费用报销管理规定(共9页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上费用报销管理规定（暂定）第一章 总则第一条 为加强公司费用的控制，明确费用报销审批权限和流程，确定费用报销标准，保证费用支出合理，根据相关规定并结合公司实际，制定本管理规定。第二条 本规定适用于公司在经营管理过程中发生的各项业务费用报销。第三条 本规定适用于公司全体员工第二章 费用报销流程第一条 基本规定1、 费用报销的审批流程：报销人整理报销单据并填写费用报销单部门经理签字（审核报销单及原始单据（包括结账小票）财务部门复核审批（行政总监审批300元以内，总经理审批1000元以内，超过1000元由董事长审批）到出纳处报销。2、 经办人及时取得真实、完整的票据及附件，业务完成后5工作日内（包括5工作日,除物流、快递、电话费等月结或固定结账的业务外）必须办理报销手续，推迟一天报销罚款50元/天，以此类推。3、 每周费用报销的时间为每周一、三、五，如遇特殊情况不能报销，财务部门将提前通知或改期报销。4、 出差的销售人员须在回公司5个工作日内办理报销手续，并冲销前期预借款项。5、 填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据，严格按单据要求项目认真填写，注明附件张数，金额大小写须完全一致（不得涂改），简述费用内容或事由，原始单据须粘贴整齐。6、 报销人必须自行如实填写 “费用报销单”。内容包括：部门、报销日期、摘要（业务发生时间、业务事由、明细归类等）、金额、大小写的合计金额、发票的张数、报销人、需要证明人的在发票背面标注清楚。7、 费用报销原则为“谁经手，谁报销”，不得代替他人或让他人代替报销费用，费用发票必须为正规发票，收据或白条不得报销。以下凭证视为合法凭证，准予报销：a) 税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票；b) 财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；c) 邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单；8、 费用报销时，有预借款且未按规定时间归还的，财务部门有权从费用报销中或当月工资中扣回借款。9、 凡预借款项，实行“前款不清，后款不借”的原则，特殊情况需报总经理审批。10、 单次费用不能二次报销（特殊情况除外，如费用支出项目时间跨度超过1个月），报销人有意拆分报销，则该笔所有费用不得报销。11、 凡费用报销产生的罚款，由财务在支付报销费用时，直接扣除，并开据收据，该罚款用于抵扣该部门费用（如有费用预算，冲减预算）。12、 凡由公司提供给员工福利项目后产生的相关费用不允许报销a) 公司租的员工宿舍（租房合同原件交财务部保管）中产生的水电煤气费不允许报销等，特殊情况由董事长批准b) 公司平时午餐的预订，由用餐人自行承担费用，如接待客户用餐的，可以按业务招待标准报销。第二条 部门意见1、 报销人费用报销单填写完毕后，须经本部门负责人审核，审核通过，在部门主管一栏签字。2、 部门负责人审核费用发生的真实性、合理性。3、 私事开支不得报销，部门负责人审核时必须严格把关，遵循节约原则，实事求是，不得徇私情，纵容不正当费用的报销。4、 部门经理的费用报销为了避免需要总经理或董事长签字，而让自己部门员工代填写费用报销单，自报自批，如发生以上情况，则该笔费用不允许报销。第三条 财务审核1、 财务部门负责对票据的完整性、真实性、规范性、合理性、合法性及诸要素（金额、价格、单位、数量、附件等）进行审核。2、 财务部负责人有权让报销人提供对费用的产生明细附件，否则财务可以不予审核。3、 财务部负责人有权对票据如有违规、超支，或可能导致公司税负加重、受罚等情况，财务部门有权驳回，不予报销。（即总经理签字同意也可以驳回，不予报销）4、 票据审核无误后，财务部门负责人签字确认。第四条 副总裁/总经理审批1、 部门经理和财务经理核准后，报销人将报销单交总经理审批。2、 总经理审批单笔报销金额在1000元以内的费用报销单，超过必须由董事长签字同意。3、 总经理或董事长审批通过后，方可到财务部门办理报销。4、 总经理的费用报销必须由董事长签字同意方可报销。第五条 财务核销1、 财务部出纳对报销人签字、对部门负责人签字、财务负责人签字，总经理/董事长签字审批后的票据进行最后复核，任何一方未签字（部门经理审批300元以内，总经理审批3000元以内，超过1000元由董事长审批）的报销单据，出纳均不得支付。