财务部工作手册(共23页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上财务部工作手册目录财务管理制度. 2现金管理规程. 7银行存款管理规程. 10备用金管理规程12费用报销及付款管理规程. 14借款管理规程. 16支票、收据、发票、财务印鉴管理规程.18财务部员工考核考绩规程.21财务管理制度财务管理制度是物业管理公司内部管理的重要制度，是保证有关财务管理工作规范化、标准化的一系列具体规定。根据国家有关企业财务会计制度，结合本企业的实际情况拟定以下制度：1.内容1.1会计核算方法及凭证账册制度1.1.1采用借贷复式记账法，会计科目和核算方法以企业单位预算会计为主，结合管理部的实际，设置银行现金日记账、总分类账、各项明细分类账；1.1.2原始凭证是计账的依据，财会人员必须认真审核各种原始凭证，要求一切原始凭证必须手续完备、合法，内容真实，数字正确，日期和印章齐全，大、小写相符等，不得有白条报账，不得有涂改。一切原始凭证经审核无误后，才能填制记账凭证，据以记账；1.1.3财会记账员应对一切原始凭证记账负责，账簿的记载不得挖补、涂改或用褪色药水消除字迹，记账应使用钢笔，不准用铅笔或圆珠笔，发生错误应根据性质，采用划线更正或红线更正。凭证、账册应根据专人列册登记，妥善保管，不得丢失。有关会计报表、账册、会计凭证保存年限按上级规定办理；1.1.4指定专人保管一切未使用的重要空白凭证，如支票、现金收据、发货票据等，动用时由领用人办理领用手续。对误写的收据或作废的支票，应注销作废章，妥善保存，不得销毁废弃。1.2货币资金管理程序1.2.1严格按照国家有关现金管理制度的规定，除抵补现金库存外，非经银行同意，不得将业务收入坐支留用，严格分清收支两条线；1.2.2做好库存现金的保管工作，有关证券和现金必须放在银箱内，确保安全。对指定使用备用金的人员必须进行定期检查、核对，做好备用金的管理，库存现金不得超过银行规定的限额。1.2.3除日常小额开支用现金支付以外，其余一律用转帐支票结算。1.3费用报销程序为了加强费用报销管理，严格执行财政纪律，对各项现金报销拟定以下制度：1.3.1费用的报销审核，以公司内呈报告及内部申请采购单为依据。1.3.2医药费报销制度，如有发生意外事故，须请劳动部门鉴定，伤员到指定的医疗机构诊治。1.3.3财务部负责人应对各项报销单据进行严格认真的审核，凡符合报销标准的，经审核人签署姓名及审核日期之后，由副总经理审核，总经理批准。凡不符合费用开支标准或存有其他疑问，而报销人又无法提供总经理批准报告时，审核人将退回报销单据。1.3.4单位价格在10000元以下的报销费用，由出纳员用现金支付；10000元以上的原则上有出纳员用支票支付，特殊情况的由总经理审核批示后以现金支付。1.3.5费用发生前借支备用金的，由出纳员作冲减备用金处理。1.3.6费用报销单据由财务部会计按照顺序编制会计凭证，月末汇总、记帐、编制相关财务报表。2.财务部组织架构物业管理公司的财务会计与其他行业的机构设置也大致相同，只是工作内容和方法有物业管理行业的特点。根据物业管理公司的具体情况、资质等级及规模大小、人员可以灵活配备。财会部门一般可设置下列人员：主管会计、出纳、收费员。公司财务机构的会计人员在行政上向公司负责，但是在专业上由财务部负责，负责和管理公司的财务及相关事宜。3.