行政前台工作职责(共5页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上行政前台工作职责一、行政前台接待1. 接待来访者接待不明目的的来访者，先问清对方来访原因，根据情况判断是否需要通知公司相关人员进行接待。若有正当访问理由或已预约，应快速联络相关人，请来访者到会客厅等候，并水给客人倒水或饮料。2. 接待咨询者若有业务咨询者来访，应及时请业务部门的助理或客服部的人员来协助接待。3. 接听转接电话前台是总机电话，接听电话时，应先说“您好，艾瑞根”，然后根据情况判断是否需要通知公司相关人员接听。4. 接待推销人员上班时间若有其他公司的推销人员上门推销，应婉转拒绝，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若有员工需要他们的服务，告知希望他们在公司休息时间（如：午餐时间等）再来。二、传真及信件转交1. 转交传真关注电子传真接收系统信息，一旦收到传真，应快速、仔细辨认接收人或接收单位，并及时以集团OA系统或其他方式转交，必要时应电话提醒查收。若接收人是总经理或其他高管，应转交其秘书，并电话提醒查收。2. 转交信件收到信件时，应快速、仔细辨认收件人或收件单位，并及时通知收件人前来领取。若收件人是总经理或其他高管，应尽快送至其办公室或转交其秘书接收。三、快递管理1. 接待快递员熟悉目前与公司有业务往来的快递公司，及时更新快递公司联系人及其联络方式，并热情接待每日前来送、取件的快递员。2. 转交快递收到快递时，快速、仔细辨认收件人或收件单位，并及时通知收件人前来领取，并做好签收登记。四、会务工作1. 会议前准备工作主动关注会议信息，向组织者或组织部门了解会议相关情况，及时记录准备工作内容，并积极协助；协助保洁工人做好会议室准备工作；协助会议组织者做好会议通知等工作。2.会中会议记录工作，及写总结成电子版会议记录3. 会议后完善工作负责检查和关闭会议室电子设备及电器；协助保洁工人整理会议室，协助会议组织者做好会后完善工作。六、每月用水、用电统计制表每月26日，根据保安抄表情况，对公司用电、用水情况进行统计并制表，交至相关负责人或部门。五、行政前台日常事务1.保证前台电子设备的正常使用前台有电脑、电话、传真等电子设备，若设备发生故障可以先找设备部同事检查，若无法维修，可请采购部同事联系供货商或外部维修单位，排除故障。2.及时更新和发布员工内部通讯录不管是否有新进或离职员工，都应在每周一统计公司所有人员信息，并以OA方式向全体员工发布新的内部通讯录。（OA上线前通过邮件发送）4.公司钥匙管理前台备有会议室钥匙、办公室备用钥匙，前台应妥善保管以备使用。5、名片的制作与申请、缴纳话费、需出差人员机票、车票预定6、费用登记7、短信系统的管理现在公司使用的是统一短信平台系统在使用中，每次需要发信息，在“短信发送记录表”中登记摘要并要相应需发短信的主管级人员签字。8、上传下达通知工作六、办公室5s管理1、检查公司干净整洁度，保持公司良好形象。2、各部门负责各自办公区域的日常管理, 保持现场清洁有序；3、公司办公室负责不定期的对各部门现场进行检查并考核4、部门负责人为第一责任人，办公室检查发现问题后，向该办公中心部门出整改通知，如整改无效，扣罚责任人50元/次，在当月工资中扣除。5、下班前检查复印机关机，关闭所有电源，负责关好门窗。如果有人加班，一定问清楚有没有锁门的钥匙，并交代关闭电源，关好窗户，锁好门。七、人事管理1、招聘信息的发布，根据用人的部门岗位职责筛选简历，并通知合适的人员到公司面试。安排面试时间，确保相关人员都在公司。2.每日早晨做好考勤的严格把关。负责每月统计公司员工的考勤情况，考勤资料存档。每月月初打印上月考勤记录，做成考勤表交给财务人员。3、新员工办理入职手续。签合同，填入职登记表，看身份证原件并收取身份证复印件1份，学历证书1份，2张一寸近期免冠照片。把所有员工档案保管好，做好保密工作！为新员工开通工作邮箱。加入工作群。3、办理离职手续，填写离职申请表，手续完成后取消工作邮箱，删除群，通讯录，短信平台信息。八、负责展厅的物品管理。范围：a.布板b.灯具c.饰品d.地毯样块e.窗帘杆，轨道f.绑带g.壁纸板子h.吊卡等。1.负责展厅物品的看管工作，不得丢失。有外人来公司时要看管好公司产品及其他公司财物。2.所有展厅产品全天摆放整齐。3.每月至少3次进行展厅物品盘点。每月10.20.30日固定盘点。并向订单部交盘点记录。4.有新产品进入展厅，及时向订单部门索要新的艾瑞根展厅商品报价。布板、壁纸板类产品贴编码(编码由订单部提供)摆放整齐。九、办公用品管理。办公用品的盘库、购买、领用、结算1、每月23-25日对库存办公用品进行盘点，制作办公用品库存统计表提交行政主管审查，若有用品数量不足或领用完，及时上报，进行补充2、每月25-28日通知各部门提交下月所需办公用品清单，统计出购买清单后报行政主管审批，批准后联系购买送货。确认收据或发票无误后，填支款单签字后到财务领取。3、员工领用所需办公用品进行登记并给予发放4、保持库房的干净、整洁。十、行政主管交代的临时事务。专心-专注-专业