费用报销管理制度(共6页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上投资控股集团公司费用报销管理制度发文单位财务管理部发文日期2016-05-01文件编号制度字【2016】 号受文单位财务管理部抄送单位集团各部门、各分、子公司生效日期2016-05-01版 本A页 数5页保密性一般 机密 绝密时效性一般 紧急 特急编写审核批准费用报销管理制度1. 目的1.1为规范公司费用审批流程和权限，合理规划公司费用支出，杜绝费用报销乱报、虚报现象，规避公司资金运营风险，特制订本制度。2. 适用范围2.1. 本制度全面适用于集团所有各部门及其下属的全资子分公司、控股子公司3. 管理职责3.1 集团各部门、各子分公司及分支机构负责按本规范执行。3.2 财务管理部负责本规范执行情况的监督、控制和检查。4. 费用报销单据的分类4.1 费用报销单适用于公司各项经济业务发生的费用报销的凭证。4.2 费用报销明细表：适用于多项经济业务发生的凭证，费用报销单的附件，详细记录各项经济业务发生费用的明细表。4.3 报销单据粘贴单：适用于粘贴各项经济业务产生费用的原始单据。粘贴原始单据的方法：按费用报销明细清单从左到右到费用项目，按照经济业务发生的时间顺序粘贴。5. 单据的填写要求5.1 单据书写要求：各种单据必须使用黑色签字笔或钢笔填写，否则一律不得报销，字迹必须清晰、不得涂改。5.2 填写内容要求：填写报销单事项的相关内容，不得少填、漏填，内容摘要必须具备时间、地点、人物、 事件等要素；报销金额严格控制在预算费用或报销标准范围内。5.3 数字大写: 零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万。5.4 各公司经济业务往来需要开发票报销时，所开的发票抬头必须是各公司的公司全称。 6. 附单要求6.1. 各项报销时必须附上完整、有效的原始凭证（如发票、收据及其他各种单据，原则上报销需提供正式发票），否则财务管理部有权拒收报销单据。 6.1.1 定额发票: 须盖有填制单位的公章方为有效发票，财务管理部才能予以报销。 6.1.2 非定额发票：须盖有填制单位发票章，发票抬头必须为集团或下属公司全称，可向上游厂申请费用的单位填制为上游厂方公司的单位全称。 6.1.3 所有发票必须到国税网或地税网进行查验，发现假票一律不得报销。 6.1.4 不同类型的发票顺序要一致，如住宿费的和住宿费用发票必须按顺序粘贴一起。例：粘贴顺序第一张为餐票第二张为住宿票第三张又是餐票为粘贴不合格。 6.1.5 收据与发票需要分开填写报销。如3月5日住宿为收据单据需单独填写报销单据。 3月6日有发票的可填写到一张报销单据上。 6.1.6 车辆维修有发票且有维修清单和维修申请单必须在一张单上粘贴到一起。 6.1.7 所有的住宿发票需提供住宿明细清单，出差随行人数及住宿天数，某某城市到某城市。 6.1.8 所有报销出差交通费用，交通明细需在个人费用报销明细清单填明起始地点、票据类型及票据金额,方便核对及统计。6.1.9 督办餐费及部门聚餐餐费，需写明具体参加人数，按照50元/人金额实报实销。6.2 经济业务所发生的费用对方不能提供正式发票时，报销时用其他正式票据代替的，要求必须提供盖有填制单位公章的收据，但该笔费用由受益人承担10%的税费。业务招待餐费、高铁车票及飞机票报销必须有正规发票，否则报销人承担10%的税费。6.3 附单粘贴面大小必须与报销单据一致（不得使用钉书钉及大头针等金属材料固定），页面必须平整， 不得凹凸不平。6.4 所有小写金额前面必须增加￥符号，大写金额前面需.6.5 当业务事项或金额超出公司各项管理标准的，或者各项管理标准未涉及的，应提供详细书面报告。6.6 财务管理部在审核过程中发现不符合公司制度、虚假单据、不合法及超标的现象时，需告知该部门助理，由部门助理收到反馈信息及时与当事人沟通。7. 时间期限要求7.1 当月发生的费用在次月规定时间结算完毕，跨月不允许报销。 7.1.1 报告类行政开支：关于行政部提交的宾馆住宿、员工餐费、水电费、办公用品申请等报告，实行每月一报，在当月12号前提交，17号财务管理部审核完毕。 7.1.2 员工车辆保险理赔款的确认，由财务部出纳在每周五下班前将本周内收到员工车辆保险理赔款的明细发至车辆管理科科长武俊，次周周一下班前行政管理部车辆科根据财务提供款项负责将返回员工或冲销借支的凭证统一交到财务管理部审核。 7.1.3 集团车辆油卡与粤通卡,由武俊负责收集车辆使用责任人及费用的明细,在次月3日前提交到财务管理部进行费用分摊。集团固定电话及网络费用,由 IT人员在当月15日提供使用部门及费用分摊明细至财务管理部进行费用分摊。 7.1.4 每月最后一天(节假日不顺延)各公司车辆管理助理将集团所有权属下销售与服务车辆、 当月车辆驾驶负责人报备至行政管理部车辆管理科科长武俊及4008呼叫中心处。 7.1.5 员工个人费用：各公司各部门助理在每月12日前提交员工个人费用至财务管理部费用会计审核，节假日不顺延，当遇节假日请各公司各部门助理与费用报销人员提前做好沟通工作，跨月费用不予报销。 