财会部人员各岗位职责3.1主管会计3.1.1根据物业管理行业的具体特点、依据财会管理有关法规、政策、文件，制定财会管理具体制度和操作程序；3.1.2每月、每季审核各种会计报表和统计报表，写出财务会计分析报表，送企业法人审阅；3.1.3检查、监督物业管理各项费用的及时收缴，保证企业资金的正常运转；3.1.4审核控制各项费用的支出，杜绝浪费；3.1.5组织拟定物业管理各项费用标准的预算方案，送企业领导、业主委员会和相关主管部门审核、修定；3.1.6向经理负责，具体组织好本部门的日常管理工作；3.1.7每日做好各种会计凭证和账务处理工作；3.1.8每月、每季按时做好各种会计报表，定期向业主委员会公布管理收缴及使用情况；3.1.9负责检查、审核各经营管理部门及下属机构的收支账目，向企业领导及时汇报工作情况；3.1.10检查银行、库存现金和资产账目，做到账账相符，账实相符；3.1.11按照物业管理的行业特点和需要，分类计账；完成企业领导交办的财会工作。3.2出纳3.2.1遵守公司员工守则和财务管理制度；3.2.2管理好公司的现金收付、银行存款的存取，保管现金、有价证券、银行支票等；3.2.3及时追收企业各种应收款项，保护企业和业主利益不受损失；3.2.4编制有关现金收付记账凭证、现金日记账、银行日记账的工作；3.2.5及时办理各项转账、现金支票，按月将银行存款余额与银行对账单核对相符，并交会计作账。3.3收费员物业管理企业所辖区业主(住户)较多时，可专门在各管理处配备收款员，其职责是：3.3.1及时统计、存储各种费用收付资料，供主管会计参考并维护好电脑设备，保管好所有资料，对变动资料数据应及时修改、存储；3.3.2负责物业管理费等各项费用的通知和收缴并及时输入打印收费通知单，保证费用的按时收缴；3.3.3对缴费情况随时进行统计，及时追讨欠缴费用；3.3.4承接与物业管理相关的经营服务收费，为业主办理各项公用事业费的缴付；3.3.5和业主(使用人)交朋友，争取他们对物业管理工作的理解和支持，协助搞好"窗口"服务；3.3.6完成企业和部门领导交办的其他任务。 现金管理规程1. 目的规范现金管理的操作规程，确保现金收、支、存的合理及安全。2. 适用范围适用于本公司的现金收支管理。3. 职责3.1 财务负责收取各类款项，并送存银行。3.2 出纳员负责现金收取、支付及库存保管。3.3 财务部会计负责现金的核算工作。3.4 财务部负责现金管理、核算工作的监督。4. 内容4.1现金收入。4.1.1出纳员根据发出的收费通知单准确收取客户交来的各类款项，并检查现金的真伪。4.1.2出纳员根据款项开具收款凭据，填写日报表。4.1.3每日下午五时前，出纳员将当日收取的现金送存开户银行。4.1.4出纳员将收费单及等收款凭据交财务部会计。4.1.5财务部会计根据发票、收据存根，核对无误后，编制凭证，登记会计帐簿。如经核对存有疑问，应会同出纳员、收费员及时核查并将结果报告经理。4.2现金支付管理4.2.1现金支付的范围。4.2.1.1员工工资、津贴。4.2.1.2个人劳务报酬。4.2.1.3各种劳保、福利费以及国家规定的对个人的其他支出。4.2.1.4出差人员必须随身携带的差旅费。4.2.1.5结算起点（1000元）以下的零星费用支出。4.2.1.6中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。4.2.2出纳员审核付款凭据，核查审批手续是否完备。4.2.3审核无误后付款并要求领款人签名。4.2.4出纳员在付款凭据上盖章，加盖“现金讨讫”章、出纳员印章。4.2.5出纳员登记现金日记帐。4.3库存现金的管理4.3.1财务部、各管理处库存现金不超过5000元。4.3.2库存现金超过限额应及时送存银行，库存现金不足时，出纳员应及时向银行提取。4.3.3提取现金，应列明用途，经财务部经理加盖印鉴后，到基本帐户开户行办理。4.3.4因经营状况变化，需调整库存现金限额，应报财务部经理、公司总经理审批。4.3.5出纳员应根据当日的收支凭据登记现金日记帐。4.3.6出纳员于下班前必须仔细检查保险柜的门锁关闭情况，并将保险柜钥匙妥善保管。5. 