接待管理办法(修订)(共23页).docx

精选优质文档-倾情为你奉上接待管理办法第一章 总则第一条 为落实集团接待工作管理办法，规范接待工作，根据有关规定，结合公司实际，制定本办法。第二条 本办法所称接待工作，包括会议、会见、考察调研、学习交流、检查指导、商务洽谈、外事交往、请示汇报工作等活动的策划及组织实施。业务招待费是指执行公务或开展业务活动需要合理开支的接待费用，包括业务往来活动中发生的餐饮费、纪念品费、食品费等。第三条 本办法适用于公司本部。第二章 总体要求第四条 接待工作应遵循以下基本原则：（一）务实节俭。接待活动应本着主动、热情、务实、从简的原则，勤俭节约，杜绝浪费，尊重少数民族风俗习惯。不安排违反中央“八项规定”的接待内容，不安排鱼翅、燕窝等高档菜肴。（二）事前审批。接待事项需事先按公司规定程序报批。（三）预算管理。接待费用实行预算管理、总额控制、按规定列支。（四）监督检查。公司纪检部门要监督检查接待工作开展情况，确保严格执行规章制度。第五条 接待工作中发生的餐费、纪念品等接待费用需纳入年度财务预算管理，履行年度财务预算审批程序。第六条 接待工作开展时，需严格执行住宿、餐饮等标准，企业负责人参加的接待活动，相关标准按职务消费管理办法规定的标准执行。第七条 接待费用需做好台账登记管理，注明公务宴请标准、人数等内容。第八条 接待工作需围绕公务活动开展，不得扩大参加人员范围，不得用于私人活动。第九条 接待工作需注重仪表形象和言谈举止，做到热情周到、大方得体、务实高效。第三章 接待范围及来源第十条 接待范围：与公司、领导、各部门有工作或业务联系的单位人员。第十一条 接待任务来源：（一）外单位来文、来电、来访的接待；（二）外出联系、协调工作的接待；（三）业务部门对客户的接待；(四) 领导直接安排的接待。第四章 职责分工第十二条 公司本部的接待工作，办公室为归口管理部门，本部各部门为接待工作的主办部门。（一）办公室负责组织、指导接待工作，负责承办重要接待工作，审核公司领导出席的接待方案。（二）各部门为公司相应分管领导的接待工作及对口接待的主办部门。（三）每项接待工作都应明确接待主办部门，接待主办部门负责汇总接待信息、制订接待方案、组织实施接待工作。（四）涉及多个业务部门时，主办部门为负责主要工作内容的对口业务部门或领导直接指定的部门，相关业务部门负责做好配合工作。第五章 接待程序及实施第十三条 按照对口接待原则，根据不同的任务来源组织相应的接待工作：（一）外单位来文、来电、来访到对口部门的接待任务：属部门主办的接待，由该部门直接负责组织接待，费用列入部门定额。外单位来文、来电、来访到办公室的接待任务：属办公室主办的，直接组织实施，属部门对口接待的，办公室根据工作关联性，确定并通知接待主办部门组织接待，费用列入部门定额。（二）各部门外出联系、协调工作的接待任务，由各部门自行组织接待，费用列入部门定额。（三）部门邀请公司领导出席的接待活动，费用列入部门定额。（四）公司领导直接安排的接待任务，由接受安排的部门负责组织接待，费用列入领导职务消费台账。第十四条 各部门负责领导安排、陪同领导外出联系、协调工作的接待，事前需填写“接待签批表”（附件1：接待签批表），并经部门负责人签字报分管领导批准后，送办公室备案，费用列入领导职务消费台账；如任务紧急、在外地接待等特殊原因，可以先组织接待，事后补签“接待签批表”，否则视为部门接待，费用进入部门定额。第十五条 接待主办部门应提前搜集接待信息工作。