公司接待管理办法(共11页).docx

精选优质文档-倾情为你奉上有限公司文件编号GY-XZ- 主导部门人力行政部公司接待管理办法制定日期2017年9月04日生效日期2017年10月13日警告: 本文件为内部文件，未经部门经理批准，禁止复制及泄漏。编 制：_ 审 核： _ 批 准： _ 修订履历记录修订日期版本文件编号修订内容生效日期修订部门会签部门总经办财务部人力行政部客服部企划部线上推广部推广一部推广二部商务部会签专心-专注-专业公司接待管理办法 一、目的为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。 二、对外接待部门及接待范围1、公司人力行政部为公司负责接待的职能部门。2、遇到重大接待工作和活动，可由总经办协调若干部门共同做好此项工作，有关部门要积极主动配合。3、本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。4、接待的对象分为内宾和外宾。三、接待原则-遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而去。1、对等原则：对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等同级别出面，特殊情况高规格接待；2、对口原则：各职能部门对口接待，综合性接待时各部门应予以协调，相关部门出面结单。3、 保密原则：接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，巧妙回避不宜回答的问题，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。4、 节约原则：内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数，坚决杜绝高消费，避免不必要支出；5、 服务原则：接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到，并充分利用公司资源，宣传企业及产品，提升公司知名度及美誉度；6、优先原则：重大接待活动优先安排。（1）、根据来宾类别及活动的重要性，接待分为A 、B 、C、D 四级：级别来宾类别陪同人员准备事宜A级省、市级以上领导、重要客户、外宾，董事会及集团重要活动公司总经理级以上中层干部列队迎接，各部门整理工作场所，条幅欢迎，全程摄影，会议室备用B级政府部门主要负责人，分公司领导、重要参观团体、客户、高管会议等副总经理对口部门负责人各部门整理工作场所，条幅欢迎，全程摄影，会议室备用C级公司项目负责人、联运公司负责人、合作团体公司相关部门负责人相关部门出门迎接，会议室、招待室备用D级政府部门一般工作人员，一般参观团体，一般客户，集团一般工作会议，其他一般来访人员对口部门负责人，行政人员各部门整理工作场所，跟踪引导（2）、宴请1） 宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐；2） 举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定；3） 注意有违来宾人员其风俗之菜肴等事宜；4） 接待用餐标准；招待重要官员、关系户200元/人.餐以上招待联运公司、项目合作者150200元/人.餐较重要官员、关系户120150元/人.餐地方一般干部80120元/人.餐外单位来人、常客（通常指工作进餐）2050元/人.餐（3）住宿安排与标准：序号招待级别标准审批权限1A级四星级以上酒店总经理2B级四星级酒店总经理3C级三四星级酒店相关部门负责人4D级三星级以下酒店人力行政部4）文艺晚会不倡导，但可根据活动目的、来宾兴趣，接受能力，安排和选定节目。（5）参观游览根据来访目的、性质、来宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。五、 接待内容和程序1、接待内宾：1）接受任务弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。2）布置接待提出接待一件：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。3）迎接安排根据来宾身份、人数、性别，预定招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。4）看望、商议日程来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。5） 安排有关领导会见按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间6） 陪同人员。组织活动实施按参观、靠餐目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报，座谈会。7）送别根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿账目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。8）小结每次较大规模接完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。2、接待外宾：接待内容与程序与接待内宾基本相同，主要内容和注意点为：1） 迎送：安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。2会见会谈：会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。我方人员应提前到达，并在门口迎送。对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。带团负责人安排在我方主谈人右手第一位，其他外宾可依次随便落座。 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾最高级别领导人坐右边中间，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 如有合影，应事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。六、接待涉及部门相应职责及要求1、申请部门：提前1-3天填报客户来访接待申请表（详见附件由人力行政部协调安排，派专人根据来客具体到达时间负责迎接。2、 接待流程人力行政部：负责全程接待事宜，并做好相应计划与准备。（具体参见人力行政部接待细则） 1）人力行政部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。 2）人力行政部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。 3）人力行政部须准备安排横幅、制作欢迎牌、指示牌、电脑、音响设备、投影设备、烟茶。如有特殊需要，准备会场花卉、水果、领导席签、安排礼仪人员，并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等。 4）如需宴请，人力行政部提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；酒水和香烟需各部门负责人到人力行政部办理手续领取。5）如需留宿，人力行政部提前按接待标准预约好来宾入住酒店，酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等。 6）如需接送，人力行政部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好。 7）人力行政部根据情况提前购买车票及机票。3、以上来宾如属于联运客户，则由商务部负责接待事宜，涉及重大接待活动，同人力行政部与总经办协同执行。七、信息反馈1、接待人员应及时撰写重要来访信息；2、将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。附则1、 本办法由人力行政部解释执行，由公司总经办批准后颁布生效。