采购业务流程及采购总监岗位职责书(共6页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上进货业务流程1.1业务说明签订进货合同之后，采购员通知仓库部门准备收货。仓库部门根据进货合同或者收货通知单对所收货品进行初步核对，并通知质检部门对货品进行品质检验。质检合格的货品由仓库部门选择合适的货位入库，并将收货信息反馈给采购员。如果质检不合格，则选择拒收、退货或是代管等方案进行处理。收货之后，采购员根据库房部门的收货信息和与供应商签订的合同最终确定这笔进货业务（主要是确定该笔进货的价格），然后库房部门和财务部门分别记保管帐和商品帐。1.2名词解释l 首营对象：在历史中没有进行过业务往来的供应商、厂家、销售客户、货品等业务对象。l 新供应商：采购员在采购货品时，发现的能降低公司采购成本的新的供应商。l 新厂家：采购员在采购货品时，发现某一经营品种有新有质优价廉的生产厂家。l 新货品：采购员在采购货品时，发现的新品规和新厂家的货品。l 首营相关资料：药品生产批文、质量标准、药检报告，证书与注册商标复印件、物价资料、药品包装、标签、说明书、样品、企业证照、法人授权委托书等。如果是进口药品还要提供口岸检验报告、进口药品注册证等。l 进货合同：合同分为书面合同、电话合同、口头合同等，在应用业务系统后，有二套合同：一套为物理形式存档用的书面合同，一套是计算机中的电子形式的合同。在计算机系统中执行后的合同可以被后续的业务进行部分或全部数据的引用。l 货先：指货先到，进货发票未到或先不与供应商结算的进货业务。l 款先：指对方先开发票，我方付货款后才到货的进货业务。l 收货：仓库对来货的接收，但不作为入库的依据。l 代管：对于质量不合要求的来货或是不能确定来源的货品，仓库暂时代为保管，所有权还不是仓库的。l 收货处理方案：库房收货的来源有进货、销售退货、误收等，相应对收货的处理方式也各不相同：分进货、销退、代管或不确定。这种库房对来货的处理方式即为“收货处理方案”。l 暂估入库：在未收到供应商开具的正式进货发票前，不能确切确定进货的价格（成本），此时以一个估计的购进价格入库用为货品入库成本。l 入库记保管帐：仓库保管员根据实际的来货和已填写的入库单，确定货品的仓房货品存放位置，增加保管帐商品的库存数量。1.3流程图1.4流程图说明按照GSP规定，所有进货业务都必须始于合同，所以，进货业务流程从制订进货合同开始。进货合同制订之后（此时，合同的状态为“已签”），系统从合同自动生成收货通知单，并在合同中显示已经正确的生成了收货通知单。如果因为某些原因要修改合同，具有该权限的人员要首先将合同的状态改为“未签”，此时，该收货通知单被系统自动作废，当合同修改结束、状态变为“已签”的时候，系统依据新合同再自动生成一张“收货通知单”。生成的收货通知单可以在系统提供的“收货通知单管理”功能中查询出来。当然，采购员也可以在“收货通知单管理”功能中手工录入一张通知单，通知配送中心库房部门保管员准备收货。库房部门收到货品之后，先根据送货人员出具的送货单在“收货通知单管理”功能中查询出相应的收货通知单，并对货品的数量、外观等进行初步核对。之后，收货人员进入系统提供的“收货管理”功能，利用“勾兑收货通知单”操作勾兑相应的收货通知单，在对其中的信息进行适当的修改后保存（此时该收货单的状态为“临时”），并打印送检单（即临时的收货单）交质检部门进行质量检验。质检部门检验合格后，进入“收货管理”功能，根据验收结果对该收货单进行相应的修改，并通过“确定”操作将该收货单的状态变更为“确定”；若检验不合格，则按照其它收货处理方案来处理。对于确定后的收货，库房部门要将货品入库。货位优化功能是根据货品的分类和货位的分类对本批购进货品的存放货位进行自动优化，并将优化之后的货位作为缺省货位信息提供给保管人员，保管人员可以根据实际情况对货品实际摆放的货位进行调整，并将货品放入调整后的货位。同时，采购员得到确定后的收货单，即可进入系统提供的“进货单管理”功能中，利用“由进货合同生成进货单”、“由收货单生成进货单”或“勾兑进货合同”等操作来填写进货单。