工作需要，指派其单位涉及岗位人员出差；3.2.2指派出差均由指派人填写外派单，并按照本制度执行出差费用申请、核销事项；3.3其他规定 3.3.1员工出差时限由审批权责单位或指派人员视情况需要事先予以核定。3.3.2因公务紧急，未能履行出差审批手续的，出差前可以通讯方式请示并经批准，出差后补办手续。3.3.3出差员工（总裁及以上人员除外）在出差前须到行政中心办理考勤登记。3.3.4出差期间因工作需要而延长出差时限的，须报请其所属权责单位审核批准；因病或其他不可抗力因素需要延长出差时限的，须及时通知权责单位并在出差结束后提供相关证明；经其调查确实后批准另给付出差旅费。4、出差费用标准及相关规定：4.1出差时间核算：4.1.1出差当日12：00以前出发按1天计算；4.1.2出差当日12：00以后出发按半天计算；4.1.3出差当日12：00以前返回按半天计算；4.1.4出差当日12：00以后返回按1天计算；4.1.5此处涉及的时间以飞机、车船票等起至时间提前滞后2小时为准。4.2出差费用标准 依日常费用报销管理规定执行。5、出差费用预支、核销程序5.1出差费用预支方式5.1.1因公出差的员工需预支出差费用的，依日常费用报销管理规定 文件中借款管理规定执行。5.1.2出差人员亦可先行垫付出差费用，出差完毕后凭相关票据进行核销；5.2出差费用核销程序5.2.1核销规定5.2.1.1住宿费用按标准报销，超标自付，欠标不补；由对方接待或公司安排的餐饮费、交通费、交际费不得重复报支。5.2.2.2交际费用额度500元内分公司总经理核准，超500元由总裁或董事长核准，未经核准费用自理。无交际费用票据需经总裁或董事长签字核销。按日常费用报销管理规定 执行。5.2.2.3所有报销项目均需凭发票等有效票据报销；不得虚报、冒领，上述情形一经查出，除追回报销款外，并视其情节轻重给以不同程度的处罚。5.2.2.4当日出差者不报销住宿费（特殊情况需请示）。5.2.2.5出差人员未经核准出差时间超过审批时间的，停留期间的涉及补贴、交通费按3折给付，特殊情况由总裁核准后予以全额报销。5.2.2.6本制度中涉及报销的费用，如遇特殊情况超支须提交书面报告经总裁审核批准后方可报销；5.2.2.7若出差应报销住宿费无相关凭证者，则按相应住宿费标准的50%支付。5.2.2.8员工出差期间原则上不得报支加班费；节假日出差的，经其所属权责单位批准并由行政中心复核后，可酌情安排补休。5.2.2核销程序5.2.2.1员工须在出差结束后3个工作日之内完成差旅费的报销工作，并呈交一份出差报告单。出差报告单所载记录需与出差在外时向直接领导汇报记录一致。5.2.2.2从财务单位领取报销单后，依财务单位规定的标准粘贴相应的正式发票（补贴部份不需发票）。5.2.2.3填好报销单的所有明细，出差人员签字后，呈报核决权限逐级核准：5.2.3财务单位复核程序5.2.3.1财务单位人员按照本制度规定，复核单据的规范情况，包括出差申请单、票据的张贴、金额核实、权责单位核准签字、报销时间等；5.2.3.2经其复核确认后，予以办理涉及人员的出差费用报销事项；5.2.3.3对于出差费用的超标部分不得报销；5.2.3.4涉及超出规定时间进行费用报销的，出差费用按照标准的6折支付；5.2.4出差人员为两人或两人以上差旅费支出、报销说明：5.2.4.1出差小组中须指定专人管理所有人员差旅费的支出、报销工作，其他人员仍须签字证明；5.2.4.2报销单中的补贴金额由报销人根据“公司出差费用标准”中的标准分发补贴金额；5.2.5出差期间发生的费用中，如有公司不予报销项的支出额，由出差人员（除董事长、总裁外）根据“公司出差费用标准”中的标准分摊；5.2.6借款及报销原则为：前款不清，后款不借。6、交通安全6.1 出差按事情的缓急，路程的远近，出行的方便等因素，选择合适的出行方式，遵守公司出差财务报销制度，超标准需经上级领导批准。订票可委托公司行政中心代订，也可自行订票，如有订票费应索取正式发票。