保管所有现金的收取、支付、记录的相关资料，由财务部会计根据会计法的有关条款规定保存。银行存款管理规程1. 目的规范银行存款的管理，确保存、取的合理和安全。2. 适用范围适用于本管理公司银行存款的管理。3. 职责3.1出纳员负责银行存款的存、取、结算及余额的核对工作。3.2财会部会计负责银行存款的核算工作。3.3财务部负责人负责银行存款管理、核算的监督。4. 内容4.1银行存款的基本原则4.1.1公司财务部禁止出租、出借银行帐户。4.1.2出纳员应正确、及时登记银行存款日记帐，做好与银行的对帐工作。4.2银行存款的收入4.2.1出纳员根据本公司发出的收费通知单准确无误地收取客户以转帐支票方式交来的各类款项,并检验支票的填写、印鉴等是否符合规范。4.2.2 对符合要求的支票，由出纳员开具收款凭据，不符合要求的支票退回有关人员（支票退票时，应及时通知客户，以新换旧）。4.2.3出纳员应妥善保管转帐支票，对收取的支票应于当日下班前转入公司帐户。4.3银行存款的支付4.3.1出纳员审核付款凭单，核查审批手续是否完备。4.3.2出纳员经审核无误后，开具支票。4.3.3出纳员将支票交财务部加盖财务专用章，之后出纳员在票据上加盖印鉴章。4.3.4出纳员应要求经办人在支票登记簿和支票存根上签名。4.3.5作废的支票由出纳员加盖作废章，同时在支票登记簿上登记。4.3.6月末，财务内勤、出纳员取回银行存款对帐单、利息、委托付款等凭据交财务部会计。4.3.7会计核对银行存款日记帐，编制银行存款余额调节表。5. 保管所有银行存款的收取、支付、记录的相关资料，由财务部会计根据会计法的有关规定保存。备用金管理规程1. 目的 规范备用金的管理，确保备用金借支、冲减的合理及安全。2. 适用范围适用于本公司备用金的管理。3. 职责3.1总经理负责审批管理处提出的备用金借支申请。3.2财务部经理负责审核管理处提出的备用金借支申请的合理性。3.3出纳员负责按照本规程进行备用金借支、冲减工作。3.4财务部会计负责备用金的核算、监督工作。4. 内容4.1备用金的借支范围。4.1.1为方便公司日常零星开支的需要而借支的备用款项。4.1.2为方便经常出差人员必须携带先进而借支的款项。4.2备用金的借支规定。4.2.1借支备用金人员应及时冲减备用金。4.2.2备用金借支人不得擅自挪用备用金。4.3备用金的借支标准4.3.1各部门因需要向财务部借支备用金时，借支人应填写借款单申请备用金，呈财务部审核。4.3.2对于符合要求的借支申请财务呈交总经理审批；对不符合规定要求的借支申则退回申请部门。4.3.3 财务部出纳以总经理审批确认的借款单上的实数为准借出现金。4.4备用金的冲减程序。4.4.1领用备用金的部门和个人，原则上应在费用发生后的5日内到财务部办理费用报销手续；因特殊情况无法在规定期限内报销的，须事先经财务部同意后可适当延迟，但最长不超过一个月。4.4.2如借支金额大于支出的报销金额，借支人应按规定交回备用金余额；如借支金额小于报销金额的，出纳员应补回差额部分。4.4.3财务部会计根据相关规定冲减备用金。4.5备用金资料的保管4.5.1借款单，作为会计凭证内容与会计档案一并保存。4.5.2费用报销单作为会计凭证内容与会计档案一并保存。费用报销及付款管理程序1.目的规范费用报销及付款，确保报销费用及付款的真实性，合法性。2.适用范围适用于本物业管理有限公司的费用报销。3.职责3.1财务部负责审核报销单据及付款单据的真实性和合理性。3.2总经理负责报销费用及付款的审批。4.内容4.1费用的报销及付款标准4.1.1经营费用的报销审核，以公司的实际经营状况为依据。4.1.2办公费用以领导审批的内部申请采购单为依据。4.1.3付款单据以领导审批的公司内呈报告为依据4.2报销及付款单据的填制要求4.2.1费用和付款经办人原则上应及时到财务部办理报销及付款手续，特殊情况可另行处理。