7.1.6 采购入库时，人力资源部在商帅系统开具一式三联«采购入库单»,采购与仓库管理员签字确认,备注工作联系单的单号、供应商送货单号等采购相关信息；采购人签字确认采购供应商的名称、商品规格、单价、数据与总金额等采购资料,仓库管理员确认实物与采购资料是否相符； 若仓库管理部初步检査出质量出现问题或实物与采购资料不相符的情况, 收货当天应以书面说明原因向采购人员反馈,由人力资源部部长跟进,人力资源部、财务管理部、领用人各存一联。 7.1.7 行政物资领用时，人力资源部在商帅系统开具一式三联商帅«销售出库单»,领用人与仓库管理员签字确认,各注用途:办公领用、促销会议、招待礼品、工作联系单单号等相关信息; 领用人签字确认领用物料名称、规格、数据,人力资源部、财务管理部、领用人各存一联。 7.1.8 人事费用分摊，当月集团各分公司社保、公积金、个入所得税及员工养老金,每月20日提交财务管理部审核, 22日财务部审核完毕。 7.1.9 促销会议决算报告在会议结束一周内提交财务管理部审核,财务管理部在两天内审核完7.2 特殊情况：因特殊情况不能按时报销的，须提现详细书面报告，经子公司总经理或管理副总裁同意方可执行跨月报销。7.3 其他的货款费用结算按具体合同约定时间执行。8. 费用报销审批流程及流程节点管理8.1 经办人填写费用报销单，借款凭据中须明确填写真实报销理由等必备填写的内容，每月报销一次。8.2 收单及审单时间 8.2.1 费用单据每月收一次。 8.2.2 驻外人员需在每月 7 日下班前将费用单据交由各事业部的部门费用助理，每月 12 日下班前部门 费用助理统一交由财务部审核。 8.2.3 费用审核时间若如遇节假日则往后顺延。 8.2.4 费用单据审核时间：业务内容部部门助理职能部门经理/项目公司总监/人力资源部财务管理部总经理分管总裁/董事长财务出纳培训费、春节探亲路费、意外保险费、特殊人才招聘费车辆费用、房租、水电费、购买日常办公用品、回司住宿费用3个工作日2个工作日2个工作日2个工作日4个工作日差旅费、业务招待费、运费、邮递费等其他费用具体时间每月8-10 日每月11-12 日每月13-17 日每月18-19 日每月20-21 日每月22-25 日9. 费用报销审批权限9.1 权限审核人必须对报销人的报销事项及报销费用的真实性、必要性予以负责，费用报销金额在费用预算和标准权限范围内签批。“谁签批 谁承担”的原则。9.2 审批的流程及权限见附件费用审批权限新（2016年修改）。9.3 因公发生的费用由经办人根据经办业务类型填写费用报销单。9.4 工作经济业务，需要发生招待业务费（含餐饮费、礼品等），另附业务招待费申请单。9.5 虚假报销费用处罚：当事人处以乐捐虚报金额 8 倍的处罚，公司有权与其解除劳动合同关系；直接上司处以乐捐虚报金额 50%处罚；子公司的部长级处以乐捐虚报金额 30%处罚；子公司的总监级处以乐捐虚报金额15%处罚；子公司的总经理处以乐捐虚报金额 5%处罚。若虚报金额超过 500 元，则以侵占公司财产论处，触犯十大天条，公司有权与其解除劳动合同关系。9.6 分公司申请的综合管理费用，如房租、水电费、购买日常办公用品及办公设备等预算费用在每月 25 日下班前以书面/传真件形式提交财务管理部分公司管理科，财务管理部在二个工作日内完成预算总费用审核，管理副总裁一个工作日内审批完毕，出纳在一个工作日以补足额定借款额超出部份支付。9.7 部门费用助理、职能部门第一负责人/子公司总监/总经理必须对报销人报销事项的真实性以及报销内 容予以确认。9.8 费用会计初审，收到凭证内三个工作日完成，审核报销人是否违反公司财务制度（如报销金额是否超标、是否违反相关协议及合同、取得的凭证是否合法等），当业务事项或金额超出公司各项管理规范标准的，应及时与财务管理部部长协商处理，对各项管理规范未涉及的费用支付不予办理。（特殊情况需出具书面报告，通过审批流程后方可办理。）9.9 财务管理部部长复核，收到费用会计审核完毕报销单据 2 个工作日内完成报销复核工作。 9.9.1 负责审核报销人、部门负责人、会计主管是否有违反公司财务制度的情况，并进行及时反馈和协调解决。 9.9.2 判断经济业务性质, 对业务的轻、重、缓、急进行分类，以便于对上呈报时进行有效的处理。 9.9.3 当报销事项或金额超出公司各项管理标准的部分不予处理。9.10 副总裁复审，收到财务管理部部长已经审核并签署意见的凭证后 2 个工作日内完成复审，签批工作。 9.10.1对财务管理部呈报的报销相关凭证进行复审，审核相关人员及部门负责人的签批意见。 9.10.2对业务复审无误的，且金额在权限审批额内予以审批；当金额超过权限审批额外的呈上总裁/董事 长签名审批。9.11 出纳付款：对已签名审批完毕的报销单，在 4 个工作日内准备资金并予以支付。9.12 财务管理部按照部门将费用报销清单表发放至各部门助理处，部门助理在 2 个工作日内根据财务管理部反馈费用差异情况与所属部门的人员进行核对，若存在差异，费用报销人可与财务管理部进行核对并明确最终的处理结果。如无及时反馈，当无异议处理。10. 本制度自签发与已颁发制度相抵触之处，以本制度为准。11. 本制度解释权归财务管理部，财务管理部负责制度的执行和监督过程管理。12.1 本制度自批准之日起批准审 核编制及解释修改记录修改人修改日期集团财务管理部 2016.05.01生效日期：2016年05月01日 发至：公司各部门、各子分公司专心-专注-专业