6.2 请根据将要前往的目的地的天气情况添减衣物。旅行途中切勿吃生食、生海鲜、已剥皮的水果；勿在路边无牌照摊档就餐，切勿暴饮暴食，应多喝开水，多吃蔬果类，少抽烟、少喝酒。经常外出的应注意身体健康，需常备：感冒药，创口贴，止泻药。6.3 搭乘飞机6.3.1 需提前2小时到达现场办理登机手续，飞机起飞前45分钟停止换登机牌，如订了机票就应当特别注意需提前出发前往机场，以免耽误登机。（请尽早阅读乘机须知）6.3.2 如有工具需打包托运，如未能事先打包好，机场有提供打包服务的，建议将工具装在旅行包内托运。6.3.3应注意飞行安全，扣好安全带，不带危险或易燃品，不在飞机升降期间使用移动电话等相关电子用品。6.4 搭乘火车：6.4.1 坐火车，须在车票发车时间前半小时到达车站，一般开车前515分钟停止检票。6.4.2 坐火车时应问清到达的时间，及时通知办事处人员或客户，如无人接车按事先确定线路前往，或与客户、办事处联系后确定路线。6.5 搭乘汽车6.5.1 坐长途汽车应尽可能去车站买票乘车，打车应尽可能坐正规出租公司的车，杜绝坐各类黑车、摩托车。6.5.2 坐车一定要索取正规车票，如实在没有也要取得能证明你坐过那车的凭证。6.5.3 长途汽车一般都会中途休息，下车前一定要问清楚停车休息的时间是多久，何时发车，记一下车牌；休息时间结束及时返回车上，注意不要上错车。7、 住宿安全7.1 如条件允许选住公司或各办事处的协议酒店，或全国连锁的一些商务快捷酒店，价格不贵，安全舒适，干净方便；或住一些地方办的正规宾馆；尽量不要住治安差、卫生条件无法保证的私人旅馆；另外入住前应先确认一下有无正规发票。7.2 出入酒店房间请随手关门，勿将衣物披在灯上或在床上抽烟，听到火警铃响，请由紧急出口迅速离开，切勿搭乘电梯。7.3 进入房间请保持您的房门始终上好保险锁。当有访客敲门时，请使用保险锁开门，并确认访客身份，请在大堂会见您的来访者，尽量避免在房间会客。7.4 每次退房前，请检查您所携带的行李物品，特别注意您的证件和贵重财物。8、 客户现场的安全8.1 遵守所到处的安全规程，不要擅自操作对方的设备。8.2 检修设备尽可能断电再操作，特殊情况需带电检修的一定要注意安全，且要有客户处或业务人员陪同。8.3 检修完成如需测试设备，应尽可能让客户处的专业人员操作确认。9、 保证信息的通畅9.1 应确保手机始终处于开机状态，特殊情况除外(如:乘飞机，进入地下室检修设备等)。9.2 出差时应保证手机内有足够的话费余额，并将电池板充满电，最好能同时携带备用电池板。9.3 出差行程、事情进展情况，应最少每两天向直接领导汇报一次。10 、其它注意事项10.1 出差途中尽量不与陌生人交谈，不要将行李物品交给陌生人看管，也不替陌生人看管行李物品。10.2 加强自我保护意识。在公共场合要保持安定，不要大声说话、突出自己，不要参与别人的争吵；加强钱物保管。不要随身带大量现款，也不要在旅馆等住处存放大量现金。文件、钱包、身份证不要同时放在一起，要分开放；贵重背包做到包不离身，置于视线可及之处；贵重钱物不要放在易被刀子划开的塑料袋中。10.3 谨防上当受骗。不要贪小便宜，在街上捡到东西要交警察处理，以防被敲诈、陷害。10.4 等车时要和其它乘客站在一起,不要太靠近地铁站台或马路，以保证安全。如果是夜晚，一定要在灯光明亮和有人的地方等车。10.5 遵守交通法规，注意交通安全；请在搭乘交通工具前详细阅读相关的须知,如:乘火车,飞机的须知。10.6 出差途中时刻谨记：“便宜莫贪，热闹不看，任何与已无关的事不参与”。10.7 无论乘座何种交通工具出差，请随身携带身份证。11、 相关文件 请出差人员尽早阅读相关交通部门颁布的须知；如：铁路客运旅客须知，坐飞机须知12、附则12.1本制度由公司行政中心负责解释。12.2本制度的拟定、修改由行政中心负责，报公司总裁批准后执行，修改后亦同。12.3本制度自颁布之日起实施。13、附表13.1出差审批单专心-专注-专业