4.2.2全额报销采购申请单上的物资，附采购申请单原件；分批报销采购申请单上的物资，第一次报销附采购申请单原件，以后各次报销时附采购申请单复印件，并在采购申请单复印件上说明原件的去处。4.2.3以银行转帐支付款项的，付款申请单上需填写完整的收款单位或个人的相关信息。以现金支付的，需由经办人确认，领款人亲自领取。4.3 财务部收到送交的费用报销单及付款申请单后，应复核单据和金额审核费用报销及付款的合理性和合法性。4.4经审核后的费用报销单由财务部送交总经理审批。4.5出纳员收到总经理审批的费用报销单后，应复核报销单据是否符合审批手续，如符合则按现金管理规程和银行存款管理规程办理支付手续；如不符合则退回单据。5. 保管费用报销单、付款申请单由财务部保存。借款管理程序1、目的规范借款业务，保证资金安全2、适用范围适用本物业管理有限公司借款业务3、引用文件现金管理规程银行存款管理规程4、职责4.1 总经理负责借款的审批4.2 财务部负责借款的审核4.3部门负责人负责本部门借款业务的审核4.4出纳员负责审核借款单据审批手续是否齐全并跟踪借款的报销及归还4.5借款人负责填写借款申请单5、程序5.1 借款人填写借款申请单，并附以下清单交部门负责人审核签字5.1.1 借款用于采购的，附采购申请单复印件5.1.2 借款用于支付合同金额的，附合同复印件5.2部门负责人审签后交财务部负责人5.3财务部负责人按以下原则进行审核5.3.1财务部原则上执行“前款不清，后款不借”，特殊情况需经总经理批准5.3.2 附件是否齐备5.4 财务部负责人审核合格的，交公司总经理审批；不合格的，返还给借款人5.5总经理审批后交财务部出纳5.6财务部出纳复核借款申请单审批手续是否完备后按现金及银行存款管理程序支付款项，并跟踪报销及归还5.7借款人应自取得原始发票及有关票据后当月内报销。支票、收据、发票、财务印章管理程序1. 目的规范支票、收据、发票、财务专用章的管理工作，确保支票、收据、发票、财务专用章得到安全保管和合理使用2. 适用范围适用于本物业公司财务部支票、收据、发票、财务专用章的管理工作。3. 职责3.1. 财务部负责财务印章（如财务专用章、发票专用章）的保管及支票、收据、发票管理的监督工作。3.2. 财务部指定专门会计人员负责支票、收据、发票的领用、核销3.3. 财务部出纳负责购买、保管、使用空白支票及其发票的购买、使用和已领发票、收据的保管。3.4. 各管理处财务负责保管各自的收款专用章。4. 内容4.1. 支票的购买和保管4.1.1. 出纳员应按银行的相关规定到开户行购买支票。4.1.2. 出纳员应将新购回的空白支票安全、妥善地存放在保险箱内4.2. 支票的使用程序4.2.1. 出纳员根据审核、审批手续完整的支付凭单按支票填写要求填写支票4.2.2. 内容填写完整的支票交财务部经理加盖财务专用章4.2.3. 出纳员加盖银行印鉴章4.2.4. 如因填写错误或其他原因导致支票作废的，出纳员应将作废支票连同存根联一起妥善保存4.2.5. 出纳员不得填写无收款单位的支票4.2.6. 出纳员或其他经办人员如遗失内容完整的支票，应及时到开户行挂失或通知财务部挂失；如因此造成的损失，由当事人负责全额赔偿4.3. 收据、发票的购买和保管、领用程序4.3.1. 收据、发票的购买4.3.1.1. 收据由采购部负责印刷后存于公司仓库4.3.1.2. 发票由财务部指定专人按税务部门相关规定到税务局购买4.3.2. 收据、发票的保管程序4.3.2.1. 财务部根据需要到办公室相关人员处领取收据并妥善保管4.3.2.2. 财务部购买的发票应妥善保管4.3.2.3. 出纳员、财务内勤人员应妥善保管领用的票据4.3.3. 