费用管理规定(共9页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上XXXXX电子科技有限公司费用管理规定 二一六年九月一日一、总则1.1制定费用管理规定的目的是通过规范费用管理，强化过程控制，增强公司竞争力，提高营运效益。1.2本规定适用于公司全体员工，职工薪酬及不可控费用不属于本规定管理范畴。1.3费用预算与分解1.3.1公司财务主管部门牵头制定年度费用预算对费用进行管理。将年度明细费用项目分解到各归口管理部门和使用部门，落实责任人，充分发挥各归口管理部门的管理职能，调动各使用部门的积极性。1.3.2费用按习性分为固定费用和变动费用:固定费用预算的重点是额度控制；变动费用预算重点是费用开支标准控制。1.4费用报销1.4.1所有费用原则上在当月应报销完毕，特殊情况下可延迟到下月报销，超过三个月仍未报销的费用不得再报销，如因领导原因未批准备的除外。1.4.2为了真实反映费用使用情况，各项费用的使用、报销应建立相关明细台帐。1.5费用通报1.5.1公司财务主管部门每月将对费用的开支情况、累计费用开支情况、节约或超支情况、奖惩情况进行通报。1.5.2公司财务主管部门于每月定时出具相应的财务报表。二、 职责2.1财务主管部门的费用管理职责：负责制定公司费用管理制度，检查该制度的执行情况，有权就不按制度报销费用的行为向员工提出整改要求，并应及时对实施情况进行反馈。2.2财务主管的费用管理职责:主要检查各项报账的手续是否已签字完毕，表单填列的是否符合规定，特殊费用的手续是否经总经理审批，对其手续的合法性、完整性负责。2.3报帐会计的费用管理职责:进行审核，主要对出差报账的票据金额进行检查复核，发票是否真实，有无连号情况、信息平台的打印件是否附在旅差费的报销表后、出差申请单手续是否完毕、报销标准是否符合规定等。三、具体费用报销3.1 差旅费3.1.1差旅费是指公司员工因工作需要到外地出差发生的交通、住宿费和生活补助等费用。3.1.2除总经理以外的出差人员应在出差前应向总经理进行申报，并到综合部进行登记。3.1.3 出差人要严格按照差旅费的报销标准使用差旅费，尽可能减少公司开支。3.1.4出差规定：总经理：一般乘坐飞机经济舱、火车软、硬卧。副总经理、部门经理及以下人员：原则上不许乘坐飞机，因公务紧急或特殊情况，出差人员需事先请示总经理批准后，方可坐飞机经济舱。火车行程在10小时（含10小时）以上的，可以乘坐火车硬卧；行程在10小时内的，乘坐火车硬座。出差人员按级别在标准以内实报实销，超过标准的部分由本人自负，同性两人以上出差必须合并住宿。总经理按实际发生的出租费用进行报销。副总经理 、部门经理及以下人员出差原则上不予报销出租费用，因特殊情况确需乘坐出租车的，须事前申请予以报销。3.1.5差旅费报销规定交通费按标准据实报销，报销时附正规车票。伙食费按标准据实报销，报销时不附发票，按实际天数补贴，第一天和最后一天减半。住宿费按标准据实报销，报销时提供相应的正规住宿发票。打的费按标准和相关规定报销，报销时提供正规车票。在出差期间发生需要业务招待费的,按招待费报销规定执行。发生的费用低于标准的据实报销；高于标准的，超支部分自行承担。出差人实际发生的差旅费超过规定标准的，经请示总经理同意后可以据实报销。未经批准的出差，公司不予报销任何费用。所有出差人员必须在回公司后1个工作日内销差，7个工作日内报销完毕。带车出差人员，可以报销加油费用、路桥费用、停车费用等，加油费应根据车辆加油数量记录表登记的里程数、加油量、加油金额计算。3.1.6市内交通费报销规定公司员工在本市内公出办事，无需或没有派车者，可乘坐公共汽车、地铁，按实报销，无特殊情况下不允许报销打的费。因业务接待需要，或时间紧急，或携带重要资料和物品而无车可派的，可自觉从严控制乘坐的士。 使用公司统一充值的公交地铁卡出行的不再报销市内交通费。3.1.7出差领备用金规定：出差人员出差前需借领备用金的，必须将前次出差的费用报完而且备用金余额不够本次出差费用的，方可填写借款单，并按程序进行批领。3.1.8 差旅费的报销标准见附表。3.2 招待费3.2.1招待费实行专项管理，归口管理部门为公司综合部。3.2.2任何招待事项发生前必须履行事先审批程序。由经办人员填写招待申请单，报所在部门和总经理批准，后到综合部登记备案。