公司印章管理办法细则(共7页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上*建筑有限公司公司印章管理办法细则*建筑有限公司文件 为了加强*建筑有限公司公章的管理，确保公章的正确使用，特制定公章管理使用制度。 对任何企业来讲，都需要具有公章，而公章作为公司进行公务活动，行使职权的重要标志，一定要加强管理。为了加强公司公章的管理，确保公章的正确使用，必须制定公章管理使用制度。 第一条、为了保证 *建筑有限公司 （ 以下简称“公司” ）印章刻制、保管以及使用的 合法性、严肃性和安全性，依据公司规范运营、防范风险的管理规定，有效地维护公司利益，特制定本管 理办法。以下各部门含分公司及子公司（见公司组织架构）。 第二条、本管理办法所指印章包括公司印章（公章） 、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章、公 司各行政章等具有法律效力的印章。第三条、本管理办法适用于公司公文、信函、函授委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外 签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。 第四条、印章授权管理和使用部门（及分公司、子公司） ： （一）公司印章，由公司董事长（总经理）授权向相关部门核发或核销； （二）公司印章由董事长授权以下部门分别管理和使用： 1、 公司行政章、法定代表人印章由公司办公室负责管理和使用。 2、 财务专用章、发票专用章由财务部负责管理和使用。 3、 合同专用章由公司法务部负责管理和使用。 4、 公司其他部门因工作需要配置的其他用途公章 （专项业务章、 各部门用章等） 时亦应按本办法执行。 5、 凡应工作需要并符合本条规定配置印章或更换印章需向公司办公室上报书面申请， 经董事长批准同 意后配置或更换印章。 6、 印章的刻制必须符合国务院颁布的有关公章刻制的规定。 统一由公司办公室负责， 经公安机关核准， 到指定的单位刻制；印章的规格、样式由公司办公室按有关规定办理。 第五条、印章的管理 （一）公司的所有印章，均由公司办公室负责登记、留样并确定印章保管及使用责任人（以下简 称为印章专管员） 印章启用时由公司办公室下发 。 关于公司启用有关_专用章的通知 （详 见本管理办法附件一） ，注明启用日期、发放单位和使用范围和启用印模。 （二） 办公室向印章专管员提交印章时， 应填写 公司印章留样备案表 （详见本管理办法附件二） 。 （三）由于印章磨损而更换印章，仍需在公司办公室登记、留样。 （四）公司部门撤销或重组，原部门有关印章交回公司办公室，由公司办公室负责销毁。 （五）严禁印章专管员将印章转借他人。 （六）印章丢失时，印章专管员应当及时向公司办公室书面报告，公司办公室应及时采取相关补 救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处罚等。 （七）公司决定需要停用印章的，由董事长签字同意后由公司办公室下发关于公司停用有关 _专用章的通知 （详见本管理办法附件三）将停用原因、时间通知公司各有关部门，并收回停用的印章切角封存或销毁。 （八）未经股东会和法定代表人授权和批准，任何部门（及分公司、子公司）和个人不得擅自刻 制印章，违反本项规定致公司造成的全部经济损失由当事人向公司承担全部赔偿责任。 第六条、印章专官员的职责 公司所有印章专管员应遵守本条以下规定： （一）印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁紧保险柜内，妥善保管，不得将 印章存放在办公桌内；次日上班后，应首先检查所保管印章保险柜有无异样，若发现意外情况应立即 报告。设立使用登记台帐。 （二）印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章授权人应指定他人代管印章，印章专 管员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。 专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起始日期，实行管印人员登 记备案制，以明确责任，落实到人。 交接工作时，应严格办理交接手续，填写本办法附件四的（印章交接单） ，登记交接日期、管理印 章类别。交接人员签字，印章授权人签字认可后备存。 （三）印章专管员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。未按批准权限用印或用印审批手 续不全的，印章专管员不予用印；经办人拒绝印章专管员审批文件内容或审批手续的，印章专管员可 拒绝用印并报告领导处理。 （四）印章专管员用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要 一致，不漏盖、不多盖。介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。 （五）印章专管员不得擅自用印，一经发现、严肃处理；若因擅自用印导致公司遭受经济损失时， 由其承担全部赔偿责任并按公司人力资源管理的规定进行处罚。 （六）印章专管员离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工作的一部分。印章专 管员离职时，须办理分管印章的移交手续并填写印章专管人离职交接单 （详见本办法附件五）后方 可办理离职手续。 (七)禁止任何人未经批准携带公章外出。如确需带出使用时，须经董事长批准并填写公章外出使 用审批单 （详见本办法附件六）方可带出；非公章专管人员携带外出时，用印人还应填写本办法附件 四的印章交接单办理交接手续后方可带出。 第七条、各类公章的使用规定 （一）公司印章的使用 1、办理使用公司印章的事项，须由业务经办人认真填写相应的审批文件并按取得相应权限领导的审批 同意意见后，连同需用章的文件等一并交印章专管员，由其审核审批手续齐备后用印。 2、凡有公司对应权限管理领导签署的文件或发文批准书、业务报表、邀请函等，可直接加盖相应的公 司印章，但印章专管员仍应按照本条第 3 项规定填写上海爵晟建筑装饰有限公司用印审批记录单 （详见 本管理办法附件七）并留存复印件以完善相关档案，依据本条规定填写的单据无需审批人签字。 3、除本条第 2 项规定的情况外，凡加盖公司印章的存根类介绍信（开局时必须按要求认真填写存根） 、 便函、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函等文件，均需填写上海爵晟建筑装饰有限公司用印 审批记录单并经相应管理领导审批签字同意后，方可使用公司印章。 4、公司印章、法定代表人印章、财务专用章及公司其他印章（合同专用章除外）所用印的文件、资料、 附件资料及上海爵晟建筑装饰有限公司用印审批记录单作为用印凭据档案由印章管理员留存。涉及法律等重要事项需使用印章时，须依有关规定经公司法务部门审核签字后方可使用。 5、公司任何部门（及分公司、子公司）和个人不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖公司 印章，禁止在手写文件上加盖公司印章。 6、公司任何部门（及分公司、子公司）和个人禁止在内容填写不全的文件或空白的纸张、介绍信、便 函、证件、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函上加盖公司印章。 7、私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信时，由行政人事部严格审批，符合要求后 办理签字备案后盖章。 8、以公司名义签定的合同、协议、订购单等，由各部门专业人员及负责人审核并会签（合同、协议会 签单） ，公司领导批准后方可盖章，并备案留底。 9、公章使用（公司红头文件除外） ，必须见公章审批单批准后公章管理员方可盖章，公章管理人 员应严格履行登记手续，因使用公章不当造成损失的，应追究其相应责任。 10、印章应及时维护、确保公章清晰、端正。 11、对调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须持有效身份证件材料（签字说明后， 经人事行政部经理审批签字备案后，方可盖章。 （二）合同专用章的使用规定 1、对外签署的合同或协议，应按公司章程及公司合同管理规定办理审批程序。 2、公司合同专用章由公司法务部门指派专人担任印章专管员负责保管。 3、需使用合同专用章时，经办人应填写公司合同专用章用印审批单 （详见本管理办法附件八）经 公司对应管理领导审批同意方可用印。交公司管理领导审批的合同，应注有公司法务部、顾问律师及该合 同对应的业务部门负责人的审核意见。 4、用印的合同上应当先由合同授权签约代表人签字并注明年月日后，方可用印。 5、禁止在手写合同或合同内容不全的合同上加盖公司合同专用章。 6、对外签署的合同或协议等，须在合缝处加盖合同专用章。 （三）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务专用章的无须办理本条第（一）项的审批 程序。公司对外报送的各类业务报表（财务报表、统计报表等）及其他需用公司财务印章的文本等，须按 规定办理用印手续。 （四）公司其他各部门印章、业务专用章的使用，由相关部门或部门做出相关规定，并报公司办公室 备案。 （五）公司各类印章实行用印登记制度，印章专管员应每年度 6 月 30 日前、12 月 31 日前应将该期间 填写的用印登记簿 （详见本管理办法附件九）及用印资料档案全部移交公司档案保管人存单。 第八条、法律责任 （一）任何人员必须严格按照本制度规定程序使用印章，不符合本制度规定时，不得擅自使用。 （二）违反本制度的规定使用印章，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评 教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。 