收据、发票的领用程序4.3.3.1. 出纳员、财务内勤应采用以旧换新的方法领取票据4.3.3.2. 财务部在发放发票时，应做好发票的发放登记，内容包括：领用日期、起始号码、领用人、领用部门等4.3.3.3. 出纳员在换领票据时，应先将用完的票据交财务部核销后再签名领用4.3.3.4. 出纳员、财务内勤在新领用的收据的客户联上加盖财务专用章，在发票的客户联上加盖发票专用章4.3.3.5. 如因填写错误或其他原因造成票据作废，应将作废联连同存根联一起保管4.3.3.6. 出纳员、财务内勤应妥善保管领用的发票，如有遗失，应及时通知财务部挂失，如因此给公司造成的损失，出纳员应全额赔偿4.4. 财务印章的管理程序4.4.1. 财务部印章的管理4.4.1.1. 财务部经理应妥善保管公司财务印章4.4.1.2. 相关人员申请使用财务印章时，财务部经理应严格审核盖章项目，如有疑问的，应拒绝提供财务印章4.4.1.3. 财务印章如有遗失，财务部经理应立即在影响较大的媒体上刊登遗失启事，同时向税务局、开户行等相关单位发函声明4.4.2. 管理处收款专用章的领取、管理4.4.2.1. 各管理处财务内勤到财务部领取财务收款专用章时，财务部应登记并留下印章样本4.4.2.2. 财务内勤应妥善保管领取的管理处收款专用章4.4.2.3. 收款专用章如有遗失，应尽快通知财务部，财务部收到通知后，财务部经理应立即在影响较大的媒体上刊登遗失启事，同时向税务局、开户行等相关单位发函声明5. 保管5.1. 票据登记薄、票据存根由财务部长期保管财务部员工考核考绩规程1 .目的规范员工绩效考评工作，确保公平、公开、公正考评员工的德、绩、能、勤。2 .适用范围适用于本公司财务部的绩效考评工作。3 .职责3.1 出纳负责收费员的周检工作。3.2 财务部负责人依照本规程进行公司财务部出纳的月检工作。3.3 总经理负责依照本规程进行财务部的月检工作。4 .内容4.1 财务部员工的工作标准4.1.1 财务部出纳工作应符合下列相关规定a) 现金管理标准作业规程b) 银行存款管理标准作业规程c) 服务收费标准作业规程d) 费用报销及付款审核规程e) 备用金管理规程f) 工资、奖金发放规程g) 支票、收据、发票、财务印鉴、财务专用章管理标准规程4.1.2 收费员日常工作应符合公司财务部下列标准作业规程的规定：a) 现金管理规程b) 银行存款管理规程c) 支票、收据、发票、财务印鉴、财务专用章管理规定4.1.3财务部会计日常工作应符合下列标准规程：a) 现金管理规程b) 银行存款管理规程c) 服务收费标准作业规程d) 费用报销审核规程e) 备用金管理规程f) 外币管理规程g) 支票、收据、发票、财务印鉴、财务章管理规定h) 固定资产管理规程i) 低值易耗品管理规程j) 代管基金的使用与管理规程k) 会计核算规程l) 会计报表编制程序m) 差旅费报销程序n) 纳税申报程序4.1.4公司财务部会计、出纳、收费员必须按照财务部员工、财务内勤培训规程中的相关规定培训上岗。4.1.5财务部员工及各管理处财务内勤均应按照上述各项作业规程履行自己的职责、符合作业规程的要求。4.1.6财务部各级员工及各管理处财务内勤除应严格按照财务部相关作业规程进行工作外，还需严格遵守公司其他相关作业规程的要求。4.2绩效考评评分结构参考详见公司月度考核程序、员工年度考核程序4.3绩效考评扣分细则财务部员工不按照财务部相关标准作业规程中的要求工作的，每次检查发现一项一般违规扣该项评分12分；严重违反作业规程操作的，每发现一项扣该项34分；引起不良后果的视情况扣减520分，扣完为止。4.4参考文件4.4.1考勤管理程序4.4.2月度考核程序5.保管员工考勤考绩表由行政部保存至员工离职后半年。6.附件无专心-专注-专业