特殊情况下可以先口头申报，招待完毕后补办。3.2.3招待事项经办人要根据来宾人数、级别和重要度确定招待档次，严格控制陪客人数，实行“对口接待”，陪客人员必须为工作、业务相关人员，参陪人员由主陪确定，陪客人数原则不超过3人。3.2.4公司根据招待需要储备招待用酒和招待用烟,以减少费用支出。3.2.5所有招待费用、内部聚餐费报销均须附正规发票和经核批的招待情况说明单，按财务报销流程执行。3.3 通讯费3.3.1通讯费包括电信网络费、固定电话费、员工手机费补贴和其它相关通讯费用3.3.2报销标准：电信网络费和固定电话费按实报销；员工手机费补贴的报销标准,见附表。3.3.3 通讯费报销流程1.1.1.1.1.2.1.1.2.1.1.1.2.2.1.1.2.3.1.1.2.4.每月初由综合部根据运营商提供的费用清单和发票进行按实报销。每月10日前由综合部按标准出具员工的手机费通讯补贴表报总经理批准后，在员工当月工资进行发放。1.1.2.5.3.4汽车费3.4.1汽车费指因使用公司所属各种机动车辆（汽车、轿车）所发生的有关费用支出，包括油料费、修理费、停车费、过桥费、年审费、车辆保险费、车船使用税、养路费等。3.4.2公车发生的费用根据发票据实报销。3.5会议费3.5.1会议费指公司召开董事会、股东会、等所组织会议的参会费用。公司召开董事会、股东会所需经费，在董事会费中列3.5.2参加行业协会、政府等所组织会议，应经总经理批准，按照会议通知缴纳会议费。会议提供食宿的，按会议标准报销，并不再报销生活补贴。报销时，应将会议通知、会议纪要及相关领导批复作为附件，连同发票等有效票据一并提交。3.6办公费3.6.1办公用品包括日常办公文具、控制办公文具、办公用具等，综合部负责公司办公用品的归口管理。3.6.2办公用品的采购按公司物资采购流程办理。3.6.3综合部根据各部门的需求配置、发放办公用品。办公用品发放后，应按部门、个人建立办公用品领用台账（一次性消耗品除外）。凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。3.6.4各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象，对于公司内部文件资料，提倡使用二手纸（机密文件除外）。公司所有员工应当爱护办公用品，公司根据办公用品使用人追究损坏赔偿责任。3.7 福利费3.7.1福利费主要用于解决员工及其供养直系亲属日常因生、老、病、死，婚、嫁祝贺及其他专项列支费用。公司按实际发生支付日常福利费和专项福利费。3.7.2福利费报<薪酬管理规定>确定的标准进行报销,原则上要附票报销。3.8其他费用的报销3.8.1其他费用主要包括中介机构费、财产保险费、招聘费、图书资料费、专利及维护费、劳动保护费等。3.8.2其他费用使用的原则：所有其他费用必须事前申请，先申请后使用，一事一申请，3.8.3其他费用使用申请的流程：经办人填写费用其他费用申请单,经所在部门和总经理审批后方可使用。遇到会影响正常生产等特殊情况下，不能及时填单的，必须先用电话等临时方式请示，事后在2个工作日内按流程补单申请。3.8.4 其他费用报销入账的规定：其他费用中凡有实物的必须办理入库手续，入库单是报销入账的依据之一。其他费用也必须及时取得相关增值税发票，无增值税发票的要说明情况，并在费用使用时将相关税款损失在价格中扣回；每次金额在200元以下，可以不开增值税票，但必须是国家规定的普通发票。其他费用报销入账的附件：国家规定的发票、申请单或相应的新件入库单、旧件报废入库单等，粘贴整齐，缺一不可。固定资产增加的，入账报销时也必须提供固定资产移交表、工程决算书及相关原始附件。报销办公用品、书籍资料、低值易耗品等实形费用的，必须有领用人签收和部门领导签字确认，以便费用划分，方可报销。购买零星材料及委外加工费应及时取得相关增值税发票,无增值税发票的要说明情况，供应商需补交我公司损失税款，报销时所附发票与商品入库单内容必须一致，包括单位名称、金额、采购项目等，并附于“费用报销单”后，粘贴整齐，经部门领导签字确认后方可报销。