公司印信管理办法(共17页).docx

精选优质文档-倾情为你奉上公司印信管理办法（试行）第一章 总则第一条 为进一步规范我公司印章的管理以及委托书、授权书、介绍信等的办理，根据三十所相关规定，结合我公司实际情况，特制定本办法。第二条 本办法适用于全公司文件、便函、合同、协议书、证明、证件、证书、报表、奖状等各类文书的用印以及委托书、授权书、介绍信等的统一办理。第三条 综合管理部是印章刻制、使用监督和销毁的归口管理部门，是公司级委托书、授权书、介绍信等的归口办理部门。第四条 各子公司、中心、事业部的自有印章，需设专门管理部门及人员，适用公司管理方式，由综合管理部不定期进行监督检查。第二章 印章管理第五条 印章的刻制、保管、使用和销毁，必须严格审批，并登记备案，按规定办理。第六条 印章刻制（一） 自本文发布之日起，不允许下属子公司、中心、事业部未经批准私自刻印任何级别及形式的公章；（二） 公司一级印章由综合管理部统一管控，公司印章损坏时，由综合管理部填写印章刻制审批表（附件1），经公司领导审批后，由综合管理部安排刻制。（三） 公司二级印章由各子公司、中心、事业部自行保管，在印章损坏时，由印章管理部门填写印章刻制审批表（附件1），经综合管理部及相关领导审批后，由印章管理部门安排刻制。第七条 印章保管印章保管实行“谁保管，谁负责”。（一）我公司印章分为一级和二级印章。一级印章指以“XXXXXXX公司”打头的印章；二级印章指公司下属子公司、中心、事业部使用的印章。一级印章由综合管理部保管，二级印章由下属子公司、中心、事业部设置专门部门或人员保管。（二）管理印章由所在部门责任领导指定专人（鉴印员）负责，并须确保只有自己能控制该印章，否则由此产生的责任由保管人承担。（三）鉴印员不得私自自用、外借、丢失印章，未经批准不得将印章交接给他人，否则由此产生的责任由保管人承担。（四）二级印章的管理责任由子公司、中心、事业部领导负责，设置或变更鉴印员需到综合管理部备案，填写印章管理变更登记表（附件2）。第八条 印章使用（一）印章使用总原则1、呈报给上级领导或相关部门的材料原则上统一采用公司一级印章；2、呈报公司领导的材料原则上不用印，由子公司、中心、事业部领导签名落款即可；3、非要求必须使用电子印章投标的特殊项目，在不能确保电子印章不被复制的情况下，对外不允许使用电子印章；4、二级印章和一级印章在对外使用时都必须严格审批，慎重使用。（二）直接用印情况1、公司制发的红头文件，领导已签发的，可直接用印。2、公司领导意见在用印材料上签名的，可直接加盖一级或二级印章；子公司/中心/事业部领导已审批或签字的，可直接加盖二级印章。用印时需在用印登记表（附件4）做好登记。3、已经完成合同审批流程或其他签批手续的材料，可直接用印。（三）印章使用审批印章使用审批，实行“谁审批，谁负责”。1、除直接用印情况外的其他材料用印，由经办人填写用印审批表（附件5），一级印章由公司领导审批或授权审批，二级印章由子公司/中心/事业部领导审批。2、除使用发票专用章和财务专用章的财务例行、常态化材料外，其他需使用印章的材料都必须填写用印审批表由业务所在子公司/中心/事业部领导审批。3、原则上单位印章不用于职工个人私事，确因需要，经办人填写用印审批表，二级印章经主管领导审批后方可用印；一级印章必须由所在子公司/中心/事业部领导审批签字后方可用印。4、公司一级印章，涉及一般性用印都须经公司领导审批后办理；重大事项、合同、协议等必须经公司总经理审批后办理。涉及一般用印主要是指：银行业务相关材料；税务业务相关材料；各类资质申报及年检材料；项目申报材料；招投标文件；购销合同材料（除委托授权事宜由法定代表人亲签）；专利申报材料；人事考核、劳动合同材料等。（四）用印规定1、外文函件用印必须附部门领导签名的译文；2、经办人不允许鉴印员审核用印件内容时，鉴印员可拒绝用印；如印件内容确实不宜鉴印员知晓，可由印章管理部门领导亲自用印。3、用印文本要求：出现用印内容有误，或文理不通，打印字迹不清、书写潦草、有涂改、有错别字、可能产生歧义的表达等情况时不予用印；落款距正文末行的最大距离为40mm（空两行），留出空白超过规定距离过多的不予用印；用印的页面没有正文只有落款的不予用印；印章名称必须与用印件的落款一致（代章需注明）。4、严禁在空白的证明信、便函、请柬、协议书、合同、报表、证书、奖状、证明等公务文书上用印。5、原则上印章不借出使用。确因工作需要，使用部门需填写用印审批单，在使用栏内说明借出理由，经相关公司领导审批后到印章管理部门办理印章借出使用登记表（附件6）手续，用后及时归还。借出期间保管人须做好印章的管理，确保印章安全，否则由此产生的责任由保管人承担。第九条 印章销毁（一）综合管理部负责公司一级印章的更换及销毁，二级印章的销毁及更换由印章管理部门负责，销毁前须提前向综合管理部办理手续，不得私自销毁印章。（二）销毁前由综合管理部对将销毁印章进行登记、拓印，并经部门领导审核，公司领导审批。