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    文书管理制度(共4页).docx

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    文书管理制度(共4页).docx

    精选优质文档-倾情为你奉上文书管理制度模板一、总 则1.为提高组织管理工作的效率,确保文书事务正常顺利进行,特制定此制度。2.文书是指业务工作中往来公文、报告、决议、规定、合同、许可证、电报、账簿与图表参考书等一切事务用书与公文。3.文书的管理原则为:(1)所有文书归公司所有并收藏,任何人不得私自占用;(2)所有人必须严格保守文书的机密;(3)文书的收发、领取与寄送工作,由企业总务部门负责。4.文书的处理方式:(1)文书的处理必须以“准确”、“迅速”为原则,不得有误或延迟,同时须明确相关人员的责任;(2)凡重要事宜的请示、指示、汇报、报告或记录,一律以“文书”的形式进行;二、文书的收发与处理1.文书的收发:到达文书应由文书主管部门接收。对一般的文书,启封后送达相应部门;对私人文书,直接送达收件人。2.文书分为以下五类:绝密文书、秘密文书、机密文书、普通文书和可传阅文书。3.机密文书的封缄应由文书封面上所标明的发文者封缄;机密文书的开启应由信封上所指名的人开启;其他人不得擅自封缄或开启机密文书,职务上有此项权利者除外。4.普通文书应由部门经理及其以上的人员或指定人员负责处理。处理过程中遇到异常情况或重要事项,应向上级机关汇报并听候指示;超越自己范围的、涉及多个部门管理的事项,应与关联部门商议处理;处理时,存在分歧意见的,应请上级主管部门协调解决。5.文书阅览或传阅后,阅览者或传阅者必须在文书后附的阅览/传阅表上签字,或填写阅览意见。三、文书的请示审批1.凡是涉及到企业经营发展事项的文书,必须向总裁、董事会请示,总裁、董事会批复后,方可进行相关处理。2.须请示的文书事项主要包括:(1)有关公司经营发展的计划与安排及企业的各种制度性规定、变更或废止;(2)各种重要的合同、契约的签订、解除与变更;诉讼行为;(3)重要的人事安排及组织机构的增减;(4)与政府有关的各种事项;(5)与固定资产和所有者权益有关的事项;(6)预算与决算,借款与贷款;(7)其他重要事项3.只有部门经理以上人员有权就相关事项以文书的形式进行请示,并对其请示审批的文书认真、仔细的斟酌,保证其准确性;如遇紧急事件,可以非文书的形式请示,但事后需以文书形式补写请示提案上报。4.请示提案文书必须编号,注明请示者姓名、部门,并签章;请示文书内容应包括标题、正文、事由、说明及相关附录;涉及多个部门的,应一式多份,分别送达相关部门。5.上级部门就文书所请示的事项批准后,应将文书批复返回,并由请示部门予以执行,请示文书原件由文书主管部门妥善保管。四、文书的制作与发送1.文书的制作要求(1)文书必须一事一议,语言措辞要严谨、准确、规范、简明扼要。(2)文书的起草必须征得相关领导的同意,起草人或修改人必须在文书上署名,文书草稿必须保存。(3)文书需要附有相关资料和文件的,必须附有相关资料与文件。重要的文书还需经公证。(4)审批者审批完文书之后应在文书上签上自己的姓名,以明确责任。3.文书的署名要求(1)企业内部一般往来要求的文书,只需主管署名;单纯的部门上报文书,只需部门署名;重要文书,按责任范围由总裁、副总裁或有关部门主管署名。(2)合同书、责任状、政府许可申请书或回执公告等,须总裁署名。(3)其他文书,可署部门主管的职务与名称。4.文书的印章要求(1)文书正本上必须加盖文书署名者印章,副本可加盖署名者或部门印章。(2)如署名者暂时不在的,可由代理者或执行者暂时印章代替,但文书存档前必须加盖署名者印章。(3)以部门或公司名义起草的文书,应加盖相关责任人的印章。(4)需加盖总裁印章或带有公司字样或总裁职务字样的印章,必须填写委托申请书,经部门主管批准后,向总务部门提出申请,总裁同意后,到印章保管员处盖章。5.文书发送要求(1)公司内部文书不做封缄。(2)外发文书,需明确注明接收或发送的单位名称、地址、发送或接收人的姓名,并注明快递、邮寄、面呈或转交等相关字样。(3)重要的文书须交文秘室回执或回复,(4)寄发文书前须在“发信登记本”上做好相关登记工作。五、文书的整理与保存1.文书应按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理或编辑,并在相关文书登记簿上做好登记,归档保存。重要文书,如不动产权利书、合同书等,应填写重要文书目录。2.文书的保管统一由总务部门保存,分支机构或分公司的重要文书由主管保存,其他文书由各部门保存。重要的文书一般存放在保险柜或带锁的文件柜里。3.根据文书的重要程度不同,文书的保存分为永久保存文书,如重要的协议书、重要的政府许可证书;保存十年的文书,如人事任命书、财务会计账簿、神奇审批提案的文书;保存五年的文书,如较重要的文件;保存一年的文书,如调查报告等。4.保存期满,没有必要再继续保存的文书,经领导决定,填写废除理由和销毁日期备档,以焚烧的形式销毁。5.文书的借阅,必须做好相关的借阅记录,并注明归还日期。借阅人须持有文书借阅证。专心-专注-专业

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