接待信息包括带队领导、联系电话、人数、姓名、职务、民族、性别，活动内容及要求，到达、离开时间及方式，随访工作人员名单、用车数量、车型、车牌号码等内容；并及时将接待信息分送办公室及有关部门。第十六条 接待主办部门负责组织起草接待相关材料及汇报材料。第十七条 根据需要，接待主办部门负责制作接待手册（见附件2，根据实际情况选择模板），作为接待资料分送有关领导和客人。第十八条 接待主办部门负责制定接待方案，经办公室审核后，报出席接待工作的领导审批。（见附件3：接待方案模板）。第十九条 接待工作方案审批后，由接待主办部门负责落实，办公室配合相关工作。第二十条 接待活动中，有会见内容的，公司领导的接待活动，由主办部门(或分管部门)协调，负责服务、记录、报道以及整理备忘录等工作。接见活动中有工作洽谈形成共识的备忘录，按程序签批，分送相关领导、部门及单位。第六章 接待标准第二十一条 接待标准的基本原则是：对外适度，对内从紧；标准规范，节俭大方。第二十二条 住宿标准：根据客人需要，安排在公司内部酒店或签约酒店，房费客人自理。第二十三条 宴请标准：（一）宴请和会议不使用香烟，工作餐不使用酒水，接待主办部门负责预算接待费用。（二）公司领导出席的接待活动，按照职务消费管理办法规定的标准执行；其他人员出席的接待活动，餐饮标准一般不得超过200元/人。（三）宴请应以客人的餐饮习惯为主，体现当地饮食特色。（四）接待酒使用标准：原则上每次接待只使用1次茅台酒，其余使用省内其他品牌的酒类价格不得高于600元/瓶。（五）接待白酒领用数量，原则上按就餐人数每3人领用1瓶，接待主办部门按此标准进行合理使用和有效控制。（六）合理控制陪餐人数，来宾10人以内时陪餐人员不超过3人，10人及以上时陪餐人员不超过来宾人数的三分之一。接待主办部门的工作人员不参加陪餐，安排工作餐。第二十四条 纪念品标准：（一）纪念品主要是体现地方特色、反应企业风貌为主的有纪念意义的物品。（二）以公司名义接待赠送和收受纪念品由办公室统一管理。纪念品赠送按相关制度执行。第二十五条 迎送及陪同：（一）到机场或车站接送重要领导、重要客户，由1名相关领导或对口部门负责人接送。（二）部门对口接待，由对口部门安排接送。（三）公务接待中，不组织职工迎送、不张贴欢迎标语、不悬挂欢迎横幅、不铺设红地毯。（四）接待上级公司领导，公司陪同人员原则上23人；到生产企业检查调研，合计陪同人员不得超过3人。（五）集团公司或相关专业检查组到单位检查工作，由公司对口部门根据要求安排人员陪同。（六）陪同检查尽量轻车简从，除领导车辆外，随行车辆不得超过2辆，基层单位不超本单位工作区域迎送。第二十六条 各部门自行组织的接待，原则上参照以上标准执行，具体由部门自行控制。第二十七条 接待过程中，如需调整接待标准，经请示公司领导批准后实施。第七章 费用及物资管理第二十八条 公司领导职务消费的业务招待费、各部门及下属单位的接待费用实行预算管理，定额使用，办公室根据集团公司下达的预算总额，合理分解并下达公司系统各单位招待费预算定额。第二十九条 各单位应对业务招待费季度预算执行情况进行分析，预算执行存在异常的单位，应及时查明原因并报告解决措施。第三十条 各单位业务招待费预算在执行过程中，预算编制基本条件发生重大变化的，可以编制预算调整方案，经本单位企业主要负责人签批后，进行调整。第三十一条 业务招待费报销前，必须完成签批程序，各部门的接待签批表自行备案备查。（一） 本部接待费用报销审批程序：1业务招待费单笔支出2000元以下的，由分管领导审批签报；2业务招待费单笔支出超过2000元的，由分管领导审核后，公司总经理审批签报；3业务招待费需经办公室进行统计、审核；（二）财务人员对业务招待费报销单据是否齐全、审批是否完整进行审查，对不符合报销流程、审批权限的业务招待费，财务部有权拒绝受理。