第九条、附则 （一）本办法附公司印章管理的相关文件范本。 （二）本办法自发布之时效实施。 （三）本办法由公司办公室负责解释。附件一： 公 司 文 件*建筑装饰有限公司办发 办发20_号关于公司启用有关_专用章的通知 专用章的通知 关于公司启用有关*建筑装饰有限公司各部门及分子公司： 根据*建筑装饰有限公司公司印章管理办法第_条的规定， 由于_，现公司已启用“_专用章” ，该印章由公司_部门管理，专管人员为_。为实 现公司各部门业务对接、规范我公司的对内对外管理，自_年_月_日 起，启用本通知附件的公章，原“_专用章”印章同时废止。 特此函告。 附件：新旧印章样式 _年_月_日 新印章样式 旧印章样式主题词：印章 抄送：启用 ， 公司办公室通知 ， _ 年 _ 月 _ 日印发 ，附加二： 附加二：公司印章留样备案表NO：_ ： 印章名称：_章审批人：_刻制人：_启用时间：_ 配置及保管部门：_ 印章用途：_ 印章专管员：_印章留样本留样印章自_年_月_日启用。 印章领用凭据及承诺： 本人作为本留样印章的保管及使用责任人， 于_年_月_日自公司办 公室领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章，依照公司印章管理制度 使用印章、登录该印章的使用记录、保管相应的审批文件资料；若因本人故意或 过失使用本印章导致公司遭受经济损失时， 本人自愿全额赔偿对公司因此导致的 全部经济损失并接受公司的相应处罚。 印章管理员：_ _年_月_日 附件三：公司文件*建筑装饰有限公司办发 办发20_号用有关_专用章的通知 关于上海爵晟建筑装饰有限公司停用有关专用章的通知 *建筑装饰有限公司各部门及分子公司： 根据_公司公司印章管理办法第_条的规定，由于 _，现公司决定作废停用原由公司_部门专 管人员_管理的“_专用章” 。 _年_月_日前加盖该印章的全部公司文件仍然有效。 特此函告。 附件：停用印章样式 _年_月_日 停用印章样式主题词：印章 抄送：停用通知：公司办公室_年_月_日印发附件四： *建筑有限公司印章交接单NO：_ ：部门名称：_ 交接印章名称：_ 交接日期：_月_日 用印注意事项说明： 1、交接人双方的行为均应遵守_公司公司印章管理办法之规定。2、其它说明事项：_ _ _ 3、印章留样：留样4、本印章自_年_月_日时起，经印章授权人签字确认后，其保管责 任和用印责任均由印章接收人_负责。移交人：_接收人：_年_月_日_年_月_日印章授权人签字确认：_ _年_月_日附件五 附件五：*建筑有限公司印章专管人离职交接单 NO：_ ： 部门名称：_ 离职交接印章名称：_ 1、离职人员应当将本印章交付继任印章专管员，交接人双方的行为均应遵守 _公司公司印章管理办法之规定。 2、离职人员应当将其管理本印章期间的全部用印备案资料一并移交给继任印章专管员， 并书面确认除前述印章资料外， 再无其他用印情况； 若有遗漏用印情况导致公司遭受的经济损 失，无论公司何时发现，印章专管人均对前述损失承担全额赔偿责任。 3、其它说明：_ 4、印章留样：5、本印章自_年_月_日时起，经印章授权人签字确认后，其保管责 任和用印责任均由印章接收人_负责。移交人：_ _年_月_日接收人：_ _年_月_日印章授权人签字确认：_ _年_月_日附件六：*建筑有限公司印章外出使用审批单 印章外出使用审批单NO：_ ：1、部门名称：_ 2、外出印章名称：_ 3、使用日期：_年_月_日 4、用印事项：_ 5、外出使用原因：_ _ _ 6、用印责任人：_ 印章留样：7、本印章自_年_月_日_时经授权人签字同意外出使用期间， 其保管责任和用印责任均由印章_负责。申请人：_ _年_月_日印章授权人签字确认：_ _年_月_日附件七： *建筑有限公司用印审批记录单NO：_ ：申请人：_；申请日期：_。申请人所在部门：_。 所在部门负责人审核意见：同意（由当事人勾选）_。文件名称 正/复印件 正本 复印件 正本 复印件 正本 复印件 正本 复印件 审批同意人 【本栏根据是 否需要逐级审批的具体 情况填写， 不需填全所有 栏目】 办公室负责人 财务部负责人 法务部负责人 总经理 董事长 申请使用的印章： 公司印章 法定代表人印章 合同专用章 财务专用章 已用印 _（保管人签名）_（日期） 已用印 _（申请人签名）_（日期） 用印情况（由当事人勾选） 同意 同意 同意 同意 同意 签名： 签名： 签名： 签名： 份数 用途说明备注说明注意事项用印文件的复印件作为本审批单位必须附备的文件。附件八：合同专用章用印审批单NO：_ ：申请人：_；申请日期：_。用印申请部门 经办人签字 甲方：合同份数 联系电话签约方乙方： 其他方： （包括担保方或丙方）涉及金额 签约负责人 部门经理签字 顾问律师意见： 联系电话 法务部意见：总经理审批董事长审批附件九：*建筑有限公司_印章使用登记簿 印章使用登记簿NO：_ ：【_年_月_日至_年_月_日】填表部门：_填表人：_序号盖章时间文件名称及发 文号批准部门批准人印章专管员 或代行人印备注专心-专注-专业