四、发票管理与单据使用4.1发票取得规定4.1.2经办人员须及时取得合法、合规和金额正确的发票，否则审核人员有权退票或核减该部分费用，出现下列一种或多种情况的票据均系无效票据：非税局认定的虚假发票，审核人员发现虚假发票予以没收并作登记备案；发票未在正确的位置准确填写公司全称；发票被涂改或字迹模糊；大头小尾的阴阳票据；未加盖“发票专用章”或“财务专用章”；出票单位地址和出差地不一致；发票日期和出差日期不匹配；发票单位、付款单位及合同单位不一致。4.1.2 因加工、修理修配、购买增值税应税货物而发生的费用，必须取得增值税专用发票，否则审核部门人员有权退票，专用发票除注意上述各条外，还应注意：专用发票所有项目填写准确、齐全，“公司名称、税号、账号、地址”等栏目务必完全符合公司财务部提供的开票信息；专用发票抵扣联不得粘贴，不得签字，不得折叠；采购物资取得的增值税专用发票必须办理入库手续，否则拒收或退回，因此造成逾期不能抵扣的由经办人自行负责；汇总开具的增值税专用发票必须附有一式二份、填写齐全并盖有“增值税专用发票”或“财务专用章”的销货清单，清单汇总金额与发票金额一致； 运费发票的托运单位、收货单位、发货地及收货地填写完整。4.2票据粘贴票据粘贴应上对齐和左对齐，粘贴顺序为自左向右，超过粘贴单部分应沿右边和下边向内折叠，使之整齐、美观。发票粘贴仅能使用胶水，禁用订书针，粘贴后所有票据号码及税务章要求保留齐全、清晰可辩。不得使用碳化传真件作为报销附件，不得使用圆珠笔、铅笔、彩笔填写。票据分类粘贴，如车票、住宿票、复印、邮费、电话费、运费、油费、通行费、修理费、招待费、办公费、水电气、房租等类别，否则一律退回。粘贴后须写明经办人、票据张数、总金额，并注明原由、证明人等。车船及飞机费的票据必须一个起讫的票据贴在一起，往返分开贴。4.3 报销单据使用公司统一费用报销单格式，此单由当事人根据业务需要提前填写，经审批后方可在限额内使用，该单用于招待费用批示、临时大额借款等。公司统一差旅费报销单格式，此单只用于交通费、住宿费及出差补贴的填报，除此之外的费用应另行填制费用报销单，不可与差旅费混在一起。公司统一费用报销单格式，此单用于差旅费之外的报销。4.4报销单据的填写要求是：使用钢笔黑（或蓝黑）色墨水填写，且笔迹工整清晰；全部栏目填写齐备，语言简洁、精当、扼要；差旅费用填写时按照出差地点和时间先后顺序，依次分段填写相关栏目；费用内容分类填写，其填写顺序和后附发票分类粘贴顺序保持一致；金额大小写一致。五、费用审核程序5.1公司费用审核实行“三级审核”制度5.2部门审核：对费用项目作出确认，是否符合部门规定或事前批示，是否真实合理，费用申报金额符合规定标准。5.3财务审核：财务部门专门接收、登记和核查报销单据，内容有:前道手续是否齐全，发票是否合法、合规、准确，票据粘贴、单据填写是否规范，数字加计是否准确，费用报销金额是否符合规定标准，费用是否分类等.审查会计审核后，将无效不合规单据退回相关部门，有效单据递交财务负责人审审批，财务负责人审批后报总经理批示。5.4总经理审核批示：为最终审批程序。特殊情况下，可授权其他人在授权范围内审核批示，审批后由财务部领回办理支付手续。六、附则6.1凡以上报帐核查的岗位人员，必须各负其责，如发现弄虚作假，处以50-200元罚款。6.2财务部门在审核报销费用时，凡是发现报销人员报销费用违背费用控制规定，未附特别申请报告的，一律不予报销。6.3 报销标准和相关表单6.3.1 差旅费报销标准6.3.2 招待申请单6.3.3 员工手机费补贴标准6.4 本规定从发布之日起执行。6.3.1差旅费报销标准类别地区类别A等B等其他职等住宿补贴标准特区和直辖市500170150副省级和省会城市300140120其他城市200120100伙食补贴标准特区和直辖市3008080副省级和省会城市2005050其他城市1003030交通补贴标准不带车2004030自带车自带公车出差，不报市内交通费；自带私车出差，按每公里1元给予燃油补贴交通工具的乘坐标准飞车经济舱无无火车软卧硬卧硬卧汽车实报实报实报备注：1、燃油补贴依据燃油票报销；2、如遇特殊情况，也可以报销飞机经济舱票，但事先须征得股份公司总经理同意。6.3.2 招待申请单招待申请单时间地点主宾及人数主陪（主持）预算额(元)经办人招待情况说明经办人（签字）： 部门负责人（签字）：综合部（登记）： 总经理（签字）：6.3.3 员工手机费补贴标准职等总经理副总经理销售人员和采购人员其他员工手机费用100020010050专心-专注-专业