第三十二条 按照业务招待费预算责任部门、整体支出进行明细核算，建立相关费用台账。（一）公司领导进行业务招待活动所发生的全部费用，归属参加活动的公司领导，在其职务消费的业务招待费预算中列支，由办公室统一安排，指定专人管理、报销。（二）办公室安排专人进行业务招待费的备案管理，做好领导职务消费的费用统计和台账管理，每月向公司领导反馈一次。第三十三条 部门负责接待的接待物品领用，必须填写物资申领单，由部门主任签字，到办公室领取，费用计入部门定额，每月由办公室向财务部提供各部门接待物品领用费用统计，财务部负责各部门接待费用的账务处理，并每月公布一次。第三十四条 领导安排接待的接待物品领用，由责任部门填写物资申领单，报公司分管领导签字，费用列支领导职务消费台账。第三十五条 茅台酒的领用，填写物资申领单，由部门主任签字、经董事长或总经理签字同意。第八章 公司领导检查、调研第三十六条 公司领导和部门到所属单位检查工作或到所属单位所在地进行考察调研，由所属单位负责组织接待工作，就餐原则上安排在工厂食堂。第三十七条 公司领导到所属单位检查工作的新闻报道由被检查单位安排采写，经办公室或党群部审查后，按相关规定在宣传平台上登载。领导讲话录音，由所属单位负责记录和整理，报领导本人审批后，方可下发。第九章 接待纪律第三十八条 参与接待人员必须遵守接待管理制度和公司纪律，维护公司利益和形象。第三十九条 接待人员应增强保密意识，对接待工作的内容严格保密，接待资料由主办部门负责回收管理。第四十二条 各部门接待应一事一清，发生费用的，应于接待结束后（或发票开具日）的当月报销接待费用，一律不准私自签单、挂账。第四十三条 接待工作中禁止以下行为：（一）公司系统内单位、部门之间相互宴请。（二）公司系统内以各种名义相互赠送纪念品。（三）安排接待对象到高档娱乐、休闲、健身、保健等经营场所活动，用公款购买香烟、高档酒、礼品、消费卡等。（四）转嫁接待费用，变相列支接待费用。（五）不履行业务招待费预算、审批程序及突破报销审批权限等。（六）违反规定用公款支付非因公费用。（七）不执行或变相执行本办法及职务消费管理办法。第四十四条 办公室定期对办法执行情况进行监督检查，对违反规定情况需予以通报。第四十五条 业务招待费年度预算及执行情况，需定期通过职工代表大会等形式进行公开，接受监督。第四十六条 监察、审计部门需将接待工作纳入监督检查，对违反管理规定的行为，要严肃处理，纳入企业负责人考核。附件：1.接待签批表2.接待手册3.接待方案模板附件1 接待签批表专心-专注-专业经办人：接待时间至接待事由接待人数陪同人数用酒类别 实际用酒数 （瓶）纪念品名称纪念品数量预算费用实际费用接待部门意见 年 月 日办公室意见 年 月 日公司领导意见 年 月 日分管办公室领导意见 年 月 日公司主要领导意见年 月 日备注接待部门（章）： 年 月 日注：此接待签批表按照接待类别和相应审批流程履行签字程序即可（并非每栏必签），并按照规定提交办公室备案或部门自行备案备查。附件2 接待手册模板（简易版）u 领导名单、住宿安排l 来访单位姓名职务住宿l 中电投贵州X集团股份有限公司姓名职务住宿l 第三方单位姓名职务住宿l 日程安排日期时间项目l 签字仪式议程序号内容发言主持l 签字仪式站位图背景墙姓名姓名姓名姓名姓名姓名姓名姓名姓名姓名姓名EDCBA123456姓名姓名签字席l 气象信息月 日 月 日天气概况气 温风 向l 会务联系人姓名： 联系电话：l 酒店服务指南地 址：总 机：内部电话拨打客房：酒店内拨打市话： XX单位简介XXXX欢迎您！