（三）二级印章销毁后，印章管理部门需将销毁回执复印件交综合管理部归档。第三章 委托书、授权书办理第十条 原则上全公司使用统一格式的委托书、授权书（附件7、8）。由业务部门经办人填写好正文打印纸件后，交综合管理部在正本上编号、加盖公章。正本交还经办人，存根联留综合管理部存档。二级授权参照执行。第十一条 需要公司总经理签名落款的委托书、授权书，需交总经理亲自审签。若总经理在外不能亲签，可由业务部门请示总经理同意后可先行办理，待总经理返回后再存根联补签名。业务部门未得到总经理同意要求办理，产生的一切后果由业务部门承担。第十二条 确因工作需要，部分业务管理部门可使用特殊格式要求的委托书、授权书。由该部门自行制作正本和存根联，办理程序同第十条、第十一条。第十三条 严禁在空白的委托书或授权书上用印。第四章 介绍信办理第十四条 因公需要开具介绍信，由当事人填写开具介绍信审批表（附件9），经部门领导和综合管理部审批后，在综合管理部开具介绍信（附件10）。二级部门参照本条执行。第十五条 职工因私需要开具介绍信，须经其所在部门领导在介绍信存根联签名同意后方可办理。第十六条 严禁开具空白介绍信。第五章 监督检查第十七条 综合管理部对各子公司/中心/事业部印章使用管理情况采取季度抽查的方式，在印章保管、使用审批、登记等方面进行规范性检查，对发现的问题给予相应处罚。第十八条 检查中如发现未经审批擅自用印、因使用或保管不当导致印章损坏甚至丢失等情况，将对具体经办人、部门鉴印员、部门责任领导给予全公司通报批评和200元-1000元的罚款。如上述情况给本单位造成损失的，除应当赔偿损失外，构成犯罪的，移交司法机关处理。第十九条 对伪造印章、使用伪造印章或未经批准私自刻制印章者，一经发现严肃处理并处以5000元罚款，情节严重，构成犯罪的，移交司法机关处理。第二十条 鉴印员私下自用、外借、未经批准将印章交给他人的，处罚款500元-2000元；情节严重，构成犯罪的，移交司法机关处理。第六章 附则第二十一条 本办法由综合管理部负责解释。第二十二条 各子公司可参照本办法制定本公司的印信管理办法。第二十三条 本办法自发文之日起试行。原公司相关印信管理制度及相关签批用表单同时作废。附件1印章刻制审批表（ ）年第 号申请部门经办人联系电话申请理由刻制新印章名称尺寸数量重刻旧印章名称尺寸数量申请部门领导意见公司领导意见综合管理部意见印章刻制办理人确认签字说明：刻制新印章必须经公司领导审批，旧印章损坏重新刻制由所在子公司/中心/事业部领导签批后交综合管理部备案。附件2印章管理变更登记表印章名称（拓印）：印章管理部门部门责任领导印章管理人变更事项及情况说明变更日期附件3公司现有公章信息统计序号公章名称管理部门管理人1XXXXXXX公司综合管理部2XXXXXXX公司发票专用章财务部3XXXXXXX公司财务专用章财务部4总经办5财务部6财务部7总经办8财务部9101112131415161718专心-专注-专业附件4用印登记表第 页用印日期用印人用印内容印章名称用印份数审批领导备注附件5用印审批表（ ）年 第 号申请部门经办人联系电话使用理由用印材料名称印章名称用印份数申请部门领导意见印章管理部门领导审批公司领导审批总经理审批印章管理人用印日期说明：1.使用本部门二级印章，由子公司/中心/事业部领导审批后用印。 2.使用其他部门二级印章，由印章管理部门领导审批后用印。 3.使用公司一级印章，由公司领导审批或总经理审批后用印。 4.同一材料若需使用多个印章，须分别提交申请并分别审批。附件6印章借出使用登记表（ ）年 第 页借用部门借用保管人借出日期印章名称审批单号归还日期归还接收人备注附件7委托书（存根联）XXX（ ）委字第 号经办部门： 经办人： 经办日期：委托人：被委托人：委托范围：有效期限： 年 月 日至 年 月 日委托书XXX（ ）委字第 号 ：兹委托 （职务 ）代表我单位处理以下事项。委托处理范围：有效期限： 年 月 日至 年 月 日XXXXXXX公司 年 月 日附件8授权书（存根联）XXX（ ）授字第 号经办部门： 经办人： 经办日期：授权人：被授权人：授权范围：有效期限： 年 月 日至 年 月 日委托书XXX（ ）授字第 号 ：兹授权 （职务 ）代表我单位处理以下事项。授权处理范围：有效期限： 年 月 日至 年 月 日XXXXXXX公司 年 月 日附件9开具介绍信审批表（ ）年 第 号申请部门经办人联系电话派出人员前往单位前往单位处理事项申请部门领导意见公司领导意见综合管理部审批附件10介 绍 信（存根）XXX（ ）介字第 号 ： 兹介绍 （ 人），到贵处办理 事宜，请予以接洽。有效期限： 年 月 日至 年 月 日XXXXXXX公司 年 月 日介 绍 信XXX（ ）介字第 号 ： 兹介绍 （ 人），到贵处办理 事宜，请予以接洽。有效期限： 年 月 日至 年 月 日XXXXXXX公司 年 月 日