2、 出纳人员对于费用报销单上各签字人未签字而支付款项的，由出纳人员承担相关责任（相关责任：赔付报销款项，由此产生推迟报销的罚款等）。3、 出纳人员对费用报销单上各签字人的签字进行核对，如发现有人代签审核人、审批人签字的，一经核实，给予出纳人员每次奖励200元，给予报销人的报销金额多少就罚款多少。4、 出纳人员审核原始凭证应具备的内容：a) 凭证名称；b) 填制凭证的日期；c) 填制凭证单位的名称或填制人的姓名；d) 经办人的签名或盖章；e) 接受凭证的单位名称；f) 经济业务的名称；数量、单价和金额；凡填有大小写金额的原始凭证，大小写必须相符。购买实物的原始凭证，必须有手续完备的验收证明。需入库的物资，必须填写出入库验收单，由实物保管人员按计划或合同验收后，在验收单上填写实收数额并签章。不需入库的物资，除经办人在凭证上签章外，必须交给实物保管人员或使用人员进行验收，并在凭证上签章。g) 各种发票、收据必须符合中华人民共和国发票管理办法和实施细则规定。h) 从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人的签名或盖章；对外开出的原始凭证，必须加盖单位公章，其中办理收款业务的要加盖本单位财务专用章。5、 核对无误、数字确认后，收票付款。6、 报销人需当面点清，离柜概不负责。7、 支付款项的原始凭证，必须有收款单位或个人的收款证明以及签字，有审批人签字，并有付款的依据。8、 职工因公出差借款的借据，当借款人还清全部借款后，原暂支单不予退还给借款,由出纳开具收款收具给借款人.9、 预付性汇款，由经办人填制付款申请单，作为原始凭证，不得以汇款回单代替。10、 属于现金发放性质的原始凭证（如工资单），原则上应由本人领取签名。不能委托他人代领，如遇特殊情况需要代领的，由本人申请，董事长签字同意后，方可代领，如一人代领多人的，须逐个签字。11、 自制原始凭证应设计科学、格式规范、计算清楚。如计提折旧、职工福利基金等，要列名称、计提基数、提取率、提取额等。分配工资及费用时，要列分配标准、分配率、分配额。12、 凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，应予退回或从新补正。13、 遇特殊情况流动资金不足，财务部门可暂缓支付，约期另行结算。如遇大额支出（20000元以上），经办人须提前一天与财务部门预约，以免发生资金不足。第三章 各项费用报销制度第一条 借款报销及审批制度1、 公司员工因公出差借款或其他借款，应据实认真填写“暂支单”， 由部门经理审签，报财务部审核，副总裁（部门经理审批300元以内，总经理审批1000元以内，超过1000元由董事长审批）审批通过以后到出纳处办理借款手续。借款归还后，将原暂支单不退还给借款人，由出纳开具收款收具给借款人。2、 员工出差预借差旅费应凭出差计划表填写“暂支单”，并注明借款事由，按规定程序审批后，到财务部门预借差旅费。3、 因公借款人须在公务完毕后5个工作日内（出差人员回公司后5日内）到财务部结清借款，前款不清后款不予办理借款手续。4、 每年12月31日前，所有个人借支的款项（包括备用金）都必须结清归还，逾期不还的，一次或分次从工资中扣回。第二条 公司内部采购报销制度1、 为了合理控制费用支出，此类费用由公司行政部统一管理，集中购置，并指定专人负责。2、 各部门因公需要的办公用品、低值易耗品等其他物品，行政部人员应该对需要的物资编写采购计划，由行政部负责组织采购。采购发生的费用按照物料清单与发票上显示的金额据实报销。3、 采购人员凭采购计划或供应商提供的报价单，填写暂支单，经行政部负责人签审、经财务审核、副总裁（部门经理审批300元以内，总经理审批1000元以内，超过1000元由董事长审批）批准后办理借款手续。4、 同城采购要求采购人员自借款日起5个工作日内报销；异地采购要求自借款日起10个工作日内报销。5、 采购人员必须取得相应的合法票据，且发票上面须有日期、单位、经办人签名。6、 报销20000元以上需提前一天通知财务部以便备款。第三条 员工出差费用报销制度1、 本制度所指出差是指公司员工受公司负责人派遣在公司办公所在地城市以外的地区履行公务。出差员工根据本制度的规定享受相应标准的住宿补贴、伙食补贴和交通补贴；在公司办公所在地城市市内履行公务不享受出差补贴、伙食补贴和交通补贴。2、 员工出差分为“长途”和“短途”两种，即当天往返的为“短途”，出差时间在一天以上的为“长途”。3、 公司应严格控制出差人数，并考虑其完成任务的期限，确定合理出差日期，逾期出差应向上一级主管负责人报告，对因公出差人员，按相应标准报销出差费用。