进货单上的进货价格信息是从进货合同上得到的，而数量信息是从收货单上得到的。采购员保存进货单，意味着这一笔进货业务被最终确定了下来。同时，系统根据该进货单自动生成入库单和进货类传票，作为库房和财务分别记保管帐和商品帐的依据。库房部门在得到入库单之后，先要利用系统提供的“复核修改入库单”功能来检查入库单上的货位与货品实际入库的货位是否相同，若不同则修改入库单，之后，利用系统提供的“入库记保管帐”功能将该入库单记账。同时，成本会计在“查询传票分录”中查询到根据该进货单生成的传票，并将之记存货帐和采购帐（借记存货、贷记采购）。1.5单据说明1、 收货通知单：从合同自动生成，与合同一样也是总单细目类型；也可以手工填写。总单信息项：制单日期、通知单编号、通知单类型、通知来源、来货单位、运输标志、入库库房、收货地点。细目信息项：货品名称、规格、产地、单位、数量。说明：系统单据，不打印。2、 收货单：勾兑收货通知单生成，也是总单细目类型。总单信息项：制单日期、收货单类型、来货单位、发货时间、收货时间、货运单号、收货员、库房部门、保管帐。细目信息项：货品名称、规格、产地、基本单位、基本单位原发数量、基本单位实收数量、使用单位、使用单位原发数量、使用单位实收数量、批号、有效期、包装名称、包装大小、供方单号。说明：系统单据，不打印。3、 送检单：由收货单中的部分信息组成，是收货人员通知质检部门进行检验的依据。信息项：送检日期、购进单位、品名及规格、单位、包装规格、实收数量、产地、批号、有效期、备注。说明：系统单据，打印。备注：打印单据的具体信息项需要与德仁堂相关人员探讨决定。4、 验收单：质检员根据送检单对货品进行质量检验后，在临时收货单中增加相应信息后的单据，也即确定的收货单。其信息项除临时收货单中包含的之外，还有如下一些。增加的细目信息项：基本单位合格数量、基本单位不合格数量、使用单位合格数量、使用单位不合格数量、贮存条件、运输条件、检验单号、检验人员、检验时间。说明：系统单据，不打印。5、 进货单：从收货单和合同勾兑而成，是业务上和财务上确定货品购进的依据。也是总单细目类型。同时，由进货单中的部分信息组成打印单据。总单信息项：制单日期、供应商、发票类型、发票精度位数、发货日期、收货日期、货运单号、对方凭证号、合计金额、付款币种、汇率。细目信息项：品名、规格、产地、包装、基本单位、基本单位数量、单价、金额、成本单价、成本金额、税率、使用单位、使用单位数量、保管帐、承付方式、付款期限、计划付款日期、计划付款数量、供方单号、批次号。打印表头信息项：进货单号、合同编号、购进单位、总金额、不含税金额、开单日期。打印分栏信息项：合同号、品名及规格、单位、批号、数量、单价、金额、产地、不含税单价、不含税金额。打印合计信息项：税率、不含税合计金额、合计税额、合计金额。打印表尾信息项：录入人员、验收人员、记账人员、采购人员。说明：系统单据，打印。备注：打印单据的具体信息项需要与德仁堂相关人员探讨决定。6、 入库单：在生成进货单的同时系统自动生成，是库房记保管帐的依据。对于本次进货的每一种货品生成一张入库单。也是总单细目类型。总单信息项：保管帐、品名、规格、产地、基本单位、基本单位入库数量、使用单位、使用单位入库数量、来货单位、到货日期。细目信息项：批次、批号、货位、状态、数量。说明：系统单据，不打印。1.6报表说明1.7岗位职责1、 采购员：获得确定的收货单后勾兑收货单和进货合同生成进货单。2、 收货人员：接收供应商送来的货品，根据采购员发送的收货通知单初步核对货品，并勾兑收货通知单生成临时收货单，同时打印送检单通知质检部门进行验货。3、 质检员：根据收货人员开具的送检单对入库货品进行质检，相应地增加收货单的验收信息并确定收货单。4、 保管人员：货位优化并入库；在得到入库单后修改货位信息并记保管帐。5、 成本会计：根据进货单生成的进货类传票记采购帐和存货帐。1.8岗位操作规范1.9注意事项1.10配置说明专心-专注-专业