地址: 邮编:电话： 传真：（接待主题名称） 接 待 手 册承办单位（部门）年 月接待手册模板（完整版）标 题接待手册二×××年×月××日 ××省·××地（市）目 录一、日程安排×二、××仪式议程×三、出席××仪式来宾名单×四、××（地）市人员名单×五、××陪同人员名单×六、住宿、乘车及就餐安排×七、（开工）揭牌仪式联络人员名单×八、专题气象预报×九、××（地）市迎宾馆服务指南×十、××（地）市航班信息×十一、××省情简介×十二、××（地）市情简介×十三、××公司（二级单位）简介×附件3 接待方案模板标 题接待方案承办单位（部门）二 年 月 日一、日程安排时间议程地点1×日××:××××:××23二、来访领导姓名 单位 职务三、公司领导姓名 单位 职务四、会议安排时间：×日××:××××:××地点：×××主持：×××出席：姓名 姓名议程：1.×××××××； 2.×××××××。姓名姓名勇姓名姓名姓名姓名姓名姓名姓名姓名姓名姓名姓名姓名姓名姓名姓名姓名座位示意图五、签字仪式安排时间：×日××:××××:×× 地点：×××主持：×××出席：姓名 姓名议程：1.×××××××；2.×××××××。站位示意图签字人签字人助签主持助签助签勇助签助签助签助签助签助签助签签字桌其他来宾助签翻译助签六、宴请安排时间：×日××:××××:×× 地点： ×××主持： ××× 1号桌：姓名 姓名 2号桌：姓名 姓名 座位示意图1号桌姓名姓名姓名姓名姓名姓名 七、准备工作（一）会议材料1.接待方案：主办部门起草，办公室审查，发有关单位，活动2日前完成。2.接待日程：主办部门起草，办公室审查，主办部门到办公室印制，活动前1日完成。3.活动背景材料：主办部门起草，活动前1日送有关公司领导、办公室。4.会议资料：主办部门起草，办公室审查，主办部门到办公室印制，完成时间要求。5.协议文本：主办部门，完成时间要求。（二）会议室布置1.制作、摆放桌签：办公室，会议开始前2小时完成。2.摆放会议材料：办公室，会议开始前2小时完成。 3.音响、投影仪调试：办公室，会议开始前2小时完成。（三）签字仪式现场布置1.背板、绿植：办公室，仪式开始前6小时完成。2.签字桌、椅，签字双方桌签、签字夹、签字笔：办公室，仪式开始前6小时完成。3.胸花：办公室，仪式开始前2小时完成。4.麦克风、音响设施：办公室，仪式开始前2小时完成。5.签字文本：主办部门，仪式开始前1小时完成。6.香槟酒、酒杯：办公室，仪式开始前2小时完成。（四）迎接安排1.双方联系人、电话：主办部门安排，负责及时将来访客人行程告知迎候人及其他参加活动人员。2.迎候人姓名、电话：主办部门安排，访客到达前10分钟到位迎候。3.电子显示屏内容：主办部门起草，办公室审查、放映，访客到达前1小时完成。4.访客车辆数目、车牌号：主办部门统计车牌号，办公室预留车位，访客到达前1小时完成。（五）宣传报道 1.摄影摄像：政工部，活动开始前10分钟到位。2.新闻稿：主办部门起草，办公室和政工部审查、发布，完成时间要求。3.采访：主办部门策划，办公室和政工部安排。（六）纪念品数量、标准：主办部门提出方案，办公室审批，办公室或主办部门购买，主办部门使用，完成时间要求。（七）餐饮人数、标准：主办部门提出方案，办公室审查、安排，完成时间要求。（八）着装要求主办部门提出方案，办公室审查。主办部门负责通知来访客人及X集团出席接待人员。