4、 出差期间，因特殊情况使得出差人员无法在预定期限返回而必须延长滞留时，或出差途中因特殊情况变更原出差行程计划时，出差人员必须及时向总经理汇报申请，经总经理批准后方可滞留延长出差期限或变更出差行程，否则该出差费用一律不予报销。5、 公司员工出差应严格履行报批手续，并且必须填写出差计划表，未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差所发生的旅差费均由其本人自行承担，公司不予报销。6、 借支差旅费：出差人员将审批过的出差计划表交财务部，按借款管理规定办理接款手续，出纳按规定支付所借款项。7、 返回报销：出差人员应在回公司后5个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写费用报销单，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批，原则上前款未清者不予办理新的借支。8、 出差期间只给予报销交通费、住宿费，其报销标准另行规定，伙食费不予报销，按出差天数给予相应补助，按不同职位及出差区域不同制定。第四条 交通费报销制度1、 员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下而乘坐的公交车费用，特殊情况需乘坐出租车的，需总经理事先同意，事后签字同意的，财务部将不予报销。2、 市内因公公交车车费应保存相应车票报销。3、 审批及报销流程参照日常费用报销制度及流程办理。第五条 员工通信费用报销制度1、 公司内所有办公电话均以公司名义申请安装，各部门根据情况申请配备电话机台数。2、 公司各部门之间联系请使用内线联系，严禁使用公司电话私聊。3、 公司电话费按月据实报销，报销必须有帐单或充值帐单，如出现声讯台信息费或其它异常不应属于工作上发生的费用，应查明原因，由责任人承担相应费用。4、 公司电话费、宽带费均由行政部派专人缴纳，统一报销。5、 报销人员在实际报销时，需要向财务部提交正规的通信费缴费发票。6、 公司人员要严格控制办公室电话的使用情况，员工除了因公业务需要之外，不得使用公司电话另作他用。第六条 公司业务招待费用报销制度业务招待费适用范围1、 业务招待费是指公司为经营业务活动的需要而合理开支的外来客户接待费用，也叫交际应酬费，主要包括业务洽谈、产品推销、对外联络、公关交往、来宾接待等所发生的费用。2、 业务费：是指因业务需要发生的礼金、礼品、赞助费及因业务需要赠送的烟、酒等。3、 招待费：是指因工作关系招待有关人员就餐费、娱乐费用;因公接待相关单位人员发生的差旅费、住宿费等。4、 在业务执行过程中：发生的烟、酒、礼金、礼品、纪念品等费用等由对口接待负责人事前申报，由部门负责人审核，并报总经理审批通过后方可实施，事前未批准，事后总经理签字批准的，财务部不予报销。5、 业务招待费发生后，经办人员应及时索取业务招待费发票，报销时严禁其他票据（或其他餐费票据）顶替报账。6、 各部门负责人擅自做主发生的业务招待费一律不予报销。超标准接待事前未请示的不予报销。跨年度招待费不予报销。7、 当前对业务招待费允许税前列支的标准是执行中华人民共和国企业所得税法实施条例第四十三条： “企业发生的与生产经营活动有关的业务招待费支出，按照发生额的60%扣除，但最高不得超过当年销售（营业）收入的5”的规定，超过标准的部分不得扣除。公司业务招待费应坚决贯彻“可接待可不接待，不接待”，“可参与可不参与接待人员，不参与”，“可发生可不发生费用，不发生”，“态度热情，费用从简”的原则。8、 业务招待费的管理原则a) 按照公司的年度指标，在限额内使用业务招待费，严禁超支现象发生。所有的招待实行事前审批制度。b) 招待费由总经理按照本办法第五条的权限审批。c) 坚决控制非业务性接待，适当控制业务接待。d) 合作单位除合同标明提供安排食宿及接风、送行外，一律不安排免费伙食。确需接风、送行的，在公司招待费中开支。e) 严格执行分档次接待原则，各档次选定1-2家酒家、宾馆，对应接待。禁止越档次接待。f) 接待用餐时，严格控制陪客人数，实行对口接待。同时，原则上陪客人数不得超过2人，若公司陪同用餐人员多于2人时，应事先经过总经理批准。g) 用餐标准：中餐按工作餐标准，人均在30元以下，晚餐5人以下的，人均80元/人；5人以上均60元/人。第七条 其它本制度所指的由总经理/董事长批准的事项，如因总经理/董事长出差期间，均由总经理董事长指定人员审批。上海恒涯资产管理有限公司董事长总经理制定单位财务部公告日期：2015年5月10日专心-专注-专业